Antes de que el organismo electoral pueda presupuestar los costos de las comunicaciones, necesita determinar el nivel de cobertura que tienen las comunicaciones en el país. Que incluiría a operadores de red, la cobertura de teléfonos móviles, canales de área, facilidades satelitales y auriculares radiales.

El costo de las comunicaciones tendrá que incluir:

• El costo de todas las llamadas hechas a través de canales de telecomunicación;
• El costo de cualquier equipo adicional de comunicaciones, como líneas telefónicas permanentes, teléfonos portátiles, teléfonos celulares, radios personales y estaciones base;
• Cualquier instalación adicional requerida para redes móviles o de radio.

El tipo de equipo más adecuado y económico dependerá del contexto. Sin embargo, cada mesa de votación debería contar con algún método de comunicación vocal con su oficina de administración electoral.

Normalmente, una línea telefónica permanente resulta más confiable y más económica.

Las oficinas de administración electoral tendrán que aumentar su capacidad de comunicación telefónica durante los periodos electorales, para poder atender las demandas de información tanto administrativas como de los electores.

Es recomendable que durante el periodo electoral, se tenga capacidad suficiente para tener contacto directo con las mesas de votación dentro de las zonas de responsabilidad de cada oficina, sin que se genere algún retraso importante.

Franqueo postal

Se puede incurrir en costos de franqueo postal en las comunicaciones con los electores, los partidos y los candidatos, particularmente para el suministro de cartas informativas, manuales y documentación electoral. Los costos de franqueo postal podrían incrementarse cuando se utilizan servicios de correo.

Se podrían presentar situaciones en las que se necesitara de un envío inmediato facilitado por servicios de correo. También puede haber gastos de franqueo asociados con el reclutamiento del personal de las mesas de votación.

Algunos gastos adicionales de franqueo incluyen:

• Los costos del despacho de papeletas electorales (y su retorno cuando se utiliza el pago postal ya incluido), en los sistemas en los que es posible votar por correo;
• Cuando se envían a todos los electores las solicitudes para votar por correo, el costo se puede duplicar;
• El envío postal de guías de información para los electores.

Si el organismo electoral pre-clasifica sus envíos postales por área, podría ser posible obtener descuentos sustanciales en los gastos de franqueo por parte de las autoridades postales. Esto generalmente solo será útil y ventajoso para envíos postales masivos, tal como guías de información a los electores, papeletas para voto postal, etc.