Para garantizar que las actividades de la logística electoral se desarrollen de forma efectiva, es importante que se cuente con una planeación detallada. Las buenas prácticas sugieren que se realice una evaluación previa de las necesidades que tiene cada aspecto de la logística.

La evaluación de las necesidades contribuye a determinar los requisitos totales. También da la oportunidad de identificar las brechas que existen entre los recursos que se tienen y los que se necesitan, señalando en dónde pueden adquirirse.

No es factible que los planes operacionales de la logística electoral se desarrollen de manera aislada, sin cooperar con la planeación de otras logísticas de la elección o más importante, con la planeación financiera y presupuestaria. Se requiere que los administradores financieros tengan coordinación y que entiendan cabalmente las metas propuestas por la logística electoral.

El papel de la evaluación de necesidades en la planeación

En la planeación de la logística electoral, el principal punto de partida para determinar los planes de trabajo relevantes, será una evaluación de necesidades que compare la estructura y los recursos disponibles con los que serán necesarios para instrumentar la logística electoral con efectividad. Si bien, la determinación de las necesidades globales es un factor importante, la evaluación de necesidades deberá también considerar detalles como qué sistemas y cuáles son los recursos necesarios de cada área.

Con frecuencia, esta evaluación es más efectiva cuando se realiza en el ámbito local (bajo supervisión central) que desde un enfoque central.

Disponer de una agenda de evaluación de necesidades, también es un punto crítico para realizar una administración óptima de la logística electoral. Para lograr una planeación efectiva e integral, dicha evaluación debe realizarse en la fase inicial del proceso de planeación. Si no se determinan con claridad las necesidades reales, se corre el grave riesgo de desperdiciar recursos, de tener un nivel inadecuado de ellos o de entorpecer su distribución o gestión. Todo lo cual incrementa el costo de la logística y puede afectar la integridad de la elección.

Aspectos básicos

La evaluación de necesidades normalmente debe incluir dos funciones que se relacionan entre sí:

• Una evaluación corporativa de los sistemas, procedimientos y de la organización de la administración, para identificar áreas que requieran un esfuerzo adicional para que la logística electoral se lleve a cabo de manera efectiva.
• La identificación  general de la necesidad de recursos para la logística electoral y la determinación de los recursos adicionales relativos a instalaciones, materiales, equipo, personal y comunicaciones.

Asuntos de administración corporativa

El primero de estos asuntos que es importante considerar, tiene que ver con la estructura, las habilidades y la cultura del organismo electoral, así como con cualquier incremento o cambio necesario para administrar efectivamente la logística electoral. Los organismos electorales pueden pasar de organizaciones relativamente pequeñas concentradas en algunas localidades, a transformarse en una organización con numerosas y muy dispersas ramificaciones, que incluye a los centros de votación y a un gran número de empleados, como son los oficiales de votación. Por ello, es importante que se identifique el aumento que deberá tener la estructura administrativa para lidiar con dichos cambios.

En este sentido, la evaluación de las necesidades estará relacionada con asuntos como:

La configuración de la administración de la logística electoral. Es necesario identificar los cambios que se realicen en el esquema administrativo existente, a fin de proveer estructuras organizativas efectivas, asignando responsabilidades para que los administradores electorales y las cadenas de mando puedan lidiar con la dispersión y naturaleza de las múltiples tareas de la logística electoral.

Mecanismos de control y supervisión. Se necesitarán estructuras de reporte, monitoreo y control adecuados, para manejar los recursos y el personal que se ubica localidades distintas, así como las necesidades informativas que se deriven de la administración de un gran número de mesas de votación.

Un marco para los procedimientos de la logística electoral. Evaluar que tan adecuados resultan   los requisitos o las disposiciones del marco legal y reglamentario de la logística electoral, para cumplir efectivamente, en cualquier circunstancia.

Acoplamiento y complejidad de los sistemas. Con objeto de asegurar la capacidad de aislar posibles fallas en algún punto de la logística, para que no se extienda y cause un colapso general en áreas conexas, será necesario contar con esquemas de planeación de contingencia y respuesta a situaciones de emergencia.

Capacidades corporativas disponibles. Evaluar su capacidad para ejecutar las diferentes tareas y determinar si se necesita capacitación adicional.

Canales de comunicación, tanto formales como informales. Evaluar los canales que se tiene que establecer para que la información y las instrucciones lleguen a sus respectivos destinatarios de forma clara y oportuna.

Estilo administrativo apropiado. Determinar la manera adecuada de delegar la toma de decisiones a las autoridades de los centros de votación, para que puedan lidiar con la expansión del rango de actividades y del número de recintos administrados por el organismo electoral.

Cultura. Evaluar el contexto del equipo y el  compromiso que los administradores electorales tienen con los principios de la logística electoral. Analizando cómo se pueden inculcar los mismos principios en el personal temporal contratado durante el proceso, así como en los proveedores de servicios externos.

Evaluar la necesidad de cualquier esfuerzo adicional para conseguir los objetivos anteriores es tan importante como evaluar la necesidad de recursos. Si no se logra que la administración, los procedimientos, la comunicación y el cumplimiento de los compromisos sean eficaces, los recursos disponibles no podrán ser utilizados de manera efectiva.

Asuntos relacionados con la necesidad de recursos

El segundo nivel de evaluación de necesidades se relaciona con los recursos que realmente se necesitan para llevar a cabo la logística electoral efectivamente. El factor determinante de la necesidad de recursos es el número de electores que hay que atender, considerando los requisitos legales y de procedimiento del voto.

La evaluación tentativa de los recursos necesarios, es un elemento indispensable en la planeación electoral anticipada. Esta evaluación se ajusta posteriormente, cuando se tiene información más precisa sobe cifras como el número de electores y la ubicación de los centros de votación.

La evaluación de los recursos necesarios debe incluir elementos como:

• El equipo y los materiales necesarios en las oficinas de los organismos electorales.
• El personal necesario para los centros de votación, de escrutinio de votos y para la administración electoral,
• Las necesidades para su reclutamiento, capacitación, transporte y abastecimiento.
• El personal, material y otros recursos necesarios para que los programas de información a los electores puedan darles a conocer los centros y métodos de votación.
• El equipo necesario para los centros de votación y de escrutinio de papeletas -urnas, compartimentos o mamparas para votación, mobiliario, facilidades.
• El material necesario para los centros de votación.
• Cualquier almacenamiento necesario para el equipo y material.
• El transporte y la distribución de equipamiento, material y personal para la jornada electoral.
• Los sistemas y equipos de comunicación para posibilitar el flujo de información eficaz, manteniendo la seguridad.
• Con base en la evaluación de riesgos, los requerimientos de seguridad.
• El número de centros para la votación y el escrutinio, tomando en consideración cualquier facilidad de votación especial que tenga que estar disponible.

Criterios para la asignación de recursos

Disponer de criterios o procedimientos generales para la asignación de los recursos, permitirá evaluar las necesidades de modo consistente, poco complejo y en términos de costo-efectividad, se deben considerar asuntos como:

• Los perfiles del personal de los centros de votación.
• Las características del equipo y de los materiales para la votación.
• La selección de los centros de votación.
• El nivel de los servicios requeridos.

Una vez que se hayan determinado las necesidades, habrá que emprender acciones para:

• Identificar cuándo se pueden satisfacer esas necesidades con los recursos existentes, ya sea en el organismo electoral o con otra fuente.
• Identificar los recursos adicionales que será necesario adquirir, así como el mejor método para hacerlo.
• Desarrollar planes de trabajo que aseguren que todos los recursos necesarios estarán disponibles en el lugar y momento adecuados.

Como parte de la evaluación de necesidades, es indispensable realizar, si aún no existe, un inventario de los recursos existentes -equipamiento, material, personal, sistemas y procedimientos, así como de su ubicación.

Uso de registros históricos

Para llevar a cabo la evaluación de necesidades, es muy útil contar con información de las elecciones pasadas. Esta información debería incluir no solamente los registros de adquisición y distribución de recursos de los organismos electorales, y las acciones administrativas emprendidas, sino también:

• Las evaluaciones y otros reportes sobre el funcionamiento de las elecciones pasadas, detallando en qué momento los cambios en las estructuras, los sistemas, los procedimientos y el nivel de recursos administrativos incrementaron el costo-efectividad de la logística electoral.
• Los reportes del personal administrativo y de los oficiales de las mesas de votación acerca del funcionamiento de la elección anterior.