L’introduction d’une nouvelle technologie aux fins de l’administration électorale et des opérations de vote peut faire augmenter ou diminuer des coûts. Tout dépendra des dépenses requises pour acquérir et entretenir la nouvelle technologie, par rapport aux dépenses requises par l’ancien système.

Cependant, il y a d’autres facteurs à considérer en plus du coût. Une nouvelle technologie peut apporter des avantages, tels que l’amélioration des services offerts ou de la transparence, qui valent la peine d’engager des dépenses supplémentaires. Une évaluation de la rentabilité et des avantages potentiels devrait être faite avant de s’engager à adopter une nouvelle technologie.

La technologie peut sembler être coûteuse à mettre en œuvre, mais permettre d’économiser à long terme, en particulier lorsqu’une solution technologique peu coûteuse peut être trouvée pour remplacer une application trop coûteuse de basse technologie. Les OGE doivent peser les coûts et les économies liés à l’introduction de la technologie. Ceux-ci comprennent les coûts initiaux d’achat de matériel et de logiciel, l’emploi de consultants pour installer le nouveau système et les coûts continus d’entretien et de gestion.

La durée de vie prévue de la technologie devrait être déterminée. Une technologie qui peut servir à plus d’un but ou plus d’une élection sera plus rentable que celle qui ne peut être utilisée qu’une fois.

De nombreuses solutions technologiques peuvent coûter sensiblement plus que les processus manuels équivalents qu’elles remplacent. Un OGE n’a pas à mettre en œuvre une solution de technologie de pointe très coûteuse si une option de basse technologie peu coûteuse est acceptable.

Avant d’acheter une technologie, un OGE doit s’assurer qu’il a les fonds voulus pour l’étape initiale de mise en œuvre et pour les coûts continus d’entretien. Ceci impliquera généralement l’obtention de crédits à travers les processus budgétaires pertinents du gouvernement. Une analyse coûts-avantages est en général exigée lors de la recherche de fonds du gouvernement.

Une analyse coûts-avantages de la nouvelle technologie peut comprendre les éléments suivants :

·         but de l’acquisition de technologie;

·         raison pour laquelle l’acquisition est souhaitable;

·         processus que la nouvelle technologie remplacerait;

·         problèmes ou risques possibles associés à l’utilisation continue du processus actuel;

·         mode de fonctionnement de la nouvelle technologie;

·         avantages de la nouvelle technologie;

·         problèmes ou risques possibles associés à l’adoption de la nouvelle technologie;

·         analyse de l’effet de la nouvelle technologie sur la transparence du processus électoral;

·         estimation de tous les coûts de l’introduction de la nouvelle technologie, y compris en matériel, en logiciel et en infrastructure nécessaires aux communications, au transport, au personnel, aux fournisseurs externes, à l’entretien continu et aux mises à niveau futures;

·         estimations des coûts à prévoir en cas d’échec de la technologie;

·         explication des coûts liés aux processus actuels;

·         indication de tous les coûts qui seraient économisés en adoptant la nouvelle technologie;

·         échéancier de mise en œuvre de la nouvelle technologie;

·         analyse de la viabilité de la nouvelle technologie et évaluation de sa vie utile prévue;

·         analyse de tous les événements externes nécessaires à la réalisation du projet, tels que l’approbation par les intervenants ou l’adoption de mesures législatives.