Es necesario que se elabore un documento o algún tipo de comunicado que informe al centro de escrutinio que el vehículo ha partido de la mesa de votación.

Este comunicado puede transmitirse mediante teléfono o fax y debe proporcionar la siguiente información al centro de escrutinio:

• Nombre del chofer,

• Nombre de los pasajeros,

• Número de las urnas y de sus respectivas mesas de votación,

• Número de los sellos que tienen las urnas,

• Número del sello de los compartimentos,

• Tiempo de salida,

• La ruta que tomará el vehículo,

• Tipo de vehículo, etc.

Este documento/información se verificará contra la que se tenga durante la descarga del vehículo.

Se tienen que verificar cuidadosamente la cantidad de urnas y los números de sus mesas de votación. Si se encuentran discrepancias, deben anotarse en el registro y comunicarse inmediatamente al organismo electoral.

Si faltan urnas, la información se debe verificar con el punto de partida para asegurar que no haya habido cambios o errores de registro cuando salió el vehículo. En principio, no se debe descartar la posibilidad de que una presunta urna extraviada se haya enviado en otro vehículo.

Si el vehículo que transporta las urnas tiene un compartimiento sellado, se tienen que verificar los números de serie contra la información que se proporcionó antes de la salida.

El chofer no debe romper los sellos a menos que el oficial electoral del centro de escrutinio esté presente y haya verificado el número. En este caso, es conveniente observar todos los pasos que se han mencionado.

Cuando se ha verificado y comprobado toda la información, el oficial responsable de recibir la urna firma el recibo y anota el tiempo y fecha de llegada.

También el chofer y los representantes de partidos y candidatos que acompañaron la urna tienen que firmar el recibo. Se tiene que permitir que cada uno de los involucrados conserve una copia del recibo. Si el chofer no le puede entregar al oficial electoral un recibo o comprobante de transporte, será necesario tomar medidas especiales.

Se tiene que comprobar la identidad del chofer y de los pasajeros contra la información que haya sido recibida previamente. También se tienen que verificar las placas y el número de sello del compartimiento del vehículo.

Cuando se confirma toda la información, los oficiales pueden proceder a la apertura y cierre de las urnas. Sin embargo, si no se entrego el recibo o comprobante respectivo, el oficial responsable de recibir las urnas en el centro de escrutinio tiene que hacer las observaciones necesarias en el libro de registro. En cualquier caso, las discrepancias tienen que ser reportadas inmediatamente al organismo electoral.