La tecnología electoral puede ser muy costosa o relativamente barata. Como resultado, el financiamiento de la tecnología se convierte en una parte crucial del proceso de instrumentación.

Es probable que en el largo plazo el uso de la tecnología contribuya a reducir costos e incrementar la productividad de la administración electoral. No obstante, en el corto plazo, la adquisición e instrumentación de la tecnología puede incrementar los gastos de manera importante. Especialmente cuando se tienen que desarrollar y adquirir sistemas o equipos nuevos, así como al introducir un sistema nuevo junto con uno antiguo.

Asegurar que se tengan los recursos necesarios para instrumentar las nuevas tecnologías o actualizar la existente, es un componente fundamental de cualquier proceso de planeación. Se debería garantizar y conseguir el financiamiento antes de que la etapa de adquisición de tecnología rebase la etapa de planeación.

Existen varias etapas que contribuyen a garantizar que se consigan los fondos necesarios para adquirir la tecnología.

Asequibilidad

Antes de que los organismos electorales se comprometan a instrumentar o actualizar una tecnología, deberían determinar si resulta asequible.

Se deberían solicitar cotizaciones que indiquen el costo de la tecnología propuesta, para evaluar si el gasto estimado es realista de acuerdo a las circunstancias. Cuando se consideran varias tecnologías nuevas, podría ser necesario que se realice una lista de prioridades, descartando las opciones que no son asequibles debido a las restricciones de capital.

Lo sencillo que resulte obtener una cotización dependerá de la complejidad de la tecnología. Los precios se obtienen fácilmente cuando la tecnología ya está disponible en el mercado, como los programas o equipo de cómputo estandarizados. Es recomendable que se comparen las cotizaciones de varios proveedores -si es posible, al menos de tres.

Por otro lado, obtener la cotización de tecnologías especializadas puede resultar más difícil. Sin embargo, existen algunas estrategias que se podrían usar en este caso. Por ejemplo, se pueden buscar otros organismos electorales u organizaciones que usen el mismo tipo de tecnología. Estas organizaciones podrían compartir información sobre el costo de los sistemas que usan.

Otro método consiste en acercarse a los posibles vendedores para solicitarles una cotización basada en un bosquejo de las especificaciones del sistema. Se debería tener cuidado de que la descripción del sistema sea lo más detallada posible para que la cotización sea precisa.

Un método más formal que ayuda a obtener cotizaciones y que no resulta tan absorbente como los concursos, consiste en solicitar propuestas. Este proceso requiere que se expida una serie de especificaciones detalladas, pero no tanto como las que se necesitan en los concursos y que se soliciten las cotizaciones de los proveedores que cumplan ellas. Este proceso no solo contribuye a suministrar cotizaciones para propósitos presupuestales, si no que también ayuda a perfeccionar las especificaciones.

Cuando se quiere determinar si una tecnología resulta asequible, es importante que se calcule el costo que tendrá durante el tiempo que funcione. En la mayoría de los casos, esto no solo incluye el costo de adquisición o de arrendamiento, si no también el de mantenimiento, costos secundarios, de insumos, desarrollo de los programas, comunicaciones, de actualización y de eliminación.

Presupuesto

Después de determinar que una tecnología es asequible, la siguiente etapa consiste en preparar un presupuesto detallado que considere los costos inmediatos y subsiguientes que están asociados con la tecnología que se eligió.

El presupuesto de una tecnología está formado por cuatro componentes: una lista de los bienes y servicios que se desean adquirir, el costo de cada artículo, el calendario de pagos y cualquier ahorro relacionado con la tecnología. Con excepción de los artículos que sólo se usan una vez antes de desecharlos, la mayoría de los productos tecnológicos requieren financiamiento constante para su mantenimiento. También se necesitan fondos para el tiempo que la tecnología funcione.

Adquisición de fondos

Una vez que ya se tiene un presupuesto detallado, la siguiente etapa consiste en adquirir fondos provenientes de una fuente gubernamental o no gubernamental que resulte adecuada. El éxito de este proceso depende de que se prepare un plan de negocios sólido que identifique de forma clara los beneficios y que tenga un presupuesto minucioso.

Por consiguiente, el plan de negocios tiene que justificar la necesidad de tecnología ante las autoridades que dan el financiamiento. Si la adopción de una nueva tecnología incrementa los costos, se debería poner énfasis en los beneficios no materiales, como un aumento en la precisión, en la rapidez o en la eficiencia. Otras circunstancias resultan más fáciles de justificar, por ejemplo, cuando se quiere reemplazar un proceso manual costoso con una tecnología barata. No obstante, es importante garantizar que el presupuesto incluya todos los costos.

En algunas circunstancias se podrían usar mecanismos de financiamiento innovadores, como las empresas conjuntas o acuerdos hipotecarios, siempre que no exista la percepción de que el organismo electoral actúa de forma poco ética. Una vez que se consiguieron los acuerdos para suministrar fondos, el financiamiento debería estar disponible de forma oportuna para que las etapas de desarrollo, de prueba y de instrumentación de la tecnología se puedan realizar adecuadamente.

Financiamiento internacional

Dependiendo de las circunstancias, podría ser posible que se consiga financiamiento internacional. Generalmente, esto aplica cuando el financiamiento externo es una opción, debido a que organizaciones gubernamentales o no gubernamentales suministran ayuda. En estos casos podrían surgir algunas cuestiones especiales, como problemas por el tipo de cambio, incertidumbre sobre la disponibilidad de financiamiento, posibilidad de conflictos o imposiciones, como la elección de ciertos proveedores.

Políticas de depreciación y amortización

Al calcular el presupuesto que se necesita para el período de funcionamiento de una tecnología, las políticas de depreciación y de amortización tendrán un impacto en la estimación de los costos y beneficios, especialmente en los años siguientes.

Al finalizar el ciclo de vida de un artículo tecnológico, surge la pregunta de ¿qué resulta más económico; usar o desechar el equipo obsoleto? Debido a los rápidos avances en la tecnología informática, esta cuestión puede surgir uno o dos años después de la compra. En los casos en donde la tecnología continúe funcionando de forma satisfactoria, resulta mejor conservarla, sin importar que sea obsoleta. En otros casos, es recomendable que la tecnología se actualice y se trate de vender mientras todavía conserva algún valor.

El presupuesto también debería considerar la actualización de los equipos obsoletos, ya que en el largo plazo el costo de la tecnología se ve afectado.