Aspectos básicos

El equipo que se utilizará para las elecciones proviene de una amplia variedad de fuentes, con diferentes formas, tamaños y funciones que podrían resultar confusas.

Para determinar el tipo de material que se necesita, así como la manera de obtenerlo y cuidarlo, es indispensable considerar los siguientes aspectos:

Las disposiciones legislativas sobre el equipo que debe ser utilizado por los organismos electorales: Puede ser útil que la legislación especifique la función del equipo.

Debería existir un balance en las legislaciones que tienen definiciones muy restrictivas sobre el equipo y sus componentes, ya que esto restringe la posibilidad de que el organismo electoral aproveche nuevas tecnologías.

El ambiente electoral. Se tienen que elegir equipos que se adapten a las necesidades de cada lugar, tomando en cuenta las condiciones climáticas, de seguridad y de mantenimiento.

Para que un equipo sea efectivo, debe cubrir las siguientes consideraciones:

• Ser capaz de funcionar en condiciones extremas de calor, polvo o humedad, cuando se presenten;
• Tener altos niveles de seguridad cuando los riesgos son altos (o al contrario, altos niveles de seguridad aunque no sean necesarios);
• Ser entendible por los posibles operadores y/o electores;
• Contar con posibilidades de mantenimiento y apoyo logístico en el lugar;
• No desperdiciar recursos, sin importar el costo inicial.

Costos y beneficios. Al evaluar la posible adquisición de equipo, es necesario considerar los factores de costo- eficiencia.

El equipo debe hacer más que promover una imagen corporativa progresiva; también debe brindar beneficios reales y confiables al servicio electoral de forma equiparable a su costo.

Aspectos administrativos

Para garantizar el abastecimiento económico y eficaz del equipo necesario, el organismo electoral debe planear cuidadosamente sus necesidades tanto en el nivel estratégico como en el operativo.

Al desarrollar los programas de equipamiento, es necesario considerar los siguientes aspectos:

• Integrar programas para administrar el equipo, tomando en cuenta todo el proceso de planeación de la elección, a fin de que la adquisición total del equipo se concluya a tiempo.
• Contar con información confiable sobre la cantidad de equipo requerido, del lugar donde se necesitará y sobre su relación con los sistemas que provean información sobre el registro de electores y sobre las mesas de votación.
• Planear las necesidades de equipo con suficiente anticipación para garantizar que estén disponibles a tiempo, evitando incrementos en su costo por compras de última hora y prestando atención especial a los artículos que necesiten largos períodos de entrega por especificaciones de diseño complejas o innovadoras, o que provengan de lugares distantes o extranjeros.
• Desarrollar especificaciones detalladas sobre todas las necesidades de equipo, para asegurar que sea funcional.
• Desarrollar sistemas precisos para monitorear el equipo con que se cuenta –cantidades, ubicación y movimientos-, así como del proceso de adquisición para ayudar a que todo esté listo para las elecciones, proporcionando pistas que permitan intervenir en la administración del equipo.
• Asegurar que los métodos de adquisición sean lo más efectivos en cuanto al costo, debido a que la mayor parte del equipo se usará con poca frecuencia, por ello, podría considerarse la posibilidad de rentar equipo duradero o utilizar equipo desechable.
• Garantizar que la planeación de las necesidades incluya el equipo necesario, las cantidades y los tiempos de entrega, no sólo para la jornada electoral sino para todas las actividades preliminares, tales como la capacitación del personal de casilla, la información al público, la educación electoral y funciones posteriores como enfrentar los retos de la elección y los programas de mantenimiento.

Control de calidad

Antes de realizar contratos para el suministro de los equipos electorales, existe la necesidad de que los organismos electorales garanticen que exista un plan para el control de calidad.

El organismo electoral debe realizar una evaluación sobre los controles de calidad de los proveedores, para asegurar que el equipo cumpla con los requisitos. En algunos casos, el organismo electoral puede  instrumentar sus propios mecanismos de control de calidad para la producción del equipo esencial.

Se pueden instrumentar controles de calidad más efectivos para el equipo, bajo las siguientes condiciones:

• Cuando el organismo electoral proporciona a los proveedores especificaciones claras y precisas sobre los requisitos que debe tener el material;
• Cuando el equipo se ordena solo a proveedores prestigiosos, que de preferencia acrediten los puntos de referencia ISO (International Standards Organisation);
• Cuando el equipo se produce localmente, permite que el personal del organismo electoral realice inspecciones, cuestión que permite que se empleen períodos más cortos para identificar deficiencias;
• Al instrumentar sistemas rigurosos de prueba previos a la entrega de todo el equipo.

Una cuestión que debe considerar el organismo electoral es que cuando los equipos son suministrados desde otros países, es difícil que puedan supervisar la calidad antes de que sean entregados, dificultando también su pronta solución.
 

Equipo desechable

El reciente desarrollo de material disponible para las mesas electorales como urnas, compartimentos, mesas y muebles hechos de cartón corrugado u hojas de plástico, provee alternativas ligeras, económicas y fáciles de transportar en comparación con el equipo tradicional, sin que se dejen de cumplir los requerimientos de seguridad y transparencia.

En muchos entornos, el material desechable representa una alternativa más práctica que la de conservar grandes cantidades de equipo para un uso poco frecuente. En lugares que utilizan cartón ligero, el proceso de ensamblar el equipo también debe formar parte de la capacitación de los funcionarios de mesa.

Un beneficio adicional que trae consigo el incremento en el uso de equipo desechable hecho de cartón, cuando las escuelas se usan como mesas de votación, es que las urnas y los compartimentos pueden ser dejados en las escuelas para que los maestros y responsables de la educación cívica, los utilicen para continuar con la educación electoral de los estudiantes.

Seguridad del desempeño

Será necesario contar con métodos para garantizar que todo el equipo tenga el desempeño esperado durante la jornada electoral. Los métodos de seguridad para el desempeño, requieren la preparación de especificaciones detalladas, mediante  pruebas y con el desarrollo de programas continuos de mantenimiento.

Almacenamiento del equipo

El equipo comprende una porción importante del presupuesto de cualquier elección, por ello, se tienen que considerar espacios apropiados para su almacenaje, especialmente cuando el equipo no es duradero.

Costo de almacenaje vs. Costo por remplazar el equipo: Esto es importante sobre todo para el equipo que se deprecia rápidamente debido a los constantes avances tecnológicos.

Seguridad: Es necesario que el equipo se almacene en un área segura y que pueda cerrarse.

Inventario: Se recomienda la elaboración de un inventario detallado de los artículos almacenados, sobre su cantidad y sobre las condiciones en las que se encontraban al momento de almacenarse.

Tamaño del lugar: El lugar debe tener espacio suficiente para almacenar el equipo sin dañarlo.

Temperatura: Garantizar que el equipo no resulte dañado debido a climas muy húmedos o secos.

Mantenimiento

Como regla general, cuando no se tienen los recursos o las facilidades almacenaje para dar mantenimiento a los equipos durables, su adquisición será una pérdida de dinero.

La revisión periódica del equipo almacenado (por lo menos cada seis meses), previene su mal funcionamiento durante la logística electoral. Poniendo atención especial en los equipos electrónicos y de comunicaciones.

Cuando se use equipo especial para mantener controles sobre la elegibilidad del elector, como lámparas ultra violeta o lectores de huellas digitales, se tiene que darles un mantenimiento adecuado.

Es preferible que se desarrollen calendarios para realizar pruebas y dar mantenimiento a todo el equipo durable, asegurando que los oficiales del organismo electoral atiendan los reportes y resultados.

Se tiene que tener precaución para que los equipos estén en buenas condiciones, retirando las baterías antes de almacenarlos.

Antes de enviar los equipos a las mesas de votación, será pertinente probarlos para evitar el envío de equipo inútil. También es prudente que los presidentes de mesa prueben todo el equipo después de su instalación, para garantizar que el equipo esté en buenas condiciones y para que aprendan a utilizarlo.