Un grand nombre de différents systèmes de technologie peuvent être utilisés pour des fins électorales. Ces systèmes ont souvent la capacité de partager des données et des logiciels. La capacité de la technologie peut être amplifiée si ces systèmes sont intégrés et compatibles entre eux.

La meilleure manière d’y parvenir est d’inclure ces deux éléments dans la stratégie globale de technologie de l’information de l’organisation. Cette stratégie peut être utilisée pour s’assurer que du matériel et des logiciels compatibles sont achetés pour tous les divers systèmes utilisés au sein de l’organisation.

Intégration des systèmes

La plupart des systèmes informatiques électoraux dépendent des données. Une grande partie de l’information tenue par les OGE est utilisée pour plus d’un but. Par exemple, des listes de noms sont utilisées pour l’enregistrement des électeurs, la confection des bulletins de vote, la gestion des lieux de vote, l’affectation du personnel, la présentation des candidats, les résultats d’élection et ainsi de suite.

En intégrant les divers systèmes utilisés par les OGE, il est possible de réduire au minimum la saisie de données et de maximiser l’exactitude de données en prévoyant que des genres particuliers de données sont saisies, stockées et conservées dans un seul endroit. Ainsi, un fichier de données contenant des listes de noms peut être tenu et entretenu par le personnel responsable de la délimitation des circonscriptions et être partagé par toutes les autres applications qui ont besoin d’utiliser ce fichier de données. Le même principe peut être appliqué à n’importe quel fichier de données dans un système intégré.

Il y a de nombreux avantages à éviter le dédoublement des données. On peut réduire sensiblement les coûts de personnel en supprimant le travail requis pour saisir les données plusieurs fois. On réduit également le risque que des données contradictoires ou périmées soient tenues par l’OGE.

Autre avantage de l’intégration de systèmes, pour l’utilisateur, les différences entre les divers systèmes peuvent être plus petites que dans le cas de systèmes autonomes, et dans certains cas, elles peuvent être imperceptibles. Des systèmes peuvent être intégrés au point où, en ce qui concerne l’utilisateur, il y a seulement un système. Ceci peut réduire des coûts de formation et accroître la productivité.

L’intégration des systèmes et le partage des données par divers systèmes créent quelques risques. L’intégration doit être soigneusement planifiée et documentée, de sorte que les changements dans un système n’aient pas des conséquences fortuites dans d’autres.

La quantité de travail requis pour changer un système intégré tend à être plus grande que pour des systèmes autonomes. Des systèmes intégrés risquent également des défaillances généralisées si un problème se produit dans une partie de la structure, ce qui ne se produit pas dans des systèmes autonomes. Cependant, les avantages des systèmes intégrés sont souvent supérieurs aux inconvénients.

Compatibilité des systèmes

La compatibilité entre systèmes est liée à la question de l’intégration. Afin de partager des données entre systèmes et pour que les utilisateurs aient un accès continu aux systèmes avec des interfaces communes, les divers systèmes doivent être compatibles. Dans ce contexte, la compatibilité signifie le partage de matériel, de systèmes d’exploitation et de logiciels compatibles.

Une manière d’assurer la compatibilité est d’utiliser du matériel doté des mêmes systèmes d’exploitation et de fonctionnalités, ce qui est souvent réalisé en achetant tout le matériel d’un même fournisseur, et en même temps d’utiliser la suite de logiciels intégrés d’un seul fournisseur. Alors que cette façon de faire peut enfermer un OGE dans une relation à long terme avec des fournisseurs particuliers, réduisant de ce fait la possibilité de réaliser des économies grâce à la concurrence, elle maximise la compatibilité des divers composants des systèmes.

Un autre avantage à utiliser des systèmes compatibles dans tout l’OGE (ou éventuellement dans un ensemble plus vaste d’organismes gouvernementaux) est la possibilité de réduire sensiblement les coûts d’entretien et de mise à niveau. Lorsque les systèmes sont communs, le personnel technique devra apprendre à connaître un plus petit ensemble de matériel et de logiciel que si une plus grande variété de systèmes est en service. Des économies d’échelle peuvent également se matérialiser lorsque le même matériel et le même logiciel sont achetés en vrac.

Les coûts de formation sont également réduits si les divers systèmes sont compatibles. En particulier, si tout le logiciel en service est du même fournisseur, les commandes et processus communs s’appliqueront généralement partout, ce qui facilitera la formation des utilisateurs.

Les logiciels compatibles sont utiles même lorsque les systèmes ne sont pas intégrés. L’utilisation de logiciels compatibles fait en sorte que divers genres de fichiers – tels que les documents de traitement de texte, feuilles de calcul, fichiers de données et courrier électronique – peuvent être partagés entre les employés de divers endroits, sans problèmes de conversion de données ou de lecture des fichiers.

Un problème à garder à l’esprit est la compatibilité entre différentes versions d’un même logiciel. Un logiciel est régulièrement mis à jour, dans la plupart des cas tous les deux à trois ans en moyenne. Entre les mises à jour principales, des mises à jour mineures peuvent être prévues, principalement pour corriger des problèmes ou des bogues. Il est important de contrôler ce processus de contrôle des versions, pour s’assurer que tous les utilisateurs sont équipés de la même version du logiciel. Si les utilisateurs ont des versions différentes, des problèmes de compatibilité peuvent surgir.

Des gains en efficience peuvent également être obtenus en choisissant des systèmes qui sont compatibles avec ceux d’agences externes. Certains gouvernements ont adopté des normes de technologie pour l’ensemble de leur administration, ce qui permet d’étendre à un éventail d’organismes les avantages et les économies d’échelle des systèmes communs.