Cuando se transportan una o más urnas de la misma mesa de votación hacia el centro de escrutinio, es recomendable utilizar un solo vehículo.

De ser posible, se recomienda que al menos dos representantes de distintos partidos o viajen en el mismo vehículo que el oficial electoral. También es conveniente permitir que los observadores acompañen las urnas.

Es recomendable rentar un vehículo que tenga un compartimiento cerrado en la parte trasera con una cerradura que pueda sellarse, ya que algunas urnas son voluminosas y pesadas y resulta más práctico que un vehículo transporte las urnas de distintas mesas de votación hacia el centro de escrutinio.

Una vez que se cierra el cerrojo, se pueden comunicar al destino final, mediante fax o teléfono, los datos como el número de serie del sello junto con una breve descripción del contenido (número de urnas y de sus respectivas mesas de votación) el nombre del chofer y de los pasajeros. Estos datos servirán para verificar el contenido cuando la carga llegue a su destino. Esa información también tiene que registrarse en un recibo.

Cada vez que se agregan urnas al cargamento, se tiene que usar un sello nuevo y el número del sello anterior tiene que registrarse. Normalmente, estas medidas son suficientes para impedir que se realicen alteraciones en las urnas.  

En áreas en donde la violencia puede comprometer la entrega de las urnas, es apropiado que otro vehículo escolte al que lleva los materiales. Dependiendo de la seguridad del área, los vehículos de escolta pueden ser suministrados por el ejército o la policía.

La presencia de las fuerzas de seguridad es una ventaja porque sus vehículos generalmente cuentan con equipos de comunicación que pueden usarse en caso de emergencia.

Se recomienda que la transmisión de los datos del trasporte al centro de escrutinio o al organismo electoral se realice antes de que salgan los vehículos y es conveniente que los representantes de partidos políticos, candidatos y observadores viajen con los vehículos escoltas, conforme a los acuerdos que se hayan pactado.

El transporte de las urnas en las áreas más peligrosas y violentas puede hacerse con la asistencia de vehículos militares o de policía. Será necesario que se disponga de vehículos armados que estén equipados con radios o teléfonos para que provean la seguridad necesaria. Sin embargo, es importante que los acuerdos con partidos políticos y candidatos se realicen antes del día de la elección, especialmente en áreas en donde ha sido cuestionado el rol del ejército y la policía en el proceso.

Para responder a cualquier posible crítica, es importante que se permita que los oficiales de las mesas de votación, los representantes de partidos y candidatos y los observadores viajen en los mismos vehículos armados, conforme a los acuerdos que haya negociado el organismo electoral.

Si en el destino final se advierte que alguna urna fue alterada o se perdió, el problema tiene que ser reportado directamente al organismo electoral. Tan pronto como sea posible, las autoridades electorales deberán iniciar una investigación y entrevistar al chofer para reconstruir la secuencia de eventos y, si es necesario, confirmarlo con los pasajeros.

Para facilitarla reconstrucción de los hechos, es recomendable darle al chofer un diario o bitácora para que anote las horas de salida y llegada, así como sucesos que hayan ocurrido durante el traslado (paradas por gasolina, descansos, horas de dormir, etc.). En ningún momento se debe desatender al vehículo que transporta las urnas.

Incluso durante paradas inevitables, es importante que los pasajeros y el chofer se turnen para vigilar las urnas.