Toutes les fois qu’un OGE envisage d’utiliser la technologie pour faciliter et améliorer le processus électoral, il est recommandé de suivre plusieurs principes de base qui ont été cernés au cours des années et qui peuvent aider à établir et à maintenir la confiance du public dans le processus électoral.

Ces principes de base sont les suivants :

·         considérer la nouvelle technologie dans une perspective globale;

·         évaluer l’impact de l’introduction des nouvelles technologies;

·         maintenir la transparence et assurer le comportement éthique lors de l’adoption de la nouvelle technologie;

·         étudier les questions de sécurité liées à la nouvelle technologie;

·         tester l’exactitude de résultats produits par l’utilisation de la technologie;

·         assurer la confidentialité;

·         assurer l’inclusivité;

·         examiner la rentabilité de la technologie;

·         évaluer l’efficacité;

·         évaluer la viabilité;

·         évaluer la flexibilité de la technologie en cas de changement à la réglementation électorale;

·         examiner le service fourni aux utilisateurs et la confiance des utilisateurs envers la nouvelle technologie.

Considérer la nouvelle technologie dans une perspective globale

La technologie est seulement un outil et non une fin en soi. Quand la technologie est utilisée pour toute activité liée à l’administration électorale et aux élections, il importe de considérer soigneusement le contexte dans lequel elle est utilisée. Par exemple, si la technologie est utilisée pour le comptage des votes, les principes de base qui s’appliquent au comptage des votes s’appliquent aussi à la technologie.

Il est également bon de garder à l’esprit que les processus électoraux mettent en jeu davantage que des opérations et de la technologie. Il y a également les lois, la réglementation et les lignes directrices pertinentes, le contexte social et politique, la culture organisationnelle, les modalités conçues en fonction de la technologie et la formation des techniciens et des utilisateurs.

Évaluer l’impact de l’introduction des nouvelles technologies

Quand un nouveau système est envisagé pour en remplacer un autre, il faut évaluer les répercussions du changement pour tous les intervenants.

Une fois que le système est adopté, la phase de transition doit être soigneusement gérée pour s’assurer que des problèmes ne se produisent pas et que toutes les fonctions peuvent continuer à être effectuées efficacement.

Voici quelques stratégies que les administrateurs électoraux peuvent utiliser pour réduire au minimum l’impact des nouveaux systèmes, de la nouvelle technologie et du changement sur les processus électoraux :

·         donner le plus de temps possible pour la mise en œuvre et éviter de la commencer à l’approche du jour d’élection;

·         garder à l’esprit que la mise en œuvre d’un nouveau projet prend souvent plus de temps que prévu;

·         prévoir que les nouveaux systèmes soient prêts bien avant la date possible d’élections, et imposer les dates limites après lesquelles aucun changement du système n’est permis;

·         avoir des solutions de rechange prêtes à être mises en œuvre au cas où le nouveau système ne peut pas être utilisé, pour quelque raison que ce soit;

·         gérer l’information sur la technologie et les changements de sorte que les intervenants n’aient pas des attentes irréalistes et n’imposent pas des dates limites impossibles à respecter;

·         éviter d’imposer une technologie nouvelle, non éprouvée ou inadaptée;

·         prévoir suffisamment de temps pour tester minutieusement les nouveaux systèmes;

·         pourvoir à la formation nécessaire du personnel et des utilisateurs.

Le calendrier de la mise en œuvre d’un système peut être influencé par le fait qu’il y ait des élections à dates fixes ou à dates variables. Avec les élections à dates fixes, les calendriers de la mise en œuvre peuvent être établis autour d’une date connue des élections tandis qu’avec les élections à dates variables, les nouveaux systèmes devraient idéalement être en place et prêts à servir avant la date de la tenue possible d’une élection.

Maintenir la transparence et assurer un comportement éthique lors de l’adoption de la nouvelle technologie

La transparence, supposant la franchise et la reddition de comptes, est un facteur clé pour la crédibilité des élections démocratiques. Un indicateur de la transparence peut être l’accès des observateurs à la fois nationaux et internationaux à toutes les procédures à chaque étape du processus électoral.

Avec des processus manuels, la transparence est relativement simple, d’autant que les processus sont habituellement visibles, et il n’est pas difficile d’assurer un accès satisfaisant aux observateurs. En revanche, avec l’usage des certaines technologies, il peut être difficile ou même impossible aux observateurs d’attester que les résultats sont corrects. Les systèmes de vote électroniques sont un exemple où, dans certains cas, il est presque impossible de s’assurer que le vote enregistré est en fait le vote de l’électeur et que, en conséquence, le résultat du comptage est exact. Par contre, l’utilisation de la technologie peut augmenter la transparence une fois que la saisie des données dans le système est validée, et des rapports comportant très peu d’erreurs peuvent être produits à partir d’une grande quantité de données.

Avec l’utilisation des technologies, la transparence peut devoir être assurée de manières complètement différentes selon la technologie. Il peut être nécessaire de recourir à des techniques telles que la création des pistes de vérification, la création des fichiers souches, les vérifications de code, les signatures numériques et les contrôles de compilations, parmi tant d’autres.

En conséquence, les aptitudes requises des observateurs des processus électoraux utilisant diverses technologies peuvent être complètement différentes de celles requises pour observer des processus manuels. Pour assurer la transparence, l’OGE peut solliciter l’aide d’experts ou d’auditeurs spécialisés capables de vérifier la fiabilité de ses systèmes et de pourvoir à la formation spéciale des observateurs.

Au sujet des questions de transparence et de confiance, les OGE sont appelés à suivre les principes d’éthique appropriés lors de la mise en œuvre d’une nouvelle technologie. Par exemple, en choisissant les fournisseurs de la technologie, les OGE sont censés s’assurer que les processus d’appel d’offres sont équitables et publics, sans favoritisme ni corruption, et que toutes les procédures d’approvisionnement du gouvernement applicables à la sélection de la technologie sont suivies.

En achetant du matériel et du logiciel, les OGE doivent s’assurer que les licences nécessaires sont obtenues. Indépendamment des problèmes légaux et d’éthique liés à l’utilisation du logiciel non autorisé ou non enregistré, les utilisateurs courent également le risque de ne pas être avertis de la présence de virus connus, des correctifs du logiciel ou des mises à jour.

Étudier les questions de sécurité liées à la nouvelle technologie

Les systèmes informatiques utilisés pour des élections doivent bénéficier de niveaux élevés de sécurité. Il doit être impossible à des personnes non autorisées d’accéder aux données électorales sensibles, de les changer ou de les télécharger. Des niveaux démontrables de sécurité sont une autre manière de s’assurer que les systèmes d’élection sont transparents et dignes de confiance.

Divers mécanismes peuvent servir à la sécurité informatique, y compris la protection par mot de passe, l’encryptage, les programmes de vérification et l’isolement physique.

Tester l’exactitude des résultats produits par l’utilisation de la technologie

L’exactitude est essentielle à la crédibilité d’une élection, en particulier en ce qui concerne les listes des électeurs, l’enregistrement du vote, le comptage des voix et la production de rapports sur les résultats d’élection. Pour s’assurer que les systèmes technologiques sont dignes de confiance, il doit y avoir des moyens de tester et de vérifier l’exactitude de l’enregistrement des données et des résultats qui en dérivent.

L’exactitude du système peut être examinée en saisissant aléatoirement des données connues dans le système et en vérifiant que les résultats produits sont exacts. En plus, pour les systèmes de vote, un test doit être réalisé pour vérifier que le même ensemble de données traitées par divers systèmes semblables, mais indépendants et choisis de façon aléatoire produit les mêmes résultats.

Dans l’ensemble, on s’attendrait à ce que l’exactitude augmente au fur et à mesure que des technologies nouvelles et améliorées sont adoptées.

Assurer la confidentialité

Les systèmes informatiques électoraux contiennent souvent des données personnelles sur un grand nombre de personnes, y compris noms, adresses et autres détails personnels. De nombreux pays possèdent des lois et des politiques sur la confidentialité qui limitent l’accès à l’information personnelle; comme principe général, chaque personne a le droit à la confidentialité personnelle. Si la confidentialité d’une personne est violée par l’utilisation inappropriée des données électorales, aussi bien la personne que le respect accordé au processus électoral peuvent en souffrir.

En conséquence, la sécurité établie dans les systèmes informatiques électoraux devrait tenir compte de la nécessité de préserver la confidentialité des données personnelles. Des pistes de vérification peuvent être intégrées aux systèmes contenant les données personnelles, pour dépister et surveiller les personnes qui ont accédé à des données personnelles ou les ont modifiées et pour empêcher toute violation de la confidentialité.

Assurer l’inclusivité

Lorsqu’une technologie ayant des répercussions pour les utilisateurs internes ou externes est adoptée, il est recommandé de consulter ces utilisateurs ou leurs représentants pour s’assurer que leurs besoins sont pris en compte et qu’ils sont convaincus que le nouveau système est acceptable et fiable. Il est important de fournir des informations suffisantes aux utilisateurs pour leur permettre de se sentir inclus dans le processus, ce qui rehausse la probabilité de réussite de la nouvelle technologie.

Comme la technologie utilisée dans les élections peut influer directement sur le processus politique, il est important de veiller à ce que ses utilisateurs se l’approprient, beaucoup plus que dans le cas d’autres systèmes de gouvernement.

En outre, des considérations d’accès et d’équité sont à prendre en compte lors de l’adoption de la nouvelle technologie pour s’assurer que les personnes ayant des besoins spéciaux puissent s’en servir.

Examiner la rentabilité de la technologie

Tout dépendant de l’application en cause, l’utilisation de la technologie peut exiger un important investissement direct, même si les avantages sont considérables et les économies possibles à long terme l’emporteront sur le coût initial. Par ailleurs, une technologie relativement peu coûteuse peut également remplacer un processus de faible technologie et coûteux, assurant des économies à long terme. Les coûts continus de l’entretien doivent également être pris en compte; ils peuvent être beaucoup plus importants que prévu.

Par conséquent, avant de s’engager à mettre en œuvre une nouvelle technologie, il est important de déterminer s’il est financièrement viable de le faire, en prenant un compte complet de tous les coûts et économies probables, notamment :

• les coûts de base directs de la technologie elle-même;
• les coûts prévus du matériel complémentaire tel que les périphériques et les communications;
• les coûts d’installation et de mise en œuvre;
• les coûts d’entretien et de dépannage sur la durée de vie du système (y compris ajout des nouveaux dispositifs et optimisation de performance et de capacité);
• les coûts prévus de l’entreposage de l’équipement;
• les coûts prévus liés à la documentation, à la conception de nouvelles procédures, à la formation du personnel et à la formation des utilisateurs;
• les avantages financiers prévus grâce à l’efficacité accrue;
• les coûts comparatifs d’autres technologies disponibles offrant la même fonctionnalité.

En outre, il peut être utile de procéder aux analyses suivantes :

·         le bilan coûts-avantages;

·         l’évaluation, en particulier, des améliorations prévues de l’efficacité ou du service en regard des coûts supplémentaires;

·         la probabilité de pouvoir assurer le financement pendant la durée de vie du projet;

·         l’évaluation de la possibilité de partager les coûts du nouveau système et de son entretien avec d’autres agences ou organismes;

·         l’évaluation des possibilités de coentreprises qui pourraient réduire les coûts sans compromettre l’intégrité;

·         l’évaluation des solutions semblables qui auraient été mises en œuvre par d’autres OGE ou autres.

Ces considérations et les résultats de ces études peuvent aider à mieux cerner les fonctions, les avantages et la satisfaction des utilisateurs que peut assurer la technologie envisagée. Ils peuvent également aider à établir l’estimation réaliste des coûts et économies attendus nécessaires à une évaluation approfondie du rapport coûts-avantages. Cette analyse aidera à déterminer si la technologie en vaut la peine, et si elle est viable et abordable.

Des améliorations relativement mineures peuvent ne pas justifier le coût supplémentaire. Si une technologie peu coûteuse de basse technologie est disponible et est acceptable pour la tâche en cause, il peut ne pas être nécessaire de mettre en œuvre une solution de haute technologie à coût élevé.

Autant que possible, l’espérance de vie de la technologie doit également être déterminée. En principe, une technologie qui peut être réutilisée pour plus d’un but ou pour plus d’une élection est plus rentable que celle qui ne peut être employée qu’une fois avant de devoir être remplacée.

En outre, avant de se décider à acheter une technologie, il faut s’assurer que les fonds nécessaires pour couvrir les coûts de la mise en œuvre aussi bien que de l’entretien continu sont disponibles. En général, il s’agit d’obtenir les engagements voulus dans le cadre du processus budgétaire du gouvernement.

Évaluer l’efficacité

Bien qu’on s’attende souvent à ce qu’une nouvelle technologie soit plus efficace que l’ancienne, ce peut ne pas être le cas dans la pratique. Il est possible de remplacer un processus manuel efficace par un processus automatisé inefficace, si le nouveau processus n’est pas soigneusement conçu. En décidant de mettre en œuvre une nouvelle technologie, il est important de s’assurer que le nouveau système est plus efficace que celui qu’il remplace.

Un des avantages attendus de la technologie est sa capacité d’accomplir avec exactitude de grandes tâches complexes dans un temps relativement court comparé au temps nécessaire pour les effectuer manuellement. Alors que ceci peut permettre aux OGE de réaliser des économies en réduisant le personnel, il peut également en découler une pression additionnelle sur le personnel, du fait que la productivité augmente et qu’on attend davantage de lui.

Évaluer la viabilité

L’acquisition de la technologie est généralement coûteuse, mais si cette technologie est viable et peut être utilisée pour plus d’un but ou plus d’une élection, elle peut être rentable à long terme.

Une nouvelle technologie peut également exiger l’utilisation ou la disponibilité d’autres technologies ou d’infrastructures spécifiques, par exemple en matière de communications et d’approvisionnement électrique. Ainsi dans un pays qui a un approvisionnement électrique intermittent, mettre en œuvre un réseau d’ordinateurs individuels peut ne pas être le meilleur choix. L’humidité élevée ou le niveau élevé de poussière ou de sable peuvent également limiter le choix de la technologie appropriée.

De façon générale, l’infrastructure locale doit être à même de soutenir la technologie choisie. La technologie envisagée peut ne pas convenir à moins d’améliorer l’infrastructure, auquel cas les coûts et les avantages devront être soigneusement évalués.

Il faut également évaluer la capacité technique et financière de l’OGE de soutenir un nouveau système pendant une période convenue ou pendant sa durée de vie requise. Habituellement, il est souhaitable qu’une technologie adoptée soit utilisée pendant plusieurs années. Des fonds devront donc être assurés non seulement pour la mise en œuvre initiale, mais également pour la durée de vie prévisible de la technologie. Ces fonds doivent être évalués et garantis avant de choisir une nouvelle technologie.

Un autre aspect lié à la viabilité d’un nouveau système est la disponibilité du personnel possédant les aptitudes voulues pour l’utiliser et l’entretenir, soit au sein de l’OGE ou auprès de fournisseurs extérieurs de service. Les coûts liés à la mise à niveau des compétences et au renforcement des capacités du personnel de l’OGE et des fournisseurs de service doivent également être pris en considération.

Il faut par ailleurs éviter de tenter de trop accomplir trop rapidement. Au lieu de mettre en œuvre une technologie radicalement nouvelle (comparée à la technologie existante) en une seule étape, il peut être préférable d’effectuer le changement de façon graduelle au cours d’une série de scrutins.

Évaluer la flexibilité de la technologie en cas de changement à la réglementation électorale

Une technologie flexible est plus susceptible d’être rentable et viable. Il peut être souhaitable d’adopter une technologie qui peut servir à plusieurs fins, à condition de ne pas compromettre son utilité primaire.

Dans les cas d’environnements transitoires, où l’avenir des méthodes de gestion électorale est incertain, il est souhaitable d’éviter d’acheter la technologie qui est fortement spécialisée et non flexible. Il vaut mieux acheter des produits plus génériques qui se prêtent à une vaste gamme d’applications.

Un des avantages perçus de l’utilisation de la technologie pour des élections est sa capacité de fournir aux utilisateurs une plus grande flexibilité et plus d’options. Par conséquent, des procédures peuvent être mises en œuvre pour s’assurer que la nouvelle technologie ne réduit pas en fait la flexibilité en limitant le nombre d’options disponibles. Par exemple, il peut être préférable d’introduire le vote électronique comme une option au vote manuel, plutôt que de remplacer complètement le vote manuel. On peut ainsi s’assurer que les utilisateurs n’ayant pas l’accès électronique ou les aptitudes voulues ne soient désavantagés.

Examiner le service fourni aux utilisateurs envers la technologie

Les élections sont en grande partie une question d’offrir des services à des clients, les électeurs. En choisissant une nouvelle technologie, le niveau de service au client – ou la facilité d’utilisation et la satisfaction des électeurs, aussi bien que la façon dont la technologie est perçue par les utilisateurs – doit être une considération prioritaire pour l’OGE afin de s’assurer que la crédibilité du processus électoral n’est pas en danger.

Un certain nombre de stratégies peuvent être adoptées pour éviter les attentes irréalistes ou la méfiance des utilisateurs, et assurer la confiance :

·         l’évaluation de la réceptivité des intervenants lors de l’examen de technologies spécifiques;

·         la définition claire des objectifs de la technologie;

·         l’utilisation d’un processus ouvert et régulier de consultation avec tous les intervenants pertinents;

·         la vérification des implications légales de l’adoption d’une technologie donnée;

·         l’utilisation de processus rigoureux d’évaluation de la technologie, y compris des besoins et des risques de la mise en œuvre;

·         le maintien d’un niveau de sécurité convenable pour les différents aspects du processus électoral;

·         la vérification de la disponibilité des fonds pour couvrir tous les coûts de la mise en œuvre, de l’entretien et de la formation;

·         l’établissement de processus d’appel d’offres et d’achat transparents acceptés par tous les intervenants;

·         l’organisation de stratégies de formation efficaces pour les administrateurs électoraux et pour les utilisateurs;

·         l’évaluation des références, l’utilisation d’audits externes et l’exécution des vérifications voulues pour établir la crédibilité des fournisseurs externes, du personnel technique, des programmeurs de logiciel et des consultants qui fourniront et entretiendront la technologie.

Outre un processus de mise en œuvre rigoureux et bien structuré, l’adoption réussie d’une nouvelle technologie requiert l’acceptation, la confiance et la satisfaction de ses utilisateurs.