Relations des OGE avec les parties prenantes

Un OGE ne fonctionne pas dans le vide, ni de façon complètement isolée. Lorsqu’il prend des décisions concernant ses politiques ou ses pratiques, l’OGE doit tenir compte des préoccupations et intérêts légitimes d’une multitude de parties prenantes, de clientèles et de publics. Si l’OGE ne veille pas à créer et à maintenir des relations saines avec ces parties prenantes, des malentendus et soupçons surviendront, minant la confiance du public envers le processus électoral en général, et envers l’OGE en particulier.

Bien que la bonne gestion des parties prenantes soit essentielle au succès de tout OGE, ce sujet est rarement enseigné ou expliqué dans le milieu des OGE.

Comme dans le monde des affaires, où les entreprises doivent investir dans la satisfaction du client en vue d’augmenter leur clientèle et d’accroître leur rentabilité, l’OGE doit « connaître son public » afin que ses biens et services soient toujours bien adaptés aux exigences de ses clients (parties prenantes). Cela aide à développer la confiance de la clientèle et à assurer un bon appui aux politiques et pratiques de l’OGE, qui gagne ainsi en crédibilité.

En d’autres termes, il y a une corrélation entre l’appui et la loyauté des parties prenantes et la crédibilité de l’OGE : moins l’appui et la loyauté des parties prenantes est grande, plus la crédibilité de l’OGE est compromise. Par exemple, un OGE peut organiser une élection juste et sans failles du point de vue technique, mais si les parties prenantes ne sont pas impliquées et ne sont pas tenues informées du processus, leurs soupçons et leur méfiance peuvent mener au rejet du résultat de l’élection. Il est donc important que l’OGE favorise la transparence et adopte une approche participative qui associe les parties prenantes à l’administration de l’ensemble du processus électoral.

Qui sont les parties prenantes et quel est leur rôle dans le processus électoral?

L’expression « parties prenantes » désigne les individus et groupes qui dépendent de l’organisation pour atteindre leurs propres buts et dont l’organisation dépend, à son tour, pour sa légitimité (Université d’Auckland, 2005). Ces individus et groupes peuvent avoir une multitude d’intérêts, d’attentes et de revendications à l’égard d’une organisation. En résumé, les parties prenantes sont ceux qui influencent et qui sont influencés par les actions d’une organisation.

Dans le cas des OGE, les parties prenantes sont les individus et groupes qui ont un intérêt dans ses opérations. Le mot « intérêt » signifie ici un risque ou un avantage relié aux actions de l’OGE. Par exemple, à cause de l’intérêt qu’ils ont dans une élection (perdre ou gagner), les partis politiques tiennent à ce que l’OGE gère le scrutin d’une manière impartiale. À ce titre, ils sont des parties prenantes de l’OGE. Les parties prenantes principales de l’OGE sont les individus et groupes qui affectent directement ou sont directement affectés par les activités, les politiques et les pratiques de l’OGE. Les parties prenantes principales d’un OGE comprennent :

• les partis politiques et les candidats;
• le personnel de l’OGE;
• les ministères du gouvernement;
• l’assemblée législative;
• les organismes de règlement des litiges électoraux;
• les observateurs électoraux du pays et de l’étranger;
• les médias;
• les électeurs actuels et potentiels;
• la société civile;
• la communauté des donateurs et les agences d’assistance électorale.

Les parties prenantes secondaires de l’OGE sont les individus et groupes qui évoluent dans l’environnement de l’OGE mais y sont associés de façon moins directe, notamment les fournisseurs de l’OGE, le grand public et les réseaux internationaux.

Parties prenantes des OGE : les partis politiques et les candidats

Les partis politiques sont des parties prenantes clés dont les préoccupations et intérêts doivent être pris en compte par l’OGE lorsqu’il conçoit et met en œuvre ses politiques et activités. Si l’OGE n’entretient pas de bons rapports avec les partis politiques, ses programmes et ses politiques risquent de susciter de l’opposition et des critiques et de ne pas bénéficier d’un large soutien de la part des parties prenantes. Quand des représentants de partis politiques sont nommés comme membres de plein droit d’un OGE, comme en Géorgie, ou comme membres non votants, comme au Mexique, il existe une structure permanente de dialogue entre l’OGE et les partis.

Il est dans l’intérêt d’un OGE de maintenir une politique d’ouverture envers les partis et les candidats et de traiter tous les partis et candidats de façon égale (peu importe qu’ils soient au pouvoir ou non, ou qu’ils siègent ou non à l’assemblée législative), avec respect, impartialité et équité. Les partis et les candidats font davantage confiance à un OGE qui les traite de cette manière, et qui prend sérieusement en considération leurs avis et suggestions. La tenue de réunions régulières avec les partis politiques (au moins une fois par mois, et peut-être plus fréquemment en période électorale) peut fournir un cadre à cette communication mutuelle.

Pour reprendre une expression commune en Afrique du Sud, l’OGE ne doit pas « traiter le parti au pouvoir en camarade et l’opposition en marionnette ». En toute équité, l’OGE ne doit pas donner le meilleur au parti au pouvoir et les restes aux partis minoritaires – par exemple, donner au parti au pouvoir les originaux des fichiers électoraux mais des photocopies aux partis de l’opposition; ou livrer des documents au parti au pouvoir et exiger des partis de l’opposition qu’ils s’informent eux-mêmes sur l’existence de ces documents et viennent les chercher. Outre la question de principe, cette approche sert aussi les intérêts de l’OGE, car l’opposition d’aujourd’hui peut très bien se trouver au pouvoir demain.

Quand l’OGE consulte les partis politiques sur un sujet important, il est nécessaire que tous les partis soient convaincus que l’OGE leur accorde le même traitement, les mêmes possibilités et la même information. Tous les partis politiques doivent être consultés de la même façon. Des réunions auxquelles les partis ne sont pas tous conviés peuvent porter les absents à craindre que des accords favorables à un ou des partis particuliers aient été conclus avec l’OGE. Les comptes rendus des réunions d’un OGE avec les partis politiques doivent être transmis à tous les partis politiques (qu’ils aient été présents ou non) en même temps et de la même manière. Il est aussi préférable qu’un OGE rencontre tous les partis politiques en même temps, et non séparément, pour discuter de ses décisions ou de ses politiques.

L’OGE peut également améliorer ses rapports avec les partis politiques en associant très soigneusement leurs représentants à des événements organisés par l’OGE. Voici quelques exemples d’activités conjointes potentielles : visites de familiarisation aux installations d’inscription électorale, participation à des ateliers d’éducation électorale, interviews avec les médias, appels aux citoyens pour qu’ils s’inscrivent et votent ou débats publics entre candidats organisés par l’OGE. Ces efforts de relations publiques peuvent favoriser la coopération des partis politiques et des candidats ainsi que leur appropriation des projets électoraux importants.

S’il peut faciliter la collaboration avec les partis et les candidats en les associant à des événements qu’il organise, l’OGE doit cependant prendre grand soin d’offrir exactement les mêmes possibilités de participation à tous les partis et candidats, sinon il sera accusé, avec raison, de favoriser des intérêts politiques particuliers, ce qui nuira à ses rapports avec les parties prenantes.

Il importe que les partis politiques participent aux consultations relatives à l’établissement des objectifs stratégiques de l’OGE et à ses évaluations de performance. Parce qu’il s’agit de clients clés de l’OGE, les opinions des partis et des candidats sur ses centres d’intérêt, ses priorités et ses services sont utiles à l’amélioration de la gestion électorale. Pendant les périodes d’élection, des consultations régulières avec les partis et les candidats peuvent faciliter les ententes sur les échéances, les processus et les résultats. Après chaque élection, il est utile pour l’OGE d’inclure les partis politiques dans les consultations générales qu’il mène auprès des parties prenantes en vue de formuler des propositions de réforme électorale. Par exemple, l’OGE du Botswana organise toujours, après des élections, des ateliers d’évaluation auxquels participent les partis politiques et la société civile.

Les gestionnaires des principaux partis politiques peuvent apporter à ces consultations une perspective différente de celle de leurs représentants à l’assemblée législative. Les partis non représentés au Parlement, y compris les partis nouvellement enregistrés et ceux qui n’ont obtenu aucun siège à l’élection précédente, doivent également être associés à ces consultations. Dans le cadre de ce processus de consultation, l’OGE doit rigoureusement veiller à ne pas être, et à ne pas paraître comme étant, sous l’influence de tout parti ou groupe de partis politiques.

Parties prenantes des OGE : le personnel de l’OGE

Le plus grand atout d’une organisation est constitué par ses ressources humaines, c’est-à-dire ses personnels permanent et temporaire ainsi que ses employés contractuels. Si l’OGE ne veille pas aux intérêts et aux préoccupations de son personnel, l’organisation des élections en souffrira probablement. Des employés non loyaux à l’OGE et à ses principes peuvent faire obstacle à ses plans et programmes. Ils peuvent être corrompus soit par des fournisseurs qui veulent gagner une soumission, soit par des politiciens qui veulent gagner une élection. Des employés mécontents peuvent faire la grève même pendant une élection et entraver ainsi le processus électoral. Le personnel constitue donc une partie prenante clé pour les opérations et la réputation des OGE.

L’OGE ne peut pas présumer que son personnel sera loyal, et qu’il partagera automatiquement ses valeurs et s’efforcera de les mettre en œuvre. L’OGE doit soutenir et alimenter la loyauté et le professionnalisme de son personnel. À cette fin, il peut appliquer bon nombre de valeurs et de politiques organisationnelles, dont les suivantes :

• traiter les employés avec honnêteté, équité et respect, et bannir toute forme de discrimination à l’endroit d’employés individuels ou de groupes d’employés;
• favoriser une culture de coopération, de travail d’équipe et de confiance, dans un environnement de travail sûr pour tous;
• fixer des conditions de service et de rémunération qui sont en adéquation avec celles des autres secteurs, y compris le secteur privé;
• former et développer les employés pour accroître et diversifier leurs compétences afin de se qualifier pour des promotions, surtout au sein de l’OGE;
• encourager les employés à devenir des administrateurs électoraux professionnels et à aligner leurs intérêts sur ceux de l’OGE;
• associer les employés à l’organisation et à la planification de leur travail;
• développer des mécanismes formels et informels par lesquels la direction de l’OGE prend sérieusement en compte les points de vue du personnel sur les activités de l’OGE;
• maintenir la circulation de l’information dans l’OGE, notamment en organisant des réunions régulières pour mettre les employés au courant de changements pouvant affecter leur travail et leur avenir;
• familiariser les employés avec la vision et la mission de l’OGE et ses règlements relatifs au personnel, grâce à des activités d’orientation en début d’emploi et à des séances de suivi;
• organiser des activités sociales (p. ex. journées de sport, promenades familiales, fêtes de fin d’année) pour favoriser l’esprit d’équipe et l’esprit de corps;
• reconnaître et récompenser les réalisations remarquables, comme de longs états de service ou un rendement exceptionnel.

L’OGE doit s’appliquer à soutenir ses employés, leur inculquer les valeurs du professionnalisme en administration électorale, et répondre judicieusement à ses besoins.

En tant qu’organisation socialement responsable, l’OGE doit s’assurer que ses politiques et pratiques favorisent activement la santé, la sécurité et le bien-être général de ses employés et accorde une accessibilité égale à tout son personnel. Surtout en période électorale, où les échéances sont très serrées et les considérations relatives au bien-être peuvent paraître moins importantes, les politiques et pratiques de l’OGE doivent viser à éviter les heures de travail déraisonnablement longues, les modes de transport dangereux, les lieux de vote et de dépouillement mal aérés, exposés aux intempéries ou sans eau propre ni toilettes.

Le fait de garantir les mêmes possibilités d’embauche, de performance et de promotion à des personnes issues de tous les groupes sociaux renforce les rapports de l’OGE avec son personnel et avec l’ensemble de la communauté. Cela peut inclure la recherche d’un équilibre dans les possibilités d’emploi offertes à des gens de divers groupes ethniques ou la prise en compte des besoins spéciaux d’employés ayant des handicaps. Les politiques de l’OGE peuvent favoriser l’égalité des hommes et des femmes au travail en prévoyant des horaires flexibles, un système de garderie, des activités de mentorat et des politiques de promotion appropriées.

En offrant des possibilités égales à tout son personnel, l’OGE maintient de bons rapports avec une partie prenante clé, mais crée aussi les conditions permettant à tous ses employés de donner leur pleine mesure.

Les OGE de modèle gouvernemental et les autres qui utilisent des fonctionnaires comme personnel peuvent être soumis aux règles et politiques de la fonction publique, ce qui peut restreindre leur capacité à gérer leur personnel de façon optimale. Dans de tels OGE, les rapports avec les employés peuvent dépendre davantage de l’attitude des dirigeants à l’égard de valeurs comme la justice, la non-discrimination, la circulation ouverte de l’information ou la consultation du personnel, plutôt que de leur capacité à fournir des avantages matériels.

Parties prenantes des OGE : le pouvoir exécutif

Il y a beaucoup de raisons pour qu’un OGE entretienne de bonnes relations avec la branche exécutive du gouvernement. Le Trésor ou le ministère des Finances est souvent responsable du budget de l’OGE. Les OGE de modèle gouvernemental doivent travailler sous la gouverne d’un ministère de tutelle et peuvent avoir besoin de maintenir des rapports étroits avec les autorités locales qui mettent en œuvre les processus électoraux.

Dans bien des cas, l’OGE compte sur les ministères gouvernementaux (et les OGE régionaux comptent de la même façon sur les autorités locales) pour le transport et d’autres éléments logistiques, tels que les locaux pour les bureaux de vote, et sur le personnel détaché de divers organismes gouvernementaux pour faire office de personnel électoral. L’approbation d’organismes d’achat de l’État ou d’organismes délivrant des permis d’importation peut être nécessaire pour des acquisitions essentielles. Les OGE peuvent être soumis à des vérifications par l’autorité responsable des audits de l’État, et peuvent aussi être tenus de collaborer aux enquêtes du ombudsman ou de l’agence de lutte contre la corruption. L’OGE compte sur la police pour la sécurité et, dans certains pays, peut compter sur les forces armées pour la sécurité et certains services de transport lors des scrutins.

La coopération et la coordination seront meilleures si l’OGE s’efforce de tenir tous les ministères et agences du gouvernement informés de ses activités et les consulte de manière régulière au sujet des services et du soutien dont il peut avoir besoin. Il peut être utile de créer un groupe de travail ou un comité de liaison permanent réunissant l’OGE et les agences gouvernementales sur lesquelles l’OGE compte pour obtenir les ressources nécessaires aux scrutins. Pour les OGE de modèle indépendant, un ministère comme celui de l’Intérieur ou de la Justice peut agir comme ministère de liaison entre l’OGE et le Cabinet ou l’assemblée législative, comme au Canada.

Il est essentiel que l’OGE maintienne une bonne liaison avec le Trésor, le ministère des Finances ou toute autorité responsable d’approuver les demandes budgétaires de l’OGE et de lui verser des fonds. Si cette autorité n’est pas familière avec les programmes de l’OGE, leur importance pour la gouvernance démocratique et l’importance de la promptitude dans le versement des fonds de l’OGE, elle risque de ne pas reconnaître l’importance de financer certaines activités de l’OGE (comme l’éducation électorale) ou la nécessité de remettre les fonds à l’OGE bien avant la date d’un scrutin. Des arrangements officiels entre l’OGE et ce ministère sur le mode et les dates de versement peuvent être nécessaires, et leur négociation est plus facile si les rapports entre le ministère et l’OGE ont été bien entretenus. Un facteur important dans ce contexte est la confiance que le Trésor ou le ministère des Finances peut avoir dans les pratiques de l’OGE en matière de budgétisation, de comptabilité, de contrôle financier et de reddition de comptes.

Il est bon que le président ou les membres de l’OGE fassent des visites de politesse aux dirigeants gouvernementaux, y compris le chef de l’État, pour attirer l’attention sur les programmes de l’OGE et les défis auxquels il peut être exposé, tels que les contraintes financières ou logistiques. Si le chef de l’État doit approuver les lois avant leur promulgation, il est important que l’OGE le sensibilise, au besoin, à l’urgence de promulguer des modifications à la législation électorale. L’OGE peut aussi trouver utile d’associer le chef de l’État ou des ministres de haut rang à des événements publics importants de l’OGE financés par le gouvernement, comme le lancement de programmes électoraux d’envergure ou l’annonce d’acquisitions de matériel.

Parties prenantes des OGE : le pouvoir législatif

Le pouvoir législatif est l’organisme qui est habituellement responsable de l’élaboration des lois, y compris les lois électorales, et qui peut également approuver le budget national et vérifier tous les comptes publics, y compris ceux de l’OGE. Dans beaucoup de pays, l’OGE est tenu, par la loi ou par convention, de soumettre à l’assemblée législative des rapports sur les élections qu’il administre ainsi que des rapports annuels.

Le maintien de bonnes relations avec le pouvoir législatif permet à l’OGE de transmettre ses propositions budgétaires et rapports en sachant qu’ils seront traités par un organisme ayant une certaine compréhension de ses activités.

En Australie, un comité spécial de l’assemblée nationale traite toutes les questions qui touchent l’OGE, alors qu’en Namibie, le porte-parole du Parlement se charge de toutes les questions concernant l’OGE, y compris la présentation de son budget. Dans les deux cas, il est important que l’OGE ait des consultations régulières avec les bureaux ou comités concernés pour les mettre au courant des questions d’intérêt mutuel et aussi leur fournir des copies de documents pertinents.

Dans certains pays, tel que le Costa Rica et l’Uruguay, l’OGE a le pouvoir de proposer des modifications à la législation électorale. Dans des pays comme le Canada et la Palestine, l’OGE peut présenter des recommandations de modifications à la législation électorale, alors que dans d’autres pays, cela est fait par un ministère de tutelle ou un bureau du gouvernement. L’OGE peut jouer un rôle très important dans le développement du cadre légal électoral dans les démocraties émergentes. Il est recommandé que l’OGE collabore avec le pouvoir législatif pour le sensibiliser à la nécessité de changements à la législation électorale et à l’importance de faire adopter ces changements bien avant un scrutin pour permettre à l’OGE de se préparer adéquatement. On peut citer de nombreux exemples de retards qui sont survenus dans l’adoption de lois (p. ex. au Malawi en 1997) à cause d’un manque de compréhension ou de coopération entre le pouvoir législatif et l’OGE ou entre le pouvoir législatif et le chef de l’État, et qui ont nui au processus électoral.

Parties prenantes des OGE : les organismes de règlement des litiges électoraux

L’OGE peut avoir à traiter avec des organismes de règlement des litiges électoraux qui peuvent avoir le pouvoir de régler une diversité de questions : contestation de décisions de l’OGE, différends entre l’OGE et des parties prenantes (p. ex. un parti politique), détermination de la légalité de certains règlements de l’OGE ou contestation des résultats annoncés à la suite d’une élection. Ces organismes peuvent être juridiques ou quasi juridiques ou être des mécanismes de conciliation de nature moins judiciaire. Leurs décisions peuvent considérablement affecter les activités et l’image publique de l’OGE.

Une attitude générale d’ouverture vis-à-vis de ces organismes (en s’assurant qu’ils sont bien informés de toutes les activités et décisions de l’OGE grâce à des réunions régulières, qu’ils reçoivent toutes ses publications et qu’ils sont invités à inspecter les opérations de l’OGE) aide à cultiver de bons rapports. Cela doit être fait d’une manière qui ne compromet pas, et qui ne semble pas compromettre, l’indépendance de décision de l’OGE ou de l’organisme de règlement des litiges.

Il importe au plus haut point que l’OGE soit professionnel et coopératif dans toutes les enquêtes menées par ces organismes. Il sera difficile de maintenir de bonnes relations si l’OGE essaie d’empêcher l’organisme d’accéder à certains documents ou lieux, s’il fait pression pour limiter ses pouvoirs ou si la présentation de ses éléments de preuve n’est pas professionnelle.

Parties prenantes des OGE : l’appareil judiciaire

Plusieurs composantes de l’appareil judiciaire peuvent être amenées à se pencher sur les activités de l’OGE. Les OGE peuvent avoir besoin de la police et des autorités judiciaires pour les enquêtes sur de présumées infractions électorales, et doivent paraître devant la justice criminelle ou les tribunaux administratifs pour toute poursuite judiciaire découlant de ces enquêtes. L’OGE, ses membres ou son personnel peuvent faire l’objet d’enquêtes judiciaires ou de litiges civils, et les politiques et pratiques administratives de l’OGE peuvent être contestées devant les tribunaux.

Une attitude générale d’ouverture vis-à-vis de ces organismes (en s’assurant qu’ils sont bien informés de toutes les activités et décisions de l’OGE grâce à des réunions régulières, qu’ils reçoivent toutes ses publications et qu’ils sont invités à inspecter les opérations de l’OGE) aide à cultiver de bonnes relations. Cela doit être fait d’une manière qui ne compromet pas, et qui ne semble pas compromettre, l’indépendance de décision de l’OGE ou de l’organisme de règlement des litiges. Il importe au plus haut point que l’OGE se montre professionnel, accessible et coopératif dans toutes ses relations avec le système judiciaire.

Parties prenantes des OGE : les surveillants électoraux et les observateurs électoraux

Les surveillants électoraux (qui ont le pouvoir d’intervenir et de rectifier tout défaut dans le processus électoral, comme l’ONU en Namibie en 1989) et les observateurs électoraux (qui n’ont pas le pouvoir d’intervenir et doivent seulement rapporter ce qu’ils ont vu, comme les missions d’observation d’organisations locales et les observateurs internationaux d’organismes tels que l’UE, l’UA, l’OEA et l’OSCE), sont des acteurs de première importance dans le processus électoral. Leur rôle fondamental est d’évaluer la qualité du processus électoral et de déterminer si les élections ont été libres et justes (ou si elles répondent à d’autres critères convenus d’acceptabilité). Le rôle des surveillants et des observateurs électoraux est plus important dans une société hautement polarisée, où il importe qu’une voix indépendante facilite le consensus entre les acteurs politiques en ce qui concerne les règles du jeu électoral, y compris l’acceptation des résultats de l’élection.

Il est important que l’OGE entretienne de bonnes relations avec les surveillants et les observateurs, à l’aide d’une stratégie durable et bien pensée. À cette fin, il peut notamment créer des trousses d’information ou des manuels couvrant des questions comme le code de conduite des observateurs ou les dispositions législatives visant l’inscription, le vote, le dépouillement du scrutin, etc. La trousse d’information peut aussi inclure des listes de bureaux de vote, de bureaux de dépouillement, d’adresses de bureaux de l’OGE (y compris ceux de dirigeants électoraux locaux), les coordonnées de partis politiques et d’organisations d’observateurs, des informations sur les services d’urgence tels que la police et les hôpitaux, ainsi que des informations générales au sujet du pays.

L’OGE peut organiser des briefings préélectoraux pour observateurs (quelques semaines avant le jour du vote), surtout pour les observateurs nationaux à long terme et les observateurs internationaux déjà présents dans le pays. Un cycle supplémentaire de briefings pour observateurs peut être prévu quelques jours avant le jour du vote, quand la majeure partie des observateurs locaux et des observateurs internationaux à court terme sont prêts pour le déploiement. Ces briefings peuvent porter sur :

• l’état de préparation électorale de l’OGE;
• le cadre légal de l’élection;
• la planification logistique en vue du vote;
• le dépouillement du scrutin et l’annonce des résultats;
• les questions de sécurité;
• les relations de l’OGE avec les partis politiques, les médias, le gouvernement et la société civile;
• les règles régissant les activités et le comportement des observateurs.

Les surveillants et les observateurs qui sont bien informés sur le processus électoral en général et les opérations de l’OGE en particulier risquent moins de porter un jugement erroné sur la performance de l’OGE et sur la qualité des élections.

Il arrive de plus en plus fréquemment que des OGE invitent des partis politiques et la société civile aux briefings pour observateurs afin que ces parties prenantes puissent transmettre aux observateurs leurs impressions sur l’état de préparation électorale de l’OGE. Ce dernier doit toutefois bien peser le pour et le contre de ce genre d’invitation. En effet, certains politiciens ou autres participants électoraux mécontents peuvent chercher à utiliser ce forum pour faire de l’autopromotion ou pour attaquer l’OGE, même quand ces attaques sont injustifiées.

Parties prenantes des OGE : les médias

Les médias, écrits comme électroniques, publics comme privés, sont des alliés importants de l’OGE pour informer le public sur son mandat et ses opérations et aussi pour informer et éduquer les électeurs sur la démocratie et les élections. Beaucoup de gens lisent les journaux, regardent la télévision et écoutent la radio quotidiennement, et ont tendance à informer leur entourage de ce qu’ils ont lu, vu ou entendu. Pour profiter de l’appui des médias, l’OGE a besoin d’une stratégie qui favorise un contact positif régulier avec les médias et qui assure à ces derniers l’accès à de l’information électorale exacte, notamment sur les activités de l’OGE. Cette stratégie aidera aussi l’OGE à contrecarrer toute publicité négative éventuelle dans les médias au sujet de ses activités.

L’implantation d’une stratégie de relations avec les médias comporte certains éléments de base, notamment :

• identifier les médias pertinents et leur couverture;
• déterminer dans les différents médias qui sont les personnes clés pouvant assurer une couverture exacte et visible des activités de l’OGE;
• être proactif et transparent dans la diffusion de l’information aux médias;
• veiller à ce que l’information communiquée aux médias soit claire et facilement compréhensible;
• établir un calendrier de diffusion afin d’assurer aux médias un flux stable d’informations exactes sur les activités de l’OGE;
• désigner un porte-parole de l’OGE pour les médias et un point de contact pour les médias au sein de l’administration;
• établir un Centre des médias dans l’OGE pouvant servir à plusieurs fins : conférences de presse, communiqués, tournées médiatiques d’activités électorales, salle des médias, surveillance de la couverture des activités de l’OGE, etc.

Le contact régulier de l’OGE avec les médias par le biais de conférences de presse et de communiqués consolidera les relations entre l’organisme et les médias. Des conférences de presse peuvent être tenues au moins chaque semaine pendant la période électorale, et selon les besoins à d’autres moments. Il est recommandé que l’OGE établisse une unité à plein temps chargée de gérer les relations médiatiques et nomme une personne, de préférence dotée d’une solide expérience dans les médias et bien respectée dans le milieu de la presse, comme porte-parole de l’OGE.

Par ailleurs, l’OGE peut chercher activement à utiliser les médias pour l’éducation et l’information des électeurs. Par exemple, l’unité d’éducation électorale de l’OGE peut encourager les médias à diffuser de l’information sur des questions telles que la date du vote et les lieux d’inscription sur la liste électorale. Dans certains cas, l’OGE peut avoir à payer la diffusion de cette information parce qu’elle est considérée comme une publicité, alors que dans d’autres cas, l’information peut être publiée gratuitement à titre de service public. Si l’OGE ne s’efforce pas d’entretenir des relations transparentes et saines avec les médias, il risque de voir paraître des informations négatives à son sujet, qui peuvent être basées sur de fausses informations et qui peuvent saper sa crédibilité. Les médias parleront de l’élection, que l’OGE le veuille ou non. Il est donc dans l’intérêt de tous que ce qui paraît dans les médias au sujet de l’OGE soit aussi exact que possible.

Quand l’OGE informe les médias, il informe le public, et une circulation constante d’information permet à l’électorat d’exercer ses droits démocratiques et à maintenir sa confiance dans le processus électoral. Un OGE peut mener les activités suivantes pour encourager des relations saines avec les médias et pour aider ces derniers à jouer leur rôle de gardien par rapport à la démocratie et aux questions électorales :

• offrir des programmes de formation aux journalistes;
• publier des communiqués sur diverses questions électorales;
• organiser des conférences de presse;
• préparer un guide d’information sur les élections;
• identifier des émissions de radio convenant à la diffusion de messages sur la campagne ou de messages d’éducation électorale;
• mettre en œuvre des programmes pour garantir, durant la campagne, un traitement égal de tous les partis et le respect du code de conduite électoral;
• établir des bureaux de presse pour transmettre de l’information au public;
• diriger la radiodiffusion des résultats de l’élection.

Parties prenantes des OGE : l’électorat

L’OGE existe principalement pour rendre des services à l’électorat, et ses actions doivent montrer qu’il se soucie de cette partie prenante primordiale. Étant donné les nombreuses actions qu’il mène pour le compte des électeurs, l’OGE doit tenir ces derniers informés de ses activités et programmes et rechercher leur avis sur ses processus et la qualité de son travail. Il est faux de supposer que, parce que les partis politiques, la société civile et le gouvernement sont les institutions chargées dans l’ensemble de représenter l’électorat, l’OGE n’a qu’à traiter avec ces institutions sans tenir compte des électeurs individuels.

Voici quelques exemples de moyens pour maintenir le contact avec l’électorat :

• faire connaître les centres d’appels, adresses postales ou adresses de courrier électronique où les électeurs peuvent poser des questions à l’OGE ou faire des commentaires au sujet de ses activités;
• annoncer que l’OGE recherche les commentaires et les suggestions du public sur ses plans et ses performances;
• créer des émissions de radio ou de télévision interactives où des membres ou cadres supérieurs de l’OGE font face aux questions des électeurs;
• organiser des réunions d’information régulières au cours desquelles l’OGE consulte les électeurs sur des questions de réforme électorale et sur sa performance.

Beaucoup de ces moyens peuvent être développés au niveau local, avec des données de l’électorat qui sont synthétisées et discutées avec d’autres parties prenantes majeures, telles que les partis politiques et le gouvernement, au niveau national. Des recommandations concrètes pour modifier la législation électorale et pour améliorer la performance de l’OGE peuvent être formulées à partir de ces apports d’électeurs et transmises aux responsables des politiques ainsi qu’au législateur.

À part ces moyens directs, l’OGE peut utiliser les médias pour informer et instruire l’électorat au sujet des élections, et peut également mener ses propres activités publicitaires (p. ex. produits d’information imprimés et audiovisuels, site Web régulièrement mis à jour) pour tenir les électeurs au courant de ses activités. L’existence dans l’OGE d’unités professionnelles chargées des relations avec les médias et de l’information des électeurs aidera dans ces efforts. Pour maintenir des relations saines avec l’électorat, l’OGE peut aussi établir dans tous ses bureaux des centres de renseignements où les membres du public peuvent obtenir de l’information et déposer des plaintes. L’OGE peut également installer des boîtes à idées à différents endroits stratégiques (p. ex. supermarchés, centres de transport), où les membres du public peuvent déposer leurs opinions concernant le travail de l’OGE. Il importe que l’OGE réponde rapidement et correctement à toutes les questions et commentaires reçus du public. Un OGE qui répond tardivement, ou pas du tout, projette l’image d’un organisme inefficace, peu intéressé à servir à l’électorat.

Parties prenantes des OGE : les organismes de la société civile

Un programme de consultations régulières peut aider à maintenir de bonnes relations entre l’OGE et une large gamme de groupements de la société civile qui s’intéressent aux activités de l’OGE. Les vocations de ces organisations peuvent être très diverses : développement démocratique et réforme électorale, gouvernance, combat contre la corruption, émancipation et réhabilitation de la femme, tolérance religieuse ou ethnique, réforme des systèmes légaux, droits des personnes handicapées, éducation civique, réforme du secteur public ou droits de la personne. La consultation régulière de ces parties prenantes, comme cela se fait en République démocratique du Congo, au Ghana et en Afrique du Sud, permet à leurs besoins spécifiques d’être communiqués directement à l’OGE afin qu’il en tienne compte dans ses programmes. Les OGE peuvent aussi bâtir des rapports positifs avec les organismes de la société civile en faisant appel à eux comme partenaires pour conduire certaines activités électorales (p. ex. la formation du personnel électoral temporaire) ou pour mettre en œuvre des programmes d’éducation électorale.

Il est utile pour l’OGE d’intégrer ces associations aux discussions sur la formulation de ses politiques. Cela peut se faire, entre autres, en incluant des représentants de la société civile dans des groupes de travail pour réviser le cadre légal électoral ou en invitant des représentants à faire des présentations orales ou écrites aux comités de politiques de l’OGE.

Parties prenantes des OGE : la communauté des donateurs

Le rôle clé joué par les organismes donateurs dans le développement démocratique et l’assistance électorale à travers le monde en fait des partenaires indispensables de plusieurs OGE, surtout dans le cas des OGE qui comptent beaucoup sur les dons pour leurs élections. Le rapport entre l’OGE et la communauté des donateurs peut varier d’un pays à l’autre, selon que les fonds sont négociés et reçus directement par l’OGE ou par l’intermédiaire d’un ministère du gouvernement. Il peut y avoir un accord direct d’assistance électorale bilatérale avec un donateur, ou l’aide de plusieurs donateurs peut être canalisée par le biais de mécanismes tels qu’un fonds d’affectation spéciale des Nations Unies (comme en Indonésie en 2004 et au Libéria la même année) ou un fonds conjoint (comme en Haïti et au Yémen). Dans tous les cas, l’OGE doit veiller à ce que toutes les exigences du donateur, y compris en matière de budgets, de rapports de mise en œuvre et de rapports financiers, ainsi que toute demande d’inspection des activités de l’OGE, soient satisfaites avec un maximum d’efficacité et de promptitude.

Dans les cas où l’OGE négocie et reçoit directement l’argent d’un organisme donateur, dans le cadre d’une relation bilatérale, il est particulièrement important que l’OGE maintienne de bonnes relations avec le donateur. L’OGE peut organiser des visites sur place par le donateur pour le tenir au courant de la progression du projet. Par ailleurs, les donateurs peuvent exiger – et apprécient certainement – qu’un OGE reconnaisse l’aide du donateur dans ses divers événements de relations publiques, ses publications (p. ex. rapports annuels, manuels de formation, affiches) et ses productions électroniques (p. ex. émissions de radio et de télévision).

Les contacts réguliers entre l’OGE et tous les organismes donateurs présents dans le pays sensibilisent des donateurs potentiels aux besoins de financement présents et futurs de l’OGE et permettent à celui-ci de se familiariser avec les priorités et les exigences des différents donateurs. Une façon d’assurer la participation des donateurs dans les activités de l’OGE est d’organiser des tables rondes auxquelles des représentants des donateurs et des autres parties intéressées, telles que la société civile, le gouvernement et les partis politiques, sont invités à discuter de stratégies pour établir une coopération intersectorielle dans le domaine de la démocratie et l’assistance électorale. L’OGE peut profiter des tables rondes de donateurs pour faire rapport sur ses progrès en administration électorale et sur la façon dont les fonds des donateurs ont été utilisés.

L’OGE peut aussi solliciter l’assistance des secteurs public et privé locaux pour parrainer des activités comme l’éducation électorale, les centres de résultats électoraux, etc. En Afrique du Sud, par exemple, certaines autorités municipales se sont montrées vivement intéressées à parrainer des campagnes d’inscription électorale. Il est possible pour certains OGE d’obtenir un parrainage entier ou des tarifs réduits auprès d’entreprises locales pour divers besoins tels que des véhicules, des panneaux-réclame, des services téléphoniques, etc., comme en Namibie. Cependant, l’OGE doit toujours s’assurer de ne pas paraître se trouver sous l’influence d’une grande entreprise proche du pouvoir, ou d’en recevoir des faveurs.

Parties prenantes secondaires des OGE

Les parties prenantes secondaires de l’OGE sont les individus et groupes qui, bien qu’ils évoluent dans l’environnement de l’OGE, sont associés plus vaguement à l’organisme. Il s’agit notamment de ses fournisseurs, du grand public ainsi que des réseaux d’organismes nationaux et internationaux.

Fournisseurs de l’OGE

L’OGE fournit des services à divers clients qui sont ses principales parties prenantes, mais il est lui-même le client de beaucoup de fournisseurs de services. De même que les actions de l’OGE ont des répercussions sur ses principales parties prenantes, les actions des fournisseurs de services ont des répercussions sur l’OGE. Celui-ci doit veiller à ce que les actions des fournisseurs ne nuisent pas à la qualité de son travail ou à son image.

L’OGE compte sur beaucoup de fournisseurs de produits (p. ex. équipement technologique, véhicules, documents électoraux) et de services (p. ex. conseils d’experts, nettoyage, sécurité, transport). À moins que l’OGE maintienne de bonnes relations professionnelles avec ces fournisseurs, ses activités peuvent être affectées par des fournisseurs qui ne respectent pas les délais ou qui fournissent des produits et services de qualité inférieure.

Les actions suivantes peuvent aider à maintenir de bons rapports avec les fournisseurs :

• assurer la transparence, le professionnalisme et l’efficacité dans les appels d’offres pour des biens ou services;
• informer les fournisseurs actuels et potentiels sur les valeurs de l’OGE, comme l’adhésion stricte à l’intégrité, la dignité, le professionnalisme et l’efficacité. Cette information peut susciter la confiance des fournisseurs dans leur offre de biens ou de services à l’OGE;
• organiser des forums d’information pour discuter des préoccupations des fournisseurs et de l’OGE et convenir de solutions viables;
• payer les fournisseurs dans les délais prévus aux contrats.

Dans certains pays, les contrats standards prévoient le paiement dans les 30 jours après la livraison satisfaisante des produits ou services, alors que dans d’autres pays, le délai de paiement est plus court. Les retards de paiement de la part d’un OGE, surtout pour les contrats d’envergure, peuvent nuire à la situation financière d’un fournisseur. Cela peut entraîner de la mauvaise publicité pour l’OGE, mais peut aussi amener les fournisseurs à hésiter à participer à des appels d’offres ou des contrats futurs de l’OGE, ou à augmenter leurs prix pour couvrir les frais liés aux retards de paiement prévus.

Le grand public 

Le grand public constitue une des parties prenantes de l’OGE. Ce dernier, en tant qu’organisation attachée aux valeurs démocratiques et à la bonne gouvernance, se doit d’agir en bon citoyen.

Dans ses relations externes et internes, l’OGE a la responsabilité d’être un modèle de bonnes pratiques liées aux valeurs qu’il représente : processus de décision démocratiques, respect de la primauté de la loi, pratiques non intimidantes, honnêteté et incorruptibilité, transparence, accessibilité pour les groupes sociaux, y compris ceux qui sont marginalisés pour cause de handicaps, analphabétisme, éloignement, etc., et promotion de l’équilibre hommes-femmes.

L’OGE peut chercher à développer des programmes de responsabilité sociale en retransmettant à la communauté les compétences, la connaissance et les autres ressources à sa disposition. Il peut parrainer des campagnes médiatiques qui encouragent des progrès tels que l’habilitation et l’éducation civique des femmes, et qui combattent la violence, la fraude et la manipulation. Comme organisme socialement responsable, l’OGE peut partager sa technologie avec d’autres institutions publiques et donner des fonds ou détacher certains de ses employés pour appuyer des projets sociaux publics tels que le recensement de la population, des campagnes sur la violence contre les femmes et les enfants, des campagnes de vaccination ainsi que des campagnes de sensibilisation sur le sida.

L’esprit citoyen exige aussi que l’OGE conçoive des politiques et pratiques écologiquement saines, qui ne causent pas de pollution et ne posent pas de risques environnementaux. Il exige aussi que l’OGE favorise des actions et politiques qui ne mettent pas la santé du public en danger : par exemple, éviter d’utiliser comme lieux d’inscription ou de vote des endroits mal aérés ou mal protégés contre les éléments, ou sans eau propre ni toilettes. L’OGE doit aussi avoir la sécurité du public à l’esprit quand il détermine l’emplacement des bureaux de vote, et lorsque des vies sont menacées par des incidents violents, il doit être prêt à mettre fin au vote pour protéger des vies et des biens.

Réseaux régionaux et internationaux

Outre ses parties prenantes locales, l’OGE a des parties prenantes qui ne font pas partie de son environnement immédiat mais qui ont une incidence sur ses politiques et ses programmes. Les liens internationaux des OGE se sont multipliés au cours des dernières années en raison de l’intensification de la coopération internationale en matière de démocratie et d’assistance électorale. La création de réseaux électoraux régionaux et internationaux durant les dernières années a donné aux OGE la possibilité de se rencontrer régulièrement à des conférences et ateliers et d’entreprendre des visites d’étude et d’autres projets conjoints. Parmi les réseaux électoraux régionaux qui réunissent régulièrement des OGE figurent l’AAEA (Association of Asian Election Authorities), l’ACEEEO (Association of European Election Officials), la PIANZEA (Pacific Islands, Australia and New Zealand Electoral Administrators) et le SADC ECF (South African Development Community – Electoral Commissions Forum). Les contacts et le réseautage de ce genre exposent les OGE à des innovations et à de bonnes pratiques électorales, offrent des possibilités de partenariat dans l’échange de connaissances et de documents et dans les processus de révision et d’évaluation par des pairs, et ont déjà conduit à des réformes électorales dans plusieurs pays.

D’autres groupements régionaux tels que l’OEA (Organisation des États américains), le Conseil européen, l’UA (Union africaine), la CEDEAO (Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest), le SADC (South African Development Community) et l’OSCE (Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe) ont aussi mis au point des normes pour les élections démocratiques que les pays membres sont encouragés à adopter. On peut citer à titre d’exemple les Principes sur les élections démocratiques adoptés par les chefs d’État du SADC en août 2004, qui ont été utilisés par les observateurs électoraux pour évaluer les élections tenues au Zimbabwe en 2005. En vue de se conformer à l’esprit de ces nouvelles normes, le gouvernement du Zimbabwe a mis sur pied un OGE indépendant, a introduit le vote d’un jour et les urnes translucides, et a assuré le dépouillement du scrutin aux bureaux de vote.

Les traités et conventions internationaux ont aussi une influence sur les opérations des OGE. Par exemple, la Déclaration de 1948 des Nations Unies sur les droits de l’homme prévoit que l’OGE doit veiller à ce que les élections soient menées de façon à refléter la volonté du peuple et doit garantir que les gouvernements élus ont la légitimité de gouverner au nom de l’ensemble des citoyens. Par ailleurs, la Convention sur les droits politiques des femmes adoptée par les Nations Unies en 1952 oblige l’OGE à garantir aux femmes le droit de voter et d’être candidates, et à éliminer toute forme de discrimination contre les femmes.

Les instruments internationaux et régionaux constituent une référence de base pour mesurer la qualité des élections et ont été largement utilisés par les observateurs électoraux. La Déclaration mondiale de principes et Code de conduite pour l’observation électorale internationale, adoptée par les Nations unies et par des organismes mondiaux et régionaux en octobre 2005, en est un exemple. Tout OGE qui cherche à maintenir une bonne réputation a besoin d’aligner ses pratiques et ses politiques sur des principes internationalement et régionalement reconnus, et d’être au courant des tendances mondiales en gestion électorale.

Gérer les relations avec les parties prenantes

Il est important que tout OGE commence par identifier ses parties prenantes et par établir leur profil, de même que leur intérêt dans le processus électoral. Le degré d’attention qu’une partie prenante recevra dépendra de son degré d’intérêt dans le processus électoral et du degré d’influence ou de pouvoir qu’elle peut exercer sur l’OGE. La combinaison de pouvoir, d’influence et d’intérêt d’une partie prenante constitue sa « valeur » face aux politiques et pratiques de l’OGE.

La stratégie de l’OGE vis-à-vis des parties prenantes individuelles sera aussi guidée par l’attitude de ces dernières envers l’OGE.

Par exemple, si une partie prenante appuie les politiques et pratiques de l’OGE, ce dernier pourrait trouver utile de l’impliquer dans le plus grand nombre possible de ses activités. Cela ne serait pas approprié, cependant, dans les cas où la participation d’une partie prenante pourrait compromettre l’indépendance d’action de l’OGE. Si une partie prenante est marginale et a peu d’influence sur les politiques de l’OGE, ce dernier doit rester en contact avec elle et la tenir au courant de ses activités, mais sans investir trop d’efforts pour l’impliquer. Dans le cas d’une partie prenante totalement hostile, l’OGE devra analyser les intentions et réactions possibles de celle-ci face à ses activités et élaborer une stratégie de défense appropriée. 

Une fois que l’OGE a établi le profil des parties prenantes, il doit élaborer une stratégie appropriée pour promouvoir de bonnes relations avec chacune d’elles, en fonction de leurs valeurs respectives. La présence – ou l’absence – de loyauté et d’appui chez une partie prenante déterminera la nature et l’ampleur des efforts déployés par l’OGE pour gagner et conserver le soutien de cette partie prenante. 

Par exemple, les partis politiques sont habituellement des parties prenantes de haut intérêt/grand pouvoir dans les élections. Si un parti politique important rejette le résultat d’une élection parce qu’il se méfie de la façon dont l’OGE a conduit le scrutin, l’OGE peut être exposé à des critiques (sans compter le risque de troubles sociaux). Par conséquent, il importe que l’OGE prenne les relations avec les partis politiques très au sérieux et mette beaucoup d’efforts à gagner leur confiance et leur appui. À l’inverse, il n’a pas besoin d’investir autant dans ses relations avec des parties prenantes de faible intérêt/faible pouvoir qui ne s’intéressent que marginalement à ses activités. Les jeunes chômeurs constituent une partie prenante parce que l’OGE peut les employer comme personnel temporaire, et qu’ils peuvent accuser l’OGE de manque de conscience sociale s’il recrute son personnel additionnel parmi les gens qui ont déjà du travail, tels que les fonctionnaires. Toutefois, à cause de l’influence plus limitée des chômeurs et du temps restreint disponible pour interagir avec eux, l’OGE n’a pas besoin de leur consacrer autant d’efforts soutenus qu’aux parties prenantes de plus haut intérêt/grand pouvoir. 

Principes régissant la gestion des parties prenantes

Les principes suivants, appelés principes Clarkson, sont utilisés dans le monde des entreprises pour la gestion des parties prenantes. Ils sont présentés ici avec quelques modifications destinées à les adapter au contexte des OGE. L’OGE peut entretenir de bons rapports avec ses parties prenantes en s’assurant de :

• reconnaître et suivre activement les préoccupations de toutes les parties prenantes légitimes, et tenir compte de leurs intérêts dans ses décisions et ses opérations;
• écouter les parties prenantes et communiquer ouvertement avec elles au sujet de leurs préoccupations, de leurs contributions et des risques qu’ils assument à cause de leur association avec l’OGE;
• adopter des processus et des modes de comportement qui tiennent compte des préoccupations et des capacités de chaque partie prenante;
• reconnaître l’interdépendance des efforts et des récompenses parmi les parties prenantes, et essayer de distribuer équitablement entre eux les avantages et les inconvénients des activités de l’OGE, en prenant en considération leurs risques et vulnérabilités;
• coopérer avec les autres entités, publiques et privées, de façon à réduire au minimum les risques et les préjudices découlant des activités de l’OGE et à prévoir un dédommagement approprié quand ils ne peuvent pas être évités;
• éviter les activités qui pourraient mettre en danger des droits inaliénables (tels que le droit de voter) ou entraîner des risques qui, s’ils étaient clairement compris, seraient manifestement inacceptables aux parties prenantes concernées;
• reconnaître les conflits potentiels chez les membres et les employés de l’OGE entre a) leur rôle en tant que parties prenantes de l’OGE, et b) leurs responsabilités légales et morales à l’égard des intérêts de l’ensemble des parties prenantes, et pallier à ces conflits à l’aide d’une communication ouverte, de rapports appropriés, de mesures incitatives et, le cas échéant, de l’intervention d’un tiers.

Comment traiter avec des parties prenantes difficiles

Les parties prenantes ne sont pas toutes bien disposées envers les OGE. Certaines peuvent être difficiles pour des motifs légitimes, par exemple si l’OGE ne les a pas traitées avec équité, respect et impartialité. D’autres peuvent être simplement difficiles pour des raisons telles que des conflits de personnalité, des malentendus passés ou la recherche d’un avantage politique. Il est commun que des candidats ou des partis politiques menacent de boycotter des élections ou de s’en retirer en accusant l’OGE d’incompétence ou de partialité, ou blâment celui-ci s’ils ont perdu une élection. Cela peut être dû à un manque d’équité et d’impartialité de la part de l’OGE, à des actions entreprises par des entités qui ne sont pas sous le contrôle de l’OGE, ou à un manque d’appui public envers les candidats ou les partis concernés.

L’OGE peut avoir à décider s’il est préférable de traiter directement ou indirectement avec une partie prenante difficile, ou s’il vaut mieux être sur l’offensive ou la défensive avec cette dernière. Si un petit parti politique avec peu de partisans annonce qu’il boycotte une élection, l’OGE peut décider de réaffirmer sa position publiquement et de suivre la situation. Si un grand parti influent décide de boycotter une élection, l’OGE peut avoir besoin de chercher la médiation d’une tierce partie. Il peut être avantageux de faire appel aux tribunaux afin d’obtenir une décision exécutoire si les différences entre l’OGE et une partie prenante concernent l’interprétation de la loi.

Les structures de liaison (p. ex. groupes de travail avec la société civile ou les fournisseurs, comités du pouvoir législatif, comités de liaison avec les partis politiques) peuvent aider à atténuer ou résoudre les différends entre l’OGE et ses parties prenantes. Quand une grande majorité des membres d’un groupe de liaison appuie l’OGE, le point de vue divergent d’une partie prenante difficile peut être amorti ou neutralisé. En revanche, quand une grande majorité appuie la partie prenante difficile, l’OGE peut reconnaître que le problème ne vient pas seulement d’une partie prenante difficile mais de perceptions communes de sa performance.

Quand les différences entre l’OGE et une partie prenante difficile sont presque irréconciliables, l’OGE peut adopter une stratégie de défense contre les attaques. L’OGE peut utiliser divers moyens de communication pour clarifier sa position (p. ex. communiqués de presse, interventions du porte-parole de l’OGE dans des émissions de nouvelles et d’autres médias, déclarations diffusées sur le site Web de l’OGE) afin que le public comprenne la version des faits de l’OGE. Ce dernier peut chercher à mettre en relief les points d’accord plutôt que les divergences afin de montrer qu’il est capable de travailler avec une partie prenante difficile.

S’il maintient de façon irréprochable un haut niveau de transparence, d’impartialité, de dignité, d’intégrité, de professionnalisme, d’efficacité et de qualité de service dans toutes ses relations avec les parties prenantes, l’OGE est bien placé pour se défendre contre ses détracteurs.

Résumé : les rapports avec les parties prenantes des OGE

• Les parties prenantes d’un OGE sont les groupes qui affectent ou sont affectés par les actions de l’OGE, et auxquels l’OGE doit rendre des comptes. Les parties prenantes fondamentales sont les institutions telles que le pouvoir législatif, les partis politiques, la branche exécutive du gouvernement, le personnel de l’OGE, l’électorat, les médias, la société civile, les diverses composantes de l’appareil judiciaire, les observateurs électoraux et les donateurs. Les parties prenantes secondaires, dont les rapports avec l’OGE sont moins étroits, comprennent les fournisseurs et le grand public.
• Un OGE doit traiter toutes les parties prenantes équitablement et maintenir avec elles des relations régulières de communication et de consultation à l’aide de différents moyens : réunions de consultation sur les politiques, briefings médiatiques, participation de parties prenantes dans des activités et des programmes de formation de l’OGE, distribution de rapports de l’OGE, etc.
• Les communications et les consultations peuvent porter sur des questions comme les plans stratégiques, les processus et les calendriers électoraux, les réformes électorales, et les besoins en matière d’éducation électorale. La transparence, le professionnalisme et la fiabilité des communications avec les parties prenantes suscitent la confiance dans l’OGE et le processus électoral.
• Dans sa culture organisationnelle, l’OGE doit être sérieusement à l’écoute des besoins et des attentes des parties prenantes. Il doit gérer activement les rapports avec les parties prenantes de façon à favoriser la bonne volonté et la crédibilité. L’attention qu’un OGE porte à une partie prenante varie selon son importance et son pouvoir.
• En dépit de tous ses efforts, un OGE peut avoir à traiter avec des parties prenantes difficiles. Les OGE doivent décider s’ils négocient directement avec celles-ci (par exemple, dans le cadre de comités de liaison regroupant un large éventail de parties prenantes) ou indirectement, par le biais d’autres institutions telles que les tribunaux pour les différends concernant l’interprétation de la loi.
• Un OGE peut avoir besoin de prendre des mesures défensives pour protéger sa réputation, en utilisant les médias et d’autres moyens de diffusion pour faire valoir son point de vue dans tout différend avec une partie prenante. La meilleure défense d’un OGE reste un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de qualité de service.