Consideraciones básicas

Es muy importante que todas las elecciones tengan una administración de egresos  eficiente, para ello, los acuerdos financieros de la logística electoral debería garantizar:

• Que se disponga de fondos suficientes para el desarrollo de las actividades necesarias;
• Controles adecuados para el uso eficiente de los fondos.
• Disponibilidad de fondos al momento en que se necesiten.

Existen algunos temas sobre el manejo de fondos en los operativos electorales que sobrepasan los temas de presupuesto y costos.

Autorización de gastos

Durante el periodo electoral con frecuencia existirá la necesidad de contratar personal y de hacer algunas compras urgentes en localidades específicas.

Los procedimientos para la autorización de gastos deben satisfacer dicha necesidad, mediante un sistema que otorgue a las oficinas locales poderes limitados que les permitan realizar gastos superiores a los de su presupuesto asignado. Por supuesto que esta delegación de responsabilidades económicas deberá llevarse a cabo de manera limitada y a través de un estricto sistema de control. Es muy importante que se tengan sistemas de monitoreo relacionados con tales gastos, para asegurar que:

• Se respeten los topes de gastos de las áreas administrativas locales.
• Para traspasar fondos entre áreas cuando esto sea necesario y para asegurar que los fondos se distribuyan de manera satisfactoria.

Podría ser apropiado que los administradores electorales dispongan de tarjetas de crédito oficiales para adquirir suministros electorales, claro que ello solo será conveniente en lugares que tengan mecanismos de control efectivos.

Recibos de compra

Generalmente el Estado cuenta con diversas normas económicas que rigen los procedimientos de compra de los organismos o autoridades electorales.

Sin embargo, debido a los límites de tiempo que se dan durante los procesos electorales, los cronogramas que se necesitan para la aplicación efectiva de dichos procedimientos podrían hacer que éstos resulten impracticables (sobre todo cuando existen procedimientos tradicionales de compra, y cuando los gastos mayores están sujetos a aprobación por parte de alguna junta estatal). Para asegurar el abastecimiento puntual de material y equipo, es importante que se aceleren los procedimientos de compra disponibles y que éstos mantengan un estricto control de gastos.

Para esto se requiere de:

• Comparar la calidad de los productos que ofrecen los proveedores, en cuanto a sustentabilidad y precio;
• Protección contra comisiones o contrataciones ilegales;
• Controles contra el fraude por parte del personal.

Contratación de personal

Los costos de contratación de personal representan el gasto más importante de la logística electoral, con excepción de las jurisdicciones en las que el personal está obligado por ley a otorgar sus servicios gratuitamente. La buena forma en que se manejen estos recursos, determinará en gran medida en la efectividad que tengan los gastos de todo el proceso electoral. Los siguientes puntos contribuyen a garantizar que el personal tenga un costo eficiente:

Se tiene que considerar cuidadosamente cuáles serán los salarios del personal. Exceptuando a las sociedades en las que la labor de los funcionarios de mesa se considera como una responsabilidad cívica, los salarios deberán ser atractivos para que se pueda contratar personal de calidad. La retención de este personal es importante porque reduce los costos a largo plazo al construir una base capacitada.

Si los salarios se consideran demasiado bajos, los funcionarios de mesa no estarán dispuestos a aceptar ofertas de empleo en elecciones futuras, ocasionando que se pierda  personal experimentado.

Los salarios aceptables para los funcionarios de mesa se pueden determinar comparando los salarios de personal del mismo nivel en agencias del sector público. Cuando los funcionarios de mesa tienen diferentes niveles de responsabilidad, por ejemplo, en el caso de los presidentes de mesa comparados con los guardias de urnas, se podría hacer una escala de diferenciación. Sin embargo esta escala de pago debe tener la menor cantidad de grados que sea posible para que sea un proceso sencillo y preciso.

Se puede aumentar la sencillez cuando se paga a los funcionarios de mesa una cantidad equivalente a  las labores que desarrollaron el día de las elecciones, por la capacitación, y por otras responsabilidades similares.

Al personal temporal que asista en las labores de oficina del organismo  electoral, podría pagársele por hora para disminuir los gastos de acuerdo a las altas y bajas de carga de trabajo.

Sistema de pago del personal

El hecho de que exista un gran número de personas contratadas como funcionarios de mesa, es un elemento de presión sobre los sistemas de pago al personal y para el control de validez de los mismos. Debe existir un sistema confiable para pagarles a todos los funcionarios de mesa con rapidez y puntualidad. Así mismo, el personal debería estar informado sobre los métodos de pago y sobre las fechas de su capacitación.

Los sistemas de pago deben ser capaces de alcanzar un nivel  que permita cumplir con los compromisos establecidos. El pago impuntual desalentará al personal para aceptar nombramientos en el futuro como funcionarios de mesa.

Debería promoverse el uso de sistemas de pago ya existentes, (agencias gubernamentales grandes o sistemas de nómina de agencias de recursos humanos).

Especialmente cuando existe gran número de personal que debe ser remunerado, esto dificultará que se logre un nivel satisfactorio de eficiencia para el sistema de contrataciones externas (el hecho de que el personal no reciba su pago dentro de las dos primeras semanas después del día de las elecciones puede significar un nivel deficiente de servicio).

Cuando no se tenga un sistema con la capacidad suficiente, se tendrá que adoptar la ruta más costosa de desarrollar un sistema interno.

Métodos de pago de personal

El método de pago tendrá variaciones de acuerdo al entorno. Podría ser:

• Que se otorgue el pago al personal el mismo día de las elecciones. Sin embargo,  este método podría ocasionar problemas adicionales de seguridad en un día en el que la seguridad del material electoral debe tener prioridad. Además, se requerirá de un control estricto de contabilidad financiera por parte de cada presidente de mesa.
• Enviar cheques a los funcionarios de mesas después de recibir y procesar los reportes de asistencia y de conducta el día de las elecciones. Sin embargo, el pago después de la conclusión de las labores o un recibo personal del organismo electoral, podría ser el único método disponible en algunas sociedades. 

Cuando el pago se hace después del día de las elecciones, se deben tener acuerdos especiales para hacerles llegar sus pagos a los funcionarios en áreas en las que el servicio postal no sea confiable o en zonas rurales remotas. Para esto se puede utilizar un crédito directo a las cuentas de banco o a los recibos que utilice el organismo electoral.

La naturaleza dispersa del personal y del equipo en las diferentes mesas podría dar pie a que se realicen “pagos fantasmas”; por ejemplo, el pago a personal ficticio, y el pago adicional indebido a funcionarios de mesa.

Los sistemas de control de contratación y de pago deben ser lo suficientemente fuertes para prevenir estas malas prácticas, pero además, deben ser sencillos para que permitan el procesamiento de numerosos pagos.

Rendición de cuentas y fiscalización

Debido a que los operativos de votación involucran grandes cantidades de personal y de equipo móvil que está distribuido en diversas locaciones, los sistemas para su contabilidad deben ser excelentes.

Se debe tener un cuidado especial para mantener el control sobre los objetos pequeños y desechables, así como para teléfonos celulares y radios personales, además de garantizar que sólo se le pague al personal de mesa auténticamente designado. Los procedimientos oficiales de control financiero deben garantizar que:

• Se mantengan registros sobre la adquisición de materiales y equipo, así como de transferencias, incluidos los registros de activos, de suministros y de recibos;
• Que los sistemas de fiscalización para los archivos de pago de funcionarios de mesa, se mantengan con el debido orden;
• El personal sea responsable de los fondos, materiales, y equipo que esté bajo su supervisión.
• Los controles de disposición de gastos, de materiales y de equipo sean suficientemente rígidos, para que eviten la apropiación ilegal o fraudulenta de los bienes electorales.

Durante su capacitación, los funcionarios electorales deben tomar conciencia de estos procedimientos, así como de las infracciones por quebrantar las reglas de fiscalización y los estándares de comprobación.

Todas las transacciones y adquisiciones de materiales y equipo para la logística electoral, deben estar sujetos a fiscalización para asegurar que se pongan en práctica los procesos de contabilidad. Cuando el organismo electoral no tenga capacidad de auditarse a sí mismo, se tendrán que contratar especialistas externos.

Asistencia internacional

Normalmente la asistencia financiera internacional para la logística electoral es otorgada con base en misiones de asesoramiento. Sin embargo, estas podrían carecer de tiempo suficiente para abarcar todos los problemas de disponibilidad de fondos.

Existe el peligro de que se tomen decisiones tardías por culpa de los procesos de revisión y aprobación de los países donantes, lo que llevará a una asistencia deficiente o al desperdicio de asistencia. Como cualquier otro acuerdo financiero electoral, es mejor que esta asistencia se planee con relación al calendario electoral y se enfoque a determinadas cuestiones, en lugar de suministrar ayuda indiscriminadamente.

Una cuestión de la administración financiera que es muy importante es: la rendición de cuentas para el financiamiento internacional, especialmente cuando se han suministrado tardíamente y cuando no se han gastado aunque ya haya pasado el periodo electoral. Sería recomendable que los donadores estuvieran involucrados en el proceso, mediante grupos de seguimiento para el uso de los fondos, o manteniendo cierto poder para aprobar su uso.