Es importante que se prepare con extremo cuidado el acta o declaración de resultados porque contiene los resultados preliminares y finales de la elección de una mesa de votación (a menos que se pida un recuento).

Este formato normalmente lo completa y firma el oficial de escrutinio. Es conveniente lo firmen los representantes de los partidos políticos y candidatos. Sus firmas son muy importantes para evidenciar que conocen los resultados y que están de acuerdo con ellos. En ocasiones se pide que los formatos también incluyan que otros datos como sus nombres, dirección y números telefónicos.

Estas medidas permiten que el organismo electoral pueda contactar fácilmente a los representantes en caso de que surja un problema,.

Para contribuir a la transparencia del proceso, es conveniente que se permita que los observadores y representantes de partidos políticos y candidatos tengan una copia de la declaración de resultados.