El organismo electoral local recibe los resultados directamente de las mesas de votación cuando finalizan el escrutinio. El organismo local recopila los resultados del distrito electoral y los envía por fax (u otros medios) al organismo electoral nacional.

El oficial de escrutinio se comunica con el organismo electoral local para comunicarle los resultados detallados de cada mesa. Para tener mayor eficiencia en el proceso, es conveniente que se proporcione un número de teléfono o de fax con el que se pueda contactar al organismo electoral. Sin embargo, es importante que el sistema telefónico que se instale funcione de tal forma que las llamadas se transmitan a la extensión que esté disponible.

Es recomendable que se instalen teléfonos o máquinas de fax adecuadas (así como otros dispositivos electrónicos) capaces de hacer frente a las demandas de operación durante las horas más intensas.

Para tener mejor eficiencia, es muy útil que el personal encargado de contestar el teléfono en el nivel local cuente con un formato pre-impreso para registrar los resultados el cual contenga los nombres de los candidatos o partidos en el mismo orden en el que aparecen en la papeleta. Esta medida ayudará a prevenir que se cometan errores en la captura de datos.

También es necesario que se proporciones al personal una lista que contenga los códigos de identificación o claves de acceso asociadas a las mesas de votación. Esto significa que el operador telefónico y quienes reciban los resultados tendrán que firmar un contrato de confidencialidad porque serán responsables de manejar información muy sensible. Es importante que solo el oficial de escrutinio pueda comunicarse a la oficina local/regional/nacional del organismo electoral para transmitir los resultados de las mesas de votación.

Cuando los resultados han sido recibidos, un equipo se puede encargar de transmitirlos a la persona encargada de su captura o de integrar los resultados de todo el distrito electoral. Es conveniente contar con una hoja de cálculo o un pizarrón en la que se listen todas las mesas de votación y se vayan anotando los resultados que se reciben. Es recomendable que los representantes de partidos políticos o candidatos y los medios de comunicación tengan acceso a la hoja de cálculo o al pizarrón para que puedan observar los resultados conforme se van recibiendo.

Es necesario tomar medidas especiales para evitar que los mismos resultados sean registrados dos veces. Un método simple para evitar cualquier duplicidad es el de numerar las mesas de votación y las urnas que les corresponden. Si se adopta esa medida, es conveniente que se haga al inicio del proceso electoral y que ese número se use de manera consistente en todos los formatos de la elección, así como en la urna. El uso de dicho número también facilitará la creación de un registro auditable.

Con el objetivo de acelerar el proceso de integración de los resultados preliminares es conveniente que la oficina local del organismo electoral los envíe al organismo nacional a medida que los recibe y a intervalos regulares. Después, el organismo electoral nacional recopilara los resultados preliminares de todo el país por distrito electoral.

En algunos países los resultados preliminares no son considerados como oficiales, por lo que ahí no es necesario que el organismo electoral recopile las cifras preliminares de la votación. Son los medios de comunicación, las encuestadoras y las organizaciones no gubernamentales quienes se encargan de recopilar y publicar los resultados preliminares, mientras que el organismo electoral se concentra en recopilar los resultados oficiales para después comunicarlos formalmente.

Nivel nacional

A nivel nacional se usa el mismo tipo de logística para recibir los resultados pero a mayor. Cuando los resultados llegan de manera simultánea, es necesario que el personal responsable de su recepción realice una rápida revisión para comprobar que los resultados tengan sentido, por ejemplo, que los totales sean correctos.

Una forma sencilla de identificar errores es la de comparar el número de electores registrados con el de aquellos que efectivamente votaron.

Cuando se integran los resultados oficiales definitivos se realiza un control de calidad más exhaustivo de la información relativa a cada distrito electoral y mesa de votación. Puede ocurrir que algunos distritos requieran más atención que otros, especialmente aquellos que fueron sometidos a campañas políticas muy intensas o aquellos que tuvieron un mayor nivel de dificultades administrativas, como podría ser el caso de una alta concentración de electores registrados (por ejemplo, el centro de una gran urbe). Es conveniente que, el día de la elección, el organismo electoral monitoree de forma más intensa tales distritos.

En el nivel nacional puede ser más sencillo y eficiente recibir los resultados de las oficinas locales/regionales/distritales por medio del fax que por vía telefónica. Cualquiera que sea la forma que se use para trasmitir los resultados, es importante que sea estandarizada para que facilite la recolección de los resultados preliminares.

Cuando se utiliza un sistema computarizado para registrar los resultados es vital que se disponga de un documento para la captura de datos. Se puede utilizar una hoja de cálculo global, ya sea manual o electrónica, que tenga listados todos los distritos electorales que se vaya llenando conforme lleguen los resultados.

Cuando un país está dividido en muchas zonas horarias, es probable que los resultados se reciban a nivel nacional en distintas horas del día (esto dependerá de la hora en que cierre la elección). Es importante que se cuente con el personal necesario para recopilar todos los resultados nacionales preliminares.

Si se presenta una emergencia, es conveniente que la oficina central del organismo electoral cuente con medios para establecer comunicación con sus oficinas locales, especialmente cuando se están recibiendo los resultados.

Cuando sea posible, es conveniente que se instale una línea telefónica directa con cada organismo local, para que el organismo nacional pueda localizar en cualquier momento y de forma inmediata a la persona que esté a cargo (generalmente el oficial del distrito electoral). Este número telefónico tiene que ser distinto al que utilizan los oficiales de escrutinio para transmitir los resultados preliminares.

Votos emitidos en mesas de votación móviles

El escrutinio de los votos emitidos en las mesas o urnas móviles puede realizarse en el último lugar que visitaron los oficiales responsables o en la oficina local del organismo electoral. Es recomendable contar estos votos hasta que se cierre la votación ordinaria el día de la elección. Es conveniente que los representantes de los partidos políticos y candidatos conozcan el lugar en donde se realizará el escrutinio de las mesas móviles y que puedan presenciar el proceso.