Arreglos internos

Se recomienda que los arreglos de transporte sean planeados y negociados antes de que se convoque a elecciones. El organismo electoral debe asegurarse que la compañía seleccionada tenga la capacidad para entregar las urnas dentro del tiempo requerido y use los controles de seguridad adecuados.

La selección de una compañía de transporte (pública o privada) o de una organización (nacional, regional, internacional, de la policía, del ejército u otro servicio de seguridad) será dictada por el contexto político, social y económico de cada país y depende de varios factores de riesgo.

Se recomienda que los factores de reputación, confiabilidad, fuerza financiera, cobertura territorial, capacidad de rastreo de la carga, velocidad de entrega y disponibilidad de medidas de contingencia se usen como un criterio de evaluación para elegir al transportista.

Cuando se convoca a elecciones, es deseable contar ya con un contrato en el que se detallen las obligaciones y procedimientos. El contrato tiene que incluir cláusulas específicas de operación y penas por entrega parcial o con retraso. Para aumentar la transparencia es conveniente que el contrato se conceda mediante un proceso de licitación.

Si no es posible seleccionar solo a una compañía u organización para realizar todo el transporte, o si la situación política requiere la presencia de fuerzas de seguridad o de personas de confianza, se tienen que tomar precauciones para permitir que los representantes de partidos y candidatos acompañen las urnas. Sin embargo, el derecho de acompañar las urnas debe ser extensivo a todos los partidos y candidatos.

Para limitar el número de personas que participen en el proceso de transporte, se pueden concertar acuerdos previos para procurar que solo los representantes de dos tendencias políticas distintas vayan en el mismo vehículo o, si esto es imposible, que vayan en un vehículo por separado.

Es importante que se permita que los observadores acompañen las urnas, pero por razones prácticas, tendrán que seguirlas en un vehículo por separado. En determinados ambientes políticos es probable que se necesite del apoyo de las fuerzas de seguridad.

El organismo electoral tiene que preparar y concertar los acuerdos con las fuerzas de seguridad antes del día de la elección para precisar la extensión y el nivel de seguridad necesarios.

Si esto no se planea adecuadamente, las necesidades pueden convertirse en una carga para las fuerzas de seguridad.

Los acuerdos de seguridad tienen que hacerse del conocimiento de los partidos políticos y candidatos. Esto es particularmente importante si la población o los partidos políticos desconfían de las fuerzas de seguridad.

Arreglos internacionales

El transporte de papeletas a través de las fronteras nacionales y por el mundo necesita de un enfoque distinto al de los acuerdos domésticos e involucra una planeación muy cuidadosa.

Los retrasos ocasionados por zonas horarias, trámites aduanales, horarios de servicio, etc. pueden impactar la fecha o la hora para iniciar el proceso de escrutinio. (Ver Consideraciones especiales para el escrutinio de los votos emitidos fuera del país).