Requisitos generales

Los preparativos para el transporte y flete del material, así como del equipo electoral tendrán que cubrir:

• La entrega de equipo y materiales al organismo electoral después de su producción (en situaciones de bajos riesgos de seguridad, la entrega se lleva a cabo de manera más económica por el fabricante y está incluida en los costos de producción);
• Cualquier entrega que necesite transportarse desde las bodegas centrales o regionales del organismo electoral hacia las oficinas administrativas locales;
• La distribución de equipo y materiales a las mesas de votación y a otros centros electorales;
• Las contingencias de transporte de emergencia durante la jornada electoral;
• El transporte del material electoral a los centros de escrutinio (cuando el conteo se realice en sedes regionales o centrales y no en las mesas de votación);
• La devolución del equipo y materiales electorales a los almacenes del organismo electoral para su clasificación o almacenamiento;
• El desecho del material electoral que no se va a guardar;
• Los servicios de mensajería entre las oficinas centrales, regionales y locales del organismo electoral.
• El seguro para el transporte.

La planeación de la logística debe considerar las rutas y los medios de transporte más económicos, así como las condiciones de la infraestructura local, los constreñimientos de tiempo y las evaluaciones de seguridad. El transporte de los materiales y del equipo necesita de consideraciones especiales para su seguridad.

Será más difícil suministrar un servicio económico en las áreas más remotas; ya que puede ser necesario el uso de transporte aéreo, marítimo o similar, que implica costos mucho más elevados. De manera similar, el servicio a los centros electorales en el extranjero requerirá  de transporte aéreo urgente que es más costoso.

Contratación externa

Generalmente, no resulta económico que el organismo electoral posea su propia flota de transporte.

Una práctica apropiada consiste en usar una combinación entre el transporte perteneciente al organismo electoral y el que se contrata durante los períodos de actividad electoral. Sin embargo, pueden existir ciertas ventajas al alquilar vehículos y conductores en zonas urbanas para los periodos críticos de la repartición y entrega de materiales.

Esto puede ser necesario cuando no estén disponibles otros medios de transporte apropiados, incluidos los vehículos de otras agencias gubernamentales. Cuando los vehículos son alquilados, el costo total puede incluir todo tipo de gastos asociados, tales como conductores, gasolina y seguro.

Seguridad en el transporte

El material y equipo electoral debe ser transportado por medios que mantengan un alto nivel de seguridad. El nivel de seguridad requerido, dependerá en gran medida de los riesgos que se hayan evaluado. En contextos de poco riesgo, se podrían utilizar sistemas normales de transporte comercial e inclusive vehículos privados; pero en situaciones de mayor riesgo, podría necesitarse de arreglos especiales para utilizar vehículos blindados o de las fuerzas armadas, de la policía o de alguna agencia internacional.

En estas situaciones, los costos pueden ser muy elevados, sin embargo, la seguridad del material debe ser una consideración prioritaria.

Necesidades de los oficiales de las mesas de votación

Podría ser necesario proporcionar transporte para los oficiales de las mesas de votación, e incluso en algunas situaciones de alto riesgo, se podrían requerir convoyes de seguridad para los electores. En lo que concierne a los oficiales de mesa, podría necesitarse el alquiler de vehículos para proporcionar:

• La movilidad que requieren los oficiales ambulantes;
• Un servicio de transporte para los oficiales de las mesas de votación, cuando éstos se encuentren trabajando fuera de su área, o cuando las facilidades de transporte público sean poco adecuadas (resultaría más económico el uso de autobuses en lugar de vehículos más pequeños);
• Transporte para las unidades móviles de votación, tanto en zonas urbanas para atender a determinadas instituciones especiales como en áreas remotas.
• Transporte para el personal sustito.

Eficiencias potenciales

Existen ciertas oportunidades para generar eficiencias en los costos del transporte, cuando sea posible utilizar:

• Medios de transporte de otras agencias gubernamentales o militares para la distribución y recuperación de equipos y materiales (una opción menos atractiva cuando se utilizan sistemas de pago por parte del usuario en servicios interinstitucionales);
• En áreas con pocos riesgos de seguridad, el pago de una cuota económica que permita el uso de vehículos pertenecientes a los administradores electorales para transportar materiales y personal electoral hacia las mesas de votación, en lugar de contratar servicios privados de transporte que resulten más costosos;
• La distribución de equipo y mobiliario electoral desde locaciones regionales en vez de una sede central;
• Asegurarse de que se utilice el mobiliario e instalaciones disponibles en las mesas de votación, para evitar así el transporte de mobiliario o de equipo adicional;
• En zonas rurales o remotas, el uso de centros de votación que tengan facilidades para el almacenamiento gratuito de equipo voluminoso, como compartimentos o mesas, durante el período entre elecciones.