Elaboración de presupuestos

Las metodologías más apropiadas para la elaboración de presupuestos de logística electoral variarán de acuerdo con la estructura del organismo electoral (nacional, regional o local), de sí una sola organización es responsable de todas las actividades de logística electoral o sí se dividen entre diferentes organizaciones sobre una base geográfica o funcional, así como del ciclo presupuestal del sector público.

Los presupuestos "globales" son necesarios para identificar las necesidades de financiamiento más generales y las áreas en las que puede ser necesario que se destinen fondos para compensar insuficiencias. Los presupuestos para diferentes unidades administrativas geográficas, o funcionales, así como para proyectos específicos, coadyuvan a una asignación efectiva y eficiente de fondos en áreas específicas de la logística electoral.

Existen dos enfoques generales que pueden ser útiles al elaborar presupuestos para la logística electoral:

• Un enfoque de arriba hacia abajo o descendente. En este caso, se elabora un estimado a nivel global y después se divide en presupuestos por proyecto, funcionales y por unidad geográfica.
• Un enfoque de abajo hacia arriba o ascendente. En este caso las necesidades específicas de unidades geográficas, proyectos y funciones se determinan, revisan y validan, para luego amalgamarse en un presupuesto global.

(Estas son, por supuesto, visiones simplificadas sobre los dos extremos del proceso de elaboración de presupuestos).

Presupuesto descendente

Algunos ejemplos de este enfoque son los siguientes:

• La elaboración de presupuestos para la logística electoral con base en los gastos globales de la última elección (quizá sujetos a los cambios de precio, o a las políticas gubernamentales en cuanto a variaciones en la asignación de presupuestos corporativos).
• Un cálculo global a partir de un registro histórico u otros costos estimados por votante sobre cuya base se deriva un presupuesto global.

A los proyectos, funciones y localidades se les asigna luego un porcentaje del presupuesto global de acuerdo con criterios generales.

Usualmente, este no es el medio más efectivo para determinar el presupuesto de la logística electoral. Ya que no permite que se consideren variaciones locales por cambios en los sistemas, procedimientos y condiciones, o que se le otorgue la debida prioridad a las necesidades de la logística electoral.

Al negar el acceso inicial a los administradores del proyecto, ya sean locales o regionales, se elimina uno de los factores clave para desarrollar las capacidades de administración financiera, así como cualquier sentido de corresponsabilidad sobre los procesos presupuestales. Aunque tiene la ventaja de ser una solución rápida pero precipitada cuando se necesita un presupuesto.

Enfoque ascendente

Es probable que esta alternativa produzca resultados más realistas, cuando se combina con la necesidad de una justificación y una revisión rigurosas de los objetivos que se desean alcanzar. Los presupuestos se elaboran mediante estimaciones de categorías de costo definidas (que de manera ideal podrían incluir al personal de cada mesa de votación,  a los costos de diseño y producción de cada formato electoral, etc.), a través de los costos de cada proyecto de logística electora, o al nivel de cada unidad geográfica de administración, cuando esto sea posible.

Las ventajas de este método son las siguientes:

• Toma en cuenta los sistemas y procedimientos proyectados, así como las condiciones locales imperantes.
• Permite definir las prioridades en cuanto a las necesidades de financiamiento y, por lo tanto, da como resultado decisiones más racionales cuando las actividades deben reducirse para resultar consecuentes con el presupuesto disponible.
• Promueve el sentido de corresponsabilidad en los procesos de presupuestación dentro de toda la organización.
• Permite la identificación de áreas potenciales tanto de administración eficiente como ineficiente.
• Brinda una base sólida para las solicitudes de financiamiento.

Sus desventajas residen en que es un proceso más lento y repetitivo, además de que los proyectos y presupuestos locales deben revisarse escrupulosamente para eliminar cualquier duplicidad o solicitudes excesivas de fondos de acuerdo a los resultados previstos. Sin embargo, es preferible que se elaboren  presupuestos globales a través de este método, incluso cuando no se pueda realizar en su totalidad debido a presiones de tiempo.