Siempre que las urnas sean trasportadas de una mesa de votación a un centro de escrutinio, se tienen que conservar los registros para garantizar que se mantenga la seguridad y que se cuente con un registro auditable.

De esta forma se minimizan los riesgos, y si se sospecha de algún faltante o alteración, el problema puede investigarse adecuadamente.

Es conveniente utilizar un formato para controlar cualquier movimiento o traslado de las urnas. En el formato se puede incluir información como la siguiente:

• El número de serie de los sellos de la urna y de los sobres sellados;

• El número de sobres sellados que se adjuntarán a la urna y datos básicos de su contenido (lista de electores, formato para contar los votos, etc.);

• El nombre o el número y la dirección de la mesa de votación;

• El nombre o el número y la dirección del centro de escrutinio en donde se entregarán los materiales, incluyendo la hora y fecha de entrega;

• El nombre y la firma de la persona que autorizó la operación;

• El nombre de la persona que recibirá la urna;

• Las firmas de otros oficiales de la mesa de votación (si es necesario) y de los representantes de partidos y candidatos.

Además, se puede dejar un espacio en el formato para incluir información básica del chofer, del tipo de vehículo que se usa y del número de placas. Si se utilizan otros medios de transporte, como avión o bote, se puede anotar en el formato información detallada del tiempo de llegada y del número de vuelo.

Si es necesario, también se pueden anotar detalles del itinerario en el formato (por ejemplo, paradas nocturnas).

Finalmente, se puede indicar en el formato el número de teléfono del encargado en organismo electoral o el del destinatario para que conductor pueda contactarlos si necesita asistencia para localizar el centro de escrutinio.

Se pueden reproducir varias copias de estos formatos para las siguientes personas:

• Para el oficial de la mesa de votación;

• Para el oficial electoral a cargo de recibir la urna en el centro de escrutinio;

• Para las oficinas locales y nacionales del organismo electoral;

• Para la persona responsable de las urnas durante su transporte;

Es conveniente que se permita que los representantes de partidos políticos y candidatos cuenten con sus propias copias.