Toute bonne politique relative à la conception, l’acquisition et la gestion du matériel électoral est basée sur une analyse de besoins rigoureuse et contribue ainsi à la pérennité de l’OGE. Avant d’acquérir du matériel, l’OGE doit déterminer quelles sont ses meilleures options, après avoir pris en considération les critères suivants :
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besoin (avantages que le matériel visé apporterait aux processus électoraux);
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origine locale ou extérieure (coût, contrôles, délais de production, qualité, fiabilité de la livraison, entretien, remplaçabilité);
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qualité (coût, conditions d’utilisation, conformité à des normes d’intégrité, durabilité);
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usage unique ou multiple (coûts de production et d’entreposage, méthodes de recyclage ou de mise au rebut et autres impacts environnementaux, possibilités d’utilisation par d’autres organisations);
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complexité (niveaux de connaissance des utilisateurs, besoins de formation, capacités d’entretien);
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quantité (coût unitaire, délais de production, besoins d’entreposage, réserves requises);
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distribution (coûts et ordonnancement de la distribution);
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stockage et archivage (coûts, accessibilité, entreposage central ou décentralisé, mesures de protection des actifs, taux de détérioration);
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mise au rebut (impacts environnementaux, valeur de fin de vie, exigences de sécurité).
Les OGE ont des responsabilités d’ordre communautaire : ils doivent prendre en compte non seulement la pérennité économique du matériel qu’ils achètent, mais aussi ses impacts environnementaux et sociaux. L’analyse de cycle de vie, qui examine les impacts économiques, environnementaux et sociaux des produits du début à la fin de leur vie utile, peut aider les OGE à choisir du matériel électoral adéquat. Cette analyse porte sur tous les impacts : production, possibilités de réutilisation, exigences d’entreposage et de distribution sur toute la vie du matériel, et coûts d’une mise au rebut écologique ou possibilités de recyclage.
Une évaluation rigoureuse de la nécessité réelle de certains types de matériels et un contrôle serré des quantités produites peuvent favoriser la pérennité financière. Des pays comme le Cambodge ont réduit considérablement leurs coûts en n’imprimant pas des cartes d’identité spéciales pour les électeurs. Des contrôles serrés sur l’impression de bulletins de vote et divers formulaires aident aussi à réduire les coûts.
Il peut arriver que du matériel existant à coût modique ne soit pas pleinement utilisé dans les démocraties nouvelles ou émergentes parce que le public n’a pas confiance dans la capacité de l’OGE d’assurer la sécurité et de prévenir la fraude si le matériel en question est utilisé. Par exemple, un OGE peut être obligé de faire imprimer les bulletins de vote à l’étranger parce que les partis d’opposition ne sont pas d’accord pour que le travail soit confié à l’imprimeur du gouvernement ou à des imprimeurs locaux. En revanche, la loi indonésienne exige l’impression locale des bulletins de vote, les OGE d’Australie, du Canada et de l’Afrique du Sud utilisent du matériel peu coûteux pour les urnes et les isoloirs, et le Nicaragua utilise des urnes produites localement, sans que la sécurité du vote en souffre. Ce genre de matériel à faible coût peut être utilisé si l’OGE a un bon système de contrôles de sécurité.
Beaucoup d’OGE réduisent leurs frais en partageant des ressources : urnes, appareils-photo, isoloirs, etc. Par exemple, l’OGE du Ghana a prêté du matériel de scrutin à d’autres OGE de sa région en 2003 et 2004. L’OGE d’Afrique du Sud a fourni des services professionnels à d’autres OGE du continent africain et a partagé avec eux de l’équipement informatique. Le partage de ressources peut aussi se faire entre l’OGE et d’autres organismes publics, tels que les ministères et les autorités municipales, dans des domaines comme le transport, la logistique, la statistique et les services professionnels apparentés.
Des élections tenues dans les années 1990, notamment au Cambodge et en Indonésie, ont montré que la préservation du matériel et de l’équipement électoral après un scrutin
(p. ex. véhicules motorisés, téléphones portables, ordinateurs, urnes) peut être négligée, ce qui risque d’entraîner des détournements ou des dommages. Les OGE peuvent subir des pertes considérables de cette façon et miner leur crédibilité auprès des bailleurs de fonds. Une gestion efficace et continue des biens aide à éviter ce genre de problème.
