Aspectos básicos

La logística electoral genera una gran cantidad de información, no sólo internamente, sino también por la información que necesita la opinión pública. Por eso, necesita una evaluación oportuna de las necesidades, así como una planeación para ampliar o mejorar la infraestructura de comunicaciones existente, a fin de atender una fuerte demanda y carga de trabajo. Cuando no se tiene la capacidad de comunicar información precisa de manera confiable, será imposible tomar decisiones acertadas dentro de lo que muchas veces es un entorno en constante cambio.

Será necesario que se establezcan redes de comunicaciones entre los centros de votación y las oficinas de la autoridad electoral. En muchas ocasiones, los lugares en donde se instalan los centros de votación no disponen de comunicaciones, por lo que se tendrán que hacer acuerdos para instalar líneas de telecomunicaciones fijas o móviles.

Durante la elección se incrementará considerablemente el tráfico para comunicarse con las oficinas del organismo electoral, teniendo que aumentar las facilidades existentes para que las llamadas y el envío de documentos se puedan realizar rápidamente. Los planes de telecomunicaciones deberían integrar los programas de información pública (como  líneas telefónicas para información).

Necesidades de las redes de comunicación

La evaluación sobre la infraestructura disponible de las comunicaciones internas y su posible aumento, debería atender las siguientes necesidades:

• Comunicación telefónica, de documentos y de datos entre las oficinas administrativas de la logística electoral a nivel central, regional y local.
• Comunicación telefónica y de documentos o de datos entre todos los centros de votación y su oficina electoral supervisora.
• Comunicación telefónica entre el personal en tránsito y su base, tales como los equipos móviles de capacitación, unidades móviles de votación y los supervisores itinerantes.
• Comunicación telefónica entre los oficiales electorales de distrito, los comandantes de las fuerzas de seguridad y los servicios de emergencia.
• Comunicación telefónica, de documentos y de datos entre los centros de escrutinio y su oficina de supervisión administrativa.
• Facilidades para los centros de información pública.

En los entornos con altos riesgos a la seguridad, se consigue una interacción más efectiva entre los oficiales electorales, las fuerzas de seguridad y los servicios de emergencia cuando se utilizan centros de operaciones conjuntos.

Capacidades de infraestructura

Las estrategias de las comunicaciones deberían basarse en evaluaciones realistas de la infraestructura. Por ejemplo, podría ser peligroso que los sistemas de comunicación se basen en teléfonos celulares o de línea fija en lugares que no han probado la capacidad, o en donde la confiabilidad de la infraestructura no está garantizada.

De igual forma, en lugares que tienen líneas de transmisión poco confiables, podría ser riesgoso que el reporte de resultados o el envío de documentos entre las oficinas centrales, regionales y locales de la autoridad electoral se base únicamente en sistemas de cómputo.

Planeación oportuna

En muchas sociedades, el aumento en la capacidad de las telecomunicaciones podría requerir mucho tiempo. Por eso es aconsejable que se planee oportunamente y que los responsables de las telecomunicaciones estén informados sobre las necesidades respecto a la instalación de líneas telefónicas.

Involucrar a los proveedores de telecomunicaciones cuando se desarrollan los planes de comunicación, ayudará a que se evalúe la factibilidad de los planes propuestos, evitando así que se adopten soluciones inoperables tales como el uso de teléfonos celulares en zonas con recepción deficiente.

Pruebas

Cuando las comunicaciones usen nuevas tecnologías, es vital que estén debidamente probadas antes de su fecha de operación.

También es importante que las pruebas no solo abarquen secciones individuales del equipamiento, sino que también traten de simular toda la carga de trabajo que se espera reciba la infraestructura de las comunicaciones. Es imprescindible que se realicen pruebas exhaustivas a gran escala en datos y en las telecomunicaciones.

Servicio

Se necesitan acuerdos con los proveedores de las telecomunicaciones, para garantizar que se tenga un servicio disponible para llamadas de emergencia durante la jornada electoral. También se tiene que garantizar la presencia de canales para la comunicación de datos críticos y de servicios en internet.

Procedimientos de las comunicaciones

La efectividad de las comunicaciones puede mejorar cuando se tienen procedimientos generales para asignar la información, ya sea mediante copias en papel o transmisión de datos.

Es importante que todo el personal, particularmente aquellos contratados temporalmente para el periodo electoral, tengan conocimiento de los procedimientos.

Seguridad de los recursos

Es vital que se tenga un control estricto del equipo de comunicaciones que se entrega al personal. Los teléfonos celulares, radios, aparatos de fax portátiles y particularmente las computadoras, son aparatos muy codiciados que pueden ser sustraídos fácilmente.

Para asegurar que todos los equipos de comunicación sean devueltos, se necesitarán sistemas efectivos, así como de una distribución, registro y rendición de cuentas personalizada.

Costo-efectividad

Para atender los problemas de las comunicaciones, se deben considerar las mejores soluciones en términos de costo-efectividad. Se podrían gastar grandes cantidades  de recursos extra en estrategias que solo ofrecen un poco más de velocidad y confiabilidad, u otros aspectos que no son importantes.

Los aspectos a considerar incluyen:

• ¿Es realmente necesario instalar una máquina de fax en cada centro de votación? ; ¿Con que frecuencia será utilizada?; ¿Los resultados son tan efectivos como los de un teléfono? 
• ¿Todo el personal de la oficina requiere teléfonos celulares, o es suficiente tener una cantidad adecuada de teléfonos para el personal que está fuera de la oficina?  
• ¿Es realmente necesario tener un servicio de correo diario en todas las oficinas distritales, o es suficiente hacerlo a intervalos más amplios con respaldo vía fax?
• ¿Los oficiales de mesa debería tener un límite para usar el teléfono móvil? ¿Cómo se deberían monitorear y mantener los costos de los celulares?