Consideraciones básicas

Para que un organismo electoral pueda planear el despliegue de la logística electoral sobre bases sólidas, tiene que haber una garantía de que los fondos requeridos se encontrarán disponibles. La falta de seguridad en cuanto al suministro de fondos podría propiciar ineficiencias en los operativos y una posible pérdida de integridad.

Es responsabilidad de los administradores electorales asegurar que las solicitudes de financiamiento hayan sido rigurosamente examinadas internamente, para garantizar que representan soluciones económicas a los requisitos legislativos y de servicio electoral, asegurando que los fondos asignados serán ejercidos de manera juiciosa. Esto no significa necesariamente que las elecciones tengan que ser conducidas de la manera más económica posible, sino que el organismo electoral proporcione un servicio de calidad al mejor costo.

Calendario de liberación del presupuesto

Resulta de capital importancia tener no sólo la certeza sobre la garantía de los fondos, sino también contar con una fecha, o con plazos apropiados para la liberación del presupuesto aprobado para el financiamiento de la logística electoral.

Certeza sobre el financiamiento

Los administradores electorales deben asegurarse por adelantado de que los fondos para la logística electoral estarán disponibles. Esto necesita que se cuente con mecanismos confiables y preferiblemente públicos para la presentación y la aprobación de fondos por las legislaturas correspondientes y que:

• Que se cuente con mecanismos públicos para proponer estimados y para aprobar las legislaciones correspondientes aprueben los fondos.

• Los administradores electorales se aseguren de que los presupuestos para la logística electoral sean desarrollados e integrados oportunamente, de acuerdo al ciclo normal de aprobación de presupuestos.

• Existan mecanismos para la aprobación, por parte de las legislaturas, de fondos adicionales para la logística electoral, a fin de cubrir contingencias no previstas, tales como cambios de último momento en las disposiciones legislativas y para que, en sistemas donde las elecciones no se llevan a cabo en intervalos fijos, resulten accesibles y efectivas.

Los fondos gubernamentales para la logística electoral deben ser parte de los fondos destinados específicamente a las elecciones. Esto se puede facilitar cuando un órgano independiente es responsable de la conducción de las elecciones, en vez de que las elecciones sean responsabilidad de un estado, oficina o agencia gubernamental local.

En este último caso, particularmente en ambientes donde los controles generales de contabilidad son débiles, se pueden requerir mecanismos estrictos de fiscalización para garantizar que los fondos destinados a lo logística electoral sean utilizados correctamente.

Servicios suministrados por otras organizaciones

Existirán consideraciones adicionales cuando el financiamiento de las actividades de la logística electoral, se derive de fuentes distintas a las del presupuesto controlado por el organismo electoral. Hay varios escenarios en los que esto puede suceder y cada uno requiere de vigilancia de parte del organismo electoral, para garantizar que los fondos esperados para la logística electoral se materialicen.

Cuando otras organizaciones estatales suministran los servicios de logística electoral sin costo para el organismo electoral, se debe asegurar que tengan la capacidad para financiar estos servicios con sus propios presupuestos, conforme al nivel requerido por el organismo electoral.

Sería preferible que los costos de estos servicios inter-institucionales fuesen presupuestados y pagados por el organismo electoral. Esto tiende a promover una mayor eficiencia, además, permite un control más directo de los procesos y proporciona una base más sólida para comparar costos de actividades. Sin embargo, puede que esto no siempre suceda. Algunos ejemplos de esto pueden ocurrir cuando:

• Las locaciones donde se instalan las mesas de votación o las oficinas temporales de la administración electoral a nivel local, son suministradas de forma gratuita por otras agencias estatales.
• Las fuerzas de seguridad (policíacas o militares) brindan seguridad a la logística electoral sin costo directo alguno.
• Se utilizan las redes de comunicación de otras agencias gubernamentales para la comunicación con los centros de votación.
• Las redes de comunicación operadas por otras agencias estatales se utilizan para procesar información sin incurrir en gastos directos.
• Otras agencias gubernamentales comisionan parte de su personal como oficiales de votación o asistentes electorales pagándoles por ello con un sueldo normal.

Financiamiento para gastos adicionales

Al suministrar los servicios mencionados, esas otras agencias pueden, sin embargo, incurrir en gastos adicionales --particularmente en el caso de pagos de tiempo extra u otros gastos adicionales para el personal contratado, pero también en cuanto a la posible adquisición o mantenimiento de equipo o de producción de material adicional, que cumpla con los requisitos de apoyo a la logística electoral.

Pudiera ocurrir que algunos de los servicios suministrados de manera gratuita representen costos adicionales que no son visibles de inmediato. El personal de otras agencias que participan en las tareas de apoyo de la logística electoral pudieran no representar un gasto adicional en ese momento, pero su trabajo normal podría requerir gastos adicionales con posterioridad para cumplirse a tiempo.

Sería preferible que los fondos utilizados por otras agencias estatales para apoyar la logística electoral, fuesen considerados dentro de sus respectivos presupuestos, en vez de esperar que haya excedentes para cumplir con las necesidades de apoyo requerido.

ONG´s y asistencia internacional

Cuando las actividades esenciales de la logística electoral estén siendo financiadas por organizaciones internacionales, u organizaciones no gubernamentales, el organismo electoral debe asegurarse de que los compromisos para suministrar el servicio estén apoyados sólidamente por los fondos disponibles de tales organizaciones.

Responsabilidad gubernamental en el financiamiento

Los gastos de la logística electoral, igual que otros gastos electorales, normalmente serán financiados por el gobierno representativo del nivel para el que se esté llevando a cabo la elección. Sin embargo, existen circunstancias en las que pueda necesitarse una transferencia intergubernamental de fondos, para garantizar consistencia, equidad, e integridad en los procesos de logística electoral, tales como:

• Cuando se introducen nuevos niveles en el gobierno representativo.
• Cuando los administradores locales o provinciales son responsables de la conducción de las elecciones para los niveles más altos de gobierno.
• En contextos de menor desarrollo.
• Cuando existen grandes disparidades en la base de fondos disponibles para los diversos gobiernos a nivel provincial o local dentro de un país.

Se debe tener cuidado cuando se instrumentan mecanismos para tales transferencias y para garantizar que:

• Los mecanismos de contabilidad y fiscalización estén bien planteados para prevenir ineficacia al utilizar fondos que provienen de diferentes niveles gubernamentales.
• Realizar las transferencias, sobre la base de "adelantos" y no del reembolso de los gastos ya erogados en la logística.

Normalmente, utilizar el método de reembolso no ayuda a resolver los problemas, pudiendo inclusive exacerbar las deficiencias de financiamiento en ciertas áreas administrativas. Este tema puede ser especialmente pertinente en las elecciones de los niveles jerárquicamente inferiores de gobierno en sociedades menos desarrolladas.

Justificación para las necesidades de financiamiento de la logística electoral

La logística electoral, es tan sólo uno de los programas que compiten para obtener parte de los limitados fondos públicos. La logística electoral generalmente no solo compite con otros gastos relacionados con las elecciones -registro de votantes, educación a votantes, etc.- sino también con la amplia gama de servicios suministrados por el gobierno.

Para poder obtener el financiamiento propuesto para la logística electoral, los administradores electorales necesitarán convencer a quienes controlan los recursos públicos de que los gastos propuestos son:

• Adecuados, en términos de costo-efectividad, para suministrar los servicios estipulados en el marco legislativo para la logística electoral.
• Necesarios para mantener la integridad del servicio y los niveles de calidad apropiados para la elección.

Normalmente, es preferible que la legislación determine el monto y la fecha de liberación del presupuesto que tiene el organismo electoral.

La legislación puede votar sobre la fecha de liberación del financiamiento, mientras que cuando el ministro tiene el control, se podrían generar retrasos para el financiamiento debido a ineficiencias burocráticas.

El propósito de costear los proyectos

La justificación de los gastos propuestos, así como la garantía de acceso a los fondos necesarios, se verá facilitado cuando se adopte un modelo de presupuesto que proporcione un costeo apropiado de proyectos o actividades. Las ventajas de utilizar este método al proporcionar justificaciones para los gastos presupuestales incluyen:

• Una demostración clara del costo-efectividad implicado en las actividades propuestas de la logística electoral, mediante el desarrollo de información de costos por unidad.
• Se puede mostrar más fácilmente el impacto de las diversas actividades en el proceso de la logística electoral, permitiendo así una demostración documental más clara de los efectos que provocaría cualquier disminución en el presupuesto, así como identificar los servicios que pueden ser reducidos o eliminados para conciliar las actividades con cualquier reducción en el financiamiento.
• Si los fondos aprobados son inferiores al presupuesto propuesto, se proporciona un esquema más claro para una revisión rápida de los gastos propuestos a efecto de conciliarlos con los fondos aprobados. 

Uso de Proyectos para el Financiamiento

Cuando se ha adoptado un modelo presupuestal que permite proyectar los costos, será más sencillo justificar los gastos propuestos, asegurando así que se obtenga el financiamiento necesario. Entre las ventajas que se obtienen al usar este método encontramos que:

* Permite la clara demostración de la efectividad que tienen las actividades de la logística electoral, mediante el desarrollo de una unidad con informes de costos;

* Se pueden demostrar de una forma más fácil los impactos que ocasionan las actividades de la logística electoral. Así mismo, en los documentos de apoyo, se pueden observar los efectos que ocasionaría en el presupuesto un recorte en los gastos propuestos, así como los servicios que tendrían que reducirse o eliminarse para conciliar las actividades con los recortes presupuestarios;

* Cuando el financiamiento aprobado es menor que el que se propuso, el organismo electoral tiene un marco referencial más claro para revisar los gastos propuestos, con el fin de conciliarlos con el financiamiento que fue aprobado.

 Ajuste de la disponibilidad de fondos a intervalos críticos de tiempo

Para asegurar una efectiva preparación de la logística electoral, es indispensable no sólo procurar que se reciba un nivel adecuado de recursos financieros, sino también que la disponibilidad de fondos resulte compatible con los intervalos críticos del calendario de preparación de la elección. Habrá que considerar dos aspectos principales:

1. El sistema de desarrollo presupuestal del organismo electoral para la logística, debe organizarse de acuerdo a un calendario que permita una oportuna identificación de los requisitos de financiamiento.

Cuanto más compleja sea la estructura administrativa del organismo electoral y cuanto mayor sea la cantidad de agencias relacionadas con la provisión de servicios de logística electoral, más tiempo se necesitará para hacer las estimaciones correspondientes. Esto debe considerarse al momento de planear los calendarios presupuestales internos.

2. Cuando las legislaturas aprueban y revisan los presupuestos estatales a intervalos fijos muy separados entre sí, también cuando las elecciones no se llevan a cabo en períodos o fechas predeterminadas, se tendrán que tomar precauciones a fin de examinar y aprobar, en lapsos muy reducidos, los fondos asignados para la logística electoral. Los métodos variarán de acuerdo con las estrategias estatales de administración del presupuesto. De preferencia, el presupuesto aprobado para la logística electoral deberá conocerse con anticipación al día en que se realiza el anuncio formal de la fecha de una elección.

Aprobación de fondos de emergencia

Del mismo modo, se debe contar con mecanismos para la aprobación de fondos de emergencia para la logística electoral – para atender circunstancias imprevistas (las cuales son con frecuencia resultado de cambios en la legislación en fechas cercanas a la jornada electoral), o sobre gastos previos a la elección--, permitiendo así una liberación oportuna de fondos adicionales. Aunque es responsabilidad de los organizadores electorales limitarse a los fondos preestablecidos, en contextos cambiantes puede ser difícil realizar un cálculo exacto de las necesidades.

La incapacidad para brindar certidumbre a un eventual suministro de fondos de emergencia para organizar una elección, tendrá más efectos negativos sobre la legislatura, debido a posibles dudas sobre la legitimidad de la elección, que sobre los administradores electorales.

Adquisiciones anticipadas

La adquisición de muchos componentes vitales para asegurar el éxito de la logística electoral tales como la compra o el desarrollo de equipo y servicios de cómputo, puede llevarse a cabo con mucha anticipación al periodo electoral. Especialmente, debería contarse con tiempo suficiente para llevar a cabo procesos de licitación o de adjudicación de contratos, de manera que se puedan hacer adquisiciones bajo parámetros de costo-efectividad.

Cuando se tienen organismos electorales permanentes, los costos del trabajo por adelantado pueden ajustarse a sus presupuestos operativos normales. Cuando la organización electoral esté a cargo de organismos temporales, es indispensable que se aprueben fondos de inmediato para la preparación de las elecciones, incluso antes de que se formule y apruebe un presupuesto detallado.

Organismos internacionales

El papel de los organismos internacionales o gobiernos extranjeros en cuanto a la provisión de asistencia financiera para la elección también necesita tomar en cuenta el momento en que resulte más apropiada la liberación de fondos. Esto puede tornarse un problema grave, ya que los organismos internacionales suelen regirse por sus propios calendarios para la aprobación de fondos, los cuales podrían no estar sincronizados con los calendarios de financiamiento en el país donde se llevará a cabo la elección.

Además, también se tiene que considerar que en los países en desarrollo que acaban de salir de un conflicto, la disponibilidad del financiamiento para la logística electoral proveniente de donantes, estará determinada por consideraciones políticas internas y externas.

La liberación tardía de fondos provenientes de la asistencia internacional, podría causar daños a la logística electoral, en particular cuando esté destinada a la instalación de sistemas complejos en un marco temporal restringido --por ejemplo, cuando los fondos se utilizan para un sistema automatizado de conteo a pocos días de la jornada electoral. Deberán considerarse con mucha atención los propósitos para los cuales habrán de utilizarse los fondos que se obtienen cuando el periodo electoral ya está muy avanzado.