Al iniciar la votación se pueden efectuar muchas tareas que faciliten el escrutinio de votos cuando llegue la hora del cierre. La primera consiste en contar el número total de papeletas de votación recibidas (proporcionadas por el organismo electoral). En los países en donde se usa una papeleta por partido es importante que se verifique que haya papeletas disponibles de todos los partidos.

Este es un aspecto importante para crear un registro auditable, porque dicha estadística será necesaria para conciliar el número de papeletas usadas/no usadas después de que se realice la votación. Cuando las papeletas se entregan antes de la votación, todas ellas (y los sobres, de ser el caso) deben contarse y también debe verificarse el número de folio de la papeleta. El oficial que las entregue debe presenciar el conteo de la cantidad de papeletas, firmar un recibo y adjuntar una copia en el libro de registro de la votación.

En cualquier caso, es necesario que esta información se inscriba en el formato correspondiente. Dependiendo del país y del tipo de información que requiera el organismo electoral, puede sr conveniente registrar la información en un solo lugar para evitar duplicidades, a menos que sea necesaria su inscripción en varios registros.

Una vez que se escrutaron todos los votos y de que se anotaron las observaciones o indicaciones requeridas en los formatos (si es necesario), el oficial responsable de la votación debe mostrar a todos los presentes que la urna está vacía, antes de colocar los sellos de seguridad.

El número de serie de los sellos se escribirá en el formato o libro de registro de la votación y en cualquier otro formato que sea apropiado. Es recomendable que también se dé oportunidad a los representantes de los partidos o candidatos presentes que peguen sus sellos o estampen sus firmas en la urna sellada. Estos procedimientos son importantes porque constituyen el inicio de un registro auditable.

La observancia de estos procedimientos puede evitar muchos errores. Si se presentan discrepancias, se pueden revisar los pasos desde el inicio de la marcación de las papeletas. En ningún caso se debe permitir que los electores lleven las papeletas fuera del sitio de votación.

Cierre de las urnas

A la hora en que cierra la votación, el oficial responsable de la mesa de votación debe anunciarlo oficialmente. Para ello es importante que se cerciore de que sólo permanezcan en las mesas de votación las personas autorizadas y los testigos del escrutinio. Es recomendable que se permita a los oficiales de las mesas de votación y de escrutinio, a los observadores y a los representantes de partidos y candidatos presenciar el proceso de escrutinio.

Si sólo están presentes los oficiales de escrutinio, se puede pedir a los últimos votantes que se queden a presenciar el proceso. Todas las demás personas tendrán que esperar los resultados preliminares fuera de los sitios de votación.

Para facilitar el proceso de escrutinio, puede ser necesario modificar el arreglo de las mesas de votación. Generalmente las mesas se colocan juntas para tener una superficie más amplia de trabajo, y se acomodan en el lugar más apropiado las sillas, los lápices y un pizarrón para colocar los resultados.

Resumen del proceso

Al cierre de la votación, las personas autorizadas y los oficiales de escrutinio son quienes permanecen en las mesas y se inicia el proceso de escrutinio. Generalmente, si no se presentan impugnaciones o controversias mayores, toma un promedio de dos horas finalizar el escrutinio de entre cuatrocientos y quinientos votos. Empero, el tiempo para escrutar los votos depende del número de personal, de la complejidad del sistema de votación y de los procedimientos de escrutinio.

Mientras la urna permanece cerrada y sellada, se realiza una conciliación entre el número papeletas recibidas y aquellas que fueron entregadas a los electores, incluyendo las estropeadas. Se cuenta el número de electores que votó para verificar el número de papeletas fueron utilizadas. Todas las discrepancias tendrán que resolverse o reportarse al organismo electoral. Las estadísticas se anotan en el acta o reporte del escrutinio.

Una vez completados los primeros pasos, el oficial responsable del escrutinio puede abrir la urna y vaciar su contenido en el centro de la mesa. Es importante que la mesa sea larga para que ningún voto se caiga al piso cuando se vacíe la urna.

Antes de abrir las urnas, se verifican los sellos en presencia de oficiales de escrutinio, los representantes de partidos y candidatos y los observadores. Si sólo están presentes los oficiales de escrutinio, entonces se puede pedir a los últimos votantes que se queden como testigos. Cuando se vacía la urna se hace otra conciliación.

Si los representantes de partidos o candidatos lo solicitan, se realizará una conciliación más rigurosa. En cualquier caso, el número de votos es comparado con el número de electores que se presentó. No deben faltar votos y el número de votos en la urna no debe exceder al número de votantes.

Todas las discrepancias deben reportarse al organismo electoral y efectuarse las modificaciones u observaciones necesarias en los formatos de escrutinio. Es importante que todos los involucrados en el proceso de escrutinio firmen los formatos lo más pronto posible ya sea para confirmar que el informe de los votos fue satisfactorio o bien que están enterados del origen de una discrepancia y que están de acuerdo con la decisión que tomó el oficial responsable del escrutinio.

Los materiales que normalmente se necesitan para realizar el escrutinio son: hoja de cálculo, un libro para registrar la votación, un reporte de la votación y el formato para el escrutinio. También se necesitan sobres o bolsas para separar y guardar los votos, así como sellos para cerrar la urna.