Una vez que se concluye el escrutinio y conteo en los centros o mesas de votación, es conveniente que todos los materiales electorales (la urna con los votos usados, las papeletas sin usar, los votos rechazados, los estropeados, la lista de votantes, los sellos sin usar y otros materiales), así como cualquier otra documentación requerida (especialmente la declaración de resultados, la hoja de cálculo y el libro de registro de la votación) sean trasportados a un lugar seguro para almacenarlos, ya que forman la base para conformar un registro auditable del escrutinio.

En esta etapa, los oficiales del organismo electoral pueden realizar una primera verificación de los materiales recibidos, utilizando una lista de revisión y un formato de recibo, para asegurar que han sido entregadas todas las urnas y materiales asociados con el registro auditable y que todos ellos fueron completados y firmados debidamente.

A continuación se puede proceder, de ser el caso, a la apertura de los sobres sellados que contienen el acta o declaración de resultados de cada mesa con el propósito de verificar su contenido, en presencia de los representantes de partidos políticos o candidatos. En caso de que se advirtiera un error (por ejemplo, que el formato no hubiera sido llenado debidamente o no hubiera sido firmado), como los oficiales de escrutinio todavía están disponibles, se podrían realizar de inmediato las modificaciones en presencia de los representantes de partidos políticos o candidatos.

Si bien en los días siguientes se puede realizar un control más exhaustivo, es importante que se realice lo más pronto posible para que se pueda verificar y completar un registro auditable de los resultados finales.

Normalmente el organismo electoral elabora una tabla que contiene el número o datos de referencia de cada urna para comprobar que fueron regresadas todas las que se entregaron en las diferentes mesas de votación.

Una forma sencilla y efectiva para tener el control y poder seguir el rastro de las urnas es la de numerarlas. Si se usa este método para asegurar el regreso de todas las urnas, es recomendable que una misma persona sea responsable de recibir las urnas hasta que todas hayan sido entregadas.

Es conveniente que se establezcan procedimientos para rastrear las urnas que se han demorado en llegar o que no han sido entregadas después de que ha transcurrido un plazo razonable o el que dispone la ley.

Las oficinas locales del organismo electoral deben generar una declaración consolidada de los resultados de la votación por cada distrito electoral. Este conteo acumulado normalmente incluye información como la siguiente:

• El nombre del distrito electoral,

• Su número o código (si lo tiene),

• La fecha,

• Los nombres de las personas que llenaron el formato,

• El número de votos que obtuvo cada candidato o partido,

• El número total de votos emitidos,

• El número total de votos rechazados, y

• El número total de votantes que tuvo cada mesa de votación, urna por urna.

Es necesario que en cada distrito electoral se prepare un reporte detallado de los resultados oficiales, detallando los resultados de cada mesa de votación.

Se puede lograr una mayor eficacia si se utilizan los resultados preliminares que fueron recopilados (especialmente si fueron capturados en un formato de computadora) para verificar la precisión de los datos asentados en la declaración resultados de cada mesa de votación.

Verificación de los resultados recibidos

Para evitar errores y prevenir cualquier manipulación fraudulenta de los resultados electorales, es importante que se tenga la posibilidad de comprobar los resultados preliminares que fueron recibidos contra los documentos oficiales. Se tiene que enviar a la oficina local del organismo electoral una copia del original de la declaración de resultados de la votación de cada mesa en un sobre sellado, para realizar una comparación contra los resultados que se recibieron primero una vez que se cuente con la copia de las declaraciones originales.

Si existen temores fundados de que se pretenda o pueda perpetrar algún tipo de fraude, se puede utilizar un papel especial para la declaración de declaración de resultados de cada mesa. Este papel de color oscuro (azul marino, por ejemplo) inmediatamente indica cuando se ha tratado de hacer cualquier modificación en la inscripción original. El color que está alrededor del área que fue modificada se aclara. La escritura en este tipo de papel se tiene que realizar con lápiz.

Si se advierten marcas de modificación en el papel, se tiene que brindar una atención especial a esa mesa en específico y a los resultados del escrutinio. El libro de registro de la votación se tiene que verificar cuidadosamente. Si el oficial de escrutinio cometiera un error al llenar el formato en la mesa de votación, tendría que agregar sus nombre o firma, así como la de los representantes de los partidos y candidatos para indicar su aceptación de la corrección.