Consideraciones básicas

Al desarrollar los lineamientos de presupuesto y de costos para los diversos proyectos que integran la logística electoral, los administradores electorales necesitan identificar con mucho cuidado lo siguiente:

• Todos los componentes relevantes de los costos --el no identificar y presupuestar todos ellos puede dar como resultado una escasez de fondos durante el periodo electoral;
• La forma más económica de manejar los costos relevantes de estos componentes - utilizar, siempre que sea posible, soluciones de bajo costo que empleen sistemas sencillos, la infraestructura ya existente y la continuidad de los recursos.

Bases para el cálculo de costos

El común denominador al calcular los costos y al adquirir los recursos para las elecciones es el número de electores a los cuales se les rendirá servicio. Determinar qué porcentaje de electores se espera para la votación es crítico para establecer operativos en términos de costo-efectividad.

Cuando los administradores electorales en función de los registros de tendencias históricas y de un análisis del contexto actual, tienen la certeza de que el número total de electores se encontrará dentro de un rango más o menos definido, se pueden generar costos más eficientes si se hacen estimaciones y se adquieren recursos sobre esa base. Es preferible que los presupuestos se basen en un porcentaje que refleje el 100% de la asistencia electoral, lo que brindará capacidades adicionales para lidiar con cualquier contingencia. 

Las medidas más efectivas estarán determinadas por el contexto específico en el que se desarrollan las elecciones, dependiendo de elementos tales como el nivel de seguridad requerido para mantener la confianza pública y los costos relativos a los diversos métodos utilizados, ya sean intensivos en recursos humanos, automatizados o de alta tecnología.

Costos específicos

Las siguientes secciones cubren los costos específicos relativos a:

• El reclutamiento y capacitación del personal,
• El material, equipo e instalaciones (incluyendo la seguridad),
• Comunicaciones y franqueo postal,
• Transporte y flete,
• Otros costos(incluyendo información al votante, gastos, seguros, demandas/ representación legal),

Contingencias

La previsión de contingencias tendrá que atender asuntos referentes a:

• Niveles excesivos de material, equipo y personal para reabastecimiento en casos de emergencia;
• Recuperación en caso de desastres, tales como la reprogramación del día de los comicios, la reubicación de oficinas por disturbios o desastres naturales o fallos importantes en los sistemas de cómputo;
• Cambios potenciales en el marco legislativo durante un periodo electoral que puedan llevar a sobrecargas de trabajo o requerir recursos adicionales.
• Provisiones para pagarle al personal electoral un día distinto al de las elecciones. El pago del personal electoral es una actividad por sí misma, ya que requerirá un presupuesto para personal, transporte y comunicaciones.

Respecto a las cantidades de material de reserva, es usual mantener alrededor de un 10% sobre los requerimientos calculados. Las cantidades en reserva de elementos importantes deberán ser más altos cuando se incorporan nuevos sistemas o procesos, o cuando existe una dependencia de organismos externos (por ejemplo en el suministro de transporte o de servicios de correo) con un desempeño previo deficiente o aún no probado.

Los cálculos de contingencia para la recuperación después de situaciones de desastre deberán ser guiados por análisis de riesgos en cada contexto específico.

El financiamiento necesario para actividades que resulten de posibles cambios en la legislación electoral no deberá ser incluidas en las propuestas formales de presupuestación, a pesar de que sería conveniente calcular por anticipado los costos de cualquier cambio posible. Sin embargo, tratándose de elecciones de transición, cuando las negociaciones sobre la legislación electoral pueden continuar hasta iniciado el periodo electoral, la preparación de cálculos formales de costos en lo que concierne a posibles cambios en la legislación puede resultar de gran utilidad.

Actividades post-electorales

Se deben tomar previsiones respecto a las actividades posteriores a las elecciones, tales como los recursos adicionales necesarios para evaluar la logística electoral o realizar investigaciones en esta materia.

En algunos sistemas como en aquellos que cuentan con listas electorales permanentes o donde la votación es obligatoria, se deberán tomar previsiones relativas al seguimiento del electorado, por ejemplo, de aquellos cuyo registro electoral era incorrecto o contenía inconsistencias o, tratándose de sistemas de voto obligatorio, de quienes no votaron.