Méthodologie de mise en œuvre

Après qu’un OGE a reconnu un besoin de technologie nouvelle ou améliorée, la prochaine étape est de préparer la stratégie d’élaboration et de mise en œuvre du projet.

Chronologie de l’élaboration et de la mise en œuvre du projet

La stratégie d’élaboration et de mise en œuvre du projet peut être mise au point en établissant la chronologie du projet.

La chronologie du projet s’étend idéalement au-delà de la vie utile prévue de la technologie. Ceci permet de tenir compte de toutes les tâches et de tous les coûts, et indique quelles tâches et quels coûts doivent être prévus quand la technologie devra être remplacée ou améliorée.

Voici un exemple de chronologie pour une technologie à utiliser à un événement électoral précis :

·       cerner le besoin de la nouvelle technologie;

·       déterminer que la technologie proposée est abordable;

·       établir que la technologie proposée est réalisable et adaptée aux besoins locaux;

·       préparer une analyse de rentabilisation, y compris une analyse des coûts et des avantages et l’examen des options possibles;

·       établir un budget détaillé;

·       obtenir l’approbation de tous les intervenants internes et externes pertinents;

·       obtenir le financement nécessaire pour toute la durée du projet;

·       obtenir toute modification nécessaire à la législation;

·       dresser un plan détaillé de gestion de projet;

·       déterminer les spécifications détaillées de la technologie désirée;

·       publier un appel d’offres;

·       évaluer les offres et sélectionner l’offre choisie;

·       *négocier et signer un contrat final;

·       prendre livraison du prototype du système;

·       examiner et évaluer le prototype du système;

·       obtenir des intervenants concernés l’approbation du prototype;

·       recevoir la version de production du système;

·       *installer et examiner la version de production du système;

·       faire vérifier par des auditeurs indépendants l’intégrité des codes sources et les déposer auprès d’un tiers, s’il y a lieu;

·       donner aux utilisateurs la formation nécessaire à l’exploitation du nouveau système;

·       mener une campagne d’éducation publique, s’il y a lieu;

·       déployer le système dans son contexte d’exploitation;

·       s’assurer que des systèmes de secours sont en place, s’il y a lieu;

·       exploiter le système pendant l’événement électoral;

·       s’assurer que les équipes techniques et d’entretien sont disponibles pour assurer la conduite réussie de l’événement;

·       sauvegarder les données au besoin;

·       conclure l’événement électoral;

·       dresser avec les utilisateurs un bilan de l’expérience et évaluer l’exploitation du système;

·       préparer au besoin une proposition pour renforcer le système pour le prochain événement électoral (et répéter les étapes ci-dessus nécessaires pour obtenir l’approbation et le financement de tels perfectionnements);

·       entretenir le système s’il y a lieu;

·       mettre en application tous les perfectionnements approuvés;

·       répéter les étapes ci-dessus pour l’exploitation et l’évaluation du système à l’événement électoral suivant.

Les principales étapes de l’élaboration et de la réalisation du projet de mise en œuvre de la nouvelle technologie sont les suivantes :

·       évaluation des besoins;

·         processus d’établissement des spécifications et de développement;

·         processus d’essai et de mise en œuvre.

Évaluation des besoins, analyse de rentabilisation et établissement des spécifications

La première étape dans une stratégie d’élaboration et de mise en œuvre d’un projet est l’évaluation des besoins. Une évaluation des besoins commence souvent par une analyse du processus existant pour cerner toutes les imperfections et tous les domaines qui pourraient être améliorés. Que faites-vous actuellement? Que voulez-vous améliorer? Qu’attendent de vous les autres intervenants? Comment vos dirigeants et votre personnel considèrent-ils la mise en œuvre de la nouvelle technologie? La nouvelle technologie peut-elle combler vos besoins et vos espérances?

Ceci est suivi d’une évaluation de la technologie disponible et, si possible, d’une évaluation des solutions semblables mises en œuvre ailleurs par d’autres OGE et d’autres genres d’organismes.

À ce stade, il est possible de mener simultanément plusieurs volets différents de l’enquête :

·         les conseillers techniques peuvent déterminer si une solution technologique proposée convient au but prévu;

·         les conseillers financiers peuvent estimer le coût de la solution technologique proposée et déterminer si elle est abordable;

·         les chefs de projet peuvent déterminer s’il y a au sein de l’OGE un appui en faveur de la technologie proposée;

·         la haute direction peut consulter les intervenants externes sur les changements proposés, si nécessaire;

·         des solutions de rechange peuvent être explorées pour déterminer s’il y a des options plus efficaces ou moins coûteuses;

·         à la fin de l’étape de l’évaluation des besoins, l’OGE devrait avoir une bonne compréhension du besoin de changement et une indication ferme d’une option préférée pour combler ce besoin. Cette information peut être utilisée pour préparer une analyse de rentabilisation, qui est la prochaine étape dans la stratégie d’élaboration et d’exécution de projet.

Analyse de rentabilisation

Une analyse de rentabilisation est utilisée pour convaincre les dirigeants internes et les intervenants externes de l’utilité de la nouvelle technologie proposée. Elle doit être logique et probante, montrant clairement tous les coûts et avantages de la proposition, mais sans contenir un excès de détails qui nuirait à sa clarté. Dans la mesure du possible, la proposition peut comprendre une évaluation de tous les coûts sur la vie utile prévue de la solution proposée et non seulement les coûts de l’exercice financier en cours.

La majeure partie du travail requis pour préparer une analyse de rentabilisation devrait être entreprise pendant l’étape d’évaluation. Les analyses de rentabilisation et les évaluations des besoins doivent être convaincantes, mais elles sont destinées à des publics différents. Néanmoins, si une évaluation des besoins réussit à convaincre les auteurs de l’opportunité de leur proposition, elle peut jeter de bonnes bases pour une analyse de rentabilisation qui servira à convaincre d’autres intervenants.

Une analyse de rentabilisation typique peut contenir les éléments suivants :

·         un énoncé clair des besoins;

·         une description claire de l’option proposée;

·         une description claire de tout enjeu pertinent de la proposition;

·         un examen des autres options et une discussion des raisons qui ont milité en faveur de l’option proposée;

·         une description des coûts et avantages non monétaires de l’option proposée;

·         une évaluation des coûts monétaires et des économies associés à la proposition, y compris l’ensemble du coût de la proposition pendant le projet et les années futures;

·         une indication des mesures nécessaires à l’approbation de la proposition, comme l’approbation par le Cabinet ou l’adoption de mesures législatives par le Parlement;

·         un rapport sur les consultations tenues ou à tenir auprès des intervenants et une indication de l’appui ou de l’opposition exprimés jusque-là par les intervenants;

·         une chronologie du projet;

·         une recommandation de faire suite à la proposition.

Spécifications

Une fois qu’une analyse de rentabilisation a été approuvée par les autorités compétentes et que des fonds ont été obtenus, la prochaine étape est de choisir le ou les fournisseurs des biens et services nécessaires. Selon la taille, le coût et la complexité du projet, ceci peut exiger la publication d’un appel d’offres. Quant aux petits projets, il peut s’agir simplement de demander des prix à divers fournisseurs.

Une composante clé d’un appel d’offres ou d’une demande de prix est l’ensemble des spécifications définitives de la technologie exigée. Les spécifications sont généralement prévues pour des fins techniques plutôt que pour informer les dirigeants non techniques. En conséquence, elles sont souvent techniques et détaillées. Les bonnes spécifications définiront clairement et sans ambiguïté exactement quels produits ou services sont recherchés.

Le contenu des spécifications variera considérablement en fonction des produits ou services requis. En règle générale, les spécifications peuvent contenir les éléments suivants :

·         un énoncé clair des produits ou services requis, en donnant tous les détails nécessaires;

·         un énoncé clair de l’utilisation prévue des produits ou services;

·         un énoncé clair de tout autre enjeu pertinent;

·         s’il y a lieu, une indication du coût prévu des produits ou services requis, y compris l’ensemble du coût de la proposition pendant le projet et les années futures;

·         le cas échéant, une indication des étapes restant à entreprendre avant l’exécution du projet, comme l’approbation par une institution du gouvernement ou l’adoption de mesures législatives par le Parlement;

·         une chronologie du projet;

·         une indication du caractère obligatoire ou facultatif des diverses spécifications;

·         un énoncé sur la nécessité que les biens ou services respectent des normes reconnues ou soient soumis à des contrôles de qualité;

·         une liste de tous les essais qui doivent être réalisés avant la mise en œuvre;

·         une description des niveaux de sécurité applicables au projet, s’il y a lieu;

·         une description de toute documentation qui peut être exigée, telle que manuels techniques, manuels d’utilisateurs ou rapports des fournisseurs;

·         le cas échéant, une indication de la nécessité de fournir de la formation;

·         une indication de la façon dont les propositions soumises par des fournisseurs seront évaluées;

·         une demande de précisions sur la façon dont des variations des spécifications pourraient affecter le coût du projet (par exemple, si du travail supplémentaire est entrepris, quels seraient les coûts supplémentaires?).

Cette liste n’est nullement exhaustive, et d’autres considérations peuvent être applicables à un cas particulier.

L’information la plus importante à inclure dans toutes les spécifications est le détail du produit ou du service désiré. Dans la mesure du possible, il est recommandé de prévoir toutes les variations probables aux spécifications du projet et de les inclure d’emblée dans l’appel d’offres. Les dépassements de coût se produisent souvent quand les spécifications changent après que les spécifications initiales ont été élaborées et que les fournisseurs ont été choisis. La considération attentive de l’étape des spécifications peut éviter à un projet de dépasser le budget, et maximisera les chances de réussite du projet

Développement

Le développement est la deuxième étape principale en vue de l’acquisition d’une nouvelle technologie pour des fins électorales. Il suit l’évaluation des besoins et le processus d’approbation qui mène au choix d’un fournisseur, et il précède les étapes des essais et de la mise en œuvre.

La complexité du processus de développement dépend de la complexité de la technologie étant mise en œuvre. Si la technologie est un produit commercial standardisé, l’étape du développement aura déjà en grande partie été menée à bien. Cependant, de nombreuses applications électorales de la technologie exigent davantage que des produits standardisés. Dans certains cas, des produits standardisés peuvent être adaptés ou modifiés pour accomplir des tâches autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus. Dans d’autres cas, de nouveaux produits peuvent devoir être conçus pour satisfaire à un besoin propre aux élections.

Le processus de développement implique généralement un travail conjoint de l’OGE et des fournisseurs pour s’assurer que les produits ou services en cause sont adaptés aux buts prévus. Le processus peut être court, pour des produits standardisés, ou long, lorsqu’un produit doit être conçu expressément pour les besoins de l’OGE.

Prérequis du développement

Les étapes suivantes devraient être accomplies dès le début du processus de développement :

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->le besoin de nouvelle technologie a été identifié;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->on a déterminé que la technologie proposée est abordable;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->on a établi que la technologie proposée est réalisable et qu’elle convient aux besoins;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->une analyse de rentabilisation a été acceptée par les autorités compétentes et l’approbation a été obtenue de tous les intervenants internes et externes pertinents;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->le financement a été assuré pour toute la durée du projet;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->toute modification législative nécessaire a été obtenue;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->un plan détaillé de gestion du projet a été préparé;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->les spécifications détaillées de la technologie désirée ont été élaborées;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->les fournisseurs de la technologie désirée ont été choisis, suivant un processus de sélection approprié, et des contrats ont été conclus.

Si les spécifications du projet ont été établies de façon minutieuse et complète, elles peuvent guider le développement et servir de critères pour juger de l’accomplissement du projet. Si les spécifications sont superficielles ou incomplètes, l’étape du développement sera plus difficile.

Méthodologie du développement

Le plan de gestion de projet présentera les étapes nécessaires pour développer la nouvelle technologie. Ces étapes devraient comprendre les éléments suivants :

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la constitution d’une équipe de gestion ayant la responsabilité globale du projet;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la constitution d’une équipe technique (qui peut comprendre des membres du personnel ou des consultants internes ou externes) chargée de la gestion technique du projet;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->l’établissement d’un calendrier de développement;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la conclusion d’un accord avec les fournisseurs sur un échéancier de paiement basé sur l’accomplissement des étapes importantes;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la mise en place de mécanismes de liaison efficaces avec les fournisseurs, par exemple en prévoyant des réunions périodiques;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la consultation des utilisateurs pour déterminer leurs besoins et pour les tenir au courant de l’évolution du projet, ce qui peut se faire en constituant un groupe témoin d’utilisateurs;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la communication avec les fournisseurs pour s’assurer que les spécifications sont claires et bien comprises;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la communication aux fournisseurs de précisions sur les spécifications et, au besoin, de modifications, selon l’évolution du projet;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->l’affectation de personnel de l’OGE aux fournisseurs pour travailler étroitement avec eux au développement, s’il y a lieu;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la communication aux fournisseurs de commentaires sur les prototypes, les maquettes ou les produits préliminaires;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la prise de dispositions avec les fournisseurs pour la livraison des produits ou services à soumettre à des essais, de sorte qu’il y ait suffisamment de temps pour les essais, l’évaluation et la mise en œuvre avant que les produits ne soient utilisés en production.

À la fin de ce processus, les fournisseurs auront fourni un produit prêt pour des essais. Il peut être final ou presque, ou il peut s’agir d’un prototype, tout dépendant de la complexité et de l’originalité du produit. Dans l’un ou l’autre cas, l’OGE doit tester le produit pour s’assurer qu’il convient aux fins prévues.

Essais

Les essais sont la troisième étape principale dans un projet de technologie. Ils suivent le processus de développement et précèdent l’étape de la mise en œuvre.

Comme dans le cas du processus de développement, la complexité des essais dépendra de la complexité de la technologie mise en œuvre. Si la technologie est un produit standardisé, elle aura déjà subi d’amples essais. Les produits standardisés peuvent ne pas être parfaits, mais leurs limitations sont habituellement bien connues.

Cependant, de nombreuses applications électorales de la technologie exigent davantage que des produits standardisés. Dans certains cas, des produits standardisés peuvent être adaptés ou modifiés pour accomplir des tâches autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus. Dans d’autres cas, de nouveaux produits peuvent devoir être conçus pour satisfaire à un besoin propre aux élections. De tels produits exigeront que l’OGE réalise des essais rigoureux pour s’assurer qu’ils sont adaptés à leur but prévu.

Le processus d’essai implique généralement un travail conjoint de l’OGE et des fournisseurs des produits ou des services. La longueur du processus peut varier considérablement selon la rigueur des essais.

Pour la plupart des technologies, une stratégie d’essai structurée et documentée devrait être préparée à l’avance. La stratégie doit être conçue pour vérifier que le produit exécute correctement toutes les fonctions exigées selon les spécifications.

En particulier, lorsque la technologie doit être utilisée en grande quantité ou dans des situations de forte pression impliquant des échéances serrées ou de grandes quantités de données ou d’utilisateurs, il est sage de soumettre la technologie à des essais de charge pour s’assurer que la technologie tiendra dans les conditions réelles d’utilisation. Étant donné les fortes pressions en jeu dans les élections, cet aspect des essais de la technologie est crucial à la réussite du processus électoral.

La stratégie d’essai, qui fait partie du plan global de gestion de projet, établit les étapes nécessaires :

·       assigner la responsabilité des essais à un comité technique;

·       prendre livraison du prototype ou de la version de production du système, selon le cas;

·       assembler le système dans un environnement de test;

·       appliquer les essais structurés au système, en prenant note par écrit des aspects où le système répond ou ne répond pas aux spécifications;

·       établir un panel d’utilisateurs pour tester le système dans une simulation;

·       faire participer des intervenants externes aux essais, s’il y a lieu;

·       demander aux fournisseurs de corriger tous les problèmes repérés et soumettre le système à de nouveaux essais;

·       effectuer les essais de forte charge (après que l’essai initial à faible charge a indiqué que le produit est adapté au but), simulant aussi étroitement que possible la charge maximum prévue dans des conditions réelles;

·       faire vérifier par des auditeurs indépendants l’intégrité des codes sources et les déposer auprès d’un tiers, s’il y a lieu;

·       fournir un rapport sur les résultats des essais au comité technique et au comité de gestion;

·       passer à la mise en œuvre du système une fois qu’il a satisfait à tous les essais et que la direction a donné son accord.

Jusqu’à cette étape, les essais ont visé seulement des prototypes ou des quantités limitées du produit exigé; la version de production du système devra être testée de nouveau après installation, en particulier lorsque le produit est utilisé en réseau ou dans des lieux éloignés.

Mise en œuvre

Le processus de mise en œuvre est la dernière grande étape d’un projet de technologie, après les essais. Malgré tout le travail nécessaire pour arriver à ce stade, cette étape peut être la plus difficile, puisqu’elle vise l’utilisation réelle de la technologie en mode exploitation.

Tout comme dans les processus de développement et d’essai, la complexité du processus de mise en œuvre dépendra de la complexité de la technologie mise en œuvre. Si la technologie est un produit standardisé, elle peut être relativement facile à déployer et utiliser. En outre, la technologie peut être familière aux utilisateurs, si elle ne s’écarte pas radicalement d’une technologie déjà utilisée.

Cependant, lorsque la technologie mise en œuvre est nouvelle, non testée ou sensiblement différente des pratiques précédentes, le processus de mise en œuvre exigera des soins particuliers.

La stratégie de mise en œuvre, qui devrait s’insérer dans le plan global de la gestion du projet, prévoira les étapes nécessaires pour tester la nouvelle technologie. Une stratégie de mise en œuvre d’un nouveau système de technologie à utiliser à un événement électoral pourrait comprendre les étapes suivantes :

·         assigner la responsabilité de la mise en œuvre à un comité technique approprié et à un comité de gestion approprié;

·         prendre livraison de la version d’exploitation du système;

·         assembler et déployer le système au besoin;

·         effectuer les essais finaux de tous les éléments de la version d’exploitation du système;

·         au besoin, apporter des ajustements au système, les tester et les faire approuver;

·         préparer la documentation de système, telle que manuels techniques, manuels d’utilisateur et outils de formation;

·         recruter ou désigner le personnel qui exploitera le système, s’il y a lieu;

·         former les utilisateurs pour exploiter le nouveau système;

·         démontrer le fonctionnement du nouveau système aux intervenants, s’il y a lieu;

·         mener une campagne d’éducation publique, s’il y a lieu;

·         saisir les données dans le système tel que nécessaire (il peut s’agir de données établies, telles que les détails des lieux de vote, ou de nouvelles données, telles que des résultats d’élection);

·         vérifier les données au besoin (par exemple, en saisissant deux fois toutes les données et en comparant les deux versions, en chargeant un deuxième agent de vérifier les données saisies ou en soumettant les données à des contrôles de cohérence informatisés);

·         faire des copies de sécurité des programmes et des données avant un événement électoral;

·         contrôler toute mise à jour en assurant une gestion rigoureuse des versions de sorte que seule la version correcte des données ou des logiciels soit utilisée;

·         assurer l’entretien du système en suivant un plan consigné par écrit au besoin;

·         veiller à ce que les systèmes de secours pertinents soient en place y compris, au besoin, des systèmes manuels;

·         assurer au besoin la disponibilité d’un approvisionnement électrique de secours;

·         exploiter le système pendant l’événement électoral;

·         assurer la disponibilité des équipes techniques et d’entretien nécessaires pour la bonne marche de l’événement électoral;

·         sauvegarder les données pendant et après l’événement électoral;

·         conclure l’événement électoral;

·         dresser un bilan avec les utilisateurs du système et évaluer son fonctionnement;

·         préparer une proposition pour améliorer le système ou le réutiliser lors de l’événement électoral, s’il y a lieu;

·         entretenir le système s’il y a lieu;

·         mettre en œuvre tous les perfectionnements approuvés.