Matériel informatique et logiciel
Le matériel informatique comprend les ordinateurs ainsi que d’autres appareils
semblables et l’équipement qui s’y rattache. Il peut s’agir d’ordinateurs
individuels (des PC), des serveurs, des ordinateurs centraux (les grands
ordinateurs qui étaient prédominants jusqu’aux années 1990), des dispositifs de
stockage de données, des dispositifs de présentation visuelle, des appareils
combinant communication et accès Internet, des appareils de visualisation ou d’impression,
des dispositifs de gestion de l’alimentation électrique et de l’équipement d’identification
personnelle.
Le matériel informatique évolue très rapidement, en offrant des capacités
croissantes à un coût d’acquisition toujours plus bas. Selon la tendance
générale, les tâches jadis assurées par des grands ordinateurs centraux et des
serveurs de gamme moyenne sont de plus en plus effectuées par des PC plus
petits mais puissants.
L’utilisation de matériel informatique par les OGE suit les pratiques des
autres secteurs publics et privés. Cela signifie l’utilisation de PC
génériques, abordables et sans cesse plus puissants, et de serveurs moyens avec
des fonctions standardisées. Ces ordinateurs sont connectés à des réseaux
institutionnels et à Internet, sont de moins en moins coûteux à l’achat et à l’entretien,
et permettent la mise au point d’applications puissantes qui aident les OGE
dans l’accomplissement de leurs tâches et mandats.
Les assistants numériques personnels sont dotés de puissantes capacités de traitement informatique et de communication
y compris la téléphonie mobile, et offrent un potentiel énorme aux OGE.
Cependant, ils sont toujours en évolution, et leur utilisation par les OGE
était encore expérimentale en 2006.
Les logiciels sont les instructions et commandes nécessaires au
fonctionnement du matériel informatique et à l’exécution des services attendus.
Il y a beaucoup de classes de produits logiciels, mais on peut discerner deux
catégories principales : logiciels système et applications. Un logiciel
système est un logiciel de base requis pour gérer des ressources informatiques
et permettre l’exécution d’applications. Une application est un logiciel qui
exécute les fonctions précises commandées par les utilisateurs finaux.
Les logiciels système comprennent les systèmes d’exploitation
d’ordinateur, les systèmes d’exploitation de réseau, les logiciels de gestion
de bases de données, les logiciels de langages de programmation et d’autres
outils de développement logiciel. Les applications comprennent les programmes de
l’utilisateur, des utilitaires pour la bureautique et divers autres utilitaires.
Certains produits logiciels peuvent chevaucher les catégories.
Les systèmes d’exploitation contrôlent le fonctionnement de l’ordinateur et
permettent aux utilisateurs d’exécuter les actions voulues. Du point de vue du développement
logiciel, les systèmes d’exploitation sont très complexes. Un grand nombre d’actions
doivent être exécutées impeccablement, et ce, également dans un grand nombre de
conditions.
En conséquence, les concepteurs de systèmes d’exploitation doivent
prévoir une vaste gamme de scénarios ou cas opérationnels. Les systèmes d’exploitation
sont généralement créés, améliorés et remplacés à un rythme relativement lent.
Windows, UNIX et LINUX sont probablement les systèmes d’exploitation les mieux
connus, mais il y a d’autres systèmes spécialisés destinés à de petits marchés.
Les systèmes d’exploitation de réseau sont un sous-ensemble des systèmes
d’exploitation. Leur rôle est de lancer, commander et surveiller l’équipement
des communications et des réseaux. La plupart de ces systèmes sont exclusifs,
mais exécutent des services définis par des normes, comme TCP/IP (Transmission
Control Protocol/Internet Protocol) qui est une suite de protocoles de
communication servant à brancher les ordinateurs sur Internet.
Un logiciel de gestion de bases de données (SGBD) définit les structures
et les outils afin de permettre et de contrôler le stockage, la modification, la
consultation et l’extraction de renseignements dans une base de données
informatique. Alors qu’ils étaient jadis exclusivement brevetés, il se trouve
aujourd’hui des SGBD libres comme My SQL qui sont de plus en plus utilisés pour
créer des applications à grande échelle pour les OGE.
Les logiciels de langages de programmation permettent aux utilisateurs de
donner des instructions à l’ordinateur par un ensemble
de formules prédéfinies qui constituent un programme.
COBOL, Fortran, Pascal, C, C++, Perl, PHP, Python et Java sont des exemples de
langages de programmation parmi tant d’autres.
Les outils de développement logiciel sont des produits utilisés pour
aider aux phases principales de développement de solutions logicielles, à
savoir la conception, la programmation et l’exécution.
Parmi les aides à la programmation figurent les environnements de développement
intégrés (IDE) qui orchestrent l’utilisation simultanée d’éditeurs de programmes
afin d’écrire, de passer en revue et de modifier des programmes; les débogueurs
qui exécutent et testent les programmes pour détecter les erreurs ou les
bogues; et les aides au contrôle des versions qui sont indispensables dans
le développement de logiciels effectué par plusieurs personnes. À peu près
toutes les étapes du développement logiciel peuvent être facilitées par des aides
à la programmation – détection d’erreurs, tests, contrôle du fonctionnement,
statistiques d’utilisation, etc.
Les applications d’utilisateurs finaux peuvent être classées selon
qu’elles ont été développées sur une base commerciale ou institutionnelle, ou
sur mesure. Certaines applications peuvent chevaucher ces catégories. Les
applications commerciales sont achetées et peuvent être utilisées avec peu ou
pas de personnalisation. Un logiciel d’application développé sur mesure exige d’habitude
l’aide d’un tiers.
Comme exemples d’applications commerciales, on peut citer des logiciels
de gestion de la chaîne d’approvisionnement, de comptabilité, de gestion de
personnel et de la paie, et d’autres qui exécutent des services administratifs
semblables. Les logiciels institutionnels sont des applications si uniques qu’aucun
fournisseur commercial n’en aurait dans sa gamme de produits. Du fait en grande
partie de leurs structures légales très spécifiques et de leur contexte national,
la plupart des OGE utilisent ce type de logiciel dans leurs activités.
Traitement de texte
Le traitement de texte est l’application de bureautique la plus répandue.
Pratiquement tous les OGE l’utilisent dans leur travail quotidien.
Vers la fin du 20e siècle, le traitement de texte associé
à un ordinateur personnel avait remplacé l’utilisation de la plupart des
machines à écrire dans le monde entier, sauf aux endroits privés d’une
infrastructure d’alimentation électrique de base.
Un logiciel de traitement de texte permet à un utilisateur de créer et de
manipuler un document, de l’afficher sur un écran, de le sauvegarder, de le
récupérer électroniquement et de l’imprimer sur papier.
À la différence des machines à écrire, les unités de traitement de texte
permettent de corriger et de changer le texte de documents aussi bien que de
transposer du texte entre différents documents sans les retaper. Des illustrations
telles que diagrammes, éléments graphiques, figures, photos et caractères
spéciaux peuvent aussi être facilement incorporés dans le texte à volonté. Les opérations
de révision comme la correction d’erreurs ou le déplacement, la suppression, la
reproduction et l’insertion de textes peuvent se faire facilement.
Ces fonctions font du traitement de texte un puissant outil de
bureautique parce qu’il peut réduire le temps nécessaire à la préparation d’un
nouveau document ou à la modification d’un document existant.
Les documents peuvent aussi être facilement imprimés si l’ordinateur est
connecté à une imprimante, directement ou à travers des connexions réseaux.
Les fonctions
de traitement de texte
Tout logiciel de traitement de texte contient un ensemble de fonctions de
base :
·
la fonction d’insertion
place du nouveau texte ou une figure n’importe où dans un document;
·
la fonction copier reproduit
les sections désignées d’un document;
·
la fonction supprimer efface
les caractères, les mots, les lignes, les pages ou les figures;
·
la fonction coller insère ce
qui a été supprimé ou copié à partir d’une autre partie d’un document;
·
la fonction de formatage est
utilisée pour déterminer la présentation d’un document en spécifiant la page, les
marges et la tabulation, et en appliquant des paramètres de conception comme le
type de caractères, la couleur, la mise en gras, l’italique, le souligné et la
surbrillance;
·
la fonction rechercher et
remplacer repère un caractère, un mot ou une expression dans un document et les
remplace par un autre;
·
la fonction colonnes et
tableaux crée, manipule et formate les colonnes et les tableaux;
·
la fonction multipostage de
lettres personnalise des lettres ou documents à l’intention de destinataires
inscrits dans un tableau ou une base de données;
·
la fonction gestion de
fichiers sauvegarde les fichiers, y donne accès, les déplace et les supprime;
·
la fonction impression produit
une copie papier d’un fichier informatique.
En plus de ces fonctions de base, la plupart des logiciels de traitement
de texte sont capables de vérifier l’orthographe, d’insérer des hauts de page
ou pieds de page, ou des notes en bas de page, et de créer une table des
matières, un index et des renvois.
La plupart des logiciels de traitement de texte offrent un ensemble
limité d’outils pour créer des illustrations. Des illustrations peuvent aussi être
importées d’un logiciel différent et insérées dans un document.
Puisque le logiciel de traitement de texte permet de sauvegarder des documents
comme des fichiers informatiques, plusieurs versions d’un simple document
peuvent être sauvegardées et comparées.
Pour les documents qui doivent être partagés et révisés par plusieurs
personnes, il existe une fonction de suivi qui permet à des utilisateurs
multiples d’insérer des changements et des commentaires.
La liste des fonctions de traitement de texte continue à s’accroître au
gré de l’évolution des logiciels existants et de l’apparition de nouveaux
logiciels.
Autres
considérations
Les logiciels de traitement de texte combinés avec des imprimantes de
haute qualité permettent de produire des documents qui pouvaient autrefois seulement
être produits par des typographes professionnels. Aujourd’hui, un nombre
croissant de documents est créé à l’interne par des utilisateurs sans compétences
spécialisées.
Il y a beaucoup d’utilisations pour le traitement de texte dans l’administration
électorale. Pratiquement chaque situation qui exige la production de matériel
écrit peut bénéficier du traitement de texte. La plupart des publications et de
la correspondance, y compris livres, brochures, formulaires et bulletins d’information,
peuvent être produites à l’interne.
De nombreux livres, magazines et sites Web peuvent aider à choisir le
logiciel de traitement de texte approprié. Souvent, un logiciel de traitement
de texte est vendu de concert avec le matériel informatique approprié, soit à
l’initiative du fournisseur ou parce qu’il fait partie de l’ensemble normalisé d’outils
de bureautique demandé par le gouvernement ou l’OGE.
Bien que la plupart des progiciels soient accompagnés de manuels d’utilisateur
et de didacticiels d’auto-apprentissage à l’écran, il est toujours désirable de
fournir de la formation à tous les utilisateurs. Alors que des formateurs
externes sont disponibles dans la plupart des pays, les OGE peuvent être
capables d’utiliser leurs propres employés expérimentés pour fournir la
formation interne.
Tableurs
Depuis leur apparition à la fin des années 1970, les logiciels de tableurs
sont devenus l’une des applications bureautiques le plus largement utilisées,
remplaçant les tableaux et les grands livres manuels utilisés par les comptables
pendant des centaines d’années. Un logiciel de tableur est capable de
présenter, d’afficher et d’imprimer des données dans un format semblable à un
tableau et d’exécuter des calculs automatiques sur un ensemble de chiffres.
Les tableurs sont largement utilisés pour soutenir les activités d’un OGE.
Ils servent entre autres à la préparation des états financiers et des budgets
pour l’organisation complète des élections, à la planification des opérations
de votes, et au calcul et à la présentation des résultats des élections. Bien que
certains de ces documents puissent aussi être préparés avec un logiciel de
traitement de texte, de nombreux utilisateurs préfèrent les fonctions offertes
par les tableurs.
Les tableurs permettent à l’utilisateur d’entrer des colonnes et des
rangées de données. L’intersection d’une colonne et d’une rangée est appelée
une cellule. Les données ou les formules sont entrées dans les cellules, et les
formules peuvent exécuter des calculs sur des données stockées dans d’autres
cellules. Les valeurs fournies par les formules sont automatiquement
recalculées chaque fois qu’il y a des changements aux données.
Un tableur peut aussi apprêter, afficher à l’écran et imprimer des
graphiques basés sur les rangées et les colonnes des données, les rendant
utiles pour une analyse de données et des tendances.
Les fonctions de tableurs
En plus de l’exécution de plusieurs types de calculs, un tableur a certaines
fonctions semblables aux logiciels de traitement de texte, comme la capacité de
taper, de déplacer, de copier, de supprimer et de coller des données contenues
dans les cellules, les groupes de cellules et les rangées ou les colonnes. Les
tableaux sont sauvegardés comme des fichiers électroniques et peuvent être
affichés, révisés et imprimés. Des versions multiples des documents des
tableurs peuvent être sauvegardées pour être consultées au besoin. Les données
peuvent aussi être copiées, déplacées et collées parmi plusieurs tableaux.
La plupart des tableurs offrent un ensemble de fonctions de base :
·
la fonction de calcul peut ajouter,
soustraire, multiplier et diviser les éléments d’une formule écrite dans une
cellule. Il y a aussi des formules prédéterminées appelées « fonctions »
qui peuvent exécuter des calculs simples ou relativement complexes en utilisant
des valeurs spécifiques, appelées arguments, dans un ordre particulier ou une
structure. Les quelques fonctions communes utilisées par le logiciel tableur
sont « la somme » additionnant les nombres d’une plage de cellules,
« la moyenne » calculant la valeur moyenne d’un ensemble de cellules
et « l’arrondissement » arrondissant un nombre dans une cellule
désignée;
·
la fonction diagrammes crée
des diagrammes à partir des données entrées dans une feuille de calcul. Une
fois que le lien entre une feuille de calcul et un diagramme est créé, le
diagramme est automatiquement mis à jour selon les valeurs entrées dans la
feuille de calcul correspondante;
·
la fonction insertion ajoute
des cellules, des rangées et des colonnes n’importe où dans le document, aussi
bien que des caractères et des données dans les cellules;
·
la fonction copier reproduit
des données dans une cellule, un ensemble de cellules, des rangées ou des
colonnes d’un document;
·
la fonction supprimer peut
effacer des caractères et des mots avec des cellules, un groupe de cellules,
des rangées et des colonnes;
·
la fonction coller insère
dans une cellule le contenu qui a été supprimé ou copié d’autres cellules;
·
la fonction formatage est
utilisée pour déterminer la présentation d’un document en spécifiant la page, les
marges et la tabulation, et en appliquant des paramètres de conception comme le
type de caractères, la couleur, la mise en gras, l’italique, le souligné et la
surbrillance;
·
la fonction rechercher et
remplacer repère un caractère, un mot ou une expression dans un document et les
remplace par un autre;
·
la fonction gestion de
fichier sauvegarde les fichiers, y donne accès, les déplace et les supprime;
·
la fonction imprimer produit
une copie papier d’un document préparé avec le logiciel tableur.
En plus de ces fonctions de base, certains tableurs sont capables d’insérer
des hauts de page et des pieds de pages, et offrent des fonctions
complémentaires comme le triage, la vérification orthographique et le suivi des
modifications, parmi tant d’autres.
Il est aussi possible d’insérer des images et des diagrammes dans un
document de tableur, bien que ce soit plus compliqué à faire que dans un
document de traitement de texte.
La liste des fonctions des tableurs continue à s’accroître à mesure que
de nouvelles versions des logiciels sont commercialisées.
De nombreux livres, magazines et sites Web peuvent aider à choisir le
tableur approprié. Dans de nombreux cas, un tableur est vendu de concert avec
le matériel informatique, soit à l’initiative du fournisseur ou parce qu’il
fait partie de l’ensemble normalisé d’outils de bureautique demandé par le
gouvernement ou l’industrie.
Il est souhaitable de former le personnel d’un OGE sur la façon d’utiliser
un tableur. La plupart des pays ont des formateurs externes, mais les OGE peuvent
aussi pourvoir à la formation à l’interne en utilisant son personnel compétent.
La plupart des tableurs sont du reste livrés avec des manuels d’utilisateur et
des didacticiels d’auto-apprentissage sur écran.
Les tableurs sont mieux utilisés quand les données sont analysées en deux
dimensions (rangées par colonnes). Quand différentes sortes de variables sont
analysées ou lorsqu’il existe plusieurs sortes de relations entre les
différentes variables, les bases de données relationnelles sont plus efficaces pour
l’enregistrement et l’analyse des données.
Bases de données
L’utilisation d’une base de données est une façon plus perfectionnée que
l’utilisation d’un tableur pour stocker, récupérer, afficher et analyser des
données. Un logiciel de base de données a de nombreuses applications
potentielles pour des fins électorales. Par exemple, il peut servir à la
compilation des résultats d’une élection, à la réglementation des partis et des
candidats, au contrôle des stocks, à la gestion des bureaux de vote, au recrutement
du personnel et aux finances.
Avant que de puissants programmes de bases de données soient intégrés aux
suites de logiciel de bureautique dans les années 1990 et 2000, la
programmation de bases de données était plutôt réservée à des programmeurs
professionnels. Cependant, la création de programmes de bases de données plus
faciles à utiliser a donné aux profanes la capacité de constituer des bases de
données relativement complexes sans avoir besoin de compétences
professionnelles en technologie de l’information. Ainsi, les OGE ont maintenant
la capacité de créer des bases de données internes.
Les données dans une base de données sont stockées dans des tables.
Chaque table consiste en un ou plusieurs enregistrements, et chaque enregistrement
peut comporter un ou plusieurs champs. Chaque champ est d’habitude destiné à un
type particulier de données. Par exemple, une table nommée « Personnel »
peut contenir un enregistrement pour chaque employé. Dans chaque enregistrement,
il peut y avoir des champs pour le prénom, le nom de famille, l’adresse, le
numéro d’employé, le poste occupé et ainsi de suite.
Les données stockées dans les tables peuvent être analysées, manipulées,
mises à jour, supprimées, affichées et imprimées en exécutant des instructions
informatiques. Ces instructions sont d’habitude appliquées par l’utilisation d’interrogations.
Une interrogation est un ensemble d’instructions informatiques qui font exécuter
une ou plusieurs tâches. Par exemple, une interrogation peut demander de
chercher dans la table « Personnel » tous les employés nommés Smith
et de les afficher dans l’ordre alphabétique du prénom.
Les formulaires de base de données affichent les données à l’écran dans
un format plus facile à utiliser et plus graphique que les tableurs, et permettent
aux utilisateurs de facilement voir et manipuler les données.
Les bases de données peuvent aussi produire des rapports imprimés ou
électroniques en utilisant les données contenues dans les tables ou les données
produites selon ses interrogations.
Il y a cinq principaux types de bases de données :
·
à plat;
·
en réseau;
·
hiérarchique;
·
relationnelle;
·
orientées objets.
Les bases de données à plat sont semblables aux tableurs, avec des enregistrements
intégrés dans des listes simples. La flexibilité de bases de données à plat est
limitée et elles conviennent seulement à des tâches relativement simples, comme
les publipostages.
Les bases de données hiérarchiques ont une structure semblable à un arbre,
chaque niveau d’enregistrement bifurquant dans un jeu de catégories plus
petites. Ce type de base de données est aussi relativement limité parce que les
jeux d’enregistrements contiennent seulement un lien simple entre des niveaux
différents, limitant la flexibilité.
Les bases de données en réseau contiennent des liaisons multiples entre
les ensembles de données, permettant une flexibilité plus grande.
Les bases de données relationnelles vont plus loin que les bases de
données en réseau dans les relations possibles entre divers ensembles de données
à être utilisées pour créer des interrogations complexes. Par exemple, la table
« Personnel » pourrait être liée à une table « Postes » qui
fournit une description complète du poste occupé par chaque employé, et la
table « Postes » peut être liée à une table « Livre de paie »
qui contient le salaire de chaque employé.
Les bases de données orientées objets ont des attributs semblables aux
bases de données relationnelles, mais utilisent des structures de données plus
complexes appelées « objets ». Les bases de données orientées objets
sont les plus flexibles et adaptables. La plupart des bases de données modernes
sont relationnelles ou orientées objets, ou une combinaison des deux.
Les programmes de bases de données fournis avec les logiciels de bureautique
modernes sont puissants et permettent au personnel relativement profane des OGE
de produire facilement des bases de données simples. Les utilisateurs habiles
peuvent créer des produits plus perfectionnés. Par exemple, un OGE peut utiliser
des programmes de base de données aux fins suivantes :
·
saisir, stocker et utiliser
les données de listes électorales;
·
automatiser les diverses
parties du processus d’une élection, comme la production et la réception de bulletins
de vote postaux;
·
saisir et analyser les
résultats d’une élection;
·
stocker et manipuler les données
des employés;
·
automatiser de grands multipostages
personnalisés aux clients et au personnel;
·
tenir un inventaire;
·
enregistrer les détails des candidats
et faciliter l’impression de bulletins de vote et la production de rapports sur
les finances électorales.
