Equipo para la votación

El equipo más importante de la votación consiste en compartimentos o cuartos secretos y las urnas. El estilo y la manufactura de estos elementos tendrán un impacto importante en su costo.

Se tendrá que llevar a cabo una comparación de los costos para determinar si es más económico usar equipos de madera, plástico, o metal, o bien utilizar urnas y compartimentos desechables.

Entre más duradero o permanente sea el equipo, mayores serán sus costos de transporte, de reparación y de almacenaje, pero existe la ventaja de que el material podría reutilizarse para elecciones posteriores. El equipo desechable o de un solo uso, podría causar la sensación de inseguridad en algunos contextos, pudiendo ser inservible bajo ciertas condiciones meteorológicas.

Otras necesidades del equipo de votación incluyen sellos o candados para las urnas, así como algún dispositivo especial de seguridad, como aplicadores de tinta o lámparas especiales, que son necesarios para verificar la identidad o elegibilidad del elector.

Cuando la votación es automatizada, gracias al uso de computadoras u otros tipos de maquinas para la votación, también sería pertinente considerar que se podría requerir la adquisición y el mantenimiento de sistemas de apoyo, la instalación y prueba de maquinas, así como la instalación de equipo de comunicaciones.

También se tiene que presupuestar el material para la votación en mesas temporales. Ya que el aumento de la seguridad en estas mesas significará un gasto extra. Las provisiones presupuestales de las mesas de votación temporales, deberían tratar cuestiones relativas al almacenaje de los materiales.

Equipo de oficina

Puede ser necesario que las mesas de votación y las oficinas temporales requieran equipo de oficina adicional, aunque sería preferible acordar el uso de instalaciones ya equipadas (Este último recurso puede no sólo resultar más económico sino que también reduce los gastos de transporte).

En general, rentar los requerimientos adicionales de equipo de oficina será más económico que comprarlos, aunque esto dependerá de las oportunidades para su uso en el futuro y de la comparación del costo de renta durante un periodo determinado, contra el costo de compra. Las necesidades de equipo de oficina de las sedes locales de carácter temporal que pueden cubrirse con los presupuestos de la logística electoral incluyen: 

• Mobiliario, como mesas, sillas, estantes, archiveros
• Instalaciones para fotocopiado
• Máquinas de fax

Para las mesas de votación, también deben calcularse los costos de necesidades adicionales de mobiliario como (mesas, sillas, gabinetes con candado, barreras para el control del público, e instalaciones), iluminación, generadores de electricidad y retretes portátiles, así como suministro de agua, para que las mesas e instalaciones cubran los requisitos necesarios.

También deberían incluirse los elementos menores de equipo para oficina, tales como calculadoras para los administradores de mesa y para los administradores electorales locales.

Los elementos de un solo uso o desechables, tales como mesas y barreras de cartón para el control del público, también deben ser consideradas para comparar su efectividad en contra de equipo más duradero.

Equipos y programas de cómputo

Se tendrán que cubrir los costos relativos al desarrollo, uso y mantenimiento de sistemas de cómputo para la logística electoral. Que deberían ser:

• Sistemas de administración en general, como registros del personal electoral, pagos o administración financiera;
• Sistemas relacionados directamente con la votación, como serían los sistemas para la distribución y control de recursos, para la votación automatizada, el procesamiento de nominación de candidatos, servicios de información electoral, conteo de votos y cálculo de los resultados.

El que todos esos costos sean calculados y pagados con los fondos para una elección específica, dependerá de las políticas de contabilidad y de otras fuentes de recursos para el desarrollo con que cuente el organismo electoral. Los sistemas de presupuestación deberían considerar: 

• El costo del equipo o hardware (computadoras, monitores, impresoras, otros gastos accesorios y el costo de instalación) y cualquier fuente de suministro de energía.
• Cualquier gasto de red, incluidos los relativos a la instalación en línea o en red y/o la renta de sistemas de transferencia de datos.
• Los costos de desarrollo, pruebas y uso de los programas o software, y cualquier compra de licencias para software desarrollado externamente.
• Los costos de mantenimiento y soporte técnico.
• Capacitación de los operadores sobre los conocimientos relativos a actividades electorales electrónicas

Es importante que se incluyan los costos de soporte operativo para el personal adicional, así como para el transporte de los materiales, de los muebles de oficina o de instalaciones requeridas.

Materiales

El cálculo de los costos en cuanto a materiales para la logística electoral debe considerar los siguientes elementos: 

• Papeletas y cuando sean requeridos, los sobres para las papeletas;
• Materiales de referencia y capacitación para uso del personal y de los capacitadores, tales como manuales y libros de trabajo, apoyos para la capacitación, (material audiovisual), listas de revisión, copias de la legislación y regulaciones electorales;
• Material de referencia e información para el uso de los candidatos, de partidos políticos y de otros participantes externos a la elección, tales como las fuerzas de seguridad;
• Formatos para el uso de los electores, de candidatos, de partidos políticos y para el mantenimiento de archivos o registros  electorales de carácter oficial;
• Formas administrativas y etiquetas para el control del reclutamiento, de la capacitación, de la distribución de recursos, de las finanzas y para el control de activos;
• Copias de listas electorales para uso de las mesas de votación;
• Carteles informativos y panfletos;
• Objetos de papelería tales como cinta adhesiva, cordón, cuadernos, plumas, lápices, sobres, reglas, y ligas, así como otras necesidades definidas dentro del esquema legal electoral, tales como estampillas de autenticidad para las papeletas electorales;
• Letreros para su uso adentro o afuera de las mesas electorales;
• Rotuladores para las mesas de votación
• Material de empaque, tal como sobres resistentes, bolsas, cajas u otros contenedores para el transporte del material electoral;

Las comparaciones sobre la efectividad de las diferentes alternativas pueden traducirse en ahorros significativos. Algunos ejemplos de estas alternativas son: 

• Investigar alternativas para la impresión de las papeletas electorales --el uso de papel y técnicas de impresión seguras podría ser innecesaria en algunos contextos, por ejemplo, cuando los oficiales de la mesa de votación pueden autentificar los materiales al momento de entregarlos.
• Si el valor añadido por el uso de procesos costosos y de alta tecnología, tales como la producción de material audiovisual, es suficiente para justificar su uso sobre métodos más sencillos y menos costosos.
• Comparar los costos de producción en diferentes lugares, considerando el costo de transporte;
• La producción de materiales de referencia en formatos seccionados de hojas sueltas, que puedan ser devueltos y arreglados en caso de que fuera necesario ser utilizados en elecciones posteriores.
• Investigar diferentes métodos de producción para determinar cuál es el más económico para los volúmenes de impresión requeridos, minimizando las características más costosas, tales como el papel y la impresión a colores- la reproducción de volúmenes de formatos menores puede ser realizada internamente de manera más económica mediante su fotocopiado.
• Utilizar los contratos gubernamentales de venta al mayoreo para la compra de papelería y otros artículos de uso común.

Renta de instalaciones

Puede ser necesario rentar instalaciones para utilizar como oficinas administrativas, mesas especiales de votación, centros para escrutinio de votos. La renta para dichos efectos solo será necesaria cuando el gobierno sea incapaz de suministrar suficientes locales.

Al considerar el costo de la renta, se deben tomar en cuenta los siguientes factores: 

• La renta base del edificio.
• Cualquier depósito que se deba pagar.
• Cualquier costo adicional de servicios, tales como electricidad, iluminación, calefacción y limpieza.

Sería preferible rentar instalaciones que ya cuenten con el mobiliario y los servicios necesarios.

Seguridad

El nivel de seguridad requerido variará según el contexto político, siendo importante que sea determinado a través de un análisis de riesgos. Cuando la seguridad es suministrada por la policía o por el cuerpo militar, podría cubrirse con sus propios presupuestos, o  ser transferida de los fondos del organismo electoral.

El cálculo de costos deberá tomar en cuenta cualquier requisito de seguridad durante todo el periodo electoral, no sólo durante la jornada electoral y el escrutinio, reconociendo cualquier costo asociado que pudiera ser relevante, tal como el tiempo extra de la policía, el mantenimiento de vehículos de seguridad, gasolina y alojamiento temporal.