Presupuesto

Los costos del presupuesto relacionados al escrutinio están vinculados con el largo proceso que implica el establecimiento y puesta en marcha las mesas de votación y de escrutinio.

La siguiente información describe algunas consideraciones que puede ser útil tomar en cuenta al planear el presupuesto de una elección.

Planificación del personal

Los salarios y honorarios que se pagan al personal de las mesas de votación y/o de escrutinio constituyen usualmente la mayor parte del presupuesto del día de la elección. Los costos del personal pueden incluir:

• Personal del organismo electoral ubicado en las oficinas nacionales (permanente o temporal),
• Oficiales electorales regionales, locales y distritales,
• Personal para oficinas de campo (permanente o temporal),
• Personal de las mesas de votación y/o escrutinio,
• Personal suplente capacitado para las mesas de votación y/o escrutinio,
• Personal de seguridad,
• Pago de honorarios por capacitación a los oficiales de las mesas de votación y/o de escrutinio,
• Pago de honorarios por viajes (para asistir a la capacitación o por traslado a la mesa de votación para cumplir con su deber),
• Si son muchas horas de trabajo, gastos para comida y agua o pensión para alimentos, y
• Pago de horas extra.

Una forma en la que se pueden reducir los costos de salario para oficiales de mesas de votación y escrutinio es mediante el empleo de servidores públicos, de ciudadanos voluntarios o de personas que estén realizando su servicio social. El uso del mismo personal para elecciones futuras disminuye los costos de capacitación.

Materiales

Es necesario desarrollar y producir de forma masiva una gran variedad de materiales que se utilizan en las mesas de votación y centros de escrutinio, entre ellos:

• Materiales para capacitación, que pueden incluir manuales impresos, presentaciones de audio y video, carteles, materiales muestra, cuadernos de ejercicios para casa y ejercicios de capacitación para simular elecciones,
• Papeletas,
• Urnas,
• Listas de votantes,
• Pantallas para votación,
• Formatos,
• Carteles informativos y señalamientos,
• Mecanismos de seguridad, como tinta invisible y lectores ultravioleta, si es apropiado,
• Cualquier mecanismo electrónico usado en las mesas de votación o centros de escrutinio
• Artículos como plumas, lápices, reglas, cinta adhesiva, sobres, papel y etiquetas.

Se puede ahorrar con una selección cuidadosa de los materiales para la elección. Los materiales que se pueden reutilizar en varias elecciones, como las urnas metálicas pueden ayudar al ahorro. Sin embargo, también se deben tomar en cuenta los costos de almacenamiento del material reutilizable.

En contrapartida, la fabricación de materiales que sólo se pueden emplear una vez, como las urnas de cartón, puede resultar más económico y no tienen que ser almacenados.

Entre los costos del material se debe considerar su transporte y carga. Tomando en cuenta el gasto de transporte, los artículos elaborados localmente serán más baratos que los artículos fabricados en otros lugares.

Las papeletas son normalmente caras. Algunas papeletas tienen mecanismos de seguridad para evitar fraudes en la votación. Las innovaciones recientes han disminuido los costos de la seguridad en la impresión. Vale la pena explorar las opciones disponibles para disminuir los costos de las papeletas.

Algunos materiales de alta tecnología, como son las presentaciones de audio y video, así como las computadoras, tienden a mejorar los procesos, pero son caros. El organismo electoral debe determinar si vale la pena o no gastar en equipos de alta tecnología.

Renta de locales

La renta de espacios para colocar mesas de votación o centros de escrutinio puede ser un componente importante del presupuesto.

En algunos países, las leyes electorales permiten que el organismo electoral utilice escuelas y otros lugares públicos para colocar mesas de votación sin costo alguno. Sin embargo, puede que algunas regiones no tengan facilidades públicas disponibles y que el presupuesto deba destinar fondos adicionales para rentar locales.

En otros países, el organismo electoral es capaz de negociar con las autoridades para obtener acceso gratuito a escuelas y lugares públicos.

Si no se tiene acceso gratuito a lugares públicos, se tendrá la necesidad de rentar espacios que sirvan como mesas de votación y centros de escrutinio. En el presupuesto se tendrán que prever dichas situaciones.

Equipo de oficina y pago de comunicaciones

Hay que contemplar la provisión del equipo de oficina necesario, como son las sillas y mesas. En algunos casos, este equipo será suministrado por la escuela o locación que se use. De ser necesario, el presupuesto de la elección deberá cubrir los gastos que implique la renta de dicho equipo.

En caso de que se requiera equipo más avanzado de oficina como son escritorios, fax, computadoras personales y líneas telefónicas para oficinas locales, este equipo puede ser rentado y su costo también debe estar contemplado en el presupuesto electoral.

Además, puede ser necesario incluir en el presupuesto teléfonos fijos y móviles, máquinas de fax, radios y computadoras en red. Idealmente, cada mesa de votación y centro de escrutinio debería disponer de los medios necesarios para comunicarse rápidamente con el organismo electoral en caso de que surgiera algún problema, para solicitar algún consejo o transmitir los resultados del escrutinio.

Transporte

Las condiciones locales de cada región y el sentido común indicarán la forma más apropiada, efectiva y barata de transporte.

Es necesario que el organismo electoral se cerciore de que el material de la elección sea transportado de forma segura para que no sea alterado, robado, o destruido. Por esta razón, sería deseable evitar el uso de sistemas de transporte público y comercial, aunque en caso de ser conveniente podrían usarse.

El material electoral puede transportarse mediante vehículos de motor, botes, helicópteros, avión, e incluso en animales de carga, esto depende de las circunstancias locales. El transporte de los materiales en áreas remotas o de difícil acceso puede resultar muy caro o complicado.

Se pueden proporcionar vehículos libres de cargos por alguna agencia de gobierno, por ejemplo el ejército, la policía, u organizaciones nacionales e internacionales. Si no es así, tendrán que ser rentados. De ser el caso, el presupuesto tendrá que cubrir gastos adicionales para mantenimiento, gasolina y seguro de los vehículos. El presupuesto también debe destinar dinero para el pago de los conductores o del personal. Si no se tienen vehículos disponibles, debe reservarse dinero para gastos de transporte público o comercial.

El presupuesto también debe cubrir los gastos en caso de que el material electoral tenga que transportarse de una mesa de votación al centro de escrutinio, o a otros recintos electorales.

Programas de educación para el votante

Dependiendo de los métodos que se elijan y de la ubicación de los sitios en donde se impartirán los programas de educación para el votante, éstos pueden ser una parte importante del presupuesto electoral.

Los métodos pueden comprender desde la publicidad en prensa, radio o televisión, hasta el uso de carteles, volantes, correo, reuniones comunitarias e internet.

Listas de electores

Los gastos de recopilación o mantenimiento de la lista de electores suelen ser incluidos en el presupuesto del organismo electoral, por lo que puede que no se incluyan en los gastos de la elección.

En época electoral, se suelen efectuar gastos por concepto de impresión y distribución de las listas de electores para usarse en las mesas de votación.

Algunos países examinan estas listas después de la votación para identificar casos de votación múltiple y, en países con voto obligatorio, para ubicar quienes no lo hicieron. Este examen puede hacerse manual o electrónicamente. Si es conveniente, estos costos deben incluirse en el presupuesto.

Franqueo y flete

Si está previsto por la ley electoral, los presupuestos deben incluir los gastos de envío y de recepción de votos por correo. En algunos lugares, la autoridad electoral provee sobres prepagados para la devolución del material de votación.

Los presupuestos deben destinar dinero a otro tipo de correo para los votantes, como los folletos o materiales informativos, también deben pagarse los honorarios para los mensajeros que reparten los materiales oficiales.

Programas y equipos de cómputo

Si se desarrolla un programa de cómputo específico para escrutar los votos o los resultados de la elección, se deben presupuestar los costos relativos a su diseño, prueba y capacitación. También debe incluirse en el presupuesto el equipo necesario para operar el programa, su despliegue en el campo de acción y el apoyo técnico necesario para su mantenimiento y servicio.

Es necesario que se incluyan en el presupuesto los gastos de apoyo operativo, como son el personal, el espacio para oficinas y las facilidades necesarias.

Financiamiento para candidatos y/ó partidos

Algunas jurisdicciones proporcionan fondos a partidos y/o candidatos para que cubran algunos gastos de campaña. Si es apropiado, estos gastos también deben incluirse en el presupuesto.

Centros de resultados o escrutinio

Algunos países tienen centros nacionales y/o regionales de resultados o escrutinio. Son útiles para comunicar los resultados al público, los candidatos, los partidos y los medios; se convierten en elementos importantes para hacer que el proceso electoral sea abierto y transparente.

Los sitios para el escrutinio pueden ser sencillos, con tableros de conteo y medios sencillos de comunicación como el teléfono y el fax, o muy sofisticados, como redes y sistemas computarizados. Actualmente los resultados electorales también pueden  transmitirse electrónicamente por medio de computadoras e/o internet, sin necesidad de tener un espacio físico para el escrutinio.

En algunos casos, los espacios de escrutinio son organizados y financiados por los medios de comunicación. En otros, son establecidos por el organismo electoral. El presupuesto electoral debe incluir los costos de los centros de resultados o escrutinio.

Costos diversos

Resulta muy útil que se proporcione algo de dinero en efectivo a las oficinas locales del organismo electoral para cubrir gastos de compras menores o emergencias.

También pueden presupuestarse las medidas de contingencia para componentes mayores como la reubicación de las oficinas en caso de desastres naturales, nuevos despliegues de personal de gestión electoral y generadores eléctricos de reserva de acuerdo con factores de riesgo local y el ambiente operativo prevaleciente.

Procedimientos de auditoria y rendición de cuentas

Es necesario que se establezcan procedimientos adecuados de auditoria para asegurar que el personal responsable del manejo de fondos rinda cuentas y no se apropie de los fondos ilegalmente. Es conveniente que lleven registro de todos los valores para asegurar que los recursos no se extravíen o se utilicen de forma ilegal. Los oficiales electorales tienen que estar al tanto de que son responsables de los fondos y bienes que están bajo su control y de las sanciones que conlleva hacer mal uso de ellos.