La declaración de resultados en las mesas de votación suele ser un formato o acta que contiene los resultados preliminares. El oficial de escrutinio es el encargado de llenar este formato. En cada mesa se tiene que llenar un formato de declaración de resultados, aún en el caso en que dentro de un centro o recinto de hayan instalado varias mesas de votación.

El formato de la declaración de resultados de la elección puede incluir la siguiente información general:

• El nombre del distrito electoral,

• El número de la mesa de votación,

• La fecha, y

• La firma del oficial de escrutinio. También es conveniente que los representantes de partidos políticos y candidatos firmar el formato.

La información específica del escrutinio suele incluir:

• El número de papeletas que se recibió del organismo electoral para la apertura de la votación,

• El número de papeletas estropeadas,

• El número de papeletas sin usar,

• El número de votos válidos que obtuvo cada candidato o partido político,

• El número de votos rechazados,

• El número total de votos válidos, y

• El número total de electores que voto.

Puede ser necesario que se verifique el libro de registro de la votación porque en algunos lugares se autoriza que el registro de electores se realice hasta el día mismo de la votación y éstos electores pueden ser agregados usando el libro de registro. Otras jurisdicciones se utilizan formatos separados.

En algunos países se necesita información adicional detallada, como los números de serie de los sellos que se colocan sobre la urna o los números de las urnas mismas. En otros casos, este formato es un documento muy importante porque brinda la información que el organismo electoral utiliza para hacer públicos los resultados preliminares y los finales. En todo caso, es muy importante que los oficiales de escrutinio llenen este formato con sumo cuidado.