Es importante que se establezcan los controles de seguridad adecuados antes de que se trasporten las urnas de la mesa de votación a un centro de escrutinio. Estas medidas previenen cualquier tentativa de fraude y aseguran que, si se presentan alteraciones, se puedan detectar con facilidad. Estos controles son esenciales para mantener la transparencia e integridad del proceso electoral.

Los oficiales de la mesa de votación tienen que observar estrictamente los procedimientos de seguridad y es conveniente alentar a los representantes de partidos políticos y candidatos a que presencien el proceso.

El oficial a cargo de la mesa de votación tiene que verificar que el sello de la urna esté intacto y que el número de serie sea el mismo que el que se registró al abrir la mesa de votación.

También se tiene que verificar el sello que se puso en la ranura de la urna después del cierre de la votación. Es imperativo que no se trasporte ninguna urna que no haya sido sellada.

Resulta muy importante y útil que se llevan registros de los números de serie de los sellos y que se permita que los representantes de partidos políticos y candidatos conozcan esos registros.

Puede ocurrir que los representantes de partidos políticos y candidatos deseen colocar sus propios sellos en la urna, o simplemente estampar su firma o iniciales sobre sellos que utilizó el organismo electoral.

Si los representantes de partidos y candidatos van a colocar sus propios sellos en la urna, es recomendable que se realice una consulta previa para asegurar que los sellos que utilicen quepan en la urna y que la urna sea capaz de recibir todos los sellos.

Algunas urnas están hechas de un material que facilita la colocación de sellos o firmas, mientras que otras impiden su colocación. Se tiene que especificar el formato y diseño de los sellos para evitar que se usen los sellos como propaganda. Se tiene que especificar y respetar el nivel de solidez que necesitan los sellos: si esto no se hace, los sellos se pueden romper o caer mientras se mueve la urna, ocasionando quejas innecesarias.

Los controles en el proceso de elaboración de los sellos oficiales que usa el organismo electoral deben brindar las garantías necesarias para que sea imposible su sustitución. Adicionalmente, los sellos deben ser lo suficientemente fuertes como para asegurar que no se romperán cuando se muevan las urnas.

Es altamente recomendable que se hagan las pruebas necesarias antes de que se ordenen y produzcan grandes cantidades de sellos. Los sellos tienen que numerarse en serie.

Es necesario que las medidas de control se publiquen y sean conocidas por anticipado por todos los participantes en el proceso y por el público en general, a fin de dar pruebas de transparencia y seguridad.

Sin embargo, se tiene que mantener cierto nivel de la secrecía en relación a las características de los materiales que se utilizarán para evitar que se reproduzcan o copien ilegalmente. Por ejemplo, cuando se informa sobre el uso de sellos, no se tiene que revelar el diseño exacto del logotipo (si lo hay) o algún otro detalle en específico. Si se encuentran copias, será fácil distinguir entre los sellos oficiales y los falsificados.

Si los sellos llegan rotos, se debe preparar un reporte que sea firmado por los oficiales y los representantes de partidos políticos y candidatos.