El registro permanente es una lista que contiene a todos los electores calificados y que actualiza los cambios de información en los periodos que median entre las elecciones. El registro permanente se mantiene y actualiza por administradores electorales –a diferencia del registro civil o del registro de ciudadanos que son llevados a cabo por otras autoridades gubernamentales. El registro permanente evita la concentración de actividades en periodo determinado que caracteriza a lista periódica; ya que en lugar de concentrar el registro en fechas inmediatas a la elección, la lista permanente distribuye el trabajo de registro de electores a lo largo del ciclo electoral. El registro permanente también toma ventaja de la capacidad de los equipos de cómputo para almacenar, dar mantenimiento y distribuir de información; por medio de los sistemas informáticos se pueden aprovechar los datos de eventos electorales previos para las actividades de registro presentes y futuras. Además, para la actualización de una lista permanente también se puede utilizar la información obtenida por otras instancias gubernamentales, tales como las dedicadas al cobro de impuestos, el servicio postal, la expedición de licencias de manejo o la adquisición de viviendas.

Métodos de Actualización

La actualización regular de la lista añade los nombres de las personas que han alcanzado la edad para votar, de los que han adquirido la ciudadanía,  de los que vuelven a cumplir con todos los requisitos para votar (por ejemplo, los que obtienen su libertad después de haber estado en prisión), y de los que han cambiado de residencia de un distrito electoral a otro. Además, actualizar implica suprimir el nombre de los que han fallecido o han dejado de cumplir con alguno de los requisitos para votar. Algunas autoridades electorales actualizan el registro anualmente, la desventaja de esto es que la lista suele tener unos meses de desactualización al momento de estar lista para una elección y esto se incrementa para el siguiente año. Las altas tasas de movilidad en algunas sociedades nos dicen que más del 20 por ciento de los electores pueden experimentar cambios dentro de un año. De lo anterior se derivan significativos problemas de actualización  en las listas.

Otra forma de realizar este proceso es actualizar la información de los electores con mayor frecuencia. En algunos casos la autoridad electoral hace actualiza la lista  diariamente a medida que recibe información  a través de un registro o notificación electrónica   que recibe directamente de los electores. La actualización puede realizarse también mensualmente, cuando la autoridad electoral recibe información de las instancias gubernamentales con las que tiene algún acuerdo para compartir información.

Acuerdos para compartir información

Para mantener una lista permanente actualizada se necesitan acuerdos para compartir información, estos se establecen entre la autoridad electoral y otras instancias de gobierno, a las cuales los ciudadanos reportan cambios sobre la información personal que puede estar ligada con su elegibilidad para votar. Por ejemplo, usualmente las listas de electores incluyen el domicilio de cada elector. En países donde las elecciones están organizadas a partir de circunscripciones o distritos electorales separados, el  elector sólo puede emitir su voto  en el distrito tiene su domicilio  permanente. Por lo anterior,  la autoridad electoral necesita la información de los cambios de domicilio para mantener actualizada la lista de electores permanente. Alguien que cambia su residencia probablemente lo  reporta dicha información a alguna instancia pública –puede ser a la encargada de expedir licencias de manejo al actualizar su licencia, al departamento a cargo del cobro de impuestos al tramitar algún reembolso, o al servicio postal al pedir el reenvío de correspondencia a la nueva dirección. Las autoridades electorales que mantienen un registro permanente pueden buscar tener acceso a la información que proveen electores a otras agencias públicas, y utilizar dicha información para actualizar el registro de electores.

Esto implica un gran número de retos, que incluyen los siguientes:

• En un país que no asigna a cada ciudadano un número de identificación, puede ser difícil identificar a un individuo que haya proveído información a otra instancia. Por ejemplo, cuando existe más de una persona con el mismo nombre (pasa frecuentemente con padres e hijos) viviendo en el mismo domicilio y uno de ellos cambia de dirección, entonces sería poco claro saber quién realizó el cambio de domicilio.
• Si la autoridad electoral depende de la información de otras instancias públicas, se necesita recibir la información en un formato que pueda usarse fácilmente. Sin embargo, las diferentes instancias gubernamentales pueden llegar a tener diversos tipos de bases de datos, y puede que  no estén preparadas para cambiar sus sistemas. Se recomienda que las autoridades electorales encuentren el mejor camino para trabajar con todas ellas. Hacer lo anterior, demanda un alto nivel de soporte técnico y competencia.

Beneficios internos y externos de un registro permanente

Como el trabajo para desarrollar una lista de electores de este tipo se extiende a lo largo de todo el ciclo electoral, la autoridad electoral puede fomentar un alto nivel de capacitación y experiencia en el personal. La proporción de empleados en posiciones profesionales permanentes será mucho más alta que si se utiliza un sistema de lista periódica. Esto abre la oportunidad de promover una mayor educación electoral relacionada con el  registro electoral.

Por ejemplo, algunos países que utilizan el sistema de registro permanente anticipan la necesidad de registrar a las personas que cumplirán la edad requerida para votar y desarrollan un registro provisional de electores. Si la edad mínima para votar es de 18 años, la gente joven incluirse en una lista provisional a la edad de 16 o 17 años, y trasferirse a la lista general en la fecha en la que cumplen los 18 años. Así, el registro tiene lugar a una edad más temprana y las autoridades electorales pueden trabajar con el sistema escolar de la educación media o secundaria para desarrollar un programa de educación electoral que se centre en el registro electoral.