Cuando se celebran elecciones para diversos cargos de manera simultánea (por ejemplo: elecciones presidenciales, legislativas y municipales), es conveniente que en la ley o en regulación se disponga el orden que debe seguir el escrutinio para evitar errores y confusiones en el proceso. Este tipo de disposiciones deben ser enteradas de manera puntual a los oficiales responsables del escrutinio durante su capacitación y estar contenidas en la documentación y los manuales que se les entreguen.

También es necesario que se precisen los procedimientos que se tienen que aplicar cuando se encuentran votos en la urna equivocada. Es recomendable que una sola persona realice la clasificación inicial de los votos; de preferencia el oficial de la mesa que se encargo de entregarle las papeletas a cada elector el día de la elección. Esto es muy importante si el oficial marco las papeletas con su firma o iniciales.

Como parte de la preparación del escrutinio, es importante separar y contar las papeletas estropeadas. Una papeleta estropeada es simplemente aquella que el votante marcó de forma incorrecta o que resulta inservible y que fue devuelta a los oficiales de la mesa de votación a cambio de una nueva. En algunos países, las papeletas estropeadas son claramente marcadas como tales y colocadas en un sobre por separado. Esta separación tiene como objetivo preservar la secrecía del voto, ya que el votante pudo haber indicado en la papeleta estropeada cómo deseaba votar.

Procedimiento para la clasificación

A continuación se expone un método a través del cual se pueden clasificar los votos. Una vez que se abre la urna, el oficial de escrutinio (puede ser sólo uno o varios) verifica la validez de cada voto. Mientras continúa con su tarea, es importante que el oficial tenga la capacidad de distinguir entre un voto válido y uno falso (mediante una marca de agua o algún otro tipo de marca de seguridad que se encuentre en las papeletas válidas). Es conveniente separar cualquier papeleta falsa que se identifique, contabilizarlas de ser varias, y reportar de inmediato este hecho al organismo electoral como una tentativa de fraude.

El oficial de escrutinio separa y distribuye las papeletas por partido político o candidato. Al mismo tiempo, puede separar los votos dudosos que pudieran ser rechazados. Después de que se termina el escrutinio de los votos válidos, el oficial de escrutinio puede revisar uno por uno los votos los votos dudosos y decidir sobre su validez (ver Criterios para determinar cuándo son válidos los votos).

Es conveniente que los representantes de partidos y candidatos puedan presenciar el proceso y que tengan la oportunidad de objetar la decisión que tome el oficial de escrutinio. Estas objeciones suelen formar parte del registro y pueden ser usadas en caso de que los resultados sean impugnados después de su anuncio.

Por otro lado, los votos que se habían considerado dudosos y que al final se aceptaron como válidos, también tienen que ser clasificados por candidato/partido/opción. Después se escrutan y se separan los votos inválidos y, de ser el caso, los falsificados. Por último, el oficial de escrutinio suma los votos adicionales que se consideraron válidos al número inicial de votos válidos y realizará un escrutinio total para cada candidato/partido político/opción.

Es importante que el oficial de escrutinio haya sido debidamente instruido sobre las reglas de interpretación para rechazar los votos, incluida la provisión de ejemplos gráficos, y que dichas reglas hayan sido conocidas por anticipado por todos los representantes de partidos y candidatos y por los observadores, para facilitar el proceso de toma de decisiones. En todos los casos, los votos rechazados tienen que separarse y guardarse. No puede destruirse ni un solo voto.

La separación de los votos rechazados tiene un papel importante para crear un registro auditable para el escrutinio y es un componente esencial en caso de que se de un recuento de los votos. Los votos rechazados tienen que ser examinados cuidadosamente y el oficial de escrutinio tiene que indicar la razón por la cual se está rechazando cada voto.

Es conveniente que los representantes de partidos políticos y candidatos puedan examinar los votos rechazados. Si algún representante no concuerda con la decisión de los oficiales de escrutinio, es conveniente que éstos puedan formular objeciones formales que sean la base para impugnar los resultados del escrutinio. Deben existir reglas claras para realizar el registro de las objeciones que hagan los representantes de los partidos políticos o los candidatos.

Una vez que se separaron las papeletas o los votos estropeados, falsificados y rechazados, se puede iniciar el conteo de los votos válidos. El oficial de escrutinio puede anunciar la preferencia marcada en cada papeleta y mostrarla para que los representantes de los partidos políticos y candidatos y otras personas autorizadas que se encuentren en la mesa puedan ver el voto y llevar r su propio conteo. También se recomienda que los representantes y observadores que atestiguan el escrutinio tengan la posibilidad de ver cada voto escrutado. Para una mayor eficiencia, es recomendable que puedan apoyar al proceso otros oficiales de escrutinio. Sin embargo, es necesario que esté muy claro quién o quiénes tienen la capacidad de tomar la decisión sobre la validez de cada voto.