Dotation en personnel des OGE

La gestion électorale est une activité très complexe qui exige un personnel très nombreux. Il importe d’effectuer la planification bien à l’avance, en définissant clairement les catégories de personnel nécessaire, les exigences de chaque emploi spécifique, le type de personnel requis pour y pourvoir et la manière dont il sera sélectionné. Toute structure doit prendre en considération chaque fonction distincte exercée avant, pendant et après l’élection.

Chaque division cherchera des compétences différenciées, telles que :

• avocats et cadres expérimentés pour la division juridique;
• formateurs et professeurs pour les divisions de la formation et de l’éducation  civique et électorale;
• comptables pour la division financière;
• informaticiens pour la division des technologies de l’information.

Des critères tels que les conditions de qualification, l’aptitude à accomplir le travail, l’âge et peut-être l’absence de relations avec les partis ou les candidats sont communément pris en considération dans la planification du processus de recrutement. Dans certains cas, beaucoup des postes concernés sont déjà identifiés, de manière spécifique, dans les lois et règlements (p. ex. scrutateur, agent de dépouillement, préposé au scrutin), tout comme les obligations attachées à ces postes.

Utilisation de fonctionnaires pour les secrétariats des OGE

Beaucoup d’OGE utilisent du personnel de la fonction publique pour leurs secrétariats. Cela peut être une exigence dans les OGE de modèle gouvernemental et dans d’autres modèles où c’est la politique gouvernementale. Les OGE de modèle indépendant qui ont leurs propres règles d’emploi peuvent avoir de la difficulté à offrir à leur personnel de bonnes perspectives de carrière, à cause du petit nombre et du caractère spécialisé de beaucoup des postes du secrétariat, et peuvent donc trouver plus efficace d’utiliser du personnel de la fonction publique. Le fait de dépendre ainsi de la fonction publique n’inhibe pas, en soi, le développement du professionnalisme. Il est bon de permettre à l’OGE d’établir ses propres règles pour son personnel de secrétariat provenant de la fonction publique. Ces règles peuvent interdire des transferts de l’OGE à des périodes spécifiées et prévoir aussi des conditions de service adaptées à l’environnement de haute pression des événements électoraux.

Quoi qu’il en soit, tout OGE doit tôt ou tard faire face au problème de la mobilité des fonctionnaires affectés à l’OGE. Le personnel qui a acquis de l’expérience électorale passe à d’autres emplois gouvernementaux, laissant derrière lui un vide en matière de compétences et d’expérience. Pour les fonctionnaires employés dans des OGE de modèles gouvernemental et mixte qui restent disponibles pour les tâches électorales, il peut s’écouler entre les élections une longue période pendant laquelle ils font du travail d’une nature complètement différente. Des mesures régulières de développement telles que des cours de recyclage, ainsi que l’archivage accessible des documents électoraux, peuvent aider à maintenir les niveaux de compétences électorales.

Personnel permanent et personnel temporaire

Aucun OGE ne peut justifier ou se permettre de maintenir en permanence tout le personnel nécessaire à l’ensemble des bureaux de vote (ce qui représente plus de 4 millions de personnes dans un pays comme l’Indonésie). Des considérations d’efficacité peuvent aussi exclure le maintien en permanence de secrétariats ou de bureaux régionaux et locaux, ou l’engagement de personnel permanent pour des fonctions activées seulement en période électorale. Pour les OGE de modèles gouvernemental et mixte, une grande partie des postes de direction pour les scrutins majeurs peuvent être occupés par du personnel temporaire ou détaché d’autres secteurs de la fonction publique. Le personnel de secrétariat temporaire d’un OGE n’est souvent pas recruté assez longtemps avant les élections, et ne reste pas assez longtemps après les élections, pour être entièrement formé à ce travail.

Chaque OGE doit se donner des stratégies appropriées pour encourager l’utilisation efficace du personnel temporaire. Ces stratégies peuvent inclure des processus rapides de recrutement; des mesures assurant une disponibilité en personnel temporaire expérimenté pour chaque scrutin, telles que le paiement d’acomptes sur disponibilité; et des mesures destinées au maintien de contacts avec le personnel temporaire entre les scrutins (bases de données des coordonnées de personnes, bulletins d’information, rencontres de retrouvailles ou cours de recyclage). De telles mesures peuvent être particulièrement appropriées pour les OGE de pays où les élections ne se tiennent pas à intervalles fixes.

Cette approche n’est cependant pas possible pour un OGE comme celui du Mexique, où le personnel temporaire des bureaux de vote est choisi, à chaque élection, au moyen d’un système de loterie. Dans ce genre de contexte, il importe de planifier les choses longtemps à l’avance et de prévoir des activités bien financées de recrutement et de formation.

Conditions de travail : fonctionnaires ou personnel propre à l’OGE

Les employés des OGE de modèles gouvernemental et mixte, et ceux des OGE de modèle indépendant qui utilisent des fonctionnaires comme personnel, travaillent habituellement selon des conditions équivalentes dans l’ensemble à celles de fonctionnaires de rang et d’ancienneté similaires. Des rémunérations spéciales pour le travail électoral, en particulier pour compenser les longues heures effectuées en période électorale, peuvent être aussi disponibles.

Dans les OGE de modèle indépendant qui sont responsables de leur propre dotation en personnel, les salaires et conditions du personnel de direction sont souvent alignés sur ceux des hauts fonctionnaires. Dans certains pays, le personnel de l’OGE est employé sous contrat avec des conditions équivalentes à celles du personnel de l’assemblée législative, alors que dans d’autres pays, le règlement de la fonction publique accorde une certaine flexibilité à l’OGE dans ses conditions d’emploi.

Quand les politiques gouvernementales visent à réduire les effectifs des organismes publics, les OGE ont souvent recours à des personnes externes ou à des entreprises contractantes, surtout pour le développement technique et les tâches de soutien, souvent à des coûts de base plus élevés que les taux de base de la fonction publique, mais sans l’obligation d’assumer des coûts tels que les pensions et les allocations. Cela peut causer certains remous parmi les employés de l’OGE, qui nourrissent alors des craintes pour la permanence de leurs propres emplois et qui savent que leur taux de paie de base est inférieur. Cela peut aussi affecter la pérennité des opérations de l’OGE.

Pensions du personnel

Beaucoup d’OGE alignent la pension de leur personnel sur celle de la fonction publique, ce qui est naturel dans les OGE dont le personnel est constitué de fonctionnaires. Il est rentable et commode pour ces OGE d’appliquer cette formule, qui peut par ailleurs assurer des indemnités de retraite plus sûres ou plus substantielles à leur personnel.

Cependant, cette pratique peut soulever des questions – surtout dans les OGE de modèles indépendant et mixte – sur le degré d’indépendance de l’OGE vis-à-vis du gouvernement. Dans certains pays, la pension de l’OGE est alignée par la loi sur la pension de la fonction publique sans que cela compromette son indépendance, alors que dans d’autres, la pension du personnel de l’OGE est celle du personnel de l’assemblée législative. Certains OGE ont leur propre régime de pension.