Depuis leur apparition à la fin des années 1970, les logiciels de tableurs sont devenus l’une des applications bureautiques le plus largement utilisées, remplaçant les tableaux et les grands livres manuels utilisés par les comptables pendant des centaines d’années. Un logiciel de tableur est capable de présenter, d’afficher et d’imprimer des données dans un format semblable à un tableau et d’exécuter des calculs automatiques sur un ensemble de chiffres.

Les tableurs sont largement utilisés pour soutenir les activités d’un OGE. Ils servent entre autres à la préparation des états financiers et des budgets pour l’organisation complète des élections, à la planification des opérations de votes, et au calcul et à la présentation des résultats des élections. Bien que certains de ces documents puissent aussi être préparés avec un logiciel de traitement de texte, de nombreux utilisateurs préfèrent les fonctions offertes par les tableurs.

Les tableurs permettent à l’utilisateur d’entrer des colonnes et des rangées de données. L’intersection d’une colonne et d’une rangée est appelée une cellule. Les données ou les formules sont entrées dans les cellules, et les formules peuvent exécuter des calculs sur des données stockées dans d’autres cellules. Les valeurs fournies par les formules sont automatiquement recalculées chaque fois qu’il y a des changements aux données.

Un tableur peut aussi apprêter, afficher à l’écran et imprimer des graphiques basés sur les rangées et les colonnes des données, les rendant utiles pour une analyse de données et des tendances.

Les fonctions de tableurs

En plus de l’exécution de plusieurs types de calculs, un tableur a certaines fonctions semblables aux logiciels de traitement de texte, comme la capacité de taper, de déplacer, de copier, de supprimer et de coller des données contenues dans les cellules, les groupes de cellules et les rangées ou les colonnes. Les tableaux sont sauvegardés comme des fichiers électroniques et peuvent être affichés, révisés et imprimés. Des versions multiples des documents des tableurs peuvent être sauvegardées pour être consultées au besoin. Les données peuvent aussi être copiées, déplacées et collées parmi plusieurs tableaux.

La plupart des tableurs offrent un ensemble de fonctions de base :

·         la fonction de calcul peut ajouter, soustraire, multiplier et diviser les éléments d’une formule écrite dans une cellule. Il y a aussi des formules prédéterminées appelées « fonctions » qui peuvent exécuter des calculs simples ou relativement complexes en utilisant des valeurs spécifiques, appelées arguments, dans un ordre particulier ou une structure. Les quelques fonctions communes utilisées par le logiciel tableur sont « la somme » additionnant les nombres d’une plage de cellules, « la moyenne » calculant la valeur moyenne d’un ensemble de cellules et « l’arrondissement » arrondissant un nombre dans une cellule désignée;

·         la fonction diagrammes crée des diagrammes à partir des données entrées dans une feuille de calcul. Une fois que le lien entre une feuille de calcul et un diagramme est créé, le diagramme est automatiquement mis à jour selon les valeurs entrées dans la feuille de calcul correspondante;

·         la fonction insertion ajoute des cellules, des rangées et des colonnes n’importe où dans le document, aussi bien que des caractères et des données dans les cellules;

·         la fonction copier reproduit des données dans une cellule, un ensemble de cellules, des rangées ou des colonnes d’un document;

·         la fonction supprimer peut effacer des caractères et des mots avec des cellules, un groupe de cellules, des rangées et des colonnes;

·         la fonction coller insère dans une cellule le contenu qui a été supprimé ou copié d’autres cellules;

·         la fonction formatage est utilisée pour déterminer la présentation d’un document en spécifiant la page, les marges et la tabulation, et en appliquant des paramètres de conception comme le type de caractères, la couleur, la mise en gras, l’italique, le souligné et la surbrillance;

·         la fonction rechercher et remplacer repère un caractère, un mot ou une expression dans un document et les remplace par un autre;

·         la fonction gestion de fichier sauvegarde les fichiers, y donne accès, les déplace et les supprime;

·         la fonction imprimer produit une copie papier d’un document préparé avec le logiciel tableur.

En plus de ces fonctions de base, certains tableurs sont capables d’insérer des hauts de page et des pieds de pages, et offrent des fonctions complémentaires comme le triage, la vérification orthographique et le suivi des modifications, parmi tant d’autres.

Il est aussi possible d’insérer des images et des diagrammes dans un document de tableur, bien que ce soit plus compliqué à faire que dans un document de traitement de texte.

La liste des fonctions des tableurs continue à s’accroître à mesure que de nouvelles versions des logiciels sont commercialisées.

De nombreux livres, magazines et sites Web peuvent aider à choisir le tableur approprié. Dans de nombreux cas, un tableur est vendu de concert avec le matériel informatique, soit à l’initiative du fournisseur ou parce qu’il fait partie de l’ensemble normalisé d’outils de bureautique demandé par le gouvernement ou l’industrie.

Il est souhaitable de former le personnel d’un OGE sur la façon d’utiliser un tableur. La plupart des pays ont des formateurs externes, mais les OGE peuvent aussi pourvoir à la formation à l’interne en utilisant son personnel compétent. La plupart des tableurs sont du reste livrés avec des manuels d’utilisateur et des didacticiels d’auto-apprentissage sur écran.

Les tableurs sont mieux utilisés quand les données sont analysées en deux dimensions (rangées par colonnes). Quand différentes sortes de variables sont analysées ou lorsqu’il existe plusieurs sortes de relations entre les différentes variables, les bases de données relationnelles sont plus efficaces pour l’enregistrement et l’analyse des données.