Afin qu’elle soit efficace dans son rôle de protection de l’intégrité, l’observation nationale doit satisfaire à plusieurs conditions :

• Organisation adéquate. Les groupes d’observation nationale devraient pouvoir recruter, former et envoyer sur le terrain des observateurs selon un plan d’observation détaillé. Ils devraient savoir où se trouvent les sites d’inscription et de vote, où envoyer les observateurs, ce que doivent contenir les rapports et à quel moment ils doivent faire rapport de leurs constatations. Ils devraient pouvoir faire une synthèse systématique des renseignements, les évaluer et les présenter par écrit avec exactitude et les disséminer en temps opportun.

• Crédibilité. Les observateurs nationaux et leurs efforts devraient être professionnels, ce qui signifie bien organisés, redevables et transparents. L’observation devrait être systématique et couvrir suffisamment d’activités du processus électoral pour permettre une évaluation éclairée. L’analyse devrait être impartiale et les rapports, exacts et équilibrés.

• Exactitude. La capacité d’observer avec exactitude et de présenter des rapports objectifs sur l’observation peut varier. Certains groupes n’ont peut-être pas les capacités d’observer tout le processus et peuvent généraliser sur la foi d’une observation partielle. Ils peuvent aussi présenter des rumeurs ou des opinions comme étant des faits. Afin que ceux qui lisent les rapports d’observation puissent juger de la fiabilité des constatations, les rapports devraient énoncer clairement le nombre d’observateurs, les étapes du processus et les sites qui ont été observés. Les observateurs nationaux devraient vérifier le fondement de leur information et fournir la preuve des conclusions qui apparaissent dans leurs rapports. Des renseignements inexacts ou peu fiables peuvent miner la confiance dans le processus électoral et le processus d’observation.

• Objectivité. La couverture et les rapports devraient être non partisans, objectifs et équilibrés. Dans certaines sociétés, il est très difficile de trouver des observateurs indépendants. C’est pourquoi les groupes d’observation nationale devraient rassurer tous les participants du processus électoral sur leur neutralité.

• Équipement et personnel adéquats. Les groupes d’observation nationale devraient avoir suffisamment de ressources humaines et financières pour mener une observation exhaustive, embaucher du personnel qualifié, le former et lui fournir l’équipement nécessaire. Certains groupes misent sur les bénévoles, mais il n’en reste pas moins qu’il leur faut engager certaines dépenses, dispenser de la formation et acheter de l’équipement. Un bon réseau de communications est essentiel pour recevoir l’information des observateurs répartis partout dans le pays et pour transmettre cette information au public de façon appropriée et en temps opportun.