Choix et acquisition de technologie

Le choix et l’acquisition de technologie peuvent être un projet majeur pour un OGE. Avant de s’engager à effectuer un grand investissement dans la technologie, un OGE peut juger efficace d’adopter une approche structurée de la sélection et de l’achat d’une technologie.

Les étapes à prévoir sont les suivantes :

•    établir s’il existe un besoin de la technologie;

•    repérer les solutions techniques rentables;

•    évaluer l’infrastructure locale et toute limite qu’elle peut imposer;

•    étudier les questions de durabilité;

•    acquérir la technologie choisie;

•    suivre des processus d’achat appropriés.

Généralement, la première partie d’un projet doit établir le besoin d’une nouvelle technologie.

La technologie offre de nombreux avantages et a de nombreuses applications, et la plupart des OGE se servent à bon escient de la technologie pour des buts divers. Cependant, il est possible que des intérêts personnels et une influence extérieure l’emportent sur le besoin réel d’une technologie.

Une fois qu’un OGE a décidé d’acquérir une nouvelle technologie, l’étape suivante est de choisir les solutions techniques disponibles qui sont les plus rentables. Avant de prendre une décision, il est important de calculer toutes les dépenses et économies probables afin de déterminer si la nouvelle technologie est viable.

La disposition de l’OGE et de ses clients à assimiler la technologie devra aussi être déterminée.

La durabilité est une autre considération importante. Sauf circonstances spéciales, une technologie adoptée pour l’élection à venir est censée être utile aussi pour les élections futures.

Éléments pertinents à l’étude des solutions technologiques

Besoin de solution basée sur la technologie

Facteurs liés à l’infrastructure

Disposition à assimiler la technologie

Besoin de solution basée sur la technologie

La technologie n’est pas nécessairement la solution à chaque problème d’administration électorale. Alors que la technologie permet souvent une plus grande rapidité et une plus grande efficacité dans les processus administratifs, financiers et électoraux, elle peut aussi être coûteuse et ne pas répondre à toutes les attentes.

Les processus manuels, non techniques peuvent toujours avoir une place dans l’administration électorale. Selon l’environnement et les infrastructures disponibles, les processus manuels peuvent être moins coûteux, plus transparents et moins susceptibles d’échouer que des processus technologiques. En particulier, lorsque l’accès à la technologie n’est pas disponible à grande échelle ou est incertain, il peut créer des inégalités entre les utilisateurs (surtout les électeurs). Dans d’autres cas, une solution technologique peut ne pas être viable à long terme, ou des obstacles législatifs peuvent empêcher son adoption.

Les OGE peuvent vouloir évaluer la pertinence d’une technologie proposée avant de l’adopter. Ils voudront ainsi analyser les coûts et avantages, vérifier la disponibilité des compétences nécessaires à la mise en œuvre et à l’utilisation de la technologie, et évaluer la probabilité que les utilisateurs potentiels accepteront la nouveauté.

Il est essentiel que les OGE considèrent l’infrastructure physique et l’environnement sociopolitique du pays avant de choisir une nouvelle technologie, puisque ces facteurs peuvent limiter la pertinence de certaines technologies. Un pays ayant une alimentation électrique intermittente, par exemple, peut ne pas être le meilleur lieu où mettre en œuvre un réseau informatique étendu qui exige une source d’alimentation fiable. Un niveau élevé d’humidité ou de poussière ou de sable peut aussi limiter les choix de technologies. En outre, un processus électoral peut être perturbé s’il y a une méfiance profonde envers la technologie de la part des intervenants électoraux.

Facteurs liés à l’infrastructure

Les éléments suivants liés à l’infrastructure doivent être examinés pour s’assurer qu’une solution technologique choisie sera efficace dans les conditions locales.

Les télécommunications

Plusieurs types d’infrastructure de télécommunications peuvent être pertinents à une technologie envisagée :

·         la télégraphie et la téléphonie utilisant des lignes fixes ou la voie des ondes pour transmettre la voix, les télécopies, les images et les données;

·         les réseaux de radio, y compris les radios publiques et les radios de communication de personne à personne;

·         les réseaux informatiques, y compris les réseaux locaux (LAN), les réseaux étendus (WAN), les intranets et les extranets qui relient divers groupes d’ordinateurs afin de partager des données et de communiquer;

·         Internet, le réseau de communication électronique qui relie les réseaux informatiques et les équipements informatiques d’organisations du monde entier, qui permet le partage d’information, l’accès au courrier électronique et la transmission de messages, d’images et de données;

·         les réseaux de télévision;

·         les satellites.

Environnement physique

Les ordinateurs et les autres technologies sont sensibles à l’environnement physique, y compris les niveaux d’humidité et la température.

Production d’électricité

La technologie fonctionnant à l’électricité (comme la plupart des technologies électorales) exige une infrastructure d’énergie fiable. Même dans les pays développés dotés de réseaux d’énergie bien établis, l’énergie peut être interrompue sans avertissement. Dans les pays moins développés, l’alimentation électrique peut être irrégulière, intermittente ou inexistante. Lorsqu’une alimentation électrique continue est essentielle, une alimentation d’énergie de secours devrait faire partie intégrante du système de technologie.

Moyens d’entretien

La disponibilité des moyens nécessaires à l’entretien d’une technologie envisagée est un autre élément d’infrastructure essentiel.

Si une technologie choisie tombe en panne et les services d’entretien sont inexistants ou insuffisants, la technologie risque de devenir inutile. Des équipements d’entretien peuvent devoir être importés pour appuyer la technologie. Si c’est le cas, la rentabilité de cette option doit être scrutée.

Compétences techniques

La disponibilité de personnel techniquement habile à faire fonctionner et à gérer une nouvelle technologie est aussi un facteur important.

Si la main-d’œuvre locale est inexpérimentée et insuffisamment formée pour soutenir une technologie choisie, les OGE devront importer le personnel aux compétences voulues ou former leur personnel. Même si des travailleurs qualifiés sont disponibles localement, il peut toujours être nécessaire de compter sur des fournisseurs externes de service.

La formation du personnel interne peut être coûteuse, exiger du temps et être difficile à réaliser à court terme, mais être plus durable à long terme. Une fois acquises les compétences nécessaires par le personnel, le coût d’entretien de la technologie à l’interne peut être inférieur à celui des fournisseurs de services externes.

Un OGE peut avoir à s’assurer qu’il a la capacité d’entretenir une expertise interne et que la rotation du personnel ne réduira pas la base de compétences dont il a besoin.

L’importation d’une main-d’œuvre qualifiée peut assurer le succès à court terme, mais être moins rentable et moins viable à long terme. Un OGE devra en prévoir les coûts dans son budget. Des fournisseurs externes nécessaires seulement de façon intermittente peuvent être moins chers et plus fiables que le personnel interne, et peuvent avoir une plus grande compétence dans leur domaine que le personnel interne. Cependant, les fournisseurs externes qui sont nécessaires régulièrement, voire à plein temps, peuvent coûter sensiblement plus que le personnel interne qui exécuterait les mêmes fonctions.

Si les fournisseurs externes travaillent dans un marché concurrentiel, un OGE peut être capable de réduire les dépenses en reconsidérant régulièrement ses contrats et ses fournisseurs. Par contre, si les fournisseurs ont un monopole sur leur produit ou si un OGE est lié à un contrat sans échéance, les dépenses peuvent être plus élevées que nécessaire.

Disposition à assimiler la technologie

Les OGE adoptant une nouvelle technologie électorale doivent être sensibles à la disposition des intervenants à assimiler la technologie. Dans certaines circonstances, les gens attendront davantage d’une technologie qu’elle ne peut apporter. Dans d’autres cas, ils peuvent être méfiants ou soupçonneux envers une technologie, ou mal équipés pour l’adopter.

Les attentes irréalistes à l’égard d’une technologie peuvent avoir comme conséquence qu’une nouvelle technologie ne puisse pas accomplir les fonctions auxquelles elle est destinée. Cela peut arriver si la technologie choisie ne convient pas aux tâches prévues, ou si elle ne peut pas être entretenue après l’installation en raison des mécanismes d’appui inadéquats.

Une méfiance ou des soupçons envers une technologie peuvent mener à des retards dans sa mise en œuvre ou à l’échec d’un projet. Quand les intervenants sont mal équipés pour adopter la nouvelle technologie en raison par exemple de l’absence de personnel qualifié ou d’une infrastructure fiable, la technologie peut facilement échouer.

Pour maximiser les chances de succès, il existe des stratégies qui réduisent les attentes irréalistes, les soupçons et la méfiance.

Surmonter la résistance au changement

L’opposition bureaucratique à l’innovation ou au changement peut se produire quand il y a des droits acquis associés au système actuel. Une crainte commune est que l’adoption de la technologie mènera à la perte d’emplois. Cela peut arriver, et l’OGE devrait aborder le sujet avec le personnel susceptible d’être touché.

L’adoption d’une technologie change souvent la nature d’un lieu de travail sans nécessairement réduire la main-d’œuvre. Le nombre d’employés affectés à des tâches manuelles peut diminuer, alors que celui des employés appelés à gérer la technologie peut augmenter. Dans certains cas, on gardera les mêmes employés et aucun emploi ne sera perdu. Dans d’autres cas, il pourra être nécessaire d’engager de nouveaux employés possédant des compétences différentes.

Quand on s’attend à ce que l’adoption d’une technologie mène à des changements importants dans les pratiques de travail, les OGE devraient modifier leur stratégie de gestion. L’aspect le plus important est de consulter régulièrement tous les intervenants touchés, en commençant tôt dans le processus. Les intervenants qui sont entièrement informés des raisons du changement et des avantages attendus vont probablement être plus réceptifs, particulièrement si on leur donne l’occasion de contribuer de façon significative aux étapes de la mise en œuvre et de la planification.

Il peut aussi y avoir une opposition politique à l’innovation ou au changement. Les élections par leur nature sont politiquement sensibles et il est possible qu’une nouvelle technologie soit perçue comme ayant un impact politique et affectant les tendances de vote. Il est important de consulter les intervenants au début du processus et d’obtenir leur adhésion au changement, si possible. Puisque les changements majeurs comme l’introduction du vote électronique exigent d’habitude des mesures législatives, l’obtention d’un soutien politique est essentielle.

La réticence à adopter une technologie peut aussi provenir d’une méfiance envers la nouvelle technologie. Ceci peut être dû à un manque de compréhension ou de connaissance de la technologie. Une fois encore, la meilleure solution est de consulter les intervenants et d’expliquer le bien-fondé de la technologie. Dans les cas où la nouvelle technologie aura des implications importantes sur le processus électoral, comme un système de vote électronique, la confiance devra souvent être gagnée en effectuant des évaluations minutieuses et transparentes du système proposé qui, idéalement, seront vérifiées par des tiers indépendants.

Quand la technologie envisagée touche le public, il est important de l’associer comme intervenant et de gagner sa confiance dans le nouveau système. Ceci peut nécessiter une campagne de communication à grande échelle pour informer la population électorale des changements proposés. Avant le lancement d’une telle campagne, il peut être utile de tester les propositions auprès de groupes témoins ou de mener des sondages auprès de la population.

Des changements majeurs, comme l’introduction de nouvelles méthodes ou de nouvel équipement de vote, peuvent devoir être soumis à des enquêtes publiques, comme une commission d’enquête ou une enquête par un comité parlementaire. Des enquêtes publiques sont une bonne occasion de jauger la réaction publique, selon les opinions exprimées et l’intérêt qu’y portent les médias. La coopération efficace des OGE avec les enquêtes publiques favorise aussi la confiance et la compréhension de technologies proposées.

La maturité de l’environnement politique aura aussi un impact sur l’acceptation d’une nouvelle technologie. Une société en phase transitoire peut avoir des espérances très élevées ou, au contraire, une grande méfiance. Il est bon d’être conscient de ces possibilités et d’y être préparé.

Dans les environnements politiques matures plus stables, il peut y avoir une résistance à l’innovation du fait que les systèmes actuels fonctionnent bien. Dans ce cas, le changement doit être présenté de façon à convaincre les intervenants que l’adoption de la nouvelle technologie peut apporter des avantages réels.

Gérer les attentes élevées

Alors que certaines personnes peuvent être méfiantes ou soupçonneuses envers la technologie, d’autres peuvent trop en attendre. Cela peut être particulièrement vrai pour les gens qui n’ont pas eu beaucoup d’expériences avec la technologie et ont l’espoir irréaliste que la technologie peut résoudre un problème précis. Les espoirs déçus peuvent mener à un manque de confiance envers le processus électoral dans son ensemble.

Les fonctionnaires d’OGE peuvent abaisser les espérances irréalistes en étant transparents, en consultant efficacement et en informant les intervenants des possibilités et des risques associés à l’adoption de nouvelles solutions de la technologie.

Surmonter les problèmes structurels

D’habitude, le succès d’une nouvelle technologie exige qu’il y ait des ressources humaines et physiques suffisantes pour la gérer convenablement. Le personnel ou les consultants qui peuvent mettre en œuvre et faire fonctionner efficacement la technologie doivent être disponibles. Si ce n’est pas le cas, une main-d’œuvre adéquate devra être formée.

Si on prévoit que des fournisseurs externes sont utilisés, leur coût doit être pris en compte en adoptant la nouvelle technologie. Des fournisseurs externes peuvent être nécessaires non seulement pour installer la technologie, mais aussi pour la faire fonctionner, l’entretenir et la mettre à niveau.

Évaluer la sécurité du milieu

La sécurité du milieu peut aussi avoir un impact sur le succès d’une nouvelle technologie, particulièrement dans les pays qui sont en transition vers la démocratie. S’il y a un risque que le processus électoral soit perturbé par l’agitation civile ou le sabotage, une technologie robuste et flexible devra être choisie, de sorte qu’elle puisse fonctionner même si une partie du système devient inopérante. Ceci peut exiger des stratégies telles que le maintien de sauvegardes multiples des données en différents lieux, ou des moyens garantissant que les réseaux fonctionnent même si un ou plusieurs liens ne sont pas disponibles. Un système de dépannage manuel peut être la meilleure façon d’assurer la protection d’un système en cas de défaillance irrécupérable.

Les milieux visés par une mission de maintien de la paix peuvent être considérés comme des environnements difficiles et compliqués où mettre en œuvre une nouvelle technologie, en raison du manque d’infrastructure et du besoin d’accomplir un grand exercice logistique en peu de temps. Une combinaison des stratégies décrites ci-dessus peut être nécessaire pour donner un résultat satisfaisant.

Coûts et avantages d’une technologie

L’introduction d’une nouvelle technologie aux fins de l’administration électorale et des opérations de vote peut faire augmenter ou diminuer des coûts. Tout dépendra des dépenses requises pour acquérir et entretenir la nouvelle technologie, par rapport aux dépenses requises par l’ancien système.

Cependant, il y a d’autres facteurs à considérer en plus du coût. Une nouvelle technologie peut apporter des avantages, tels que l’amélioration des services offerts ou de la transparence, qui valent la peine d’engager des dépenses supplémentaires. Une évaluation de la rentabilité et des avantages potentiels devrait être faite avant de s’engager à adopter une nouvelle technologie.

La technologie peut sembler être coûteuse à mettre en œuvre, mais permettre d’économiser à long terme, en particulier lorsqu’une solution technologique peu coûteuse peut être trouvée pour remplacer une application trop coûteuse de basse technologie. Les OGE doivent peser les coûts et les économies liés à l’introduction de la technologie. Ceux-ci comprennent les coûts initiaux d’achat de matériel et de logiciel, l’emploi de consultants pour installer le nouveau système et les coûts continus d’entretien et de gestion.

La durée de vie prévue de la technologie devrait être déterminée. Une technologie qui peut servir à plus d’un but ou plus d’une élection sera plus rentable que celle qui ne peut être utilisée qu’une fois.

De nombreuses solutions technologiques peuvent coûter sensiblement plus que les processus manuels équivalents qu’elles remplacent. Un OGE n’a pas à mettre en œuvre une solution de technologie de pointe très coûteuse si une option de basse technologie peu coûteuse est acceptable.

Avant d’acheter une technologie, un OGE doit s’assurer qu’il a les fonds voulus pour l’étape initiale de mise en œuvre et pour les coûts continus d’entretien. Ceci impliquera généralement l’obtention de crédits à travers les processus budgétaires pertinents du gouvernement. Une analyse coûts-avantages est en général exigée lors de la recherche de fonds du gouvernement.

Une analyse coûts-avantages de la nouvelle technologie peut comprendre les éléments suivants :

·         but de l’acquisition de technologie;

·         raison pour laquelle l’acquisition est souhaitable;

·         processus que la nouvelle technologie remplacerait;

·         problèmes ou risques possibles associés à l’utilisation continue du processus actuel;

·         mode de fonctionnement de la nouvelle technologie;

·         avantages de la nouvelle technologie;

·         problèmes ou risques possibles associés à l’adoption de la nouvelle technologie;

·         analyse de l’effet de la nouvelle technologie sur la transparence du processus électoral;

·         estimation de tous les coûts de l’introduction de la nouvelle technologie, y compris en matériel, en logiciel et en infrastructure nécessaires aux communications, au transport, au personnel, aux fournisseurs externes, à l’entretien continu et aux mises à niveau futures;

·         estimations des coûts à prévoir en cas d’échec de la technologie;

·         explication des coûts liés aux processus actuels;

·         indication de tous les coûts qui seraient économisés en adoptant la nouvelle technologie;

·         échéancier de mise en œuvre de la nouvelle technologie;

·         analyse de la viabilité de la nouvelle technologie et évaluation de sa vie utile prévue;

·         analyse de tous les événements externes nécessaires à la réalisation du projet, tels que l’approbation par les intervenants ou l’adoption de mesures législatives.