Una vez que se concluye el proceso de conteo, el oficial de escrutinio prepara el acta o declaración de resultados de la mesa de votación.

Este formato indica los resultados de la elección y es conveniente que incluya información básica, como es el nombre del distrito electoral, el número de la mesa de votación y la fecha de la elección.

La información específica del escrutinio puede incluir:

• El número de papeletas que se recibió del organismo electoral para la apertura de la votación,

• El número de papeletas estropeadas,

• El número de papeletas sin usar,

• El número de votos válidos que obtuvo cada candidato o partido político,

• El número de votos rechazados,

• El número total de votos válidos, y

• El número total de electores que voto.

Es muy importante que tanto los oficiales de escrutinio como los representantes de partidos políticos y candidatos firmen el acta o declaración de resultados. En algunos casos se pide que anoten también su nombre, dirección y número telefónico, con el propósito de que el organismo electoral pueda localizarlos y contactarlos fácilmente en caso de que se presente un problema.

Algunos países exigen que todos los oficiales de escrutinio se presenten en la mesa de votación para firmar el acta de votación.

Una vez que se ha llenado el formato, los resultados se pueden comunicar de forma oral o transmitirse por vía electrónica a la oficina local del organismo electoral para ayudar a que se integren los resultados preliminares lo más pronto posible. El responsable de comunicar los resultados preliminares debe ser el oficial de escrutinio.

Es conveniente que la transmisión de los resultados que puede realizar por vías alternas como el teléfono celular, el módem o el fax, utilizando un código de seguridad único que asegure la identificación de la persona que transmita los resultados. Sin embargo, en las áreas de ciertos países dónde la infraestructura de comunicación no permite la transmisión oral o electrónica de los resultados preliminares, la única alternativa disponible puede ser su entrega personal por parte de un oficial de escrutinio o de alguna otra persona autorizada.

Después de que los resultados han sido reportados por vía oral o electrónica, es necesario que el ejemplar original de la declaración de resultados sea entregado personalmente ante oficina del organismo electoral en un sobre sellado. Esta medida es esencial para prevenir cualquier fraude y ofrecer evidencia de cualquier alteración a los resultados.

Es conveniente que se permita que los representantes de partidos políticos y candidatos copien los resultados.

El oficial de escrutinio conserva una copia de la declaración de resultados y fija otra en un lugar visible dentro del recinto de votación. El ejemplar original se coloca en un sobre sellado que se adjunta a la urna para el uso del organismo electoral. Es recomendable que los observadores y los representantes de partidos y candidatos puedan obtener una copia o transcribir los resultados de la declaración oficial de resultados en las mesas de votación o los centros de escrutinio.

Toda vez que su trabajo es un factor clave para una sociedad libre y democrática, es recomendable que se permita que los medios de comunicación electrónicos e impresos tengan acceso a los resultados en el lugar en donde hayan sido integrados, ya sea en las mesas de votación o en las oficinas del organismo electoral, a menos que haya ciertos factores de seguridad relacionados con la publicación de resultados parciales o provisionales. Esta cuestión es particularmente importante cuando están en juego la libertad y equidad del proceso electoral.

El organismo electoral es responsable de acreditar al personal que puede permanecer en las mesas de votación o en las oficinas que recolectan los resultados durante la fase del escrutinio. Es necesario que los representantes de los medios de comunicación porten una identificación que pruebe su acreditación.

La cuestión de la transparencia

Aunque la transparencia siempre es primordial, cobra especial importancia durante la etapa en que se transmiten y se hacen públicos los resultados preliminares. Es importante que los representantes de los partidos políticos y candidatos firmen y obtengan una copia de la declaración de resultado y que tengan oportunidad de presenciar la transmisión de los resultados al organismo electoral.

La transparencia de esos actos es esencial para que los resultados de la elección tengan una aceptación generalizada.

La importancia de los planes de contingencia

La tecnología de las comunicaciones juega un papel cada vez más importante en la transmisión de los resultados de la votación. Es por eso que si se llegará a presentar una falla en los sistemas de soporte que usa el organismo electoral, puede ocurrir un retraso en la obtención y difusión de los resultados preliminares, cuestión que generaría numerosos problemas administrativos, técnicos y logísticos. Adicionalmente, esas fallas suelen ser políticamente bochornosas para el organismo electoral.

Para evitarlas, es necesario que antes del día de la elección se establezcan planes de contingencia que estén completamente probados. En caso de que se diera una falla tecnológica, una alternativa económica sería la de disponer de teléfonos alternos cercanos a las mesas de votación. Las contestadoras automatizadas pueden ser fácilmente ligadas y replicadas en caso de que alguna falle.

Otra opción es la de utilizar radios portátiles. Por último, como plan de última instancia a la transmisión electrónica de los resultados se pueden utilizar medios manuales como son los mensajeros o las entregas personales.

La selección de un determinado plan de contingencia dependerá del contexto local y de las circunstancias en las que se encuentre cada país. En algunos casos, se pueden negociar acuerdos que permitan el uso del equipo de comunicación de las fuerzas de seguridad o de compañías privadas.