Il y a deux approches principales en matière de formulation du budget d’un OGE : le budget par reconduction et le budget base zéro :
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Le budget par reconduction prend comme base l’allocation de fonds de la dernière période de financement et l’ajuste pour la prochaine période. Cet outil comptable convient à des environnements relativement plus statiques que l’environnement électoral. Par exemple, avec cette méthode, il peut être difficile d’estimer les fonds dont un OGE permanent pourrait vraiment avoir besoin dans l’année qui suit une année d’élection.
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Le budget base zéro reconnaît que les circonstances changent d’une période de financement à une autre, et traite chaque période comme un nouveau début, en évaluant les fonds nécessaires pour obtenir les résultats du plan stratégique pour cette période. Les niveaux précédents de financement ne constituent pas le facteur pertinent : les budgets sont plutôt liés au plan stratégique par une estimation et une justification séparées des fonds exigés pour l’obtention de chacun des résultats fixés pour la période de financement définie dans les plans stratégique et opérationnel de l’OGE.
Le choix du système de budgétisation de l’OGE peut être fait au niveau gouvernemental si l’OGE est régi par les règles gouvernementales, ou par l’OGE lui-même si son cadre légal lui permet de déterminer ses propres règles de gestion financière. L’approche d’un OGE en matière budgétaire a souvent tendance à refléter celle du secteur public de son pays, surtout s’il s’agit d’un OGE gouvernemental ou de surveillance régi par les règles financières générales de la fonction publique.
Beaucoup d’OGE utilisent encore l’approche du budget de reconduction pour préparer leur budget électoral. Cependant, plusieurs facteurs rendent cette approche moins efficace ou même inappropriée pour les OGE :
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puisque les tâches d’un OGE peuvent varier grandement d’une année à une autre selon le cycle électoral, les ressources nécessaires au financement des tâches d’une période ne peuvent pas être prévues avec précision en se basant sur la période de financement précédente;
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en essayant d’estimer le budget d’une élection prévue durant l’année en cours à partir du budget d’une élection tenue il y a trois, quatre ou même cinq ans, on court le risque de ne pas prendre suffisamment en compte les effets des changements en profondeur survenus sur le plan du contexte, de la technologie ou de l’inflation;
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la nature changeante des processus électoraux crée de nouvelles tâches et de nouveaux coûts qui ne peuvent pas être estimés d’après des besoins passés;
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des variations de coûts importantes surviendront vraisemblablement d’année en année à cause de l’utilisation croissante de nouvelles technologies pour des tâches comme l’inscription des électeurs, les communications, la gestion, le vote et la transmission des résultats électoraux. Comme l’utilisation croissante de la technologie change les méthodes de travail des OGE, les coûts peuvent augmenter dans certains domaines et baisser dans d’autres.
Si l’OGE utilise la budgétisation de reconduction, il lui sera plus difficile de faire face aux demandes croissantes de bonne gouvernance, de reddition de comptes et de durabilité. Les OGE doivent expliquer ce qui sera accompli avec les fonds demandés, et pourquoi le niveau de financement demandé est nécessaire.
La budgétisation base zéro encourage une « approche programme » ou une « approche performance » des budgets : les activités de l’OGE sont chiffrées séparément et les budgets sont liés à des objectifs spécifiques de production et de résultats, comme c’est le cas pour l’OGE de l’Australie. Ainsi, au lieu d’avoir des catégories de budget larges englobant l’ensemble de l’organisation (p. ex. recrutement du personnel, impression de formulaires, transport, sécurité, coûts de bureau régional), ce qui complique la détermination du coût de n’importe quel produit ou service de l’OGE, les coûts appropriés sont budgétisés et attribués à un programme ou projet spécifique (p. ex. impression et distribution des bulletins de vote, formation du personnel, programme d’information des partis politiques).
La budgétisation base zéro accroît substantiellement la capacité de l’OGE de rendre compte de son utilisation des fonds publics et autres, et l’aide à se concentrer sur la prestation de services rentables. Elle exige que toutes les divisions de l’OGE aient des plans de travail individuels adaptés aux buts stratégiques de l’OGE, qui précisent les résultats exigés, établissent des objectifs de rendement basés sur des cibles de production mesurables et contiennent des indicateurs permettant de vérifier que ces cibles sont atteintes. Chaque plan de travail vise à accomplir un objectif particulier qui contribue aux buts stratégiques globaux de l’OGE, et est doté d’une structure de budget spécifique. Le budget étant ainsi lié au plan stratégique, il est plus facile de mesurer l’efficacité avec laquelle les fonds ont été dépensés pour atteindre chaque objectif, et de déterminer les endroits où les financements doivent être accrus ou réduits, et de combien.
