Dans la plupart des cas, une nouvelle technologie ne peut pas être mise en œuvre rapidement sans risque d’échec. C’est particulièrement vrai dans le domaine électoral où la technologie nécessaire à une élection doit fonctionner efficacement dès la première fois.

Le temps nécessaire au développement et à la mise en œuvre d’une nouvelle technologie dépendra de la complexité de la technologie en cause. S’il s’agit d’un produit standardisé, la mise en œuvre peut se faire rapidement.

Cependant, de nombreuses applications électorales de la technologie exigent davantage que des produits standardisés. Dans certains cas, des produits standards peuvent être adaptés ou modifiés pour accomplir des tâches autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus. Dans d’autres cas, de nouveaux produits peuvent devoir être conçus pour satisfaire à un besoin propre aux élections.

Dans ces cas, le temps nécessaire pour compléter un projet ne doit pas être sous-estimé.

Les listes de contrôle fournissent une bonne indication du nombre de tâches qui doivent être accomplies pour la mise en œuvre de la technologie électorale et de leur complexité.

Les tâches requises pour mettre en œuvre un projet technologique complexe tel que l’enregistrement informatisé des électeurs ou un système de vote électronique peuvent exiger des mois ou même une année ou plus. Dans de nombreux cas, plus il y a de temps disponible, plus grande sera la probabilité de réussite.

Il n’est pas facile de prévoir le temps nécessaire pour mettre en œuvre un projet de technologie en gestion électorale. Il varie en fonction de la complexité du projet et des ressources disponibles. Cependant, quelques exemples des projets réels peuvent fournir des indications.

La mise en œuvre d’un type particulier de technologie électorale est censée faire partie d’une stratégie globale de technologie de l’information d’un OGE, et les OGE doivent s’assurer que le temps et les ressources voulus sont disponibles pour le projet.

Le cycle électoral de chaque OGE aura un impact sur le temps disponible pour accomplir des projets. Un OGE ayant un cycle électoral court (deux ans entre élections principales, par exemple), doit déterminer s’il est possible de mettre en œuvre la nouvelle technologie pendant cette courte fenêtre d’opportunité, ou s’il vaut mieux la prévoir pour l’élection suivante dans le cycle.

Les OGE qui ont un cycle électoral plus long, par exemple quatre ou cinq ans entre élections principales, disposent d’autant plus de temps.

Ce peut toutefois être une erreur d’accorder trop de temps pour accomplir un projet de technologie. La technologie évolue si rapidement dans les années 2000 que certains aspects de la technologie sont désuets après quelques années. C’est là une raison de retarder autant que possible l’achat et l’installation de matériel et de logiciel. Ceci ne signifie cependant pas que les étapes de planification et de développement doivent attendre jusqu’au dernier moment. Un plan de projet peut débuter et les premières étapes du projet peuvent être accomplies en prévision d’une technologie plus pointue qui deviendra disponible vers la fin du cycle du projet.

Il y a essentiellement quatre étapes à la méthode recommandée de développement et de mise en œuvre d’un projet :

·         évaluation des besoins, analyse de rentabilisation et établissement des spécifications du projet;

·         processus de développement;

·         processus d’essais;

·         processus de mise en œuvre.

Un délai suffisant doit être prévu à chaque étape pour s’assurer que la technologie est mise en œuvre efficacement.

La première étape, qui comprend l’évaluation des besoins, l’analyse de rentabilité et l’établissement des spécifications du projet, peut prendre plus de temps que prévu. Des intervenants externes peuvent devoir être consultés pendant cette étape, et d’autres événements doivent souvent se produire, tels que l’approbation du gouvernement et l’adoption de mesures législatives. En conséquence, l’OGE a souvent peu de pouvoir pour accélérer le processus.

En particulier, les demandes de financement peuvent devoir respecter le cycle normal du budget gouvernemental, ce qui signifie qu’il peut y avoir une seule possibilité dans un exercice budgétaire d’obtenir des fonds. Si cette échéance est ratée, l’OGE peut devoir attendre jusqu’à l’année suivante.

Une façon d’accélérer cette étape du projet est d’entreprendre plusieurs aspects du processus en même temps. Par exemple, une fois que le besoin de nouvelle technologie a été établi et que l’approbation (de principe) a été obtenue, les autres éléments du projet tels que l’analyse de rentabilisation, l’approbation financière, la consultation des intervenants, l’établissement des spécifications et les modifications à la législation ou la réglementation peuvent s’accomplir en parallèle. Cependant, un OGE doit veiller à ne pas excéder sa capacité d’action : par exemple, une analyse de rentabilisation bâclée peut mener au refus du financement du projet.

En ce qui concerne le développement du projet, le délai à prévoir pour la deuxième étape dépendra de la complexité du projet. Les fournisseurs potentiels devraient pouvoir fournir une indication du temps nécessaire pour des projets particuliers. Encore une fois, des produits standardisés permettront d’avancer plus rapidement que des produits qui doivent être conçus, programmés ou fabriqués sur mesure.

L’OGE peut devoir affecter du personnel aux fournisseurs pour les aider et leur permettre de respecter les échéances de développement, en particulier lorsque les produits sont conçus en fonction des besoins particuliers de l’OGE.

La troisième étape, pour les essais peut également prendre plus de temps que prévu. Le temps nécessaire dépendra de la complexité et de la nouveauté du projet. Les essais d’un produit spécialement conçu exigeront généralement des semaines ou des mois. Et il faudra encore davantage de temps pour le développement ultérieur et si les essais indiquent que le produit exige des modifications.

Il est très important de résister à la tentation d’accélérer l’étape des essais. Des essais rigoureux permettent de repérer des points faibles qui pourraient autrement s’avérer désastreux.

En communiquant avec d’autres OGE ou des organismes d’autres domaines, on peut repérer des projets similaires à celui à l’étude, ce qui peut aider à déterminer le temps nécessaire pour les diverses étapes de la mise en œuvre du projet.

À la phase de la mise en œuvre, la technologie est déployée et préparée à l’utilisation. La liste des tâches à accomplir à ce stade est longue et diversifiée. Comme une mise en œuvre efficace est cruciale à la réussite du projet, un délai suffisant devrait être accordé à ce processus.

Il devrait être possible à la phase de la mise en œuvre de mener simultanément plusieurs activités. Par exemple, le déploiement du système peut avoir lieu en même temps que la formation des utilisateurs, la saisie préliminaire de données peut avoir lieu pendant la planification de moyens de dépannage, et ainsi de suite. Cependant, certaines activités doivent se dérouler avant d’autres. Par exemple, la préparation de la documentation de formation et le recrutement de personnel doivent se produire avant que la formation des utilisateurs ne puisse commencer.

En résumé, le développement et la mise en œuvre de la nouvelle technologie prennent généralement plus de temps que prévu, et tous les efforts devraient être déployés pour consacrer le maximum de temps possible à tout projet de nouvelle technologie.