L’utilisation d’une base de données est une façon plus perfectionnée que l’utilisation d’un tableur pour stocker, récupérer, afficher et analyser des données. Un logiciel de base de données a de nombreuses applications potentielles pour des fins électorales. Par exemple, il peut servir à la compilation des résultats d’une élection, à la réglementation des partis et des candidats, au contrôle des stocks, à la gestion des bureaux de vote, au recrutement du personnel et aux finances.

Avant que de puissants programmes de bases de données soient intégrés aux suites de logiciel de bureautique dans les années 1990 et 2000, la programmation de bases de données était plutôt réservée à des programmeurs professionnels. Cependant, la création de programmes de bases de données plus faciles à utiliser a donné aux profanes la capacité de constituer des bases de données relativement complexes sans avoir besoin de compétences professionnelles en technologie de l’information. Ainsi, les OGE ont maintenant la capacité de créer des bases de données internes.

Les données dans une base de données sont stockées dans des tables. Chaque table consiste en un ou plusieurs enregistrements, et chaque enregistrement peut comporter un ou plusieurs champs. Chaque champ est d’habitude destiné à un type particulier de données. Par exemple, une table nommée « Personnel » peut contenir un enregistrement pour chaque employé. Dans chaque enregistrement, il peut y avoir des champs pour le prénom, le nom de famille, l’adresse, le numéro d’employé, le poste occupé et ainsi de suite.

Les données stockées dans les tables peuvent être analysées, manipulées, mises à jour, supprimées, affichées et imprimées en exécutant des instructions informatiques. Ces instructions sont d’habitude appliquées par l’utilisation d’interrogations. Une interrogation est un ensemble d’instructions informatiques qui font exécuter une ou plusieurs tâches. Par exemple, une interrogation peut demander de chercher dans la table « Personnel » tous les employés nommés Smith et de les afficher dans l’ordre alphabétique du prénom.

Les formulaires de base de données affichent les données à l’écran dans un format plus facile à utiliser et plus graphique que les tableurs, et permettent aux utilisateurs de facilement voir et manipuler les données.

Les bases de données peuvent aussi produire des rapports imprimés ou électroniques en utilisant les données contenues dans les tables ou les données produites selon ses interrogations.

Il y a cinq principaux types de bases de données :

·         à plat;

·         en réseau;

·         hiérarchique;

·         relationnelle;

·         orientées objets.

Les bases de données à plat sont semblables aux tableurs, avec des enregistrements intégrés dans des listes simples. La flexibilité de bases de données à plat est limitée et elles conviennent seulement à des tâches relativement simples, comme les publipostages.

Les bases de données hiérarchiques ont une structure semblable à un arbre, chaque niveau d’enregistrement bifurquant dans un jeu de catégories plus petites. Ce type de base de données est aussi relativement limité parce que les jeux d’enregistrements contiennent seulement un lien simple entre des niveaux différents, limitant la flexibilité.

Les bases de données en réseau contiennent des liaisons multiples entre les ensembles de données, permettant une flexibilité plus grande.

Les bases de données relationnelles vont plus loin que les bases de données en réseau dans les relations possibles entre divers ensembles de données à être utilisées pour créer des interrogations complexes. Par exemple, la table « Personnel » pourrait être liée à une table « Postes » qui fournit une description complète du poste occupé par chaque employé, et la table « Postes » peut être liée à une table « Livre de paie » qui contient le salaire de chaque employé.

Les bases de données orientées objets ont des attributs semblables aux bases de données relationnelles, mais utilisent des structures de données plus complexes appelées « objets ». Les bases de données orientées objets sont les plus flexibles et adaptables. La plupart des bases de données modernes sont relationnelles ou orientées objets, ou une combinaison des deux.

Les programmes de bases de données fournis avec les logiciels de bureautique modernes sont puissants et permettent au personnel relativement profane des OGE de produire facilement des bases de données simples. Les utilisateurs habiles peuvent créer des produits plus perfectionnés. Par exemple, un OGE peut utiliser des programmes de base de données aux fins suivantes :

·         saisir, stocker et utiliser les données de listes électorales;

·         automatiser les diverses parties du processus d’une élection, comme la production et la réception de bulletins de vote postaux;

·         saisir et analyser les résultats d’une élection;

·         stocker et manipuler les données des employés;

·         automatiser de grands multipostages personnalisés aux clients et au personnel;

·         tenir un inventaire;

·         enregistrer les détails des candidats et faciliter l’impression de bulletins de vote et la production de rapports sur les finances électorales.