Una vez que se completa la declaración de resultados, el oficial de escrutinio comunica los resultados preliminares a las oficinas locales del organismo electoral (y en algunos casos, directamente al organismo electoral nacional).

En caso de que el local de votación contenga varias mesas de votación, la persona responsable (conocida en algunos lugares como supervisor central de la votación) debe reunir los resultados de cada oficial de escrutinio para transmitirlos a las oficinas locales del organismo electoral.

En muchos países el organismo electoral instala oficinas regionales o locales durante el período electoral. Generalmente los resultados preliminares de las mesas se transmiten a la oficina local, la cual se encarga a su vez de transmitir a la oficina nacional todos los resultados que recopiló del distrito electoral correspondiente.

Transmisión de resultados preliminares

Sobre la base de los datos contenidos en el acta o declaración, los resultados preliminares de cada mesa de votación se deben transmitir a la oficina del organismo electoral por teléfono (fijo o móvil), o cualquier otro medio disponible.

Es recomendable que se dé una clave o código a cada persona encargada de transmitir los resultados. Por razones de seguridad, es conveniente que esta clave o código único sea distribuida o asignada por el organismo electoral el mismo día de la elección.

Este código reduce la posibilidad de cualquier tentativa de suplantación de los responsables e impide que personas sin autorización transmitan resultados incorrectos o parciales a la oficina local del organismo electoral.

Si el local de escrutinio tiene una máquina de fax, esta puede usarse para enviar una copia de la declaración de resultados al organismo electoral. Es importante que se tomen medidas específicas para controlar el acceso al fax a fin de disminuir el riesgo de que se transmitan datos o información no oficiales.

En todo caso, es importante que la declaración que se envíe por fax esté firmada por el oficial de escrutinio y por los representantes de partidos políticos y candidatos que presenciaron el escrutinio. El hecho de que los representantes de partido y candidatos se nieguen a firmar el documento no debe invalidarlo.

Para mayor seguridad y para detectar cualquier intento de fraude, es importante que el acta original se envíe por separado en un sobre sellado al organismo electoral. Este sobre se puede enviar junto con los materiales electorales de forma personal o por correo. Con el envío del documento original, el organismo electoral local podrá comprobar que estos resultados y los que fueron enviados por teléfono o electrónicamente son los mismos.

Si la mesa de votación no cuenta con teléfono (fijo o móvil) o no está funcionando, se tienen que considerar métodos alternativos. Los dispositivos radiales no necesitan la instalación de una línea telefónica y son flexibles y fáciles de usar. Sin embargo, el despliegue de estos métodos tiene que considerar la topografía del área para identificar por adelantado las regiones en donde es imposible recibir o transmitir mensajes.

De nueva cuenta, antes del despliegue es conveniente brindar a los oficiales de la mesa de votación y escrutinio una capacitación adecuada y los códigos de identificación requeridos.

Si no es posible usar algún medio de comunicación inalámbrico, siempre queda como alternativa la entrega personal de los resultados al organismo electoral. Si el oficial de escrutinio no puede cumplir esta tarea, se tiene que designar a un mensajero.

Este mensajero tiene que ser una persona confiable y es recomendable que su selección sea aceptada por los oficiales de escrutinio, así como por los representantes de partidos políticos y candidatos. Cuando se utiliza este método, el mensajero también puede entregar la urna y su contenido, eliminando así la necesidad de hacer arreglos adicionales de transporte.

Se recomienda el uso de una bolsa que evite falsificaciones, a fin de garantizar que los resultados no pueden ser alterados durante su traslado. Esta bolsa, fabricada con un material resistente, tiene que ser firmada por las personas en el punto de partida y, una vez sellada, no debe poder abrirse sin que se dañe. En consecuencia, las personas que reciben el material pueden estar seguras de que la bolsa que reciben es la misma que se despacho. Es esencial que se realice un registro de las firmas de aquellos que van a entregar y a recibir los materiales, y también es recomendable que el personal electoral y los observadores vigilen su traslado.

El papel de los medios de comunicación

Después del cierre de la votación, es probable que las agencias de noticias y los medios de comunicación compitan por dar a conocer un pronóstico de los resultados de la elección lo más pronto posible. Mandarán a sus representantes al lugar de la acción. Lo usual es que, por razones de eficiencia, envíen sus equipos a las oficinas del organismo electoral.

Un representante de los medios puede cubrir un área más extensa si se coloca en un centro que recolecta los resultados de las mesas de votación y así reportar los resultados de un mayor número de mesas.

Ruta de la declaración “oficial” de resultados

El oficial de escrutinio debe entregar copias de los resultados de la votación al organismo electoral y es conveniente que los representantes de los partidos políticos, candidatos y observadores puedan tener también una copia o la posibilidad de copiar los resultados. Las copias extra pueden reproducirse con una hoja de papel carbón o con una máquina de fotocopias. Como alternativa, se pueden preparar varias copias manuales.

Es importante que el documento original de la declaración de resultados se adjunte a la urna en un sobre sellado. Esto es especialmente importante cuando se tiene que realizar un recuento de los votos.

Una vez que el acta o declaración de resultados ha sido integrada y transmitida a la oficina local del organismo electoral, se puede colocar una copia afuera de la mesa de votación. De esta forma, la misma información y resultados estarán disponibles para todos al mismo tiempo.

Los resultados de la votación son públicos en el sentido que se permite que testigos presencien y examinen el proceso de escrutinio. La declaración de resultados es un documento público; esto se torna especialmente evidente cuando se exhibe una copia en el sitio de votación. Sin embargo, es importante señalar que estos resultados todavía no son oficiales, solo son preliminares. Los resultados finales oficiales siempre tendrán prioridad legal.