La première étape dans une stratégie d’élaboration et de mise en œuvre d’un projet est l’évaluation des besoins. Une évaluation des besoins commence souvent par une analyse du processus existant pour cerner toutes les imperfections et tous les domaines qui pourraient être améliorés. Que faites-vous actuellement? Que voulez-vous améliorer? Qu’attendent de vous les autres intervenants? Comment vos dirigeants et votre personnel considèrent-ils la mise en œuvre de la nouvelle technologie? La nouvelle technologie peut-elle combler vos besoins et vos espérances?

Ceci est suivi d’une évaluation de la technologie disponible et, si possible, d’une évaluation des solutions semblables mises en œuvre ailleurs par d’autres OGE et d’autres genres d’organismes.

À ce stade, il est possible de mener simultanément plusieurs volets différents de l’enquête :

·         les conseillers techniques peuvent déterminer si une solution technologique proposée convient au but prévu;

·         les conseillers financiers peuvent estimer le coût de la solution technologique proposée et déterminer si elle est abordable;

·         les chefs de projet peuvent déterminer s’il y a au sein de l’OGE un appui en faveur de la technologie proposée;

·         la haute direction peut consulter les intervenants externes sur les changements proposés, si nécessaire;

·         des solutions de rechange peuvent être explorées pour déterminer s’il y a des options plus efficaces ou moins coûteuses;

·         à la fin de l’étape de l’évaluation des besoins, l’OGE devrait avoir une bonne compréhension du besoin de changement et une indication ferme d’une option préférée pour combler ce besoin. Cette information peut être utilisée pour préparer une analyse de rentabilisation, qui est la prochaine étape dans la stratégie d’élaboration et d’exécution de projet.

Analyse de rentabilisation

Une analyse de rentabilisation est utilisée pour convaincre les dirigeants internes et les intervenants externes de l’utilité de la nouvelle technologie proposée. Elle doit être logique et probante, montrant clairement tous les coûts et avantages de la proposition, mais sans contenir un excès de détails qui nuirait à sa clarté. Dans la mesure du possible, la proposition peut comprendre une évaluation de tous les coûts sur la vie utile prévue de la solution proposée et non seulement les coûts de l’exercice financier en cours.

La majeure partie du travail requis pour préparer une analyse de rentabilisation devrait être entreprise pendant l’étape d’évaluation. Les analyses de rentabilisation et les évaluations des besoins doivent être convaincantes, mais elles sont destinées à des publics différents. Néanmoins, si une évaluation des besoins réussit à convaincre les auteurs de l’opportunité de leur proposition, elle peut jeter de bonnes bases pour une analyse de rentabilisation qui servira à convaincre d’autres intervenants.

Une analyse de rentabilisation typique peut contenir les éléments suivants :

·         un énoncé clair des besoins;

·         une description claire de l’option proposée;

·         une description claire de tout enjeu pertinent de la proposition;

·         un examen des autres options et une discussion des raisons qui ont milité en faveur de l’option proposée;

·         une description des coûts et avantages non monétaires de l’option proposée;

·         une évaluation des coûts monétaires et des économies associés à la proposition, y compris l’ensemble du coût de la proposition pendant le projet et les années futures;

·         une indication des mesures nécessaires à l’approbation de la proposition, comme l’approbation par le Cabinet ou l’adoption de mesures législatives par le Parlement;

·         un rapport sur les consultations tenues ou à tenir auprès des intervenants et une indication de l’appui ou de l’opposition exprimés jusque-là par les intervenants;

·         une chronologie du projet;

·         une recommandation de faire suite à la proposition.

Spécifications

Une fois qu’une analyse de rentabilisation a été approuvée par les autorités compétentes et que des fonds ont été obtenus, la prochaine étape est de choisir le ou les fournisseurs des biens et services nécessaires. Selon la taille, le coût et la complexité du projet, ceci peut exiger la publication d’un appel d’offres. Quant aux petits projets, il peut s’agir simplement de demander des prix à divers fournisseurs.

Une composante clé d’un appel d’offres ou d’une demande de prix est l’ensemble des spécifications définitives de la technologie exigée. Les spécifications sont généralement prévues pour des fins techniques plutôt que pour informer les dirigeants non techniques. En conséquence, elles sont souvent techniques et détaillées. Les bonnes spécifications définiront clairement et sans ambiguïté exactement quels produits ou services sont recherchés.

Le contenu des spécifications variera considérablement en fonction des produits ou services requis. En règle générale, les spécifications peuvent contenir les éléments suivants :

·         un énoncé clair des produits ou services requis, en donnant tous les détails nécessaires;

·         un énoncé clair de l’utilisation prévue des produits ou services;

·         un énoncé clair de tout autre enjeu pertinent;

·         s’il y a lieu, une indication du coût prévu des produits ou services requis, y compris l’ensemble du coût de la proposition pendant le projet et les années futures;

·         le cas échéant, une indication des étapes restant à entreprendre avant l’exécution du projet, comme l’approbation par une institution du gouvernement ou l’adoption de mesures législatives par le Parlement;

·         une chronologie du projet;

·         une indication du caractère obligatoire ou facultatif des diverses spécifications;

·         un énoncé sur la nécessité que les biens ou services respectent des normes reconnues ou soient soumis à des contrôles de qualité;

·         une liste de tous les essais qui doivent être réalisés avant la mise en œuvre;

·         une description des niveaux de sécurité applicables au projet, s’il y a lieu;

·         une description de toute documentation qui peut être exigée, telle que manuels techniques, manuels d’utilisateurs ou rapports des fournisseurs;

·         le cas échéant, une indication de la nécessité de fournir de la formation;

·         une indication de la façon dont les propositions soumises par des fournisseurs seront évaluées;

·         une demande de précisions sur la façon dont des variations des spécifications pourraient affecter le coût du projet (par exemple, si du travail supplémentaire est entrepris, quels seraient les coûts supplémentaires?).

Cette liste n’est nullement exhaustive, et d’autres considérations peuvent être applicables à un cas particulier.

L’information la plus importante à inclure dans toutes les spécifications est le détail du produit ou du service désiré. Dans la mesure du possible, il est recommandé de prévoir toutes les variations probables aux spécifications du projet et de les inclure d’emblée dans l’appel d’offres. Les dépassements de coût se produisent souvent quand les spécifications changent après que les spécifications initiales ont été élaborées et que les fournisseurs ont été choisis. La considération attentive de l’étape des spécifications peut éviter à un projet de dépasser le budget, et maximisera les chances de réussite du projet