En algunos países se han tomado medidas que permiten votar fuera del país. La legislación determina los requisitos que se aplican al efecto. Las categorías generales de electores fuera del país comprenden a las personas que trabajan en embajadas, en consulados y en misiones comerciales, a los soldados y al personal de seguridad que tenga deberes fuera del país, a las personas que estudian ó trabajan fuera del país, a aquellos que están viajando y en algunos casos, a las personas que residen fuera del país.

En ocasiones a los votos emitidos vía postal por personas que se encuentran fuera del país se les conoce como “votos especiales”. Los votos especiales usualmente se regresan a la oficina nacional del organismo electoral. En algunas legislaciones el voto en el extranjero se lleva a cabo en las embajadas. Si este es el caso, lo usual es que los votos se cuenten en el país donde fueron emitidos siguiendo los mismos procedimientos que los votos emitidos en el país de origen y que los resultados se trasmitan directamente a la oficina central del organismo electoral.

Dependiendo de las reglas del método que se use, del marco legal y de la logística vigente, los votos que se regresan por correo suelen ser recibidos en el lapso de cinco días antes de la votación o hasta el día de la elección. Si los votos especiales se aceptan hasta el día de la votación, será necesario que se diseñen procedimientos de escrutinio para evitar que se retrace la publicación de los resultados preliminares.

Si se usan distintos tipos de papeletas, se recomienda que se usen sobres de distintos colores para cada categoría. Esto ayuda a que los sobres se clasifiquen más rápido cuando se reciben.

Una vez que los documentos están en la oficina nacional, se hace una primera verificación para crear registros auditables: recepción de votos, comparación de la identidad del elector, firma y código de barras (si se usa), etc. El elector debió haber sido provisto de tres sobres: uno con la dirección preestablecida para regresar al remitente, uno externo en donde aparece la firma del elector y, de ser el caso, sus documentos de identidad y finalmente, el sobre secreto o interno que contiene el voto. Este sobre secreto no debe tener marcas para proteger la secrecía del voto.

En primer lugar, se abre el sobre exterior y se separa sin abrir el sobre que contiene el sobre secreto. Si la identificación del votante es positiva, se abrirá el sobre secreto y se retirará la papeleta marcado con el voto para insertarla en una urna, pero sin desdoblarla o ver su contenido.

Dependiendo del límite de tiempo que se haya dado para regresar los votos especiales, el escrutinio podrá iniciarse antes del día de la elección, al iniciar la jornada electoral o al cierre de la votación.

El tiempo que tome escrutar este tipo de votos dependerá de su volumen y de los procedimientos que se usen. Es recomendable que los votos especiales se escruten antes de la elección, pero esto requiere de medidas de seguridad especial para asegurar que los resultados se hagan públicos sólo cuando se den a conocer los resultados de la elección ordinaria. Los procedimientos serán distintos cuando se trate de la emisión de votos por anticipado o por electores encarcelados.

Si el la votación anticipada se realiza durante varios días, se hará una conciliación al final de cada día. En algunas jurisdicciones se ordena que la urna se abra al final de cada día de votación anticipada y que las papeletas sin usar, las papeletas usadas (que no se cuentan) y las papeletas estropeadas se guarden en sobres separados, así como también la lista de votantes y el libro que contiene el registro de la votación. Esta medida se usa para controlar y crear registros para auditar los votos.

Para los electores que están encarcelados también se pueden aplicar los procedimientos para el voto anticipado, pero sólo si la votación se realiza antes del día de la elección.

Las urnas con las papeletas de la votación anticipada se guardarán cuidadosamente hasta que se realice la votación ordinaria. El escrutinio de estos votos se realizará al mismo tiempo que el de los votos ordinarios. De ser posible, es recomendable que los mismos oficiales que recibieron los votos de la votación anticipada estén presentes en el escrutinio. Es conveniente que el escrutinio de estos votos se realice en la oficina regional/distrital del organismo electoral en presencia de representantes de partidos y candidatos. Los procedimientos de escrutinio son prácticamente los mismos que los usados para la votación ordinaria.

Tanto con el propósito de crear registros auditables por separado como para informar con precisión de los resultados de la votación anticipada, es importante que no se confundan los procedimientos de votación especiales con los de la votación ordinaria. Esta diferencia debe hacerse de forma muy clara usando distintos formatos para integrar las actas o declaraciones de cada tipo de votación

Arreglos para transportar los votos provenientes del exterior

El transporte de los votos a través de las fronteras nacionales y por el mundo necesitará de una planeación cuidadosa y de un enfoque distinto al que se adopta a nivel interno. La diferencia entre zonas horarias, las gestiones de aduanas, los horarios de los servicios de mensajería o algunos otros tipos de demora en el transporte podrían impactar la fecha y hora en que se realiza el escrutinio.

Si el voto externo se realiza sólo en consulados y embajadas, se puede usar la valija diplomática para evitar retrasos en las aduanas. Sin embargo, puede suceder que dichas entregas no sean tan frecuentes o rápidas como se necesita.

Si el voto internacional es muy descentralizado y se realiza en grandes ciudades de distintos países, entonces podría ser conveniente que una firma de mensajería con cobertura y renombre mundial transportara los votos. Se recomienda que se contacte a los servicios de mensajería que tengan especialidad en transportar valores, porque estos son capaces de suministrar mecanismos bien diseñados que incluyen registros para controlar y asegurar los paquetes durante todo el recorrido. Esas compañías también tienen conocimiento de las distintas prácticas y reglamentos de las aduanas, cuestión que podría evitar muchos de los posibles retrasos.

Una vez que el organismo electoral acuerda con la empresas que se harán cargo del transporte las medidas de seguridad que se aplicarán durante el transporte de la documentación electoral, se recomienda conocer y manejar con todo detalle los horarios en los que se recogerá y entregará el material porque esta es una cuestión primordial para planear las actividades de recepción de los votos en el centro de escrutinio.

Idealmente, el lugar en donde se ubicará el centro de escrutinio debe estar cerca del aeropuerto/centro en donde el transportista seleccionado entregará las urnas, con el objetivo de minimizar los retrasos de trasporte una vez que los votos llegaron al país destinatario. Si es apropiado, los representantes de partidos, candidatos y oficiales del organismo electoral deben estar en el aeropuerto/centro para acelerar el trámite y lidiar con problemas de entrega inesperados. En algunos casos, se estila que los votos sean entregados al centro escrutador central que puede estar lejos del aeropuerto o del sitio de recepción

La información sobre las facilidades de tránsito de la documentación electoral debe limitarse a aquellos que requieran saberlo. A lo largo del proceso, es conveniente que el organismo electoral designe a una persona o unidad en específico para que se encargue de manejar todos los aspectos relacionados con el trasporte y resuelva los problemas que surjan en cuanto a la contratación, la logística y la seguridad.

Con respecto a los votos enviados por correo, es necesario que se suscriban acuerdos con el servicio postal nacional para que se efectúe una entrega especial de los votos antes de la fecha límite que se tiene programada para recibirlos. Adicionalmente, es conveniente que se planeen entregas especiales para los centros de escrutinio que maximicen el número de votos recibidos antes del día y hora límites. También es muy útil que antes de imprimir la dirección remitente en los sobres que se regresarán por correo, se acuerde con las autoridades del servicio postal nacional el uso de un código postal en específico.