Generalidades

En sistemas donde las papeletas son artículos contables, la impresión debe estar rodeada de estrictos controles de seguridad. Si la autenticidad de las papeletas depende del uso de papel especial, el stock de papel también debe estar estrictamente controlado. Como la impresión de las papeletas de votación es un proceso de gran volumen que está sujeto a un tiempo limitado que requiere de total exactitud, el organismo electoral debe tener mucha confianza en la capacidad, en los procedimientos de control de calidad, en la integridad y en la seguridad que tengan los contratistas de impresión, además, tendrá que instrumentar sus propios mecanismos de control.

Cuando se usan procedimientos de votación que usan votos ensobretados, como los que se apegan al sistema francés en donde las papeletas se reparten libremente entre los electores. La exactitud del contenido de la papeleta sigue siendo importante, sin embargo, no se necesita el mismo control de seguridad e integridad que se usa en los sistemas con papeletas de opción múltiple, en donde el elector debe “marcar su preferencia”.

Centros de impresión

Antes de determinar el diseño de las papeletas, el organismo electoral debe considerar el tiempo que tardarán en imprimirse y si los posibles contratistas son capaces de satisfacer los requerimientos.

En el caso de algunas papeletas con características especiales, se podrían tener opciones limitadas para imprimirlas, pudiendo incluso ser imposibles de producir a nivel local debido a falta de tecnología, o a la incapacidad para completar la tarea dentro del lapso de tiempo disponible. Estos casos podrían obedecer a:

• Uso de papel con marca de agua u otros papeles especiales;
• Métodos de impresión de seguridad;
• Producción en block con talones foliados;
• Impresión a colores o con fotos a color de los candidatos.

La producción de papeletas usando estos métodos más costosos, podría elevar significativamente el costo total de la elección.

Además, la producción de papeletas en otro país podría dificultar la elaboración de un calendario que controle la calidad y el suministro del artículo más importante de la votación, extendiendo los tiempos, a menos que se utilicen métodos de transporte más costosos. La decisión de imprimir en otro país solo se debería tomar después de realizar una cuidadosa evaluación de las alternativas locales.

Cuando los técnicos locales no tienen la capacidad para imprimir las papeletas, será recomendable que la impresión se realice a nivel regional, siempre y cuando los contratistas puedan manejar los grandes volúmenes en un período de tiempo corto. No se recomienda la contratación de varios técnicos a nivel local, ya que sería difícil controlar la calidad y la estandarización del producto.

Calendarización de la impresión

El calendario de impresión de las papeletas, dependerá de la anticipación con la que los electores tengan que usarlas. Cuando se requieren papeletas detalladas para el voto anticipado, o para mandar a mesas de votación en otros países, se podría generar cierta urgencia para producir una cantidad inicial reducida para todos los distritos electorales.

Por el contrario, cuando el voto anticipado o el voto en ausencia usa papeletas en blanco para su llenado a mano (que pueden producirse con más anticipación), los centros de producción centrales o regionales deben imprimir primero el material para los distritos electorales más remotos, que necesitan períodos de transportación más largos, para permitir que el empaque de las papeletas junto con otros suministros de las mesas de votación, sean entregados a tiempo.

Control de calidad de la impresión

Antes de que se impriman las papeletas, es necesario que el organismo electoral y el contratista, apliquen fuertes medidas  de control de calidad para asegurar que las papeletas se impriman correctamente. Para ello, el organismo electoral puede transferir al contratista el formato y la información de las papeletas de manera electrónica. Toda la impresión debe realizarse de acuerdo a instrucciones estrictas de control, que incluyan autorizaciones para imprimir, para transferir material, sobre cantidades, contenidos, seguridad y distribución.

Las medidas de control de calidad que deben instrumentarse para cada papeleta impresa (para distintos distritos electorales, diferentes tipos de votación o diferentes elecciones), incluirían la verificación inicial de:

• Entrega de especificaciones detalladas sobre el diseño al contratista, comprobando que han sido comprendidas perfectamente –mediante el análisis exhaustivo de pruebas de impresión;
• Verificación detallada de las papeletas antes de mandarlas al contratista para su impresión, comparando el orden de los partidos o candidatos con el que fue anunciado después del cierre de las nominaciones. Revisión de todos los detalles de partidos o candidatos contrastándolos con la información proporcionada en los formatos de nominación;
• Revisión y firma del organismo electoral, en todos los negativos producidos por el contratista antes de que se impriman las pruebas.

Durante el proceso de producción, es necesario instrumentar las siguientes revisiones:

• Un miembro experimentado del organismo electoral debería garantizar que el proceso de impresión esté listo, revisando el formato, la información, el color, la ubicación de las imágenes y el estado en general. La impresión solo debe comenzarse una vez que el organismo electoral haya aprobado todas las pruebas.
• Durante el proceso de impresión, se debe hacer una revisión continua de las boletas para revisar el color, la imagen y el corte. En caso de que se encontraran deficiencias, se debe detener el proceso para realizar nuevas pruebas hasta que se obtenga un ejemplar que sea aprobado por el organismo electoral. Se deben revisar los paquetes de boletas producidas desde la última revisión, destruyendo las que presenten fallos.
• Estos procesos de control deben repetirse siempre que se utilice un nuevo grabado, cuando se incorpore a la producción una máquina para imprimir de distintas características a las existentes, o al momento de dar inicio a la impresión de otro tipo de papeletas de votación.
• Cuando se producen papeletas en matrices numeradas u otros paquetes ordinarios, se deberán revisar los productos finales, para asegurar que estén numerados correctamente, siguiendo una secuencia lógica y/o que los paquetes contienen el número exacto de papeletas de votación.

Aunque este proceso podría parecer tedioso,  las consecuencias derivadas de la impresión de un formato incorrecto, de un orden incorrecto en la información sobre los partidos y candidatos, de una  presentación defectuosa, o de un recorte de la papeleta de votación (en nombres de partidos/candidatos, eliminación de información sobre la forma de llenado de la papeleta), así como fallas en el color (específicamente para papeletas impresas que contienen la fotografía del candidato o del logotipo del partido representado), son lo suficientemente serias como para comprometer la totalidad del proceso electoral.

Seguridad.

En aquellos sistemas en donde las papeletas de votación son materiales que conllevan niveles de responsabilidad elevados, se podrían incluir medidas de seguridad durante el proceso de impresión. Entre éstas, destacan:

• Que el contratista asuma la seguridad de los materiales de votación;
• Que el contratista almacene todas las papeletas impresas, el stock de papel, las placas de impresión y todo el material en un lugar seguro y a prueba de agua;
• Mantener la seguridad física de la planta de impresión, incluyendo revisiones a los empleados cuando se retiran de las instalaciones;
• Devolver de forma segura todas las placas de impresión y el material de reproducción al organismo electoral para su destrucción al término del tiraje.

Cuando se usa un stock de papel especial como control de integridad, también se necesita que el contratista adopte medidas de seguridad para:

• Garantizar que el stock de papel esté almacenado en un lugar seguro dentro de sus instalaciones;
• Rendir cuentas sobre la destrucción de todo el papel sobrante, del de desecho y de todas las impresiones arruinadas;
• Responder por todo el papel suministrado pero que no fue utilizado.