Consideraciones básicas

Para que la administración de la logística electoral sea exitosa, es importante que cuente con sistemas efectivos de control y supervisión del presupuesto. Disponer de un tiempo muy limitado para efectuar grandes gastos durante y en vísperas de la jornada electoral, ocasionará que exista poca tolerancia ante errores de cálculo y  para el control efectivo de los gastos.

Existen varios formatos para el presupuesto que varían mucho entre sí, sin embargo, algunos son más convenientes porque proporcionan esquemas e información de utilidad, ya que permiten identificar en dónde se pueden realizar mejoras que den efectividad a la logística electoral.

Formatos presupuestales

Regresando brevemente a lo esencial, podemos preguntarnos ¿qué debería garantizar el presupuesto de la logística electoral?

Primero, debe ser un mecanismo de registro sobre la asignación y gasto de los fondos.

Debe ser un mecanismo de control para:

• Saber de qué fondos se dispone;
• Comparar progresivamente la velocidad en que se utilizan los recursos financieros, en relación con las funciones operativas y los objetivos alcanzados;
• Anticipar déficit o excesos de financiamiento.

Por último, debe proporcionar un mecanismo de evaluación a través del cual se puedan comparar y evaluar históricamente y entre sí, los costos de los diversos componentes de la logística electoral.

Igual que los datos de ejecución y las cargas de trabajo, la información presupuestal puede ser utilizada para determinar las áreas eficientes o deficientes, así como las tendencias de costo-efectividad, identificando los componentes más efectivos.

Para garantizar un control financiero efectivo de la logística electoral, los presupuestos deben proporcionar la habilidad de separar o dividir sus componentes, tanto bajo la estructura de la logística electoral, como de otros elementos de costo relativos a las elecciones.

Los diversos sistemas electorales y los modelos de organización que tienen los organismos electorales, ocasiona variaciones en el detalle minucioso de estas divisiones, sin embargo, también es importante que se tenga consistencia interna para efectuar y  realizar comparaciones entre los distintos elementos. Esto tiene especial importancia cuando varias organizaciones o agencias contribuyen con recursos para la logística electoral.

Cuando se utilizan diversos métodos para calcular, autorizar y archivar los gastos relativos a las elecciones, tanto entre jurisdicciones como a través del tiempo, se puede dificultar la elaboración de análisis comparativos sobre la información financiera de la logística electoral.

Esto también podría afectar la capacidad para ejercer un control financiero prudente, dificultando la identificación tanto local como internacional, de los métodos más efectivos para llevar a cabo las tareas de la logística electoral.

Modelos presupuestales

¿Qué modelos están disponibles? En términos generales, los presupuestos pueden clasificarse en los siguientes modelos:

El modelo funcional, en el que los costos se calculan a través de grandes títulos de gastos. Este modelo incluye componentes generales tales como contratación de personal, formatos, equipo de informática, transporte, etc. En dichos modelos pueden existir pocos indicios sobre qué actividades --entre las muchas que tiene la logística electoral, o el proceso electoral en su conjunto-- están directamente relacionadas con los costos calculados y con los gastos actuales. Este modelo no refleja especificidades detalladas en el presupuesto.

En los modelos de programas o proyectos individuales, se muestran por separado los costos calculados y los gastos de tareas individuales, o de tareas agrupadas. El financiamiento y las erogaciones para varios tipos de gastos pueden ser asignados, monitoreados y evaluados, contrastándose con las tareas específicas para las cuales son relevantes.

Si se dispone de sistemas manuales o automatizados más sofisticados, se podría instrumentar un modelo que combine las dos estructuras previas, dividiendo las asignaciones y erogaciones en tipos de gastos durante toda la elección, o de forma individual por tarea o proyecto.

Bases de programas y proyectos

Las estructuras presupuestales que incorporan las bases de programas y proyectos, son las más efectivas tanto para calcular necesidades de financiamiento, como para controlar los gastos de la logística electoral.

Estas estructuras previenen que proyectos más chicos, tales como el procesamiento de nominación de candidatos, se extravíe o sea ignorado en los presupuestos generales de la logística electoral.

Al separar los gastos, se habilitan controles más rigurosos de los costos de cada aspecto de la logística electoral. Alinear los presupuestos con los objetivos específicos de los proyectos de la logística, fomenta un círculo más abierto de responsabilidades y de rendición de cuentas de carácter administrativo, lo que permite una evaluación más efectiva de los logros.

Es posible que las políticas generales de presupuestación gubernamental, así como los requerimientos del financiamiento externo, eviten que los presupuestos públicos para la logística electoral se realicen de dicha forma. En tales casos, se podrían destinar recursos adicionales para elaborar presupuestos que garanticen la eficiencia y la calidad de la información.

Cuando se desarrollan presupuestos, se puede adoptar un enfoque "descendente" que calcule los fondos a un nivel agregado separando todo después, o uno "ascendente", con cálculos iniciales compilados a nivel de unidad de trabajo, que después sume todo.

Investigación de fuentes de financiamiento para la administración electoral

Dentro de la estructura previa, también puede ser útil identificar las fuentes de donde proviene el financiamiento. Generalmente esto es necesario cuando la logística electoral busca o ha obtenido asistencia financiera internacional.

Es común que la asistencia internacional estipule sus propios procedimientos de contabilidad y presupuestación. Como la asistencia internacional es un aspecto específico, no tiene un impacto en otros aspectos del presupuesto electoral.

Dicha división muestra las fuentes generales de financiamiento, así como las fuentes para proyectos específicos, de la siguiente manera:

• Fondos que destina el Estado al organismo electoral.
• Financiamiento de otras agencias gubernamentales locales.
• Donativos en especie provenientes de otras agencias gubernamentales (posiblemente servicios de seguridad, cómputo, sistemas de comunicación, personal de apoyo, etc.).
• Servicios financiados internamente por organizaciones civiles o no gubernamentales.
• Financiamiento internacional- dependiendo del tipo, dividido tal vez en elementos tales como fideicomisos, financiamiento paralelo y costos compartidos.

Flexibilidad

Los presupuestos deben ser vistos como guías que garantizan patrones eficientes de gasto en virtud de las condiciones previstas para las elecciones, en lugar de verse como documentos intercambiables que pueden llenarse sin importar las circunstancias futuras.

Una vez que se ha evaluado cuidadosamente la viabilidad de los presupuestos para la logística electoral, tomando en cuenta las decisiones relativas a la redistribución de fondos que identifiquen las necesidades de financiamiento adicional o los ahorros; es importante que se definan los puntos de revisión, que también son una parte importante del sistema de presupuestación, ya sea sobre la base de determinados períodos transcurridos, o de proporciones de gasto.

Puede ocurrir que tales revisiones no sean necesarias al principio de un periodo electoral. Sin embargo, al acercarse el día de las elecciones, se intensifica la velocidad de los gastos, mientras disminuyen los fondos remanentes, por eso, tendrá que incrementarse la frecuencia con que se revisa el presupuesto. Tal vez llegue a ser necesaria una revisión diaria.

Contingencias

Los mecanismos de flexibilidad incluyen el desarrollo de presupuestos de contingencia. Así como se planean procedimientos o suministros de contingencia ante la eventualidad de fallas en los operativos de la logística electoral, de la misma forma se deberían preparar presupuestos de contingencia para dichas circunstancias.

Sin esos presupuestos no hay forma de determinar cuales son los métodos más económicos para resolver contingencias específicas.