En toda jurisdicción existen criterios básicos y procedimientos específicos para el escrutinio de la votación que el organismo electoral tiene que adoptar y aplicar para asegurar que el escrutinio sea preciso y refleje fielmente los votos emitidos por los electores.

Simplicidad del sistema de escrutinio

Las reglas del escrutinio deben ser claras, conocidas por anticipado y entendidas por todos los involucrados en la elección, incluidos los oficiales  electorales, el público en general, los partidos políticos, los candidatos, las ONGs, y los observadores nacionales e internacionales.

Adicionalmente, algunos países han adoptado procedimientos legales que tienen que observarse durante el proceso de escrutinio. También es deseable que la información y programas de capacitación sobre el escrutinio les sean provistos a todos los participantes del proceso electoral, esto incluye a los oficiales de escrutinio, a los oficiales electorales, a los partidos políticos, a los candidatos, a los observadores nacionales e internacionales y a los medios de comunicación.

Las reglas del escrutinio, incluyendo los criterios para rechazar votos, deben ser claras, acordadas o conocidas por todos los contendientes por anticipado y entendidas por todos los involucrados en la elección, incluyendo a los oficiales electorales,  los partidos políticos,  los candidatos,  las ONG, los observadores nacionales e internacionales y el público en general.

Pesos y contrapesos en el sistema de escrutinio de votos

Es muy importante que cada etapa del proceso de escrutinio se realice con responsabilidad y permita la rendición de cuentas. A nivel nacional, el organismo electoral debe ser rendir cuentas. Al nivel distrital, puede ser el oficial superior del organismo electoral.

En las mesas de votación los oficiales de las mesas deben ser responsables de la votación y del escrutinio. También es importante que se cuente con procedimientos de quejas e impugnaciones claramente definidos. Se aconseja que se creen estructuras que tengan la autoridad y facultades necesarias para atender las quejas e impugnaciones. Estas pueden comprender comités de vinculación con los partidos políticos, así como normas y organismos para la resolución de conflictos.

Tanto los observadores nacionales e internacionales como los medios de comunicación pueden jugar un papel muy importante en la supervisión de los procesos de escrutinio, ya que pueden crear una percepción general de que el escrutinio se está realizando de una forma transparente y abierta. Para asegurar la rendición de cuentas es muy importante que se tengan registros auditables.

Personal competente y bien capacitado

El éxito del escrutinio descansa en la capacidad, en el profesionalismo y en la conducta no partidista de los oficiales de escrutinio. Una práctica exitosa requiere que el personal de escrutinio se someta a un proceso riguroso de reclutamiento y capacitación.

Es importante que se recluten hombres y mujeres por igual de acuerdo a su habilidad para manejar sus deberes de una forma imparcial y profesional. Otros criterios pueden ser el manejo de por lo menos uno de los idiomas locales y que se cuente con experiencia electoral previa.

En un país que está saliendo de un conflicto, es muy probable que dichos requisitos sean inapropiados, siendo más conveniente que se reclute a gente externa para que funja como oficial de escrutinio y como personal de las mesas de votación. Algunas jurisdicciones requieren que el personal de las mesas de votación esté registrado como elector o que viva en el mismo distrito electoral en donde trabajará el día de la elección. Estos criterios para reclutar personal tienen que publicarse y darse a conocer a todos los candidatos y partidos políticos para reafirmar la transparencia del proceso.

La legislación electoral también puede restringir el tipo de personas que pueden ser contratadas como personal de escrutinio. En algunas jurisdicciones, el personal de escrutinio es designado por los partidos políticos en proporción al número de votos o escaños que ganaron en la elección previa.

Los partidos preparan listas con los nombres de las personas que consideran aptas para ejercer el cargo de oficial responsable de las elecciones locales. Es necesario que los oficiales nombrados por un partido político pero designados por el organismo electoral se comprometan a realizar sus deberes de una forma neutral y no partidaria.

El nivel de capacitación que se imparte al personal de las mesas y/o escrutinio variará de acuerdo a las condiciones locales y su experiencia en el puesto. Los oficiales electorales locales, los directivos electorales a cargo del escrutinio y de los centros de escrutinio, normalmente reciben una capacitación más detallada que los oficiales con menores responsabilidades o jerarquía.

Es necesario que los oficiales con mayores responsabilidades estén bien capacitados antes del día de la elección. Idealmente, los oficiales con menor jerarquía  tienen que recibir capacitación antes de la jornada electoral y una pequeña sesión adicional el mismo día de las elecciones, antes de que inicie la votación.

Es recomendable que cuando los oficiales de las mesas de votación también se encarguen de realizar el escrutinio, se les dé la capacitación para el escrutinio junto con la capacitación para la votación.  El entrenamiento típico para los oficiales superiores incluye capacitación cara a cara dirigida por un instructor calificado, apoyos audiovisuales (si están disponibles), manuales de entrenamiento y ejercicios de simulación.

En algunos casos, el personal de las mesas de votación recibe manuales con ejercicios para completar en casa antes de asistir al entrenamiento. Los oficiales subalternos pueden recibir el mismo entrenamiento, o pueden ser capacitados por sus supervisores una vez que éstos han sido instruidos.

Para ayudar al personal a que visualice integralmente el proceso de escrutinio, y se puedan despejar todas las  dudas sobre el conteo de los votos o el llenado de las actas, puede ser muy útil que se realicen ejercicios de simulación.

Sería ideal que la asistencia a la capacitación fuera un requisito obligatorio para emplear al personal de las mesas de votación y/o de escrutinio. Con el objetivo de motivar a la gente para que asista a la capacitación, es usual que se les de una remuneración que sirva como incentivo.

En algunos países se contratan capacitadores profesionales para dirigir las sesiones de capacitación en lugar de usar oficiales electorales locales. Algunas veces, un pequeño grupo de capacitadores profesionales entrena a otros capacitadotes que  luego se encargan de realizar el trabajo de campo requerido para entrenar al personal de las mesas de votación y de escrutinio en representación del organismo electoral.

Procedimientos de impugnación y revisión

Es muy importante que además de poder objetar las decisiones de los oficiales durante todo el proceso de escrutinio, los representantes de los partidos políticos y los candidatos también tengan la oportunidad de impugnar sus decisiones ante las instancias o autoridades de mayor jerarquía.

La legislación debe contemplar mecanismos de impugnación y revisión ante la instancia de más jerarquía del organismo electoral, los cuales se tengan que resolver dentro de un período determinado y cuya resolución se comunique de inmediato a la persona que presentó la impugnación o revisión.

Es posible que exista la posibilidad de que una impugnación a la decisión del organismo electoral se pueda realizar en segunda instancia ante una corte de justicia o  un tribunal especial, como podría ser un tribunal electoral que cuente con jueces calificados y no partidarios.

En un ambiente político muy competido, la legislación puede estipular el período en el que se debe emitir una resolución. Si la legislación permite un período indefinido, es muy probable que la incertidumbre de los resultados electorales se transforme en conflicto y violencia.