Contexto de la logística electoral

Todas las elecciones se realizan en un contexto que se ve afectado por factores políticos, sociales, históricos y culturales. El proceso electoral también puede verse alterado por factores administrativos y financieros, que varían dependiendo del sistema electoral, del país y de la región geográfica.

Perspectiva histórica

Toma pública de decisiones: la representación pública siempre ha sido una parte importante de los sistemas comunitarios para la toma de decisiones. Esta se lleva a cabo mediante la elección de personas que representen las perspectivas de la población (que después actúan como órganos de gobierno). La representación pública evolucionó a partir de medios muy simples; en algunos lugares se hacía levantando las manos; en la antigua Grecia se arrojaba una pieza de cerámica en un lugar predeterminado; y en algunas sociedades asiáticas y del Pacífico, se realizaba a través de la organización de una discusión grupal que al final trataba de llegar a un consenso.

Sin embargo, estas antiguas formas de representación pública resultan inviables en las amplias y heterogéneas sociedades contemporáneas.

Enfoque individual

Desde finales del siglo XIX, las sociedades se han vuelto crecientemente individualistas. La difusión gradual que tuvo la secrecía del voto para proteger las preferencias de los individuos en la sociedad, derivó en procesos más formales de votación, que a su vez requirieron de estructuras administrativas cada vez más complejas y responsables, capaces de suministrar una amplia gama de materiales electorales. Estas necesidades se han intensificado debido a los movimientos paralelos en favor de la creciente inclusión de todos los sectores sociales en el proceso de votación.

Votación masiva

La votación masiva trajo consigo la necesidad de contar con un proceso administrativo y de organización cada vez más complejo, no sólo para ofrecer mayores facilidades (centros de votación, materiales, personal) para que las personas voten, sino también en los procesos de rendición de cuentas requeridos para garantizar que las votaciones que involucran a una enorme cantidad de electores sean administrados de una forma que brinde integridad, resultados equitativos, así como la oportunidad de que todos los electores participen libremente.

Responsabilidades

El incremento de los potenciales participantes en los procesos de votación, la complejidad de estos procesos, así como el número y atribuciones de que están investidas las instituciones elegidas, han provocado un cambio gradual en la percepción que se tiene sobre la responsabilidad de participar en la votación.

La logística electoral evolucionó desde un simple proceso basado en la comunidad, hasta uno que necesita de una organización, planeación, administración e instrumentación muy bien estructurada. La coherencia del producto, su variedad y la disponibilidad de información sobre él se han convertido en necesidades primordiales.

Uno de los grandes retos que tiene la logística electoral en la actualidad es el de asegurar que esta necesidad de coherencia no limite su capacidad de suministrar servicios a los electores, reconociéndolos como individuos, aunque vivan en comunidades totalmente distintas.

Inquietudes contemporáneas sobre la votación

Las preocupaciones actuales sobre la logística electoral se concentran principalmente en los requisitos duales que imponen, por un lado, la secrecía del voto y, por el otro, asegurar la libertad y oportunidades a todas las personas (sujetas a limitantes razonables sobre la base de criterios como edad y residencia) para votar, aún en contextos de transición.

La introducción gradual de la tecnología en los procesos de votación —mediante la producción de listas de electores actualizadas y el uso de computadores para la votación— abrió la posibilidad de tener formas más precisas y responsables para contar los votos. Pero también trajo consigo nuevos retos concernientes a la protección de la secrecía del voto cuando los votos son contados por medios electrónicos, ya que existe la posibilidad de que estos sistemas sean manipulados; además, también existe el reto de hacer que estas tecnologías sean entendidas y accesibles para todos los electores.

Contexto político y social

Entorno adecuado: el entorno político y social tiene un impacto fundamental sobre los procesos de logística electoral y sobre el sistema electoral al que sirve. Para que estos procesos sean efectivos, es importante que se adecuen al entorno. La simple migración de procedimientos, sistemas o prácticas que funcionaron en un país a otro entorno, sin un análisis adecuado sobre su importancia o impacto en el entorno social o sobre su aceptación por la población local, podría derivar en una logística ineficiente. Por ello es vital que los procesos de la logística electoral:

• Incluyan medidas de control suficientes para asegurar que los electores y los candidatos confíen en la integridad de la elección;
• Pueda ser entendida por todos los participantes electorales;
• Sea adecuada a las capacidades y a la tecnología disponible.

Las condiciones físicas y de geografía social que incluyen al transporte, a la infraestructura, al clima, a la accesibilidad, al volumen geográfico, a la demografía y su distribución, así como a los niveles de habilidad que poseen los recursos humanos, tendrán gran influencia en los métodos necesarios para instrumentar los procesos de votación.

Entorno político y legal

Todas las sociedades están gobernadas por un sistema legal que determina los límites y alcances que poseen los procedimientos administrativos y legales. Esto también se aplica en los procesos electorales, ya que la legislación de cada país determina el marco legal para conducir las elecciones, así como las funciones y el papel que tendrá el organismo electoral.

Todas las acciones y las funciones que lleve a cabo el organismo electoral deben ser congruentes con el marco legal del país.

Seguridad

Los niveles de seguridad que se le brinden tanto a los electores como para los materiales electorales deben cubrir los riesgos reales y potenciales inherentes al proceso electoral. Es importante que cada entorno sea sujeto a un análisis de riesgo que determine las estrategias de seguridad adecuadas.

Prevención del fraude

Los métodos adecuados para prevenir el fraude variarán dependiendo de los riesgos que presente cada entorno político y de los niveles de confianza que tenga la sociedad en general. Aún más, en las sociedades que acaban de salir de un conflicto, se tendrán que aplicar medidas más costosas y complejas para asegurar la integridad de la elección. Por lo menos, es importante que las autoridades electorales:

• Aseguren la integridad de los votos;
• Comprueben la elegibilidad de los electores cuando acudan a la mesa de votación;
• Protejan los materiales electorales del robo o manipulación;
• Apliquen castigos efectivos y adecuados por infracciones a la legislación electoral y a los códigos de conducta.

Alfabetización

Es muy importante que se tomen en cuenta los niveles de alfabetización que tiene la población al momento de desarrollar los materiales, los programas informativos y los procesos de reclutamiento y capacitación del personal.

Diferencias culturales

Es más sencillo instrumentar la logística electoral en sociedades altamente homogéneas, que tienen un solo idioma y que comparten expectativas culturales comunes. Cuando las sociedades presentan una mezcla de nacionalidades, de culturas y de idiomas, puede ser muy difícil suministrar un servicio consecuente a todos los electores. Es conveniente que los materiales, los procedimientos y los servicios en general, incluyan información en los distintos idiomas que maneje la comunidad.

Cuando las prácticas culturales compiten con los procesos electorales, será necesario un compromiso que establezca que la logística y las prácticas electorales del país respetarán las tradiciones, las prácticas y las normas culturales, pero que éstas quedarán comprendidas dentro de las operaciones nacionales.

Base informativa

La logística electoral es una actividad de información intensiva. En las sociedades en las que no se cuenta con los registros administrativos de las actividades electorales pasadas, o en donde no son de buena calidad, será más difícil determinar cuáles son los servicios más adecuados, así como cumplir con los requerimientos de costo-efectividad que demandan los procesos de votación.

Entornos de posconflicto

Los entornos de posconflicto demandan consideraciones especiales. Generalmente, las medidas para proteger la integridad de la elección tendrán que ser más intensivas, para que aseguren la confianza pública, la transparencia, la fiabilidad y la seguridad de todos los procesos relacionados con la votación.

Existen otras cuestiones de organización que afectan a la logística electoral de manera relevante. El marco legal y procedimental de las elecciones en un entorno de posconflicto o de transición, puede mantenerse en un estado incierto durante el período electoral y estar sujeto a negociaciones constantes entre los intereses políticos.

El desarrollo de planes de contingencia para hacer frente a los cambios que surjan en el entorno es una parte muy importante en la planeación de la logística electoral.

Consideraciones administrativas

Hay varios factores que le dan forma a la administración efectiva de la logística electoral. Es importante reconocer que las respuestas efectivas a estos aspectos estarán relacionadas con contextos específicos.

No existe algún modelo que sea el más efectivo en cualquier situación, por razones de disponibilidad de recursos, contexto cultural, etapas de desarrollo tecnológico, etc.

Entre las consideraciones administrativas básicas se encuentran:

• Los propósitos y objetivos de cada actividad dentro del marco de la logística electoral.
• Las estructuras, acciones y cronogramas administrativos determinados por sistemas legales y electorales de gestión.
• Dentro de esas restricciones, una estructura administrativa que asegure, en términos de costo-efectividad, la integridad de la elección y la entrega oportuna del servicio.
• Un calendario para la entrega efectiva de los servicios electorales.
• Los recursos que se requieren para una efectiva planeación e instrumentación de los servicios de logística electoral a fin de alcanzar los objetivos dentro de los plazos estimados, así como la mejor forma de obtenerlos y administrarlos.
• Las organizaciones que estarán relacionadas con el suministro de servicios de logística electoral y cuáles son sus responsabilidades.
• La mejor manera de utilizar la información necesaria para llevar a cabo el suministro de servicios de logística electoral.
• La manera en que se inspeccionará y evaluará administrativamente el desempeño de las estructuras administrativas responsables de la logística electoral.
• Las estructuras de contingencia requeridas en caso de fallas administrativas o cambios en el contexto.

Existirán factores particulares especialmente relevantes para estas consideraciones en los países con un menor nivel de desarrollo.

Estructuras administrativas

El núcleo de las actividades de logística electoral se sitúa a nivel local, por lo que las estructuras administrativas deben reflejará esto al ofrecer puntos focales a ese nivel.

Lo que resulta importante bajo todos los arreglos administrativos es que se mantenga y desarrolle un núcleo de conocimientos y habilidades de logística electoral. Incluso cuando los organismos electorales no sean permanentes, los programas de revisión y actualización darán como resultado cierta sensación de seguridad. Asimismo, resultarán más efectivos y menos caros que la contratación y capacitación de personal administrativo para cada elección.

Adquisición de recursos y mantenimiento*

La logística electoral constituye un complejo proceso de abastecimiento y administración, de alta velocidad, grandes volúmenes y lejanía geográfica que requiere calidad, eficiencia e información. De alguna manera, no es muy distinta a una línea de producción de gran volumen que manufacture productos de alta calidad y que exija lo siguiente:

• Recepción puntual de insumos - las papeletas, las formas y el equipo deben llegar con tiempo suficiente para que los procesos operen sin problema, pero no con tanta anticipación que ocasionen gastos adicionales.
• Soporte logístico intensivo.
• Planeación cuidadosa de tareas secuenciales y simultáneas.
• Una fuerza de trabajo significativa con capacidades básicas variadas que necesita ser capacitada para desarrollar tareas específicas de manera rápida y eficiente.
• Un mercado que tenga que ser "vendido" a través de la información al votante sobre cómo y cuándo usar el producto, así como sobre su calidad (integridad, imparcialidad y servicio).

Algo que brindará una mayor confianza en la disponibilidad oportuna de recursos para la próxima elección es la planeación de su adquisición a lo largo de todo el ciclo electoral, empezando con revisiones exhaustivas tan pronto haya finalizado una elección para determinar las necesidades más significativas de la siguiente.

Cronogramas*

Los plazos para los componentes más importantes de la logística electoral, como los relativos a la inscripción de candidatos o a las fechas de votación, están generalmente establecidos en la ley.

Manejo de la información*

En el corazón de lo que constituye una buena administración de la logística electoral se ubican el manejo y el análisis efectivos de la información. Esto puede mejorarse, o en algunos casos complicarse, con el uso de tecnología.

Monitoreo de resultados

Sin un monitoreo continuo de la calidad y del cumplimiento progresivo de las metas relacionadas con la logística electoral, no será posible determinar si se cumple con los objetivos o si se delegan correctamente las responsabilidades.

Es indispensable un monitoreo intensivo durante los días previos a la elección y durante la jornada electoral misma - un periodo crítico de actividades con muy poco tiempo para corregir errores. Se deben organizar programas de monitoreo para todas las actividades de logística electoral a fin de permitir la identificación oportuna de cualquier deficiencia que haya de rectificarse.

Si se han de buscar mejoras futuras, es menester realizar una evaluación interna o independiente del desempeño de las actividades una vez que haya concluido la logística electoral.

Participación histórica

La participación histórica como una herramienta de planeación

El análisis de los índices de participación electoral estimada o esperada es un soporte básico para la instrumentación de actividades de logística electoral eficientes y orientadas por una vocación de servicio, así como para la ubicación de los sitios de votación, una asignación efectiva de todos los recursos y para enfocar los servicios de información al votante. El análisis de las tendencias de votación es un factor indispensable en la planeación de la logística electoral.

Sin embargo, en algunas sociedades el análisis de las tendencias del pasado puede no ser una guía confiable. Probablemente este sea el caso cuando:

• Haya habido cambios significativos en el sistema electoral o en las reglas de elegibilidad de los votantes;
• Se hayan registrado grandes reasentamientos de la población;
• Exista gran incertidumbre o un amplio malestar acerca del ambiente político dominante;
• Se esté desmontando un régimen antidemocrático;
• Exista alguna emergencia derivada de una situación de conflicto.

En estos casos, resulta útil la información de investigaciones actuales sobre las actitudes electorales en situaciones análogas. Sin embargo, bajo estas circunstancias generalmente se requerirá poner un gran énfasis en los volúmenes y la flexibilidad de los recursos de contingencia.

Sistemas obligatorios

Los sistemas electorales de carácter obligatorio respecto al registro electoral (ya sea como un registro separado o vinculado al registro civil obligatorio), o a la emisión del voto, requerirán de métodos distintos a los de los sistemas voluntarios tanto para el suministro de la logística electoral como para el enfoque que se le dé a la información para los votantes.

Derechos humanos

Reparando discriminaciones del pasado

El clima sobre los derechos humanos, tanto en su situación actual como en su historia reciente, influirá en la libertad y equidad de los procedimientos para la votación, así como en la disposición de la población para participar. En las sociedades en las que ha existido previamente una discriminación o intimidación activa en cualquiera de sus formas (respecto a creencias políticas, nacionalidad, cultura, género, lengua, religión o capacidades físicas) se presentan desafíos especiales para la organización de los preparativos electorales, especialmente con relación a:

El marco legal. Puede ser prudente revisar la legislación para eliminar o suspender aquellas disposiciones que pudieran resultar discriminatorias o que infrinjan la equidad y libertad de los procedimientos de votación.

La administración electoral. Puede requerirse una acción especial para garantizar la representación de grupos previamente excluidos de posiciones o influencia administrativa. Dado el gran número de personas que usualmente se requieren como oficiales de mesa de votación, las políticas de empleo en materia de logística electoral pueden ser utilizadas para ayudar a desterrar prácticas discriminatorias de empleo del pasado, particularmente respecto al empleo de mujeres y minorías culturales.

La información al elector. Será necesario que atienda específicamente a los grupos a los que se les haya negado o limitado la participación electoral.

La integridad de la elección y el profesionalismo e independencia del organismo electoral, sobre todo en aquellos casos en que no se les haya dado prioridad a estos elementos.

Ambientes post-conflicto

En los casos en que las elecciones marcan el tránsito de períodos de conflicto o ruptura del orden legal, es necesario concederle especial atención al marco legal de los procesos electorales. A menudo esas situaciones dan origen a la imposición de estados de emergencia que, si se permite que subsistan, pueden restringir de manera discriminatoria el derecho de los individuos a votar, a ser nominados como candidatos o a hacer campañas electorales. Para permitir la libre participación, se requiere que la ley electoral prevalezca sobre esos poderes de emergencia.

Seguridad

El asunto de la seguridad también es importante para garantizar que los derechos humanos sean protegidos en el ámbito de la logística electoral. Brindar suficiente seguridad para garantizar que los electores puedan votar libremente y sin temor alguno de intimidación presente o futura, es un precepto básico de una elección conducida de manera libre y justa.

Los sitios de votación deben estar salvaguardados contra cualquier tentativa de intimidación hacia los votantes por parte de las fuerzas de seguridad, candidatos, oficiales de votación, altos funcionarios del gobierno o empleados privados. No es aconsejable el empleo de personas con poder o ascendencia sobre comunidades locales como oficiales de votación, como tampoco lo es (salvo en situaciones de emergencia), permitir la presencia de fuerzas de seguridad excesivas o intimidantes en los sitios de votación, porque su presencia puede exacerbar una situación política ya de por sí tensa.

Cuando exista la percepción de que las fuerzas policiales o militares están alineadas con fuerzas políticas específicas, se pueden requerir estrategias adicionales (incluido el uso de fuerzas internacionales) para garantizar la seguridad e integridad del material electoral, de los electores y candidatos y, en general, para que todos los participantes disfruten de igual protección. En culturas donde es usual portar armas públicamente, será necesario tomar medidas para mantener a esas personas alejadas de los sitios de votación y áreas adyacentes para evitar que puedan intimidar a los electores y oficiales electorales.

Participación internacional

La participación internacional en el proceso electoral puede ocurrir en razón de:

• Una petición del gobierno anfitrión en situaciones en las que los recursos financieros u operativos disponibles resulten insuficientes para conducir una elección bajo condiciones aceptables.
• La imposición negociada de la elección por elementos de la comunidad internacional como un mecanismo para la resolución de un conflicto interno (como en Camboya en 1992), o internacional (como en los casos de los estados secesionistas de Croacia y Bosnia respecto a la ex-República de Yugoslavia en 1995, 1996 y 1997).

Contexto político

Los preparativos logísticos para elecciones que se efectúen después de una intervención internacional estarán sujetos a consideraciones ambientales específicas:

Un escrutinio internacional acentuado: que probablemente se vaya a concentrar en la actividad electoral.

El mandato de los organismos internacionales: es necesario aclarar si tendrá que ver con la conducción, el apoyo o la observación del proceso electoral. Independientemente de que el mandato sea para organizar, supervisar, asesorar u observar el proceso electoral, tendrá un impacto sobre cómo y dónde se tomarán las decisiones durante la logística electoral, sobre las actitudes y la cooperación de los administradores electorales locales, así como del personal y oficiales de las mesas de votación.

Es muy importante que el papel, las instancias de enlace y las cadenas de mando de las diversas organizaciones internacionales y nacionales sea comprendido por todos los participantes. Es aconsejable que la última palabra en los procesos de toma de decisión, incluídos los de carácter financiero, queden en manos del organismo electoral.

Generalmente, será preferible que las operaciones de logística electoral se mantengan bajo un mando local y que la asistencia internacional se utilice para desarrollar sistemas sustentables, para la transferencia de conocimientos y para el monitoreo de su instrumentación.

La estructura de la asistencia internacional: ¿cómo y en dónde se recluta y se financia y qué valores sociales en particular se intentan implantar en el país anfitrión?

La presencia de organismos internacionales puede generar la impresión de que las elecciones serán libres y justas. En muchos entornos, puede ser imposible satisfacer las expectativas de todos los grupos sociales en este sentido, lo cual podría provocar problemas postelectorales adicionales.

Cuando los organismos internacionales tengan algún papel en la administración de la elección, bien sea en materia organizativa o mediante una supervisión de facto del proceso, es conveniente tener cuidado en que tengan alguna atribución para emitir juicios sobre la libertad y equidad del proceso.

Para que las expectativas sobre la ayuda de la asistencia internacional sean realistas, es necesario precisar sus alcances y límites.

Imposición internacional de elecciones

Cuando la intervención internacional ha impuesto una solución electoral, particularmente después de un período de intenso conflicto, existen otros factores del entorno que tienen que considerarse:

• Una polarización intensa entre comunidades o segmentos dentro de la sociedad, a menudo entre elementos anteriormente poderosos y nuevos electores o instituciones que tratan de fortalecer los niveles de liberad y equidad de las elecciones (con un potencial de resistencia activa o pasiva de las agencias estatales existentes para propiciar un clima de equidad en la votación).
• La magnitud de los riegos de seguridad, tanto para la seguridad personal como para la integridad de la votación, que pudieran requerir precauciones extremas.
• La adopción de un nuevo sistema de votación o la ampliación del electorado que exigirán la concentración de recursos en campañas informativas.
• Una base de recursos insuficiente para los requerimientos de votación, sea por negligencia o catástrofes naturales.

Marco legislativo

Función de la legislación

La ley determina con frecuencia los principios de servicio e integridad, así como los productos generales que deben estar presentes en la administración de la logística electoral.

Asimismo, rige las estructuras y funciones administrativas que deben contemplarse durante la logística electoral para que una elección conserve su validez. Va más allá de los principios y resultados al definir minuciosamente cada operación, cada método y cada sistema que han de ser utilizados por los administradores electorales.

Un enfoque tan comprehensivo puede resultar necesario para asegurar que la integridad, la equidad y otros principios de la logística electoral se lleven a la práctica, particularmente en elecciones transicionales o en sociedades que han sido sacudidas por divisiones políticas extremas.

La inclusión en la ley de algunos detalles sobre los procedimientos y prácticas de la logística electoral puede ayudar a preservar la integridad de la elección. Sin embargo, también puede aportar algunos factores negativos:

• Puede existir falta de flexibilidad para que los administradores electorales incrementen la efectividad o idoneidad de los procedimientos, formatos o sistemas de la logística electoral cuando estos se determinan de manera legislativa.
• Por otra parte, los legisladores pueden entrometerse continuamente en los detalles de la logística electoral en la ley, por lo que la planeación y la organización por parte de los administradores pueden tornarse más complicadas.

Cuanto mayor sea la integridad, la estabilidad y el profesionalismo del órgano electoral, menor será la necesidad de una ley detallada para la logística electoral.

Sistema electoral

El sistema electoral definido en la ley influye en las necesidades administrativas de la logística electoral en diferentes áreas:

• Los requisitos en cuanto a la inclusión o exclusión en el registro electoral afectarán el número y la distribución de los votantes registrados y, por lo tanto, el número y ubicación de los sitios de votación.
• El hecho de que el sistema requiera que los representantes sean elegidos en distritos uninominales, por representación proporcional en un distrito nacional único, o mediante una combinación de ambas fórmulas, afectará la ubicación y las funciones de los centros administrativos de la logística electoral a nivel central, regional o local.
• El hecho de que el sistema requiera que las elecciones se lleven a cabo en una o varias rondas o en uno o varios días, afecta las cantidades y los periodos de tiempo para los que se necesitan los recursos, así como cualquier requerimiento de apoyo relacionado con las nominaciones de candidatos y los métodos para determinar el lugar de los candidatos en la papeleta de votación.
• El hecho de que la votación requiera de una o varias papeletas o una o varias marcas preferenciales por parte del votante, afectará la emisión del voto y, por lo tanto, al personal de la mesa de votación, al número de sitios y a los sistemas mecánicos o electrónicos de votación que se utilicen.
• El que la ley contemple el uso de papeletas o de sistemas de votación automatizados determinará las necesidades de suministro de papel, las posibles fuentes y los cronogramas para la impresión de las papeletas, así como los requerimientos de equipo y de inversión.
• El hecho de que las fechas para la elección sean fijas o variables afectará los ciclos de planeación de la logística electoral, particularmente aquellos relacionados con la introducción y el desarrollo de nuevos sistemas y procedimientos.

Los componentes del sistema electoral previstos en la ley también pueden afectar la estructura administrativa de la logística electoral al delegar funciones que requieran la designación de organizaciones o personas específicas que se hagan cargo de ciertas tareas, tales como administradores electorales a nivel distrital, administradores de mesa o comités electorales, así como tribunales para la resolución de disputas electorales.

Previsión de facilidades para la votación

Si la ley dispone que se brinden facilidades para votación especial, tales como votación en ausencia, votación anticipada o votación en el extranjero, será mayor la complejidad en la planeación, el suministro y la capacitación para la logística electoral. La extensión de esas facilidades tendrá costos adicionales, demandará más tiempo, además de que los requerimientos en cuanto a material y logística pueden aumentar.

Asimismo, las operaciones administrativas requerirán de una mayor cantidad de personal calificado.

Cronogramas

La imposición de fechas límite en la ley, establece calendarios o cronogramas muy rígidos dentro de los cuales tendrá que cumplirse con la logística electoral. Asuntos como la nominación de candidatos, la disponibilidad de materiales para votación anticipada y los horarios de votación, resultan ser el eje de la planeación electoral y el factor determinante en cuanto a las fechas límite para el suministro de material y los requerimientos del personal.

Cuando las fechas límite establecidas por la ley sean poco realistas, los administradores electorales tendrán que determinar qué sacrificios en términos de la calidad del servicio serán necesarios y cuáles serán los costos adicionales para enfrentarlos.

Duración del mandato legislativo

Cuando los órganos legislativos no son elegidos para periodos fijos, los organismos electorales tendrán que estar preparados en todo momento para llevar a cabo la elección. Esto tendrá efectos importantes en los ciclos de planeación y podría restringir las posibilidades de utilizar nuevos sistemas o procedimientos, particularmente dentro de los últimos 15 meses del periodo gubernamental.

En sistemas de periodo fijo, la planeación de la logística electoral resulta más segura y permite considerar mejoras continuas en los servicios.

Elecciones de transición

Si bien en sistemas estables la ley define claramente los periodos mínimos que deben mediar entre el anuncio de la elección y la jornada electoral, en contextos en transición éste podría no ser el caso. A menudo existirá presión para resolver rápidamente los conflictos mediante la celebración de elecciones a la mayor brevedad posible. En tales circunstancias, la realización de elecciones anticipadas puede comprometer la capacidad de celebrar elecciones con un nivel de integridad aceptable.

El tiempo que se requiere para llevar a cabo una elección aceptable es variable (dependiendo en particular de si se tienen que integrar o no nuevos registros de electores). No obstante, en la mayoría de las situaciones de transición, sería poco razonable esperar que los administradores electorales realicen una elección de calidad en un periodo menor a cinco o seis meses entre la determinación del nuevo marco electoral y el día de la elección.

Tiempos para reformas legislativas

Es importante que se cuente con un marco legislativo para que los preparativos electorales se planeen de manera efectiva. Los márgenes de tiempo para una organización intensiva de la logística electoral (los cuales, dependiendo de la estabilidad y condiciones del contexto, podrían mediar entre tres y seis meses antes de la fecha prevista para la jornada electoral) presuponen que cada reforma electoral de importancia que ocurra durante este periodo puede tener un efecto negativo en el resultado de la logística electoral.

Reglamentos administrativos

Usualmente, el fijar parámetros más detallados para instrumentar la logística electoral a través de reglamentos administrativos, brinda mayor flexibilidad y oportunidades para que el organismo electoral ofrezca aportes y consejos. Los reglamentos administrativos pueden ser vistos como la transformación de los principios de la logística electoral en estándares que deben ser alcanzados de manera consistente, aunque los métodos y procedimientos puedan variar, en toda el al área en donde se realicen las elecciones para los órganos representativos.

Los reglamentos que rigen áreas como el número y tamaño de las mesas de votación, los materiales requeridos, la ubicación de los centros de escrutinio y las capacidades de los oficiales electorales, fijan estándares a los que los dirigentes de la logística electoral deben sujetarse al momento de la planeación y el suministro.

Sin embargo, es importante que exista un balance entre los reglamentos y la flexibilidad necesaria para que el organismo electoral pueda iniciar mejoras o responder ante cambios tecnológicos o del entorno. Por ejemplo, cuando sea esencial que la información sea recolectada de la misma forma en todas las mesas de votación, se puede estandarizar el contenido de los formularios mediante reglamentos administrativos.

Empero, extender esta estandarización de los contenidos hasta los diseños de los formularios o los métodos de recolección de datos, podría inhibir innecesariamente i la introducción de mejoras.

Estructura de la administración electoral e instrumentación de la logística electoral

La importancia de una estructura administrativa viable y responsable

La estructura administrativa para la logística electoral necesita traducir y expresar de manera eficiente las responsabilidades conferidas a la autoridad electoral en tareas y actividades administrativas concretas. Normalmente, esas responsabilidades se encuentran definidas en la legislación o en normas específicas en la materia.

La naturaleza del organismo electoral tendrá un impacto similar al del contexto social y cultural específico en la selección de medidas productivas (en términos de costo-efectividad) para la conducción del proceso de votación.

Usualmente, media un período muy corto entre el anuncio de las elecciones y la jornada electoral, durante el cual se tiene que suministrar el servicio electoral. Entre más simple sea la estructura administrativa para el manejo de las elecciones, más probable será que se ofrezca un servicio de calidad para todos los electores. Algunas cuestiones importantes sobre la estructura organizativa serán consideradas más adelante.

La independencia del organismo electoral

En general, los organismos electorales independientes son capaces de actuar de manera más rápida y decisiva en los asuntos que conciernen a la logística electoral. Cuando estos organismos tienen que responderle políticamente a alguien, siempre existirá la posibilidad que haya una interferencia política en su manera de conducir el proceso, lo que obliga a considerar cuidadosamente potenciales contingencias y tal vez algunas restricciones en la elección de los métodos más productivos. Cuando los organismos electorales representan un balance de fuerzas políticas, se pueden producir demoras en la toma de decisiones. Estos factores necesitan ser considerados al desarrollar los calendarios y planes de trabajo para la preparación del proceso electoral.

Permanencia y profesionalismo

Los organismos electorales permanentes tendrán una mayor experiencia corporativa y una mejor base para dar lugar al profesionalismo en la logística electoral, que aquellos organismos establecidos temporalmente para conducir el proceso de votación. A pesar de que los organismos permanentes traen consigo costos significativos constantes, los beneficios en cuanto a su confiabilidad y costo-efectividad en la logística electoral también son importantes. Estos incluyen:

• El integrar un equipo de profesionales bajo una capacitación constante para desarrollar dee manera sistemática su conocimiento profesional y sus habilidades administrativas y de trabajo en equipo.
• La capacidad para asumir la responsabilidad de los preparativos para las elecciones, tanto en la planeación como en la adquisición de los recursos necesarios durante todo el periodo que media entre elecciones, en vez de que esto sea reducido a un periodo corto antes de la jornada electoral.

Esto puede resultar ser un método más conveniente , en términos de costo-efectividad, para la adquisición de recursos y, a través de la ejecución anticipada de ciertas funciones como la selección de sitios de votación, el desarrollo y planeación en el reclutamiento de personal y su capacitación, y en la planeación de la logística y materiales, puede también reducir la presión sobre el personal y los mecanismos de control durante el periodo de elecciones y, por lo tanto, ayudar en el control de la calidad.

• Desarrollo continuo y pruebas completas de nuevos sistemas y de procedimientos para mejorar el servicio al votante e incrementar la relación costo-efectividad en las operaciones.

Operación centralizada o descentralizada

Aunque el mantenimiento de una presencia central sea de ayuda en la planeación de la logística electoral, la conducción de la votación generalmente se maneja a nivel local. A pesar de que el mantenimiento de una red local permanente de organismos electorales es una manera ideal para brindar un servicio profesional al elector, generalmente no puede justificarse en términos de su costo. Sin embargo, tanto la preparación efectiva de las elecciones como una buena relación costo-efectividad pueden ser incrementadas mediante arreglos en los cuales los organismos locales asuman la responsabilidad, bajo la supervisión del organismo electoral central, de organizar los preparativos para las elecciones. El mantenimiento de oficinas locales puede ser de ayuda para:

• La organización eficaz de los procesos de votación a través de la identificación de sitios de votación, rutas de transporte, posibilidades de reclutamiento y características de los votantes del área.
• Una preparación electoral permanente a nivel local para el desarrollo del presupuesto, las necesidades de materiales, el mantenimiento del equipo almacenado y el pre-empaquetado de materiales.
• Proveer una red de personal experimentado en el manejo local de elecciones.

Aunque mantener una presencia local puede aumentar la eficiencia en la preparación de las elecciones, su conveniencia en un ámbito particular dependerá de su costo y de la capacidad permanente del organismo electoral de administrar las actividades de esa red.

Delegación de autoridad: control local o central

Existen dos preguntas fundamentales para la administración de la logística electoral:

• ¿Quién es el responsable de llevar a cabo las diversas actividades del proceso de votación en un área determinada?
• ¿Dónde está ubicado el personal responsable?

La manera en que se resuelvan estas cuestiones tendrá un impacto significativo en los métodos de planeación y de aplicación de la logística electoral. La respuesta a la primera interrogante usualmente se contempla dentro en el marco legal. Sería normal, en el caso de las elecciones basadas en pequeños distritos uninominales, que un determinado oficial o grupo de oficiales -como quiera que se les denomine-, asuman la responsabilidad de conducir las elecciones dentro de esa demarcación.

A su turno, cuando los países, provincias o estados forman un solo distrito electoral, la legislación también puede dividir este distrito en áreas administrativas electorales, basadas posiblemente en otras divisiones institucionales tales como áreas de gobierno local, para efectos de la administración electoral.

El lugar en el que deben estar ubicados los administradores también puede ser especificado dentro del marco legal o estar sujeto a una política estatal, requiriéndose que para cada elección se establezca una oficina administrativa dentro de los límites de cada distrito o área electoral.

Sin embargo, puede resultar más efectivo dejar que ese tipo de decisiones se adopten de manera discrecional. Dependiendo de elementos como el tamaño geográfico, el volumen de electores y la infraestructura de los distritos electorales, podría resultar más eficiente el empleo del personal para manejar más de un distrito electoral desde una sola locación.

Al determinar la ubicación de las oficinas administrativas y la división de responsabilidades entre las oficinas locales y centrales, se necesita tomar en cuenta los siguientes factores:

La votación es una actividad localizada y dispersa. El manejo del funcionamiento del proceso de votación a nivel local puede aumentar la velocidad en la respuesta a problemas incipientes, brindar los beneficios del conocimiento local del área y dividir las tareas de administración electoral entre áreas geográficas de responsabilidades más controladas.

En este sentido, una administración demasiado centralizada de los procesos electorales, puede tener como consecuencia deficiencias a lo largo del proceso de toma de decisiones, y a concentrar el poder decisivo en una o pocas áreas. Los sitios de administración completamente centralizados exigen un alto nivel de desempeño en un solo sitio y bajo un clima de enorme presión. En este caso, las deficiencias en el sistema serán más difíciles de aislar, la comunicación con una multiplicidad de sitios más difícil de controlar y las funciones de supervisión y de control de calidad se encontrarán bajo mucha presión.

Eficiencia administrativa. Si bien es más probable que el manejo centralizado del proceso electoral provoque deficiencias, puede ser que no sea necesario tener oficinas de administración electoral en cada distrito electoral. Dependiendo de la calidad de la administración local disponible, de las características del área de servicio, de la capacidad de brindar servicio a los votantes y las ventajas del uso más eficiente del personal, equipo e instalaciones, una oficina administrativa local puede servir a un mayor número de distritos electorales. A pesar de esto, es posible que tales situaciones seann más la excepción que la regla. La potencial ubicación de oficinas locales requiere ser juzgada por sus propios méritos.

La relación costo-efectividad, la integridad, y el mejor servicio al electorado que se brinda a través procedimientos consistentes. En los casos en que el control total de la administración electoral se encuentra en manos de organismos locales, las inconsistencias en los procedimientos - diseño de formatos, métodos de votación, diseño y mobiliario de las mesas de votación--, pueden incrementar el costo de materiales y equipo, provocar variaciones en el nivel de servicio al votante, propiciar inconsistencias en la aplicaciones de las normas de integridad y requerir campañas de información para el votante más localizadas, fragmentadas y caras.

La administración centralizada de políticas y procedimientos de desarrollo, planeación general, adquisición de materiales en mayoreo y control de calidad del servicio, combinada con una administración local en la instrumentación de la logística electoral, puede ser la mejor opción para el servicio efectivo al votante y para reducir costos.

Estructura de las comunicaciones

La logística electoral opera en un ambiente muy dinámico y generalmente bajo plazos muy ajustados. Es de suma importancia que las estructuras administrativas permitan, y estén equipadas para ofrecer, una transmisión rápida y exacta de instrucciones y de información del organismo electoral central a las oficinas administrativas regionales o locales, y que de allí se transmitan a los sitios de votación y escrutinio. De la misma manera, la retroalimentación e información del personal electoral en campo necesita ser comunicada de manera expedita al organismo electoral central.

En el desarrollo de estructuras administrativas electorales, las cadenas de mando deben ser cortas y simples para promover un flujo de información efectivo. Deben evitarse pasos excesivos en el proceso de transmisión de información --tales como los que van del nivel central al regional, luego a un área específica, al distrito electoral y finalmente a la mesa de votación--, ya que dan como resultado una transferencia de información más lenta, y aumentan la posibilidad de distorsión de los mensajes. Las estructuras de administración y comunicación "lineales", que permiten el flujo de información y control directo del organismo central hacia las oficinas administrativas de cada distrito o área y viceversa, usualmente mejoran la eficiencia en las comunicaciones.

Orientación administrativa y técnica

Los administradores de la logística electoral, al igual que el personal de las mesas de votación, requieren de orientación tanto en sus labores administrativas generales como en el desarrollo de las actividades específicas para garantizar que se cumplan las normas legales, las políticas y los procedimientos establecidos, y que los votantes reciban un servicio consistente de calidad.

Estructura de responsabilidades

Los requisitos presupuestales y técnicos para mantener estructuras electorales permanentes capaces de distribuir internamente todo el material y servicios electorales pueden ser de tal magnitud que, como regla general, no resulten una propuesta viable. Por lo tanto, los organismos electorales suelen depender, en mayor o menor medida, de otras agencias estatales, contratistas comerciales, e inclusive no comerciales, para el suministro de componentes vitales de la logística electoral.

La estructura o división de responsabilidades para el suministro de materiales y servicios de logística electoral variará de acuerdo con las capacidades del órgano electoral y del país en su conjunto. El papel fundamental del órgano electoral en la logística electoral es el de ofrecer una administración efectiva y garantizar su libertad, equidad e integridad. Esto se puede lograr de mejor forma en términos de costo-efectividad, a través de una estricta vigilancia de diversas funciones de la logística electoral, especialmente en los países de mayor desarrollo, que a través de la ejecución directa de muchas de esas funciones.

Cuando existe una diversidad de organismos involucrados en la logística electoral, las responsabilidades y niveles de interrelación requieren ser definidos en arreglos contractuales que especifiquen cuales deben ser los estándares en el cumplimiento de tareas, los cuales serán supervisados por el órgano electoral y aplicados sistemáticamente. Con los plazos dispuestos para la logística electoral y el carácter inamovible de la fecha de los comicios, no se puede tener el lujo de entrar en largas disputas sobre la distribución de responsabilidades, o el descubrimiento tardío de que ciertas funciones no se han llevado a cabo.

Organismos electorales

La naturaleza y composición de los organismos electorales son factores que influyen en la distribución de responsabilidades de la logística electoral, en específico si el organismos electoral es:

• Permanente o temporal.
• Independiente o controlado por el poder ejecutivo.
• Centralizado o descentralizado.
• Compuesto por miembros independientes o con representación de intereses.

En muchos casos, los órganos electorales no tienen la libertad para determinar la estructura de responsabilidades. En general, las políticas del sector público tienden a limitar su capacidad para adoptar soluciones basadas en criterios de costo-efectividad en la prestación del servicio electoral.

En algunos casos, las ventajas percibidas en el organismo electoral respecto al suministro de un servicio transparente, imparcial y profesional -cuando se percibe a otras dependencias públicas o privadas como sesgadas, carentes de profesionalismo o corruptas--, significa que independientemente de imperativos de costo o eficacia, sería peligroso para la integridad de la elección delegar localmente algunas funciones de logística.

Puede haber ciertas tareas electorales que afecten la logística electoral y que, por razones de política estatal, sean asumidas por otros organismos. Por ejemplo, el registro de electores y la recopilación de una lista de votantes, podrían ser responsabilidad de otra agencia estatal cuyas capacidades y recursos en el manejo de datos sobre la población, le otorguen mayor eficiencia y ventajas en esta área. Esos arreglos requieren de vigilancia por parte de los organismos electorales para asegurar que se recibirá un producto oportuno, profesional y exacto. Además, cuando estas tareas son llevadas a cabo por otros órganos, deben mantener su transparencia, con disposiciones para su monitoreo y observación como si fueran asumidas por el órgano electoral.

Si bien no es posible cubrir en este breve resumen todos los modelos de responsabilidad posibles, es útil revisar cuales podrían ser las funciones clave del organismo electoral en materia de logística electoral y cuáles otras podrían delegarse de manera efectiva, considerando un entorno social neutro.

Funciones clave de la logística electoral

Al analizar lo que podrían ser las funciones clave de un organismo electoral en el terreno de la logística, es necesario determinar en qué áreas su participación aporta un valor agregado a los procedimientos de logística a través de su experiencia, percepción pública de integridad y por las ventajas en cuanto a sus recursos. Estas incluyen:

• La vigilancia activa, la coordinación y control de calidad de todos los materiales y servicios requeridos para la logística electoral.
• El desarrollo de todas las políticas y procedimientos.
• El desarrollo y supervisión de todos los calendarios y horarios de la logística.
• La formulación de las especificaciones para el diseño y producción de todo el material y equipo de logística.
• La selección de los sitios de votación.
• El enlace con los participantes políticos, incluyendo la asesoría sobre requisitos administrativos.
• La administración de las mesas de votación, incluyendo la determinación sobre los horarios del personal y los materiales, y la administración de las funciones el día de las elecciones.
• La administración del conteo de votos.
• La determinación y comunicación de los resultados de las elecciones.
• El monitoreo sobre la integridad de los procedimientos de votación.

Para el desempeño de otras tareas que no involucran un conocimiento específico del proceso electoral, se pueden contratar otras agencias, de acuerdo a la experiencia, recursos y capacidades ejecutorias del órgano electoral. Ninguna de esas contrataciones suple la responsabilidad del organismo electoral de garantizar que el cumplimiento de todas esas funciones se realice conforme a los principios básicos que rigen la logística electoral.

Dada la naturaleza crítica de tiempo en que se deben ejecutar las tareas de logística, los estándares de confiabilidad y calidad del servicio que se suministra son factores de primordial importancia. Al determinar cuáles tareas pueden ser delegadas, estos factores deben pesar más que cualquier posible ahorro económico.

Funciones que pueden ser delegadas

Algunas de las funciones que podrían ser asumidas por organizaciones externas incluyen:

Seguridad. Contratación de una agencia especializada a nivel regional, nacional o internacional o, si fuera necesario, de alguna agencia militar.

Obtención de suministros. Para aumentar la percepción pública de transparencia, o de acuerdo con los requisitos de auditoría, la obtención de suministros puede ponerse en manos de órganos oficiales de licitación.

Información al electorado. El diseño y la producción de materiales, el manejo y la distribución de información en los medios de comunicación pueden ser manejadas más eficazmente por agencias especializadas de la comunicación, con el apoyo de organismos comunitarios.

Diseño de formularios y papeletas de votación. Esta función puede ser manejada más eficazmente por especialistas en comunicación y producción, trabajando con base en especificaciones estrictas que formule la autoridad electoral.

Producción de materiales. Si bien el organismo electoral puede hacerse cargo de la producción interna de formularios cuando se trate de un bajo volumen, parece poco probable que contar con facilidades para la producción masiva de formatos u otros documentos y materiales sea una buena política para el uso de sus recursos.

Selección de personal para las mesas de votación y los centros de escrutinio de votos. Esta es una labor muy intensa en un momento en que puede haber otras exigencias importantes sobre los recursos del órgano electoral. Dada la naturaleza dispersa e intensiva de la logística, esta función se le puede delegar a expertos en reclutamiento que trabajen de acuerdo con normas estrictas y vigiladas de selección.

Elaboración de material y sesiones de capacitación para el personal de las mesas de votación. Esta función puede ser llevada a cabo de mejor manera en términos de costo-efectividad al utilizar recursos ya existentes en el sector educativo que trabajen con base en las especificaciones estipuladas por el organismo electoral.

Administración de la nómina del personal de votación. El día de las elecciones trae consigo un aumento masivo en el personal del organismo electoral. El contar, para atender estos eventos tan poco frecuentes, con personal administrativo permanente puede no ser una buena forma de hacer un uso efectivo de los recursos del organismo electoral.

Identificación de los centros de votación. La agencia de censo u otras agencias con sistemas de información geográfica ya existentes, pueden ser las mejor capacitadas para la identificación (mapeo) de los sitios de votación.

Logística para la votación en el extranjero. Esta labor puede ser desempeñada de manera más eficaz mediante la contratación de recursos ya existentes en misiones diplomáticas, comerciales o gubernamentales en el extranjero, cuando éstas sean percibidas por el público como capaces de suministrar un servicio imparcial.

Desarrollo de sistemas y programas informáticos. Empresas externas especializadas pueden proporcionar este servicio de acuerdo con los requisitos o especificaciones establecidas por el organismo electoral.

Manejo de plataformas de equipos automatizados. Debido a los altos niveles de inversión necesarios en sistemas informáticos que serán utilizados únicamente durante las elecciones, el uso de sistemas y redes de proveedores externos puede ser una alternativa más económica, siempre y cuando se mantenga y garantice el nivel requerido de confiabilidad, acceso e integridad.

Logística y almacenaje. Al igual que en el caso de la producción de materiales y equipo, el mantenimiento por parte del organismo electoral de facilidades permanentes de transporte y almacenaje interno (e inclusive la contratación de una flota de automóviles o almacenes a corto plazo) no es la mejor manera de manejar los recursos internos del organismo.

Al considerar la delegación de cualquiera de estas funciones no fundamentales, se debe analizar cuidadosamente una visión a largo plazo sobre cuáles serían las implicaciones de cualquier dependencia de proveedores de servicio externos en la confiabilidad, calidad y costos de las necesidades de logística electoral. Las ventajas de administrar estas áreas de manera interna deben ser, por ejemplo, comparadas contra los beneficios de la contratación de proveedores externos:

• Desarrollo de habilidades internas;
• Consistencia en la estructura de prestación del servicio (en vez de desarrollar relaciones con proveedores externos de servicio en ocasión cada elección);
• El carácter instintivo interno para cumplir con los plazos y fechas límite.

El desarrollo de capacidades internas dentro del órgano electoral puede servir mejor las necesidades a largo plazo. Cuando el cumplimiento de las funciones de logística se contrate externamente, se debe determinar si estas responsabilidades pueden ser asumidas por:

• Otros órganos del sector público.
• Contratistas del sector privado.
• Organismos comunitarios no gubernamentales.
• Organismos internacionales.

Consideraciones de sustentabilidad

Consideraciones sobre el entorno

En los países de menor desarrollo es útil considerar algunos de los factores que son se especial importancia, en términos de costo-efectividad, para la organización de la logística electoral.

Muchos de estos factores se refieren a la mejor manera de cumplir con los principales objetivos de la logística electoral cuando se dispone de recursos locales limitados y existe poca experiencia en administrar de manera accesible y transparente la logística electoral.

Es probable que en las sociedades de menor desarrollo existan ciertos factores que requieran de mayor atención durante la planeación e instrumentación de la logística electoral que en las sociedades más desarrolladas. Algunos de estos factores son:

• Menor disponibilidad de recursos internos dentro del organismo electoral y una necesidad potencial de asegurar los principios de transparencia e integridad cuando se requiera de recursos de otros organismos estatales para las actividades de logística electoral;
• Asegurar que los métodos y procedimientos de logística proporcionen soluciones sustentables;
• Aprovechar las oportunidades para el desarrollo que ofrece la producción de materiales, la capacitación de personal y la introducción de tecnología para efectos de logística electoral a nivel local;
• Desarrollar estrategias de logística electoral que sean apropiadas para los niveles de alfabetización de la comunidad;
• Asegurar que las capacidades locales, en términos de infraestructura y capacidades disponibles, sean cuidadosamente consideradas en la planeación de la logística electoral;
• Asegurar que los procedimientos, los materiales y el equipo que se use sean apropiados para el ambiente local.

Sociedades tradicionales

En sociedades más tradicionales hay algunos asuntos específicos que atender -relativos a la capacitación de personal, los procesos de votación y la selección y administración de los sitios de votación - que requieran un equilibrio entre la sensibilidad cultural y el mantenimiento de un modelo democrático de votación secreta y transparente.

La integración de líderes tradicionales a los procesos de logística electoral a través de, por ejemplo, su acomodo dentro del sistema de representación o de su aprovechamiento en puestos informativos o administrativos, puede ser un factor importante para el éxito de los operativos de la logística. En sociedades en las que la noción del voto secreto e individual no ha sido la norma, o donde el voto es reservado tradicionalmente para el género masculino, se deben tomar mayores medidas en relación a:

• La promoción del empleo de mujeres en funciones de información, capacitación, funcionamiento de las mesas de votación o asistencia a los votantes.
• La selección de un diseño en los sitios de votación que asegure el voto secreto e individual.
• La creación de locaciones y/u horarios especiales para grupos comunitarios particulares.

Transparencia e integridad

En las comunidades de menor desarrollo, el uso efectivo de recursos locales para la logística electoral podría requerir que se compartan responsabilidades y recursos con otros organismos estatales.

En estos casos se necesita tomar en cuenta que la administración de la logística electoral, al igual que otras tareas de la administración electoral, está al alcance de organismos de servicio civil controlados políticamente. Siempre que sea posible, debe existir una separación de las instalaciones, los sistemas de reporte, la organización y las especificaciones financieras de la logística electoral.

Es preferible que el desempeño de las agencias estatales cuyos recursos se utilizan en las operaciones de logística electoral se encuentre bajo supervisión formal del organismo electoral y se rijan por su código de conducta electoral.

Las buenas prácticas requieren que los organismos electorales tengan la capacidad de rescindir contratos o de suspender la asistencia de las agencias estatales cuando no se adhieran al nivel de desempeño acordado o al código de conducta.

Sustentabilidad

El papel de la asistencia internacional: La creciente demanda de asistencia internacional en las elecciones enfatiza aun más el tema clave de la sustentabilidad; es decir, cómo utilizar de manera efectiva los recursos locales y la asistencia internacional disponible para desarrollar una logística electoral que se regenere en elecciones futuras.

Muchos temas relacionados con la sustentabilidad son relevantes tanto para países con un mayor desarrollo que han dejado atrás sistemas menos democráticos como para países de menor desarrollo.

Las agendas políticas internacionales pueden conducir a la celebración de una elección, en particular cuando hay de por medio una transición a la democracia, generando un flujo repentino de asistencia internacional, que no puede garantizarse en elecciones futuras dados los cambios constantes en las prioridades o la negligencia de los donantes.

De manera típica, las elecciones de transición implican grandes oleadas de asistencia económica y técnica conforme a un calendario de logística electoral relativamente corto y poco realista. Esto se debe con frecuencia a que se utilizan las elecciones como mecanismo básico para la resolución de conflictos. Un periodo de tiempo tan corto lleva con frecuencia a la imposición de soluciones costosas que pueden resultar poco sustentables a nivel local.

También puede ocasionar que se generen expectativas desmesuradas entre la comunidad que la intervención del estado no esté en posibilidades de satisfacer, o bien que se propicien prácticas corruptas.

En lugar de imponer soluciones costosas y no sustentables provenientes de contextos y organizaciones externas, la clave para desarrollar soluciones electorales en sociedades menos desarrolladas o en transición reside en:

• una asistencia que vaya de acuerdo con las necesidades del contexto y que promueva el crecimiento de las capacidades locales;
• la aceptación de que esas capacidades podrían no tener resultados inmediatos o perfectos.

Oportunidades de desarrollo

Los aspectos de la logística electoral ofrecen varias oportunidades para incrementar las capacidades locales en los países menos desarrollados. El uso de sistemas y métodos de logística electoral que no consideren el desarrollo de habilidades locales para que éstas puedan mantenerse y utilizarse en elecciones futuras se traduce en un desperdicio de recursos, los cuales pueden ser muy escasos en las comunidades menos desarrolladas.

Existen algunas directrices básicas que, si se observan, podrían incrementar los beneficios sustentables:

El uso de cualquier tipo de programa de asistencia técnica para la logística electoral en proyectos de transferencia de capacidades a largo plazo en lugar de recurrir a sustituciones de personal a corto plazo. Sin esa transferencia de capacidades, existirá una necesidad permanente de asistencia para elecciones futuras.

La transferencia de capacidades debe abocarse a cubrir un área más amplia y no limitarse solamente a cuestiones técnicas. La inclusión de personal local en actividades genéricas de capacitación sobre administración, contabilidad, finanzas, mantenimiento y operación de equipo, conducta ética y otras inherentes a la logística electoral- trae consigo un beneficio continuo para la comunidad.

Los métodos tecnológicamente menos intensivos, particularmente si están enfocados a la inclusión de miembros de la sociedad anteriormente ignorados, pueden producir efectos beneficiosos muy amplios.

Los métodos que no sean sencillos, sobre los que resulte difícil la capacitación o que no sean susceptibles de aplicarse bajo condiciones de bajo tecnología, han de utilizarse sólo cuando sean indispensables para asegurar la integridad y transparencia de la elección.

Se debe considerar si el equipo y los sistemas para la logística electoral pueden tener un uso comunitario continuo. ¿Se pueden operar los sistemas de comunicación de forma continua para beneficio de la comunidad? ¿Se justifica la inversión en equipo y métodos tecnológicos por ser compatible con sistemas ya existentes o por contribuir a su expansión? ¿Puede usarse la tecnología para aplicar otros programas sociales? La adquisición de equipo y tecnología para uso exclusivamente electoral podría resultar una mala inversión cuando lo recursos son en general muy limitados.

Al considerar el equipo y la tecnología apropiados, hay que estimar la magnitud del cambio tecnológico implicado. Debe existir un servicio de mantenimiento disponible (ya sea con personal especializado o de reciente capacitación) para su uso efectivo en elecciones futuras.

Se debe considerar cuidadosamente qué tan fehacientes son los beneficios de la asistencia internacional. ¿Son suficientes sus beneficios tecnológicos, económicos o cualitativos inmediatos para contrarrestar los efectos de una formación de recursos basada en el desarrollo de habilidades y experiencia locales?

Al aplicarse métodos de logística electoral, debe haber primero un plan de mantenimiento de capacidades. Si el equipo no se utiliza entre elecciones, la experiencia adquirida y el uso del equipo para otros propósitos se verán afectados negativamente o quizá se pierdan.

Si el personal relacionado con la logística electoral no cuenta con un marco en el cual ejercitar continuamente sus habilidades, o si no tiene comunicación con los administradores electorales, a la larga la capacitación será poco beneficiosa para la comunidad.

Alfabetización

Consideraciones para comunidades con nivel bajo de alfabetización:

Los niveles de alfabetización de la población tendrán gran importancia en el diseño de los materiales relativos a la logística electoral, en los procedimientos de votación, en las estrategias de información y comunicación para el votante, en el reclutamiento de personal y en los métodos de capacitación. En áreas con bajo nivel de alfabetización es necesario poner énfasis en métodos de comunicación sencillos y prácticos, los cuales también tendrán que ser económicos.

Los materiales electorales deben considerar a aquellas personas que no puedan firmar la documentación, así como permitir métodos alternativos para verificar la información contenida en credenciales o documentos para votar, formularios de nominación de candidatos y de presentación de impugnaciones, documentos de votación provisional o adelantada, recibos de materiales y documentos oficiales similares.

En comunidades con un bajo nivel de alfabetización, el diseño de las papeletas requiere que los votantes indiquen sus preferencias a través de:

• Esquemas claros.
• Un diseño que enfatice visualmente el lugar donde tienen que colocarse las marcas de votación.
• Uso de imágenes en lugar de palabras.

El uso de símbolos partidistas distintivos (los cuales se promueven durante campañas de información para el votante) es un método generalmente más conveniente en términos de costo-efectividad, que el reproducir las fotografías de los candidatos en las papeletas.

El sistema de elección en sí mismo puede ser de mucha ayuda durante las operaciones de logística electoral en comunidades con un bajo nivel de alfabetización cuando se requiere poner únicamente una marca en la papeleta (lista o mayoría relativa), o cuando se utiliza una papeleta por separado para cada partido o candidato. Si se llevan a cabo elecciones simultáneas para más de un órgano representativo, el uso de papeletas de distintos colores o tamaños permitirá a los votantes reconocerlas y usarlas más fácilmente.

En las comunidades con bajo nivel de alfabetización, es conveniente considerar con mucho cuidado los procedimientos de asistencia o capacitación electoral en las mesas de votación. En dichas comunidades, también puede ser necesario incrementar el personal de la mesa en relación con el número de votantes, aunque podría ser suficiente la colocación de materiales visuales -guías ilustradas que indiquen cómo obtener las papeletas, cómo marcarlas y cómo depositarlas en las urnas- en los alrededores de la mesa de votación. En el caso de elecciones simultáneas, el uso de una sola urna en lugar de varias podría simplificar el proceso de votación para personas con menor nivel de alfabetización.

Es conveniente que las campañas de información para el votante en dichas comunidades se desarrollen no solo mediante materiales escritos, sino a través de algunas medidas como las siguientes:

• Actividades comunitarias intensivas, en las cuales los líderes de la comunidad transmitan información electoral a través de juntas públicas locales, teatro ambulante, música y radio.
• Simulacros electorales (como actividad adjunta a las sesiones de capacitación para el personal electoral) en los que los votantes pueden practicar para la jornada electoral.

Capacitación del personal

Si bien la alfabetización suele ser un requisito indispensable para el reclutamiento del personal de las mesas de votación, podría haber comunidades en las que la necesidad de contar con personal local sea más importante que su nivel de alfabetización.

En tales casos, los formatos deben contener instrucciones claras y precisas; además, será muy importante que la capacitación esté basada en ensayos de las funciones que el personal desempeñará durante la elección, con énfasis particular en el llenado de cualquier formato necesario.

Proveer a los oficiales de las mesas con una sencilla tarjeta con instrucciones y representaciones visuales de cada función puede ser más útil que manuales con una cantidad excesiva e innecesaria de información.

Infraestructura y capacidades

Si existen limitaciones en la infraestructura de producción y transporte local, se puede necesitar la producción o la adquisición anticipada de materiales y equipo, lo cual exigirá cuidados especiales al desarrollar el calendario de la logística electoral.

Es necesario decidir si el menor nivel de desarrollo tecnológico disponible localmente y, por tanto, la necesidad de plazos mayores para la producción son capaces de ofrecer una solución satisfactoria a las necesidades de la logística electoral.

Considerar el suministro externo, podría conllevar resultados potencialmente negativos relacionados con:

• Una larga cadena para el suministro.
• Pocas oportunidades de supervisar la producción.
• Falta de construcción o desarrollo de capacidades y recursos internos.
• Posibilidades de generar o acentuar dependencias externas a futuro.
• El uso de moneda extranjera escasa.

Se necesita evaluar con todo rigor si el suministro externo reporta algún valor agregado a la efectividad de la logística electoral, en comparación con las alternativas que podrían ser proporcionadas por las instalaciones locales o con ayuda técnica externa a los productores locales.

Transporte

Cuando la capacidad de transporte local es limitada o las vías de comunicación están en malas condiciones, el uso de las facilidades de transporte de las fuerzas armadas puede ser una solución eficiente y, en algunos casos, la única viable, para abastecer a todos los sitios de votación.

Sin embargo, cuando las fuerzas armadas han desempeñado o desempeñan un papel político, su uso para transportar el material electoral puede llevar a percepciones o sospechas de manipulación del proceso electoral. Esta situación se podría superar, al menos parcialmente, al instituir monitoreos estrictos del despacho y recepción de materiales por parte del organismo electoral y mediante la participación en estas actividades de organismos independientes o de los contendientes políticos.

Instalaciones para la votación

También se puede considerar el uso de estructuras temporales o de unidades móviles de votación, en caso de que el material de construcción disponible localmente no resulte apropiado para ser usado en los centros de votación, o cuando los procesos de consulta o de toma de decisión de las comunidades suelen escenificarse al aire libre.

Dependiendo de los recursos disponibles, esas alternativas pueden consistir en algo tan sencillo como el uso de una tela colgada entre dos árboles. Cuando se da el caso que las fuerzas armadas están asistiendo con la logística, se pueden explorar otras soluciones más complejas o elaboradas para instalar lugares de votación temporales más seguros y fuertes.

Esto podría incluir la transportación aérea o terrestre de grandes contenedores con todo el equipo y material requerido para los sitios de votación. Adicionalmente, la restauración de edificios ya existentes para efectos de logística electoral puede propiciar una mejora en su utilidad general para la comunidad después de las elecciones.

Comunicaciones

Debido a que los sitios de votación se encuentran dispersos, la comunicación para la logística electoral puede ser un problema para las comunidades de menor desarrollo que no cuentan con grandes redes de comunicación.

Instalar redes que comuniquen con todos los sitios de votación puede ser muy costoso. Las condiciones de accesibilidad a las comunicaciones requeridas estarán determinadas en gran medida por las evaluaciones de riesgos de seguridad y los requerimientos sobre la velocidad con que deben enviarse los reportes.

Esta es un área en la que pueden ser necesarias iniciativas conjuntas entre el organismo electoral y otras agencias para, por ejemplo:

• Utilizar las redes de comunicación nacional existentes y definir sobre esa base la ubicación de los sitios de votación.
• Desarrollar las redes de manera flexible para permitir un financiamiento conjunto y la satisfacción de necesidades comunes.

En muchos de los países de menor desarrollo, las redes de comunicación de las fuerzas armadas cuentan con la mayor capacidad, flexibilidad y cobertura. Sin embargo, puede haber reservas similares para su uso a las que existen para su asistencia logística.

Mejorar las comunicaciones puede ser una de las prioridades del financiamiento internacional de las elecciones. Ofrecer redes viables de comunicación civil, que tengan una utilidad permanente, es una contribución más positiva al desarrollo sustentable que usar los fondos de la asistencia externa para funciones como la producción e impresión de papeletas a color en papel de alta calidad.

Es posible que muchos de los que utilicen estos sistemas de comunicación en los sitios de votación o en los centros de logística electoral no cuenten con conocimiento o experiencia previa en su manejo. De ahí que pueda ser necesario capacitarlos en técnicas tan básicas como el uso del teléfono o del fax.

Habilidades profesionales

El incremento en el rango y volumen de las cargas de trabajo durante las actividades de logística puede requerir de la contratación de personal profesional de otros sectores de la economía local (que pueden dificultar el logro de los objetivos en estas áreas) o de asistencia técnica internacional.

Entre más complejos sean los sistemas y procedimientos de logística electoral, más difícil será encontrar las capacidades profesionales requeridas a nivel local.

En los países de menor desarrollo, es importante que el reclutamiento de capacidades profesionales complementarias se utilice como una oportunidad para transferir habilidades administrativas a las capacidades de logística del organismo electoral, en lugar de ser tratadas simplemente como funciones dispersas.

Reclutamiento de personal

El uso de fuerza de trabajo disciplinada y capacitada para algunas de las operaciones clave de la logística electoral puede proveer mayores garantías de calidad y resultar más conveniente en términos de costo-efectividad. En este sentido, se puede considerar el uso de:

• Maestros, como capacitadores del personal de votación y como administradores de los sitios de votación.
• Estudiantes avanzados como personal de las mesas de votación.
• Empleados públicos como supervisores del empaquetado de materiales.
• Los talleres de instituciones penitenciarias para la producción de equipo como urnas, sellos y candados.

El uso de empleados de instituciones públicas en funciones de logística electoral puede resultar problemático cuando se les perciba como sesgados hacia el estado.

Incluso en estas situaciones, puede resultar efectivo y más económico asegurar que sus acciones sean supervisadas por los contendientes políticos y por observadores independientes (para quienes puede ser necesaria alguna asistencia externa en materia de capacitación), que poner en marcha nuevas estructuras administrativas y de producción.

Capacitación en habilidades administrativas

La administración general de la logística electoral es una función especializada tanto en sus áreas técnicas como de gestión global.

La capacitación de los administradores de la logística en capacidades gerenciales de carácter general es una parte importante del uso de asistencia técnica externa para la construcción de recursos locales. Esto puede ocurrir en las siguientes áreas:

• Planeación administrativa.
• Reclutamiento y administración de personal.
• Métodos de asignación de recursos.
• Manejo de materiales.
• Principios y prácticas de contabilidad.
• Prácticas de suministro.
• Principios de rendición de cuentas.
• Resolución de conflictos.

La transferencia de esas capacidades puede darse también en los sectores público y comercial.

Desarrollo de habilidades generales

Los grandes volúmenes de personal que se requieren para la logística electoral a nivel local brindan oportunidades para su desarrollo, a través tanto del fortalecimiento de sus capacidades como del uso de estrategias de reclutamiento para subsanar desequilibrios en términos de género o minoría.

Muchos de los niveles básicos de habilidades requeridas en la logística electoral y en las mesas de votación son fácilmente transferibles, como la administración de materiales, la resolución de conflictos, el mantenimiento de registros precisos y el uso de equipos de radio o telecomunicaciones. La capacitación del personal local puede ayudar a su desarrollo en general.

Los programas de capacitación para el personal encargado de la logística, particularmente en áreas de baja alfabetización, requieren una atención especial en cuanto a sus métodos y objetivos. Puede resultar más efectivo dividir las funciones del personal de logística en pequeñas unidades y capacitarlos sobre esa base.

Las metodologías de capacitación pueden resultar más efectivas si se utilizan ejercicio de simulación, más que apoyarse en lecturas y materiales escritos, especialmente en áreas de baja escolaridad.

Procedimientos, Materiales y Equipo

Funcionalidad: Es importante que los materiales y el equipo resulten funcionales de acuerdo con el contexto en que son utilizados. Deben ser simples en cuanto a diseño, fáciles de mantener y de comprender tanto por el personal como por los votantes. Los materiales y el equipo de alto costo sólo pueden proporcionar una mejora marginal, si es que alguna, en relación con los elementos de bajo costo, aun y cuando puedan promover una imagen más "elegante" del organismo electoral o de los donantes internacionales.

El uso de tecnología debe ser consecuente con los niveles de capacitación y de mantenimiento que se pueden alcanzar en contextos de baja tecnología. Bajo esta lógica, los temas siguientes temas merecen una atención especial.

Condiciones físicas y políticas

Las condiciones físicas y políticas prevalecientes tendrán un impacto importante en el desarrollo de procedimientos viables. Si las mesas de votación están cerradas o al aire libre, si los materiales corren peligro por la humedad, el polvo, el frío o la lluvia, o los riesgos de seguridad que se hayan encontrado, son factores que determinarán la durabilidad y seguridad requeridas del equipo electoral, particularmente en zonas rurales donde las capacidades y elementos de respaldo pueden no estar disponibles.

Algunos ejemplos de esto incluyen:

• Las urnas de cartón pueden resultar menos costosas que las metálicas o de plástico rígido, pero no serán de mucha utilidad en condiciones meteorológicas de alta humedad o de lluvia. En este caso, las bolsas de plástico resistente pueden ser una opción más barata y más conveniente.
• En condiciones de mucho polvo o humedad, las etiquetas adhesivas pueden ser más costosas y menos efectivas que el método más antiguo de escribir directamente sobre los contenedores metálicos.

Disponibilidad de luz y electricidad

Cuando no existe un suministro de energía eléctrica confiable, el costo comparativo de las soluciones alternativas, tanto en términos monetarios como de integridad, necesita ser ponderado cuidadosamente en cada contexto. Algunas de estas soluciones pueden incluir:

• Limitar los operativos de logística a horarios diurnos, lo cual implica costos adicionales al tener que instalar más módulos para la votación o extender la jornada electoral durante varios días.
• La provisión de generadores de electricidad móviles a todas las mesas electorales, si se encuentran disponibles y pueden ser mantenidos durante la votación.
• El suministro de equipos de iluminación de emergencia (velas, lámparas de gas), el cual podría requerir medidas adicionales de emergencia o capacitación.

En esas circunstancias, también se requiere considerar cuidadosamente la confiabilidad de sistemas de reporte basados en equipo electrónico y si es preferible realizar el escrutinio en locaciones centrales.

Capacidades de monitoreo

La presencia y capacidades de observadores independientes y representantes de partidos o candidatos tendrán influencia sobre los mecanismos de seguridad y rendición de cuentas de la logística electoral, así como sobre los materiales diseñados para estos efectos.

Diseño y cantidad de formatos

El diseño y la cantidad de los formatos y otros documentos que el personal electoral debe llenar pueden ser un tema crucial, particularmente en sociedades con un menor nivel de alfabetización

Un gran número de formatos puede poner a prueba la paciencia y las habilidades del personal electoral menos experimentado. La documentación incompleta o incorrecta puede afectar las percepciones de validez de la elección. Cuanto más se incrementen la complejidad y el volumen de los formatos, más se incrementarán sus costos.

A continuación se listan algunos requerimientos mínimos para los formatos:

• Rendición de cuentas sobre los materiales de votación (recibidos, en uso, sin usar).
• Rendición de cuentas financiera (asistencia y reportes del personal, gastos innecesarios).
• Registro de quejas e impugnaciones.

Los sistemas de logística electoral que requieren un registro más complejo en la mesa de votación podrían no resultar apropiados en sociedades menos desarrolladas.

Consideraciones presupuestales

Costos razonables

¿Cuál es un costo razonable a pagar por la democracia? En rigor, ésta no es una pregunta que pueda ser respondida por contadores o administradores financieros. Existen demasiados valores inherentes a la logística electoral que no pueden ser calculados en términos monetarios. Esto no quiere decir que el costo-efectividad no sea uno de los principios guía de la logística. Sin embargo, las condiciones sobre las cuales los administradores de la logística pueden tener muy poco o ningún control pueden incluir:

• La confianza de la comunidad en la estabilidad y la flexibilidad del entorno político.
• La satisfacción de distintas necesidades de los diferentes sectores de la población para garantizar equidad en el acceso a los procesos electorales.
• Los riesgos de manipulación de los procesos electorales por intereses creados.

Cualquiera de estos factores podría limitar la capacidad de los administradores de la logística electoral para proporcionar soluciones poco costosas que ofrezcan integridad funcional, incluso aquéllas que sean asequibles localmente.

Es importante que se enfaticen las cuestiones de costo-efectividad, para que los mecanismos de logística alcancen un nivel de integridad y equidad que permita que los contendientes y el público acepten los resultados electorales, eliminando así los costos redundantes o inútiles.

Por esta razón, no son útiles las comparaciones entre distintas jurisdicciones sobre indicadores tales como el costo por elector, ya que no consideran qué tan eficientemente fueron utilizados los gastos, para alcanzar un equilibrio aceptable entre todos los principios guía de la logística electoral.

Preparación del presupuesto

En la preparación de la logística electoral, se deben tomar ciertas decisiones sobre cuándo y de qué manera se deben preparar los presupuestos, así como sobre la forma en que las adquisiciones y otros gastos deben ser supervisados para garantizar que contribuyan al proceso.

Las provisiones financieras que requiere la logística electoral, el tiempo óptimo para efectuar los gastos y la existencia de estructuras efectivas para la administración financiera, dependerán en gran parte de lo siguiente:

• Del sistema de administración electoral, particularmente de si es permanente o temporal, si tiene un enfoque local, regional o central y su grado de independencia de otros organismos estatales.
• El proceso general para el financiamiento público.

Directrices

Al considerar el costo de la logística electoral existen ciertos lineamientos o directrices cuya puede resultar útiles:

Los gastos propuestos deben estar sujetos a un riguroso análisis de costo-beneficio: ¿Cómo contribuyen al cumplimiento de los objetivos de la logística electoral? ¿De qué manera se comparan con métodos alternativos? ¿Cualquier logro adicional justifica un incremento en los costos?

Por ejemplo, ¿se requiere de papel especial y más costoso para garantizar la seguridad las papeletas, o sería aceptable el uso de otros métodos de autenticidad menos costosos, tales como el uso de sellos o marcadores oficiales en las mesas electorales?

Adicionalmente, ¿qué costos no financieros se deben tomar en cuenta como métodos alternativos? En el ejemplo previo, ¿existen factores relacionados con los tiempos de entrega del material necesario para producir las papeletas? ¿El servicio al elector se vería afectado por el hecho de darles tareas adicionales a los miembros de las mesas de votación?

Las variaciones de costos estimadas a nivel regional o local requieren de un escrutinio cuidadoso para garantizar que estén respaldadas por razones válidas. Los costos promedio más altos o más bajos en regiones o áreas específicas, no deben provocar alarma; mientras sean el resultado de una respuesta eficiente para proporcionar un servicio constante y equitativo para los electores.

Para garantizar un nivel razonable de accesibilidad, los costos de la logística electoral podrían ser más elevados en las zonas rurales y en áreas que tienen diferencias de idioma o de alfabetización.

Cuando sea posible, se deben utilizar recursos de capital y equipos ya existentes, o adquirir equipos que puedan ser utilizados en otros organismos. Las elecciones son eventos poco frecuentes, por eso debe hacerse un uso más eficiente de los fondos disponibles.

Al considerar estas cuestiones, se debe prestar atención a los factores de costo no financiero, particularmente a los temas de ambiente político.

Por ejemplo, el uso de las instalaciones proporcionadas a bajo costo o gratuitamente por otras dependencias estatales -el uso de sistemas de comunicación o de otras instalaciones como centros de votación- podría afectar la percepción pública de independencia de los operativos de logística electoral o inclusive disuadir a los electores de participar.

En general, es más conveniente rentar o arrendar equipos grandes que compararlos, dados los altos volúmenes que se requieren por plazos cortos, a menos que el uso continuo de dicho equipo esté justificado.

Asegurar la confiabilidad, pertinencia y conveniencia de los métodos y equipos seleccionados para cada entorno en lo particular.

En alguna medida, los operativos de logística electoral son unescaparate. Sin embargo, no se puede permitir que se pase por alto un juicio sólido respecto a los niveles de gasto. Los métodos más simples pueden ser poco llamativos, pero pueden proporcionar un resultado más confiable, transparente, auditable y menos costoso.

En los países de menor desarrollo, se debe tomar muy en cuenta la situación del cambio de moneda, que puede no ser muy estable. Aún cuando las compras de productos o servicios extranjeros sean menos costosas y más apropiadas, el uso de divisas extranjeras escasas o la posibilidad de generar dependencias externas puede provocar que sean preferibles las soluciones locales.

Las ofertas de financiamiento internacional para las elecciones también deben ser analizadas cuidadosamente en cuanto a los costos y beneficios que acarrea el uso de un determinado tipo de equipo.

Por último, hay una pregunta a la que se le debe conceder especial atención ¿existen aspectos de la logística electoral que se puedan desarrollar efectivamente, con suficientes garantías de integridad y que mantengan costos bajos, contratando organizaciones externas en lugar de ser realizados por el organismo electoral?

Ciclos de planeación presupuestal y financiera

Una presupuestación eficiente depende de una planeación que tome en cuenta la actividad permanente del organismo electoral, así como el cumplimiento de los objetivos que le marca la ley. Se puede lograr un presupuesto más efectivo cuando se elabora en el contexto de la administración financiera. El hecho de que el organismo electoral sea permanente o temporal inluye en la eficacia del ciclo de planeación financiera.

La elaboración de presupuestos sobre las necesidades financieras y de otros recursos para la logística electoral, son más efectivas cuando se realizan dentro del contexto de un plan general de administración financiera, que cuando se realizan como un ejercicio aparte. Cuando los organismos electorales son permanentes, es recomendable que cuenten con un ciclo de planeación presupuestal vinculado a los períodos legislativos para la aprobación de fondos, sujeto a revisiones y actualizaciones frecuentes relacionadas con los gastos de la logística; esto puede contribuir a que exista una disponibilidad oportuna de recursos para la instrumentación de los operativos de la logística electoral.

La planeación presupuestal de los organismos electorales que tienen carácter permanente puede realizarse de manera sistemática y más precisa, ya que los gastos permanentes son más fáciles de prever.

Incluso cuando las elecciones se celebran en fechas irregulares, la introducción de dichos ciclos puede basarse en registros históricos sobre los períodos promedio entre una elección y otra.

Aunque la planeación financiera a largo plazo podría generar gastos considerables por la adquisición e introducción de nuevos sistemas y tecnologías, es más probable que el organismo electoral sea capaz de asimilarlos de mejor forma, ya que dispondrá de un margen de tiempo razonable para desarrollar estimaciones presupuestales "desde abajo", en las que se pueden detallar con toda precisión las necesidades financieras y de cualquier otro tipo; a la vez que permitiría un escrutinio más riguroso de éstas. Porestas razones , los organismos electorales de carácter temporal pueden enfrentar dos desventajas al preparar presupuestos para la logística electoral:

1. Será común que dispongan de poco tiempo para desarrollar presupuestos "desde abajo" y con base en las condiciones locales de cada área administrativa. Esto puede dar lugar a que los presupuestos se calculen sobre los costos de la elección anterior, ajustando las cifras según los cambios que se den en el contexto general de la elección, en vez de hacerlo sobre la base de datos actuales fidedignos.

2. La falta de continuidad podría ocasionar que los sistemas, los preparativos electorales, los materiales, el equipo de trabajo y las compras, tengan que ser desarrolladas e instrumentadas en un periodo muy corto de tiempo. Esto podría limitar la capacidad para adquirir productos y servicios que cumplan los requisitos de costo-efectividad. La existencia de márgenes reducidos de tiempo para la instrumentación de todos los preparativos requeridos, también podría generar costos mayores a los previstos.

Sistemas para Presupuestar

Consideraciones básicas

Para que la administración de la logística electoral sea exitosa, es importante que cuente con sistemas efectivos de control y supervisión del presupuesto. Disponer de un tiempo muy limitado para efectuar grandes gastos durante y en vísperas de la jornada electoral, ocasionará que exista poca tolerancia ante errores de cálculo y  para el control efectivo de los gastos.

Existen varios formatos para el presupuesto que varían mucho entre sí, sin embargo, algunos son más convenientes porque proporcionan esquemas e información de utilidad, ya que permiten identificar en dónde se pueden realizar mejoras que den efectividad a la logística electoral.

Formatos presupuestales

Regresando brevemente a lo esencial, podemos preguntarnos ¿qué debería garantizar el presupuesto de la logística electoral?

Primero, debe ser un mecanismo de registro sobre la asignación y gasto de los fondos.

Debe ser un mecanismo de control para:

• Saber de qué fondos se dispone;
• Comparar progresivamente la velocidad en que se utilizan los recursos financieros, en relación con las funciones operativas y los objetivos alcanzados;
• Anticipar déficit o excesos de financiamiento.

Por último, debe proporcionar un mecanismo de evaluación a través del cual se puedan comparar y evaluar históricamente y entre sí, los costos de los diversos componentes de la logística electoral.

Igual que los datos de ejecución y las cargas de trabajo, la información presupuestal puede ser utilizada para determinar las áreas eficientes o deficientes, así como las tendencias de costo-efectividad, identificando los componentes más efectivos.

Para garantizar un control financiero efectivo de la logística electoral, los presupuestos deben proporcionar la habilidad de separar o dividir sus componentes, tanto bajo la estructura de la logística electoral, como de otros elementos de costo relativos a las elecciones.

Los diversos sistemas electorales y los modelos de organización que tienen los organismos electorales, ocasiona variaciones en el detalle minucioso de estas divisiones, sin embargo, también es importante que se tenga consistencia interna para efectuar y  realizar comparaciones entre los distintos elementos. Esto tiene especial importancia cuando varias organizaciones o agencias contribuyen con recursos para la logística electoral.

Cuando se utilizan diversos métodos para calcular, autorizar y archivar los gastos relativos a las elecciones, tanto entre jurisdicciones como a través del tiempo, se puede dificultar la elaboración de análisis comparativos sobre la información financiera de la logística electoral.

Esto también podría afectar la capacidad para ejercer un control financiero prudente, dificultando la identificación tanto local como internacional, de los métodos más efectivos para llevar a cabo las tareas de la logística electoral.

Modelos presupuestales

¿Qué modelos están disponibles? En términos generales, los presupuestos pueden clasificarse en los siguientes modelos:

El modelo funcional, en el que los costos se calculan a través de grandes títulos de gastos. Este modelo incluye componentes generales tales como contratación de personal, formatos, equipo de informática, transporte, etc. En dichos modelos pueden existir pocos indicios sobre qué actividades --entre las muchas que tiene la logística electoral, o el proceso electoral en su conjunto-- están directamente relacionadas con los costos calculados y con los gastos actuales. Este modelo no refleja especificidades detalladas en el presupuesto.

En los modelos de programas o proyectos individuales, se muestran por separado los costos calculados y los gastos de tareas individuales, o de tareas agrupadas. El financiamiento y las erogaciones para varios tipos de gastos pueden ser asignados, monitoreados y evaluados, contrastándose con las tareas específicas para las cuales son relevantes.

Si se dispone de sistemas manuales o automatizados más sofisticados, se podría instrumentar un modelo que combine las dos estructuras previas, dividiendo las asignaciones y erogaciones en tipos de gastos durante toda la elección, o de forma individual por tarea o proyecto.

Bases de programas y proyectos

Las estructuras presupuestales que incorporan las bases de programas y proyectos, son las más efectivas tanto para calcular necesidades de financiamiento, como para controlar los gastos de la logística electoral.

Estas estructuras previenen que proyectos más chicos, tales como el procesamiento de nominación de candidatos, se extravíe o sea ignorado en los presupuestos generales de la logística electoral.

Al separar los gastos, se habilitan controles más rigurosos de los costos de cada aspecto de la logística electoral. Alinear los presupuestos con los objetivos específicos de los proyectos de la logística, fomenta un círculo más abierto de responsabilidades y de rendición de cuentas de carácter administrativo, lo que permite una evaluación más efectiva de los logros.

Es posible que las políticas generales de presupuestación gubernamental, así como los requerimientos del financiamiento externo, eviten que los presupuestos públicos para la logística electoral se realicen de dicha forma. En tales casos, se podrían destinar recursos adicionales para elaborar presupuestos que garanticen la eficiencia y la calidad de la información.

Cuando se desarrollan presupuestos, se puede adoptar un enfoque "descendente" que calcule los fondos a un nivel agregado separando todo después, o uno "ascendente", con cálculos iniciales compilados a nivel de unidad de trabajo, que después sume todo.

Investigación de fuentes de financiamiento para la administración electoral

Dentro de la estructura previa, también puede ser útil identificar las fuentes de donde proviene el financiamiento. Generalmente esto es necesario cuando la logística electoral busca o ha obtenido asistencia financiera internacional.

Es común que la asistencia internacional estipule sus propios procedimientos de contabilidad y presupuestación. Como la asistencia internacional es un aspecto específico, no tiene un impacto en otros aspectos del presupuesto electoral.

Dicha división muestra las fuentes generales de financiamiento, así como las fuentes para proyectos específicos, de la siguiente manera:

• Fondos que destina el Estado al organismo electoral.
• Financiamiento de otras agencias gubernamentales locales.
• Donativos en especie provenientes de otras agencias gubernamentales (posiblemente servicios de seguridad, cómputo, sistemas de comunicación, personal de apoyo, etc.).
• Servicios financiados internamente por organizaciones civiles o no gubernamentales.
• Financiamiento internacional- dependiendo del tipo, dividido tal vez en elementos tales como fideicomisos, financiamiento paralelo y costos compartidos.

Flexibilidad

Los presupuestos deben ser vistos como guías que garantizan patrones eficientes de gasto en virtud de las condiciones previstas para las elecciones, en lugar de verse como documentos intercambiables que pueden llenarse sin importar las circunstancias futuras.

Una vez que se ha evaluado cuidadosamente la viabilidad de los presupuestos para la logística electoral, tomando en cuenta las decisiones relativas a la redistribución de fondos que identifiquen las necesidades de financiamiento adicional o los ahorros; es importante que se definan los puntos de revisión, que también son una parte importante del sistema de presupuestación, ya sea sobre la base de determinados períodos transcurridos, o de proporciones de gasto.

Puede ocurrir que tales revisiones no sean necesarias al principio de un periodo electoral. Sin embargo, al acercarse el día de las elecciones, se intensifica la velocidad de los gastos, mientras disminuyen los fondos remanentes, por eso, tendrá que incrementarse la frecuencia con que se revisa el presupuesto. Tal vez llegue a ser necesaria una revisión diaria.

Contingencias

Los mecanismos de flexibilidad incluyen el desarrollo de presupuestos de contingencia. Así como se planean procedimientos o suministros de contingencia ante la eventualidad de fallas en los operativos de la logística electoral, de la misma forma se deberían preparar presupuestos de contingencia para dichas circunstancias.

Sin esos presupuestos no hay forma de determinar cuales son los métodos más económicos para resolver contingencias específicas.

Presupuesto y Datos Históricos

Elaboración de presupuestos

Las metodologías más apropiadas para la elaboración de presupuestos de logística electoral variarán de acuerdo con la estructura del organismo electoral (nacional, regional o local), de sí una sola organización es responsable de todas las actividades de logística electoral o sí se dividen entre diferentes organizaciones sobre una base geográfica o funcional, así como del ciclo presupuestal del sector público.

Los presupuestos "globales" son necesarios para identificar las necesidades de financiamiento más generales y las áreas en las que puede ser necesario que se destinen fondos para compensar insuficiencias. Los presupuestos para diferentes unidades administrativas geográficas, o funcionales, así como para proyectos específicos, coadyuvan a una asignación efectiva y eficiente de fondos en áreas específicas de la logística electoral.

Existen dos enfoques generales que pueden ser útiles al elaborar presupuestos para la logística electoral:

• Un enfoque de arriba hacia abajo o descendente. En este caso, se elabora un estimado a nivel global y después se divide en presupuestos por proyecto, funcionales y por unidad geográfica.
• Un enfoque de abajo hacia arriba o ascendente. En este caso las necesidades específicas de unidades geográficas, proyectos y funciones se determinan, revisan y validan, para luego amalgamarse en un presupuesto global.

(Estas son, por supuesto, visiones simplificadas sobre los dos extremos del proceso de elaboración de presupuestos).

Presupuesto descendente

Algunos ejemplos de este enfoque son los siguientes:

• La elaboración de presupuestos para la logística electoral con base en los gastos globales de la última elección (quizá sujetos a los cambios de precio, o a las políticas gubernamentales en cuanto a variaciones en la asignación de presupuestos corporativos).
• Un cálculo global a partir de un registro histórico u otros costos estimados por votante sobre cuya base se deriva un presupuesto global.

A los proyectos, funciones y localidades se les asigna luego un porcentaje del presupuesto global de acuerdo con criterios generales.

Usualmente, este no es el medio más efectivo para determinar el presupuesto de la logística electoral. Ya que no permite que se consideren variaciones locales por cambios en los sistemas, procedimientos y condiciones, o que se le otorgue la debida prioridad a las necesidades de la logística electoral.

Al negar el acceso inicial a los administradores del proyecto, ya sean locales o regionales, se elimina uno de los factores clave para desarrollar las capacidades de administración financiera, así como cualquier sentido de corresponsabilidad sobre los procesos presupuestales. Aunque tiene la ventaja de ser una solución rápida pero precipitada cuando se necesita un presupuesto.

Enfoque ascendente

Es probable que esta alternativa produzca resultados más realistas, cuando se combina con la necesidad de una justificación y una revisión rigurosas de los objetivos que se desean alcanzar. Los presupuestos se elaboran mediante estimaciones de categorías de costo definidas (que de manera ideal podrían incluir al personal de cada mesa de votación,  a los costos de diseño y producción de cada formato electoral, etc.), a través de los costos de cada proyecto de logística electora, o al nivel de cada unidad geográfica de administración, cuando esto sea posible.

Las ventajas de este método son las siguientes:

• Toma en cuenta los sistemas y procedimientos proyectados, así como las condiciones locales imperantes.
• Permite definir las prioridades en cuanto a las necesidades de financiamiento y, por lo tanto, da como resultado decisiones más racionales cuando las actividades deben reducirse para resultar consecuentes con el presupuesto disponible.
• Promueve el sentido de corresponsabilidad en los procesos de presupuestación dentro de toda la organización.
• Permite la identificación de áreas potenciales tanto de administración eficiente como ineficiente.
• Brinda una base sólida para las solicitudes de financiamiento.

Sus desventajas residen en que es un proceso más lento y repetitivo, además de que los proyectos y presupuestos locales deben revisarse escrupulosamente para eliminar cualquier duplicidad o solicitudes excesivas de fondos de acuerdo a los resultados previstos. Sin embargo, es preferible que se elaboren  presupuestos globales a través de este método, incluso cuando no se pueda realizar en su totalidad debido a presiones de tiempo.

Presupuestos Inclusivos y Comparables

Confiabilidad de los registros financieros de la logística electoral

Es relativamente extraño encontrar registros de presupuestos y gastos sobre la logística electoral que muestren una representación exacta de los costos reales.

Muchas practicas de contabilidad del sector público son de tal naturaleza que los gastos relativos a actividades de logística que se llevan a cabo fuera del periodo electoral, o por organismos diferentes al de la autoridad electoral, pueden ser excluidos de los costos reales de las elecciones.

Inclusividad

Sin embargo, es importante que durante el desarrollo de los presupuestos de las elecciones y de la propia logística electoral, se reconozcan todos los componentes de los gastos. Los gastos no son menos reales porque se lleven a cabo en periodos diferentes, o por que no se carguen directamente al organismo electoral.

Tales gastos pueden incluir elementos como:

• Los gastos de otras agencias estatales para brindar seguridad a la logística electoral;
• Los costos de las campañas de capacitación e información al elector financiadas internamente por ONG´s u organizaciones cívicas o religiosas;
• Los gastos administrativos de los organismos electorales permanentes;
• El uso de los equipos de comunicación o cómputo de otras agencias;
• La capacitación a largo plazo para el personal de las mesas de votación.

Entonces ¿que debería incluir el presupuesto para logística de un organismo electoral? En lo que concierne a las necesidades de financiamiento durante la elección, es esencial que incluya los gastos directos durante el periodo electoral.

Si no se prepara un presupuesto general, también es esencial que exista coordinación con otros órganos que cuenten con sus propias fuentes de financiamiento para la logística electoral, a efecto de que todos los participantes tengan fondos suficientes para desempeñar sus tareas.

Además de los gastos directos durante el periodo electoral en sí, los requisitos financieros para otros artículos también necesitan ser incluidos en los preparativos del presupuesto para la logística electoral durante el ciclo electoral, lo que incluye:

• Adquisición y mantenimiento de equipo durable;
• Desarrollo de sistemas;
• Programas de capacitación al personal y de información pública a largo plazo;
• Compra anticipada de materiales;
• Administración constante de las elecciones.

Evaluación de costo-efectividad

Para tener una evaluación eficiente de la efectividad de los gastos, es necesario desarrollar un formato general del presupuesto de la logística electoral, que tome en cuenta todos los costos relevantes para la elección. Cuando las agencias públicas operan bajo principios de financiamiento anual se podrían generar algunas dificultades.

Los costos fijos de la estructura administrativa y de las grandes necesidades de compra de equipo, se consideran como gastos en bloque, por lo que presupuestarlos para una sola elección puede conllevar a resultados con datos equívocos.

De la misma forma, cuando existen organismos electorales permanentes, sus costos pueden no ser incluidos del todo dentro de los gastos de una elección. Actualmente, tales inconsistencias tanto a nivel nacional como internacional pueden hacer más difícil el identificar los mejores sistemas y prácticas para la logística electoral en términos de costo-efectividad.

Garantía y coordinación de los fondos electorales

Consideraciones básicas

 

Para que un organismo electoral pueda planear el despliegue de la logística electoral sobre bases sólidas, tiene que haber una garantía de que los fondos requeridos se encontrarán disponibles. La falta de seguridad en cuanto al suministro de fondos podría propiciar ineficiencias en los operativos y una posible pérdida de integridad.

 

Es responsabilidad de los administradores electorales asegurar que las solicitudes de financiamiento hayan sido rigurosamente examinadas internamente, para garantizar que representan soluciones económicas a los requisitos legislativos y de servicio electoral, asegurando que los fondos asignados serán ejercidos de manera juiciosa. Esto no significa necesariamente que las elecciones tengan que ser conducidas de la manera más económica posible, sino que el organismo electoral proporcione un servicio de calidad al mejor costo.

 

Calendario de liberación del presupuesto

 

Resulta de capital importancia tener no sólo la certeza sobre la garantía de los fondos, sino también contar con una fecha, o con plazos apropiados para la liberación del presupuesto aprobado para el financiamiento de la logística electoral.

 

Certeza sobre el financiamiento

 

Los administradores electorales deben asegurarse por adelantado de que los fondos para la logística electoral estarán disponibles. Esto necesita que se cuente con mecanismos confiables y preferiblemente públicos para la presentación y la aprobación de fondos por las legislaturas correspondientes y que:

 

• Que se cuente con mecanismos públicos para proponer estimados y para aprobar las legislaciones correspondientes aprueben los fondos.

• Los administradores electorales se aseguren de que los presupuestos para la logística electoral sean desarrollados e integrados oportunamente, de acuerdo al ciclo normal de aprobación de presupuestos.

• Existan mecanismos para la aprobación, por parte de las legislaturas, de fondos adicionales para la logística electoral, a fin de cubrir contingencias no previstas, tales como cambios de último momento en las disposiciones legislativas y para que, en sistemas donde las elecciones no se llevan a cabo en intervalos fijos, resulten accesibles y efectivas.

Los fondos gubernamentales para la logística electoral deben ser parte de los fondos destinados específicamente a las elecciones. Esto se puede facilitar cuando un órgano independiente es responsable de la conducción de las elecciones, en vez de que las elecciones sean responsabilidad de un estado, oficina o agencia gubernamental local.

En este último caso, particularmente en ambientes donde los controles generales de contabilidad son débiles, se pueden requerir mecanismos estrictos de fiscalización para garantizar que los fondos destinados a lo logística electoral sean utilizados correctamente.

Servicios suministrados por otras organizaciones

Existirán consideraciones adicionales cuando el financiamiento de las actividades de la logística electoral, se derive de fuentes distintas a las del presupuesto controlado por el organismo electoral. Hay varios escenarios en los que esto puede suceder y cada uno requiere de vigilancia de parte del organismo electoral, para garantizar que los fondos esperados para la logística electoral se materialicen.

Cuando otras organizaciones estatales suministran los servicios de logística electoral sin costo para el organismo electoral, se debe asegurar que tengan la capacidad para financiar estos servicios con sus propios presupuestos, conforme al nivel requerido por el organismo electoral.

Sería preferible que los costos de estos servicios inter-institucionales fuesen presupuestados y pagados por el organismo electoral. Esto tiende a promover una mayor eficiencia, además, permite un control más directo de los procesos y proporciona una base más sólida para comparar costos de actividades. Sin embargo, puede que esto no siempre suceda. Algunos ejemplos de esto pueden ocurrir cuando:

• Las locaciones donde se instalan las mesas de votación o las oficinas temporales de la administración electoral a nivel local, son suministradas de forma gratuita por otras agencias estatales.
• Las fuerzas de seguridad (policíacas o militares) brindan seguridad a la logística electoral sin costo directo alguno.
• Se utilizan las redes de comunicación de otras agencias gubernamentales para la comunicación con los centros de votación.
• Las redes de comunicación operadas por otras agencias estatales se utilizan para procesar información sin incurrir en gastos directos.
• Otras agencias gubernamentales comisionan parte de su personal como oficiales de votación o asistentes electorales pagándoles por ello con un sueldo normal.

Financiamiento para gastos adicionales

Al suministrar los servicios mencionados, esas otras agencias pueden, sin embargo, incurrir en gastos adicionales --particularmente en el caso de pagos de tiempo extra u otros gastos adicionales para el personal contratado, pero también en cuanto a la posible adquisición o mantenimiento de equipo o de producción de material adicional, que cumpla con los requisitos de apoyo a la logística electoral.

Pudiera ocurrir que algunos de los servicios suministrados de manera gratuita representen costos adicionales que no son visibles de inmediato. El personal de otras agencias que participan en las tareas de apoyo de la logística electoral pudieran no representar un gasto adicional en ese momento, pero su trabajo normal podría requerir gastos adicionales con posterioridad para cumplirse a tiempo.

Sería preferible que los fondos utilizados por otras agencias estatales para apoyar la logística electoral, fuesen considerados dentro de sus respectivos presupuestos, en vez de esperar que haya excedentes para cumplir con las necesidades de apoyo requerido.

ONG´s y asistencia internacional

Cuando las actividades esenciales de la logística electoral estén siendo financiadas por organizaciones internacionales, u organizaciones no gubernamentales, el organismo electoral debe asegurarse de que los compromisos para suministrar el servicio estén apoyados sólidamente por los fondos disponibles de tales organizaciones.

Responsabilidad gubernamental en el financiamiento

Los gastos de la logística electoral, igual que otros gastos electorales, normalmente serán financiados por el gobierno representativo del nivel para el que se esté llevando a cabo la elección. Sin embargo, existen circunstancias en las que pueda necesitarse una transferencia intergubernamental de fondos, para garantizar consistencia, equidad, e integridad en los procesos de logística electoral, tales como:

• Cuando se introducen nuevos niveles en el gobierno representativo.
• Cuando los administradores locales o provinciales son responsables de la conducción de las elecciones para los niveles más altos de gobierno.
• En contextos de menor desarrollo.
• Cuando existen grandes disparidades en la base de fondos disponibles para los diversos gobiernos a nivel provincial o local dentro de un país.

Se debe tener cuidado cuando se instrumentan mecanismos para tales transferencias y para garantizar que:

• Los mecanismos de contabilidad y fiscalización estén bien planteados para prevenir ineficacia al utilizar fondos que provienen de diferentes niveles gubernamentales.
• Realizar las transferencias, sobre la base de "adelantos" y no del reembolso de los gastos ya erogados en la logística.

Normalmente, utilizar el método de reembolso no ayuda a resolver los problemas, pudiendo inclusive exacerbar las deficiencias de financiamiento en ciertas áreas administrativas. Este tema puede ser especialmente pertinente en las elecciones de los niveles jerárquicamente inferiores de gobierno en sociedades menos desarrolladas.

Justificación para las necesidades de financiamiento de la logística electoral

La logística electoral, es tan sólo uno de los programas que compiten para obtener parte de los limitados fondos públicos. La logística electoral generalmente no solo compite con otros gastos relacionados con las elecciones -registro de votantes, educación a votantes, etc.- sino también con la amplia gama de servicios suministrados por el gobierno.

Para poder obtener el financiamiento propuesto para la logística electoral, los administradores electorales necesitarán convencer a quienes controlan los recursos públicos de que los gastos propuestos son:

• Adecuados, en términos de costo-efectividad, para suministrar los servicios estipulados en el marco legislativo para la logística electoral.
• Necesarios para mantener la integridad del servicio y los niveles de calidad apropiados para la elección.

Normalmente, es preferible que la legislación determine el monto y la fecha de liberación del presupuesto que tiene el organismo electoral.

La legislación puede votar sobre la fecha de liberación del financiamiento, mientras que cuando el ministro tiene el control, se podrían generar retrasos para el financiamiento debido a ineficiencias burocráticas.

El propósito de costear los proyectos

La justificación de los gastos propuestos, así como la garantía de acceso a los fondos necesarios, se verá facilitado cuando se adopte un modelo de presupuesto que proporcione un costeo apropiado de proyectos o actividades. Las ventajas de utilizar este método al proporcionar justificaciones para los gastos presupuestales incluyen:

• Una demostración clara del costo-efectividad implicado en las actividades propuestas de la logística electoral, mediante el desarrollo de información de costos por unidad.
• Se puede mostrar más fácilmente el impacto de las diversas actividades en el proceso de la logística electoral, permitiendo así una demostración documental más clara de los efectos que provocaría cualquier disminución en el presupuesto, así como identificar los servicios que pueden ser reducidos o eliminados para conciliar las actividades con cualquier reducción en el financiamiento.
• Si los fondos aprobados son inferiores al presupuesto propuesto, se proporciona un esquema más claro para una revisión rápida de los gastos propuestos a efecto de conciliarlos con los fondos aprobados. 

Uso de Proyectos para el Financiamiento

Cuando se ha adoptado un modelo presupuestal que permite proyectar los costos, será más sencillo justificar los gastos propuestos, asegurando así que se obtenga el financiamiento necesario. Entre las ventajas que se obtienen al usar este método encontramos que:

* Permite la clara demostración de la efectividad que tienen las actividades de la logística electoral, mediante el desarrollo de una unidad con informes de costos;

* Se pueden demostrar de una forma más fácil los impactos que ocasionan las actividades de la logística electoral. Así mismo, en los documentos de apoyo, se pueden observar los efectos que ocasionaría en el presupuesto un recorte en los gastos propuestos, así como los servicios que tendrían que reducirse o eliminarse para conciliar las actividades con los recortes presupuestarios;

* Cuando el financiamiento aprobado es menor que el que se propuso, el organismo electoral tiene un marco referencial más claro para revisar los gastos propuestos, con el fin de conciliarlos con el financiamiento que fue aprobado.

 Ajuste de la disponibilidad de fondos a intervalos críticos de tiempo

Para asegurar una efectiva preparación de la logística electoral, es indispensable no sólo procurar que se reciba un nivel adecuado de recursos financieros, sino también que la disponibilidad de fondos resulte compatible con los intervalos críticos del calendario de preparación de la elección. Habrá que considerar dos aspectos principales:

1. El sistema de desarrollo presupuestal del organismo electoral para la logística, debe organizarse de acuerdo a un calendario que permita una oportuna identificación de los requisitos de financiamiento.

Cuanto más compleja sea la estructura administrativa del organismo electoral y cuanto mayor sea la cantidad de agencias relacionadas con la provisión de servicios de logística electoral, más tiempo se necesitará para hacer las estimaciones correspondientes. Esto debe considerarse al momento de planear los calendarios presupuestales internos.

2. Cuando las legislaturas aprueban y revisan los presupuestos estatales a intervalos fijos muy separados entre sí, también cuando las elecciones no se llevan a cabo en períodos o fechas predeterminadas, se tendrán que tomar precauciones a fin de examinar y aprobar, en lapsos muy reducidos, los fondos asignados para la logística electoral. Los métodos variarán de acuerdo con las estrategias estatales de administración del presupuesto. De preferencia, el presupuesto aprobado para la logística electoral deberá conocerse con anticipación al día en que se realiza el anuncio formal de la fecha de una elección.

Aprobación de fondos de emergencia

Del mismo modo, se debe contar con mecanismos para la aprobación de fondos de emergencia para la logística electoral – para atender circunstancias imprevistas (las cuales son con frecuencia resultado de cambios en la legislación en fechas cercanas a la jornada electoral), o sobre gastos previos a la elección--, permitiendo así una liberación oportuna de fondos adicionales. Aunque es responsabilidad de los organizadores electorales limitarse a los fondos preestablecidos, en contextos cambiantes puede ser difícil realizar un cálculo exacto de las necesidades.

La incapacidad para brindar certidumbre a un eventual suministro de fondos de emergencia para organizar una elección, tendrá más efectos negativos sobre la legislatura, debido a posibles dudas sobre la legitimidad de la elección, que sobre los administradores electorales.

Adquisiciones anticipadas

La adquisición de muchos componentes vitales para asegurar el éxito de la logística electoral tales como la compra o el desarrollo de equipo y servicios de cómputo, puede llevarse a cabo con mucha anticipación al periodo electoral. Especialmente, debería contarse con tiempo suficiente para llevar a cabo procesos de licitación o de adjudicación de contratos, de manera que se puedan hacer adquisiciones bajo parámetros de costo-efectividad.

Cuando se tienen organismos electorales permanentes, los costos del trabajo por adelantado pueden ajustarse a sus presupuestos operativos normales. Cuando la organización electoral esté a cargo de organismos temporales, es indispensable que se aprueben fondos de inmediato para la preparación de las elecciones, incluso antes de que se formule y apruebe un presupuesto detallado.

Organismos internacionales

El papel de los organismos internacionales o gobiernos extranjeros en cuanto a la provisión de asistencia financiera para la elección también necesita tomar en cuenta el momento en que resulte más apropiada la liberación de fondos. Esto puede tornarse un problema grave, ya que los organismos internacionales suelen regirse por sus propios calendarios para la aprobación de fondos, los cuales podrían no estar sincronizados con los calendarios de financiamiento en el país donde se llevará a cabo la elección.

Además, también se tiene que considerar que en los países en desarrollo que acaban de salir de un conflicto, la disponibilidad del financiamiento para la logística electoral proveniente de donantes, estará determinada por consideraciones políticas internas y externas.

La liberación tardía de fondos provenientes de la asistencia internacional, podría causar daños a la logística electoral, en particular cuando esté destinada a la instalación de sistemas complejos en un marco temporal restringido --por ejemplo, cuando los fondos se utilizan para un sistema automatizado de conteo a pocos días de la jornada electoral. Deberán considerarse con mucha atención los propósitos para los cuales habrán de utilizarse los fondos que se obtienen cuando el periodo electoral ya está muy avanzado.

Consideraciones para la Presupuestación por Partidas

Consideraciones básicas

Al desarrollar los lineamientos de presupuesto y de costos para los diversos proyectos que integran la logística electoral, los administradores electorales necesitan identificar con mucho cuidado lo siguiente:

• Todos los componentes relevantes de los costos --el no identificar y presupuestar todos ellos puede dar como resultado una escasez de fondos durante el periodo electoral;
• La forma más económica de manejar los costos relevantes de estos componentes - utilizar, siempre que sea posible, soluciones de bajo costo que empleen sistemas sencillos, la infraestructura ya existente y la continuidad de los recursos.

Bases para el cálculo de costos

El común denominador al calcular los costos y al adquirir los recursos para las elecciones es el número de electores a los cuales se les rendirá servicio. Determinar qué porcentaje de electores se espera para la votación es crítico para establecer operativos en términos de costo-efectividad.

Cuando los administradores electorales en función de los registros de tendencias históricas y de un análisis del contexto actual, tienen la certeza de que el número total de electores se encontrará dentro de un rango más o menos definido, se pueden generar costos más eficientes si se hacen estimaciones y se adquieren recursos sobre esa base. Es preferible que los presupuestos se basen en un porcentaje que refleje el 100% de la asistencia electoral, lo que brindará capacidades adicionales para lidiar con cualquier contingencia. 

Las medidas más efectivas estarán determinadas por el contexto específico en el que se desarrollan las elecciones, dependiendo de elementos tales como el nivel de seguridad requerido para mantener la confianza pública y los costos relativos a los diversos métodos utilizados, ya sean intensivos en recursos humanos, automatizados o de alta tecnología.

Costos específicos

Las siguientes secciones cubren los costos específicos relativos a:

• El reclutamiento y capacitación del personal,
• El material, equipo e instalaciones (incluyendo la seguridad),
• Comunicaciones y franqueo postal,
• Transporte y flete,
• Otros costos(incluyendo información al votante, gastos, seguros, demandas/ representación legal),

Contingencias

La previsión de contingencias tendrá que atender asuntos referentes a:

• Niveles excesivos de material, equipo y personal para reabastecimiento en casos de emergencia;
• Recuperación en caso de desastres, tales como la reprogramación del día de los comicios, la reubicación de oficinas por disturbios o desastres naturales o fallos importantes en los sistemas de cómputo;
• Cambios potenciales en el marco legislativo durante un periodo electoral que puedan llevar a sobrecargas de trabajo o requerir recursos adicionales.
• Provisiones para pagarle al personal electoral un día distinto al de las elecciones. El pago del personal electoral es una actividad por sí misma, ya que requerirá un presupuesto para personal, transporte y comunicaciones.

Respecto a las cantidades de material de reserva, es usual mantener alrededor de un 10% sobre los requerimientos calculados. Las cantidades en reserva de elementos importantes deberán ser más altos cuando se incorporan nuevos sistemas o procesos, o cuando existe una dependencia de organismos externos (por ejemplo en el suministro de transporte o de servicios de correo) con un desempeño previo deficiente o aún no probado.

Los cálculos de contingencia para la recuperación después de situaciones de desastre deberán ser guiados por análisis de riesgos en cada contexto específico.

El financiamiento necesario para actividades que resulten de posibles cambios en la legislación electoral no deberá ser incluidas en las propuestas formales de presupuestación, a pesar de que sería conveniente calcular por anticipado los costos de cualquier cambio posible. Sin embargo, tratándose de elecciones de transición, cuando las negociaciones sobre la legislación electoral pueden continuar hasta iniciado el periodo electoral, la preparación de cálculos formales de costos en lo que concierne a posibles cambios en la legislación puede resultar de gran utilidad.

Actividades post-electorales

Se deben tomar previsiones respecto a las actividades posteriores a las elecciones, tales como los recursos adicionales necesarios para evaluar la logística electoral o realizar investigaciones en esta materia.

En algunos sistemas como en aquellos que cuentan con listas electorales permanentes o donde la votación es obligatoria, se deberán tomar previsiones relativas al seguimiento del electorado, por ejemplo, de aquellos cuyo registro electoral era incorrecto o contenía inconsistencias o, tratándose de sistemas de voto obligatorio, de quienes no votaron.

Costos de Personal y de Capacitación

Personal y capacitación

Con excepción de las sociedades en donde el personal encargado de las mesas de votación lleva a cabo una labor cívica sin remuneración, es probable que el principal gasto de la logística electoral sea el relativo a costos de personal. De ahí que la eficiencia alcanzada en este rubro, tendrá efectos directos sobre el costo y la efectividad de la elección en general. Entre los gastos específicos que se deberán tener en cuenta están los siguientes:

• Los salarios del personal electoral permanente así como costos adicionales correspondientes a tiempo extra, viajes y comida.
• Los honorarios para el personal eventual, tanto en oficinas centrales como en locales, así como los pagos relacionados con la capacitación, el tiempo extra, viajes y comidas.
• Los honorarios de los oficiales electorales, así como cualquier pago relacionado con capacitación, viáticos, viajes y comidas.
• Las facilidades que se le ofrecen a los oficiales electorales y al personal administrativo, por ejemplo, vehículos y alojamiento temporal en áreas alejadas.
• Cualquier costo adicional por reclutamiento de personal eventual.

Habrá que tomar en cuenta las siguientes medidas para aumentar el costo-efectividad en relación con el empleo de dichos recursos:

• Recurrir a personal o a oficiales de mesas de votación que puedan ser empleados sin costo, ya sea que provengan de otras agencias gubernamentales o que trabajen de manera voluntaria.
• Conservar al personal de elecciones previas, lo que puede reducir tanto el costo de reclutamiento como el de capacitación, además de que incrementa la eficiencia de las operaciones y de los servicios al elector.
• Utilizar un sistema estandarizado efectivo, basado en capacidades de trabajo comprobadas, para distribuir a oficiales los oficiales entre las distintas mesas de votación.

Costos de Equipo, Materiales e Instalaciones

Equipo para la votación

El equipo más importante de la votación consiste en compartimentos o cuartos secretos y las urnas. El estilo y la manufactura de estos elementos tendrán un impacto importante en su costo.

Se tendrá que llevar a cabo una comparación de los costos para determinar si es más económico usar equipos de madera, plástico, o metal, o bien utilizar urnas y compartimentos desechables.

Entre más duradero o permanente sea el equipo, mayores serán sus costos de transporte, de reparación y de almacenaje, pero existe la ventaja de que el material podría reutilizarse para elecciones posteriores. El equipo desechable o de un solo uso, podría causar la sensación de inseguridad en algunos contextos, pudiendo ser inservible bajo ciertas condiciones meteorológicas.

Otras necesidades del equipo de votación incluyen sellos o candados para las urnas, así como algún dispositivo especial de seguridad, como aplicadores de tinta o lámparas especiales, que son necesarios para verificar la identidad o elegibilidad del elector.

Cuando la votación es automatizada, gracias al uso de computadoras u otros tipos de maquinas para la votación, también sería pertinente considerar que se podría requerir la adquisición y el mantenimiento de sistemas de apoyo, la instalación y prueba de maquinas, así como la instalación de equipo de comunicaciones.

También se tiene que presupuestar el material para la votación en mesas temporales. Ya que el aumento de la seguridad en estas mesas significará un gasto extra. Las provisiones presupuestales de las mesas de votación temporales, deberían tratar cuestiones relativas al almacenaje de los materiales.

Equipo de oficina

Puede ser necesario que las mesas de votación y las oficinas temporales requieran equipo de oficina adicional, aunque sería preferible acordar el uso de instalaciones ya equipadas (Este último recurso puede no sólo resultar más económico sino que también reduce los gastos de transporte).

En general, rentar los requerimientos adicionales de equipo de oficina será más económico que comprarlos, aunque esto dependerá de las oportunidades para su uso en el futuro y de la comparación del costo de renta durante un periodo determinado, contra el costo de compra. Las necesidades de equipo de oficina de las sedes locales de carácter temporal que pueden cubrirse con los presupuestos de la logística electoral incluyen: 

• Mobiliario, como mesas, sillas, estantes, archiveros
• Instalaciones para fotocopiado
• Máquinas de fax

Para las mesas de votación, también deben calcularse los costos de necesidades adicionales de mobiliario como (mesas, sillas, gabinetes con candado, barreras para el control del público, e instalaciones), iluminación, generadores de electricidad y retretes portátiles, así como suministro de agua, para que las mesas e instalaciones cubran los requisitos necesarios.

También deberían incluirse los elementos menores de equipo para oficina, tales como calculadoras para los administradores de mesa y para los administradores electorales locales.

Los elementos de un solo uso o desechables, tales como mesas y barreras de cartón para el control del público, también deben ser consideradas para comparar su efectividad en contra de equipo más duradero.

Equipos y programas de cómputo

Se tendrán que cubrir los costos relativos al desarrollo, uso y mantenimiento de sistemas de cómputo para la logística electoral. Que deberían ser:

• Sistemas de administración en general, como registros del personal electoral, pagos o administración financiera;
• Sistemas relacionados directamente con la votación, como serían los sistemas para la distribución y control de recursos, para la votación automatizada, el procesamiento de nominación de candidatos, servicios de información electoral, conteo de votos y cálculo de los resultados.

El que todos esos costos sean calculados y pagados con los fondos para una elección específica, dependerá de las políticas de contabilidad y de otras fuentes de recursos para el desarrollo con que cuente el organismo electoral. Los sistemas de presupuestación deberían considerar: 

• El costo del equipo o hardware (computadoras, monitores, impresoras, otros gastos accesorios y el costo de instalación) y cualquier fuente de suministro de energía.
• Cualquier gasto de red, incluidos los relativos a la instalación en línea o en red y/o la renta de sistemas de transferencia de datos.
• Los costos de desarrollo, pruebas y uso de los programas o software, y cualquier compra de licencias para software desarrollado externamente.
• Los costos de mantenimiento y soporte técnico.
• Capacitación de los operadores sobre los conocimientos relativos a actividades electorales electrónicas

Es importante que se incluyan los costos de soporte operativo para el personal adicional, así como para el transporte de los materiales, de los muebles de oficina o de instalaciones requeridas.

Materiales

El cálculo de los costos en cuanto a materiales para la logística electoral debe considerar los siguientes elementos: 

• Papeletas y cuando sean requeridos, los sobres para las papeletas;
• Materiales de referencia y capacitación para uso del personal y de los capacitadores, tales como manuales y libros de trabajo, apoyos para la capacitación, (material audiovisual), listas de revisión, copias de la legislación y regulaciones electorales;
• Material de referencia e información para el uso de los candidatos, de partidos políticos y de otros participantes externos a la elección, tales como las fuerzas de seguridad;
• Formatos para el uso de los electores, de candidatos, de partidos políticos y para el mantenimiento de archivos o registros  electorales de carácter oficial;
• Formas administrativas y etiquetas para el control del reclutamiento, de la capacitación, de la distribución de recursos, de las finanzas y para el control de activos;
• Copias de listas electorales para uso de las mesas de votación;
• Carteles informativos y panfletos;
• Objetos de papelería tales como cinta adhesiva, cordón, cuadernos, plumas, lápices, sobres, reglas, y ligas, así como otras necesidades definidas dentro del esquema legal electoral, tales como estampillas de autenticidad para las papeletas electorales;
• Letreros para su uso adentro o afuera de las mesas electorales;
• Rotuladores para las mesas de votación
• Material de empaque, tal como sobres resistentes, bolsas, cajas u otros contenedores para el transporte del material electoral;

Las comparaciones sobre la efectividad de las diferentes alternativas pueden traducirse en ahorros significativos. Algunos ejemplos de estas alternativas son: 

• Investigar alternativas para la impresión de las papeletas electorales --el uso de papel y técnicas de impresión seguras podría ser innecesaria en algunos contextos, por ejemplo, cuando los oficiales de la mesa de votación pueden autentificar los materiales al momento de entregarlos.
• Si el valor añadido por el uso de procesos costosos y de alta tecnología, tales como la producción de material audiovisual, es suficiente para justificar su uso sobre métodos más sencillos y menos costosos.
• Comparar los costos de producción en diferentes lugares, considerando el costo de transporte;
• La producción de materiales de referencia en formatos seccionados de hojas sueltas, que puedan ser devueltos y arreglados en caso de que fuera necesario ser utilizados en elecciones posteriores.
• Investigar diferentes métodos de producción para determinar cuál es el más económico para los volúmenes de impresión requeridos, minimizando las características más costosas, tales como el papel y la impresión a colores- la reproducción de volúmenes de formatos menores puede ser realizada internamente de manera más económica mediante su fotocopiado.
• Utilizar los contratos gubernamentales de venta al mayoreo para la compra de papelería y otros artículos de uso común.

Renta de instalaciones

Puede ser necesario rentar instalaciones para utilizar como oficinas administrativas, mesas especiales de votación, centros para escrutinio de votos. La renta para dichos efectos solo será necesaria cuando el gobierno sea incapaz de suministrar suficientes locales.

Al considerar el costo de la renta, se deben tomar en cuenta los siguientes factores: 

• La renta base del edificio.
• Cualquier depósito que se deba pagar.
• Cualquier costo adicional de servicios, tales como electricidad, iluminación, calefacción y limpieza.

Sería preferible rentar instalaciones que ya cuenten con el mobiliario y los servicios necesarios.

Seguridad

El nivel de seguridad requerido variará según el contexto político, siendo importante que sea determinado a través de un análisis de riesgos. Cuando la seguridad es suministrada por la policía o por el cuerpo militar, podría cubrirse con sus propios presupuestos, o  ser transferida de los fondos del organismo electoral.

El cálculo de costos deberá tomar en cuenta cualquier requisito de seguridad durante todo el periodo electoral, no sólo durante la jornada electoral y el escrutinio, reconociendo cualquier costo asociado que pudiera ser relevante, tal como el tiempo extra de la policía, el mantenimiento de vehículos de seguridad, gasolina y alojamiento temporal.

Costos de Comunicaciones y Servicios Postales

Antes de que el organismo electoral pueda presupuestar los costos de las comunicaciones, necesita determinar el nivel de cobertura que tienen las comunicaciones en el país. Que incluiría a operadores de red, la cobertura de teléfonos móviles, canales de área, facilidades satelitales y auriculares radiales.

El costo de las comunicaciones tendrá que incluir:

• El costo de todas las llamadas hechas a través de canales de telecomunicación;
• El costo de cualquier equipo adicional de comunicaciones, como líneas telefónicas permanentes, teléfonos portátiles, teléfonos celulares, radios personales y estaciones base;
• Cualquier instalación adicional requerida para redes móviles o de radio.

El tipo de equipo más adecuado y económico dependerá del contexto. Sin embargo, cada mesa de votación debería contar con algún método de comunicación vocal con su oficina de administración electoral.

Normalmente, una línea telefónica permanente resulta más confiable y más económica.

Las oficinas de administración electoral tendrán que aumentar su capacidad de comunicación telefónica durante los periodos electorales, para poder atender las demandas de información tanto administrativas como de los electores.

Es recomendable que durante el periodo electoral, se tenga capacidad suficiente para tener contacto directo con las mesas de votación dentro de las zonas de responsabilidad de cada oficina, sin que se genere algún retraso importante.

Franqueo postal

Se puede incurrir en costos de franqueo postal en las comunicaciones con los electores, los partidos y los candidatos, particularmente para el suministro de cartas informativas, manuales y documentación electoral. Los costos de franqueo postal podrían incrementarse cuando se utilizan servicios de correo.

Se podrían presentar situaciones en las que se necesitara de un envío inmediato facilitado por servicios de correo. También puede haber gastos de franqueo asociados con el reclutamiento del personal de las mesas de votación.

Algunos gastos adicionales de franqueo incluyen:

• Los costos del despacho de papeletas electorales (y su retorno cuando se utiliza el pago postal ya incluido), en los sistemas en los que es posible votar por correo;
• Cuando se envían a todos los electores las solicitudes para votar por correo, el costo se puede duplicar;
• El envío postal de guías de información para los electores.

Si el organismo electoral pre-clasifica sus envíos postales por área, podría ser posible obtener descuentos sustanciales en los gastos de franqueo por parte de las autoridades postales. Esto generalmente solo será útil y ventajoso para envíos postales masivos, tal como guías de información a los electores, papeletas para voto postal, etc.

Costos de Transporte y Carga

Requisitos generales

Los preparativos para el transporte y flete del material, así como del equipo electoral tendrán que cubrir:

• La entrega de equipo y materiales al organismo electoral después de su producción (en situaciones de bajos riesgos de seguridad, la entrega se lleva a cabo de manera más económica por el fabricante y está incluida en los costos de producción);
• Cualquier entrega que necesite transportarse desde las bodegas centrales o regionales del organismo electoral hacia las oficinas administrativas locales;
• La distribución de equipo y materiales a las mesas de votación y a otros centros electorales;
• Las contingencias de transporte de emergencia durante la jornada electoral;
• El transporte del material electoral a los centros de escrutinio (cuando el conteo se realice en sedes regionales o centrales y no en las mesas de votación);
• La devolución del equipo y materiales electorales a los almacenes del organismo electoral para su clasificación o almacenamiento;
• El desecho del material electoral que no se va a guardar;
• Los servicios de mensajería entre las oficinas centrales, regionales y locales del organismo electoral.
• El seguro para el transporte.

La planeación de la logística debe considerar las rutas y los medios de transporte más económicos, así como las condiciones de la infraestructura local, los constreñimientos de tiempo y las evaluaciones de seguridad. El transporte de los materiales y del equipo necesita de consideraciones especiales para su seguridad.

Será más difícil suministrar un servicio económico en las áreas más remotas; ya que puede ser necesario el uso de transporte aéreo, marítimo o similar, que implica costos mucho más elevados. De manera similar, el servicio a los centros electorales en el extranjero requerirá  de transporte aéreo urgente que es más costoso.

Contratación externa

Generalmente, no resulta económico que el organismo electoral posea su propia flota de transporte.

Una práctica apropiada consiste en usar una combinación entre el transporte perteneciente al organismo electoral y el que se contrata durante los períodos de actividad electoral. Sin embargo, pueden existir ciertas ventajas al alquilar vehículos y conductores en zonas urbanas para los periodos críticos de la repartición y entrega de materiales.

Esto puede ser necesario cuando no estén disponibles otros medios de transporte apropiados, incluidos los vehículos de otras agencias gubernamentales. Cuando los vehículos son alquilados, el costo total puede incluir todo tipo de gastos asociados, tales como conductores, gasolina y seguro.

Seguridad en el transporte

El material y equipo electoral debe ser transportado por medios que mantengan un alto nivel de seguridad. El nivel de seguridad requerido, dependerá en gran medida de los riesgos que se hayan evaluado. En contextos de poco riesgo, se podrían utilizar sistemas normales de transporte comercial e inclusive vehículos privados; pero en situaciones de mayor riesgo, podría necesitarse de arreglos especiales para utilizar vehículos blindados o de las fuerzas armadas, de la policía o de alguna agencia internacional.

En estas situaciones, los costos pueden ser muy elevados, sin embargo, la seguridad del material debe ser una consideración prioritaria.

Necesidades de los oficiales de las mesas de votación

Podría ser necesario proporcionar transporte para los oficiales de las mesas de votación, e incluso en algunas situaciones de alto riesgo, se podrían requerir convoyes de seguridad para los electores. En lo que concierne a los oficiales de mesa, podría necesitarse el alquiler de vehículos para proporcionar:

• La movilidad que requieren los oficiales ambulantes;
• Un servicio de transporte para los oficiales de las mesas de votación, cuando éstos se encuentren trabajando fuera de su área, o cuando las facilidades de transporte público sean poco adecuadas (resultaría más económico el uso de autobuses en lugar de vehículos más pequeños);
• Transporte para las unidades móviles de votación, tanto en zonas urbanas para atender a determinadas instituciones especiales como en áreas remotas.
• Transporte para el personal sustito.

Eficiencias potenciales

Existen ciertas oportunidades para generar eficiencias en los costos del transporte, cuando sea posible utilizar:

• Medios de transporte de otras agencias gubernamentales o militares para la distribución y recuperación de equipos y materiales (una opción menos atractiva cuando se utilizan sistemas de pago por parte del usuario en servicios interinstitucionales);
• En áreas con pocos riesgos de seguridad, el pago de una cuota económica que permita el uso de vehículos pertenecientes a los administradores electorales para transportar materiales y personal electoral hacia las mesas de votación, en lugar de contratar servicios privados de transporte que resulten más costosos;
• La distribución de equipo y mobiliario electoral desde locaciones regionales en vez de una sede central;
• Asegurarse de que se utilice el mobiliario e instalaciones disponibles en las mesas de votación, para evitar así el transporte de mobiliario o de equipo adicional;
• En zonas rurales o remotas, el uso de centros de votación que tengan facilidades para el almacenamiento gratuito de equipo voluminoso, como compartimentos o mesas, durante el período entre elecciones.

Otros Costos

Información al electorado

Los costos de las campañas de información para los electores, generalmente son cubiertos por el presupuesto de educación o de comunicación electoral. Comprenden el diseño de materiales documentales y de gráficos, la producción de material audiovisual, la capacitación y los salarios del personal temporal encargado de suministrar información al elector (incluyendo a aquellos que atienden los servicios de consulta), el costo de espacios en los medios de información o tiempos para publicidad.

Límites de gastos

Los patrones de trabajo durante el periodo electoral pueden conllevar a ciertos aumentos en los gastos generales. Las oficinas permanentes del organismo electoral pueden estar en operación durante jornadas laborales más largas, lo cual implica gastos adicionales en electricidad, aire acondicionado, calefacción o servicios de seguridad para las instalaciones.

Existe también la necesidad de proporcionar cantidades adicionales de material para oficina. Es necesario que los cálculos aproximados de estos costos se incluyan dentro de los presupuestos.

Seguros

Dependiendo del esquema legal en cuanto a la responsabilidad de las agencias estatales para adquirir seguros, se podría requerir que el organismo electoral adquiriera una póliza, especialmente para asegurar a los oficiales y a los electores en las mesas de votación.

Las responsabilidades legales de la cobertura de seguros deben ser revisadas con cuidado y se deben tomar las medidas apropiadas para incluir estos gastos dentro del presupuesto.

Costos legales y de demandas

Cuando los organismos electorales no cuentan con su propio consejero legal o no reciben asesoría o representación jurídica gratuita por parte de otras agencias gubernamentales, se deben tomar en cuenta los costos de:

• Cualquier asesoría legal necesaria para aclaraciones sobre el marco jurídico;
• La representación legal en cualquier demanda que concierna a los procesos de la logística electoral o a los resultados de las elecciones;
• Costos legales alternativos para la resolución disputas o de conflictos administrativos.

También se tiene que contemplar el costo de la investigación de controversias y de cualquier alegato sobre delitos electorales.

Gastos menores

Se deben tomar en cuenta algunos requerimientos de dinero en efectivo para cubrir los gastos de compras pequeñas o de emergencia que lleven a cabo las oficinas administrativas locales o los administradores de mesas de votación.

Necesidad de un análisis de costo-beneficio

Al considerar el nivel apropiado de tecnología que ha de usarse en los diferentes procesos de la logística electoral, los factores de costo merecen una consideración especial. Las consideraciones para el gasto en tecnología deben incluir:

• La imagen pública y operativa
• Los servicios y la confiabilidad que se espera tengan los sistemas

Puede ser que la mejora en la eficiencia que brinda la tecnología sea suficiente para persuadir al organismo electoral, pero si no se realiza un análisis de costo- beneficio para las propuestas tecnológicas, se podría hacer un uso poco efectivo de los recursos.

Temas clave al evaluar la tecnología en términos de costo-efectividad

Entre las preguntas clave que se deben atender en relación con el costo-efectividad de las soluciones tecnológicas aplicables, figuran las siguientes:

¿Qué tantos beneficios o valor agregado ofrece el uso de tecnología? ¿Cuál será su contribución al logro de los principios guía de la logística electoral, en comparación con soluciones más sencillas y menos sofisticadas tecnológicamente?

¿Cómo se comparan sus beneficios contra los gastos adicionales que implica?

¿Se justifica el nivel de gastos iniciales de acuerdo con el financiamiento total disponible? Generalmente, los sistemas basados en la tecnología no producen beneficios de inmediato debido a los niveles iniciales de gasto en equipo, capacitación y otras actividades de arranque que se requieren. Debido a la velocidad de los cambios tecnológicos y a las tendencias potenciales a disminuir los costos de muchas soluciones tecnológicas, es importante determinar el momento más propicio para adquirir tecnología en términos y condiciones de costo-efectividad.

¿Cuáles son los gastos continuos? Se deben considerar con mucho cuidado los costos futuros que implica el mantenimiento de soluciones automatizadas en términos de equipo y programas (software), capacitación, modernización, costos de licencias, etcétera.

Si se introducen soluciones tecnológicas, ¿es mejor instrumentarlas y desarrollarlas de forma interna o contratar especialistas de instituciones externas? Los bajos costos iniciales de la contratación externa podrían resultar atractivos, pero pueden traer desventajas. La dependencia de un contratista exterior para desarrollar soluciones tecnológicas importantes para la logística electoral en tiempos críticos puede causar problemas de fiabilidad.

En virtud de la naturaleza especializada de muchos sistemas automatizados de logística electoral, pueden darse incrementos sustanciales en contratos subsecuentes. Se debe tener siempre en mente la relación entre los costos, por un lado, y el control y la fiabilidad, por el otro.

¿Qué otras alternativas existen para el uso de los fondos que se requerirán? Esta pregunta no se limita a usos alternativos dentro del presupuesto de la elección. Los fondos utilizados en las elecciones generalmente no pueden utilizarse para solventar otros gastos sociales.