Cada país debe considerar cuáles son las prácticas más apropiadas de acuerdo con sus circunstancias, asegurar que se mantengan los principios fundamentales del escrutinio de votos y que la integridad de la elección no se vea comprometida por deficiencias en el escrutinio.

Contexto político y social

Es muy importante considerar el contexto político y social cuando se escoge un sistema electoral y un procedimiento de escrutinio. Por ejemplo, las condiciones políticas  determinarán cuándo es preferible sacrificar un poco la precisión a favor de una trasmisión oportuna  de los resultados, o cuándo la seguridad debe ser más rigurosa o menos restrictiva. Uno de los criterios más importantes es asegurar que los ciudadanos, partidos políticos y candidatos entiendan los procesos y tengan confianza en ellos.

Seguridad

La seguridad es un factor importante en toda elección, pero lo es más en un país que está saliendo de un conflicto civil. Es importante asegurar que cada etapa del proceso electoral, incluyendo en especial el escrutinio de votos, sea segura, transparente y confiable.

Si la exactitud y la seguridad lo permiten, sería deseable que el escrutinio se llevara a cabo lo más cerca posible de los ciudadanos, por ejemplo, de forma manual en las mesas de votación y a plena vista de los votantes, observadores nacionales e internacionales y representantes de partidos políticos y candidatos. Si esto no es posible, el escrutinio debe ser tan transparente como las circunstancias lo permitan.

Es conveniente que las disposiciones relativas a la seguridad incluidas en la legislación abarquen tanto la seguridad del voto (y del votante), como la de todo el proceso. Si existe la posibilidad de que el votante padezca algún tipo de repercusiones por el sentido de su voto, es recomendable considerar seriamente la mezcla de urnas provenientes de distintas áreas antes de llevar a cabo el escrutinio (ver Procedimientos para el escrutinio en centros de escrutinio).

La seguridad en los centros o sitios de votación puede requerir del ejército y de la policía. La seguridad de las urnas, especialmente de las escrutadas en los centros de escrutinio, puede implicar el uso de escoltas armadas. El material delicado o sensible de la elección nunca debe quedar al cuidado exclusivo de policías ó militares, siempre deben estar presentes oficiales electorales, representantes de partidos o de candidatos y observadores electorales nacionales e internacionales.

La legislación debe asegurar que las elecciones no corran peligro, aún si algunas mesas de votación fueran atacadas, o tuvieran que cerrarse por alguna razón. Se deben tomar precauciones para reanudar la votación lo más rápidamente posible en esos lugares.

Alfabetización

Es necesario tomar en cuenta el nivel de alfabetización para los procedimientos de capacitación y escrutinio. Cuando la alfabetización es un problema, un sistema electoral simple puede facilitar la exactitud, pero en todo caso será necesario adoptar procedimientos de recuento y verificación. También será conveniente contar con información adecuada para la comunidad analfabeta y semiletrada, para asegurar que la información y los mensajes electorales sean transmitidos al mayor número de personas que sea posible.

Comunicación  de los resultados

En un mundo en constante cambio, los organismos electorales enfrentan presiones para entregar y transmitir resultados lo más pronto posible (si no es que al instante). Las innovaciones técnicas para la emisión y el escrutinio de votos por medios electrónicos están facilitando la transmisión inmediata de los resultados. Sin embargo, la rapidez debe ser conciliada con otras consideraciones importantes como:

• La comodidad e inclusión del votante, por ejemplo, facilidades para los electores que están lejos de casa o que no están en condiciones de acudir a la mesa de votación (voto provisional, voto por correo u otros medios susceptibles a retrasar los resultados),
• La infraestructura del país,
• La importancia de procedimientos transparentes (frecuentemente manuales; paso a paso),
• Los riesgos de ofrecer resultados apresurados (incorrectos),
• La complejidad de ciertos sistemas electorales (como el de voto alternativo o el de voto único transferible), que afectan la velocidad del escrutinio,
• La confirmación de que la votación se condujo correctamente en el país, es decir, la ausencia de cuestionamientos al proceso de votación que podrían afectar los resultados.

Recuento histórico

El escrutinio de votos ha evolucionado desde los tiempos en que era suficiente levantar las manos o pararse frente al candidato elegido para indicar una preferencia, hasta la adopción de papeletas que garantizan la secrecía del voto. Las tendencias actuales en el escrutinio de votos tienen que ver con la secrecía, la complejidad (por razones de exactitud y representación), las opciones electrónicas y la transmisión rápida de los resultados.

El desarrollo en el escrutinio de votos sigue las pautas marcadas por los  procedimientos y técnicas de votación. Antes de la papeleta, se usaban otros medios. En la antigua Grecia se usaban piezas de cerámica. En la actualidad, se siguen usando sistemas similares en países en vías de desarrollo para indicar la opción seleccionada. Sin embargo, las papeletas son las más comunes, aunque en las legislaciones de algunos países se contempla el uso de medios tecnológicos para la emisión del voto. Durante las décadas recientes, el apoyo técnico para el escrutinio de la votación ha hecho progresos notables.

El método más común y generalizado en el escrutinio de la votación es el manual. Sin embargo, dependiendo del nivel de desarrollo se pueden emplear calculadoras o computadoras para sumar los resultados y para distribuir los escaños. Para un examen  del escrutinio de votos apoyado por máquinas, vea Uso  de Tecnología.

Consideraciones administrativas

La existencia de procedimientos transparentes, de una planeación cuidadosa, de un entrenamiento meticuloso y de facilidades y equipo adecuado, son factores administrativos esenciales para el escrutinio de la votación. Como el escrutinio es el paso final en el proceso electoral, frecuentemente se le otorga menos importancia de la que merece. Considerando su importancia para asegurar la confianza de los resultados de la elección, es vital brindarle la mayor prioridad administrativa para asegurar el éxito.

Lo que es conveniente desde un punto de vista administrativo puede variar mucho de un país a otro. A continuación se citan algunos de los conocimientos convencionales  relacionados con las implicaciones administrativas que tiene la elección de ciertos procedimientos para el escrutinio de votos:

• Entre más simple sea el sistema, más fácil resulta organizar y administrar el escrutinio.
• Entre más se use la infraestructura existente, será más sencillo administrarlo a un costo más bajo.
• La permanencia y continuidad (del proceso de escrutinio) entre elecciones permite que se le maneje con más profesionalismo y facilidad.

Una fórmula o un sistema complicado de escrutinio tiene implicaciones administrativas en términos de mayores necesidades de capacitación, se necesita personal adicional, jornadas laborales más largas y lugares adicionales para llevar a cabo el escrutinio. El empleo de los mismos oficiales de la mesa de votación para realizar el escrutinio puede simplificar los mecanismos  de reclutamiento, entrenamiento y pago.

Necesidades de infraestructura

La planeación para el proceso de escrutinio debe tomar en cuenta la infraestructura, incluyendo las facilidades para transportar artículos esenciales, adoptar dispositivos de seguridad y comunicar los resultados. Los locales usados para el escrutinio de votos deben ser seguros y apropiados para ese propósito.

El plan debe considerar  también el cuidado y trato  del personal, como la provisión de comida, agua, sanitarios, así como niveles apropiados de luz y temperatura. Lo anterior es especialmente importante cuando el escrutinio lo realizan los oficiales de las mesas que  han trabajado muy duro durante todo el día dirigiendo el proceso de votación.

Necesidades de entrenamiento del personal

La efectividad de cualquier proceso de escrutinio depende del personal responsable de ello. La contratación del personal debe asegurar la imparcialidad, el profesionalismo y la integridad, ya que su trabajo es esencial para la percepción global de las elecciones.

Se debe contratar personal suficiente para que el escrutinio se complete de manera eficiente y cada miembro del personal debe ser capacitado apropiadamente. Es extremadamente importante que el personal no esté muy cansado cuando empiece el escrutinio. Si el personal del centro de votación se encarga del escrutinio, necesitaran tiempo libre para descansar durante la jornada. El salario y capacitación del personal de escrutinio debe ser una parte importante del presupuesto del organismo electoral.

Nivel directivo (gestión)

A nivel directivo, es deseable tener un organismo electoral permanente con habilidades sólidas. Un personal profesional, instruido, experimentado y neutral contribuirá al éxito de la elección y proporcionará beneficios a todas las áreas de gestión electoral, incluyendo el escrutinio de votos y la publicación de resultados.

Usualmente, el organismo electoral será el responsable de desarrollar los procedimientos y materiales de capacitación. Es conveniente que para ello se tomen en cuenta las experiencias locales e internacionales. De ser posible, es deseable que se prueben los materiales y procedimientos en actividades preelectorales de baja escala (como elecciones parciales o simulacros) antes de realizar una elección o referéndum nacional.

Nivel local

Usualmente, el personal encargado de la gestión electoral de carácter local es contratado sólo cuando se va a llevar a cabo un evento electoral. Algunos países tienen oficiales electorales locales de carácter permanente que llevan a cabo otras actividades, como mantener el registro de votantes.

Cuando los funcionarios electorales locales y el personal de apoyo se contratan para cada evento electoral, es deseable que sean reclutados antes de que se convoque a elecciones, con el objetivo de brindarles una capacitación extensa en los procedimientos de escrutinio y en otros aspectos de las elecciones o referéndum. Es recomendable pagarle al personal por asistir a las sesiones de entrenamiento y por gastos relacionados (como viajes, hospedaje y comida).

Es común dar a los funcionarios electorales locales y a los altos oficiales de gestión una guía de referencia que explique todos los aspectos administrativos del proceso electoral. Puede incluir procedimientos para abrir y cerrar una oficina local; pautas para contratar personal local, incluyendo descripciones o perfiles de los puestos vacantes, requisitos mínimos y habilidades deseadas; así como las pautas del protocolo para tratar a representantes de los candidatos y de los partidos.

Es conveniente precisar por adelantado los detalles del proceso de escrutinio de la votación, así como de los informes de resultados para que se puedan realizar los preparativos adecuados. Es importante que en el escrutinio final se enfatice la necesidad de conservar un registro bien documentado para proporcionar resultados oficiales precisos.

El nivel de responsabilidad que se da a los oficiales locales varía de un lugar a otro. Frecuentemente, los funcionarios electorales locales son responsables de reclutar y capacitar al personal necesario para llevar a cabo la elección. Lo ideal sería que dicho personal fuera identificado y reclutado antes de la elección. Se necesita otro tipo de personal administrativo que efectúe las tareas asociadas con la gestión electoral, como atender las consultas o preguntas del público y ordenar, comprar y distribuir los materiales electorales.

El reclutamiento y capacitación del personal de las mesas de votación que se requiera para el día de la elección (y si es necesario para el escrutinio) debe realizarse lo antes posible después de la convocatoria a elección. Como medida de contingencia, se debe seleccionar y capacitar a más personal del necesario, para tener suplentes disponibles, en caso de que el día de los comicios algunos trabajadores no pueden realizar sus deberes. Se puede dar una retribución al personal suplente aunque sus servicios no sean requeridos.

Criterios de reclutamiento

De ser posible, se debe procurar que el reclutamiento comprenda  a hombres y mujeres por igual, de acuerdo a sus habilidades para realizar las tareas requeridas de una forma  profesional e imparcial. Otro criterio puede ser que se hable al menos uno de los idiomas locales y que se tenga experiencia electoral. En países que están saliendo de un conflicto, estos requisitos pueden no ser los más apropiados, por lo que podría  ser conveniente contratar personal externo para hacerse cargo de las mesas de votación y escrutinio.

En algunos lugares se exige que el personal encargado de las mesas de votación este registrado como elector y que viva en el mismo distrito electoral en donde trabaje el día de las elecciones. Este criterio debe ser publicado y conocido por todos los candidatos y partidos políticos involucrados, con el fin de preservar la transparencia del proceso.

Las leyes electorales deben precisar quién puede ser reclutado como oficial de las mesas de votación y escrutinio. En algunos países, los oficiales de votación y escrutinio son designados por los partidos políticos en función del número de votos o escaños que ganaron en la elección previa.  Los partidos preparan listas con los nombres del personal que puede ser acreditado como oficial electoral local por el organismo electoral.

Los oficiales o empleados que son propuestos por un partido, pero nombrados por el organismo electoral, deben comprometerse a realizar sus deberes de una forma neutral y no partidista. Las circunstancias y costumbres locales decidirán la conveniencia de involucrar a los partidos políticos en la designación de funcionarios electorales. Cuando la población está altamente politizada y se prevé que los candidatos que pueden ser nombrados tienen lealtades partidistas, es conveniente asegurar la existencia de mecanismos de control y verificación del desempeño.

Los funcionarios u oficiales de votación y escrutinio designados por un partido político pueden ser vigilados por los funcionarios designados por los partidos opositores y viceversa.

Generalmente, una vez que son designados por el organismo electoral, los oficiales de votación y escrutinio entienden la importancia de actuar de manera apartidista, especialmente si fueron obligados a prestar juramento de neutralidad. Cuando la población es menos politizada, y se pueden encontrar suficientes empleados que no tengan ligas partidistas, es conveniente contratar al personal proclive a ser neutral. En algunos países, a las personas políticamente activas se les impide trabajar como oficiales de votación y escrutinio.

Cuando lo disponga la ley e independientemente de que estén involucrados o no en el proceso de reclutamiento de oficiales de votación y escrutinio, los partidos políticos deben acreditar representantes para que vigilen la votación y el escrutinio. Es común que el organismo electoral realice la acreditación de estos representantes por anticipado.  

Las personas reclutadas como oficiales de votación y/o escrutinio deben asistir a la capacitación para estar debidamente preparados y estar dispuestos a trabajar intensamente durante la jornada electoral. Deben saber leer y escribir, tener habilidades matemáticas y ser capaces de comunicarse bien verbalmente. En lugares en donde se hablan varios idiomas, es importante reclutar personal con habilidades lingüísticas adecuadas. Es frecuente que se recluten estudiantes universitarios, servidores públicos, profesores, trabajadores del sector salud y personas jubiladas, porque cumplen con esos  requisitos.

El nombramiento de servidores públicos puede plantear dudas sobre la imparcialidad del proceso, dependiendo de la reputación profesional o de la percepción que se tenga del servicio público, y de si las posiciones se ocupan  por mérito o por ser miembros de partidos políticos. Aún cuando los servidores públicos reclutados estén bien calificados, necesitarán capacitación en procesos de escrutinio y de otros aspectos para cumplir con sus deberes en el proceso electoral.

Requisitos de capacitación

El nivel de capacitación que se brinda a los oficiales de votación y escrutinio varía de acuerdo a las circunstancias locales y a su experiencia en el puesto. Los funcionarios electorales locales, y los responsables de las mesas de votación y escrutinio generalmente reciben mayor capacitación que los funcionarios u oficiales subalternos.

Los directivos u oficiales de mayor rango deben estar bien capacitados antes de la elección. Idealmente, los oficiales subalternos deben recibir capacitación antes de que inicie la elección, así como una sesión informativa adicional el día de la jornada electoral antes de iniciar la votación.

En los casos en que los oficiales o el personal encargado de la votación también se vayan se les debe brindar capacitación específica sobre el escrutinio junto con la relativa a la votación. El tipo de capacitación dependerá del presupuesto disponible y de la facilidad con que se pueda brindar al personal un entrenamiento directo (cara a cara).

Un programa típico de capacitación para los oficiales superiores incluye capacitación directa dirigida por un instructor calificado, apoyos audiovisuales (si están disponibles), manuales de entrenamiento y ejercicios de simulación.

En algunos casos, el personal de las mesas de votación recibirá manuales con ejercicios para completar en casa antes de asistir al entrenamiento. Los oficiales subalternos pueden recibir el mismo entrenamiento, o pueden ser capacitados por sus supervisores una vez que éstos han sido instruidos.

Es conveniente que los lugares en que se va a llevar a cabo capacitación personal o directa sean cuidadosamente elegidos y estén bien equipados. El equipo adecuado incluiría sillas, mesas, así como pizarrones, proyectores, televisión y video. Cuando se trata de grupos grandes, pueden ser necesarios micrófonos y bocinas. También es útil que se cuente con copias o réplicas de todos los materiales de la elección (como papeletas, urnas, sellos, formatos, etc.) y que se muestre su uso. Los locales deben ser lo suficientemente grandes para que los oficiales puedan ser capacitados cómodamente y para que se pueda realizar una simulación de la votación.

Puede ser muy útil realizar una simulación del escrutinio para visualizar el proceso de escrutinio y aclarar problemas que se pudieran presentar, por ejemplo mediante la inclusión de ejemplos de votos dudosos y la realización de prácticas sobre el llenado de  formatos.

Sería ideal que la asistencia al entrenamiento fuera un requisito obligatorio para contratar al personal encargado de la votación y el escrutinio. Con el fin de animar a la gente para que asista al entrenamiento, es común que se le ofrezca alguna remuneración o incentivo.

En algunos países, en lugar de usar funcionarios electorales locales para dirigir las sesiones de entrenamiento, se usan entrenadores profesionales. Algunas veces un pequeño grupo de entrenadores profesionales entrena a otros capacitadores, quienes luego se encargan de capacitar a los oficiales de votación y escrutinio. Los gastos de hospedaje, desplazamiento y salario de dichos capacitadores deben ser considerados en el presupuesto.