Planification et élaboration de stratégies

La première étape dans la mise en œuvre d’une nouvelle technologie est de préparer un plan qui établit les objectifs et les moyens de les atteindre.

 

Le processus de planification commence par une évaluation des besoins qui répond aux questions suivantes : Que faites-vous actuellement? Que voulez-vous améliorer? Qu’attendent de vous les autres intervenants? Quel est le sentiment de vos dirigeants et de votre personnel envers la mise en œuvre de la nouvelle technologie? La nouvelle technologie peut-elle combler vos besoins et vos espérances? À la fin de ce processus d’évaluation, vous pouvez conclure que la nouvelle technologie est (ou n’est pas) ce dont vous avez besoin.

 

Une fois prise la décision d’introduire la nouvelle technologie ou de mettre à jour la technologie existante, il faut dresser un plan détaillé pour s’assurer l’accord des intervenants, obtenir des fonds et mettre en œuvre la technologie choisie.

 

Après que la nouvelle technologie aura été achetée et installée, elle devra être développée et maintenue. Une stratégie de développement est nécessaire pour assurer le déploiement efficace de la technologie.

 

Source : « Management of Advanced Technology in Elections », Harry Neufeld, expert-conseil, Canada (directeur général des élections de la Colombie-Britannique depuis le 7 novembre 2002)

 

Stratégie en matière de technologies de l’information

Idéalement, la mise en œuvre d’un élément particulier de la technologie de l’information devrait faire partie d’une stratégie globale. Un plan stratégique des systèmes d’information est généralement un document public présentant une vision de la façon dont la technologie de l’information sera gérée stratégiquement par une organisation.

 

Certaines administrations exigent maintenant que toutes les agences gouvernementales préparent et publient un plan stratégique des systèmes d’information.

 

Une stratégie globale en matière de technologies de l’information abordera tous les aspects des besoins en technologie de l’information d’un OGE. Dresser ces besoins en termes généraux servira à cerner les possibilités d’obtenir une technologie nouvelle ou améliorée, et indiquera également où des économies peuvent être réalisées en mettant en commun des ressources et en utilisant divers éléments de technologie à des usages multiples

 

Une stratégie globale des technologies de l’information peut comprendre les éléments suivants.

 

La structure de gestion

·         Administration des systèmes informatiques

·         Acquisition de matériel

·         Entretien du matériel

·         Acquisition de logiciel

·         Entretien du logiciel

·         Systèmes manuels de dépannage

·         Systèmes généraux de bureautique (tels que traitement de texte, microédition, tableurs et logiciel de présentation)

·       Systèmes spécialisés (systèmes propres à la gestion électorale comme enregistrement des électeurs, gestion de bureau de vote, vote électronique et systèmes de comptage de voix, aussi bien que systèmes plus génériques de finances et de gestion du personnel)

 

Gestion des données

·         Intégration et compatibilité des systèmes

·         Vérification et essai des systèmes

·         Gestion de serveurs

·         Systèmes autonomes

·         Assurance qualité

·         Fiabilité des données

·         Archivage, protection et contrôle des versions

·         Entretien des systèmes

 

Gestion des communications

·         Administration de réseau

·         Câblage

·         Internet

 

Gestion du personnel

·         Sélection et recrutement

·         Formation et perfectionnement

 

Gestion des utilisateurs

·         Appui aux utilisateurs

·         Assistance téléphonique

 

Fournitures et consommables d’ordinateur

 

Gestion de l’obsolescence

·         Procédures d’évaluation

 

Sécurité

·         Cryptage

·         Protection antivirus

·         Environnement physique

·         Assurances

 

Mesures visant à rassurer le public

·         Normes de confidentialité

·         Politique publique d’information

 

Systèmes de communication

 

Courrier électronique

 

Applications audiovisuelles

 

Stratégies pour les groupes ayant des besoins spéciaux (par exemple, les gens qui ont besoin de services linguistiques, ou les personnes malentendantes ou malvoyantes)

 

Gestion financière

·         Évaluations et budgets

·         Contrôle des dépenses

·         Rapports financiers

·         Procédures d’audit

·         Gestion des stocks et de l’inventaire

·         Politique d’approvisionnement

·         Gestion des contrats

 

Contrôle de l’entreposage et de la distribution

 

Systèmes d’identification de l’électeur

 

Systèmes de délimitation des circonscriptions

 

Systèmes d’information géographique

 

Publications

 

Systèmes d’information publique

 

Systèmes de lecture optique

 

Systèmes d’expédition

 

Conception de formulaires

 

Recherche

 

Source : « Management of Advanced Technology in Elections », Harry Neufeld, expert-conseil en gestion, Canada. Révisé par Pedro Guarda.

Méthodologie de mise en œuvre

Après qu’un OGE a reconnu un besoin de technologie nouvelle ou améliorée, la prochaine étape est de préparer la stratégie d’élaboration et de mise en œuvre du projet.

 

Chronologie de l’élaboration et de la mise en œuvre du projet

 

La stratégie d’élaboration et de mise en œuvre du projet peut être mise au point en établissant la chronologie du projet.

 

La chronologie du projet s’étend idéalement au-delà de la vie utile prévue de la technologie. Ceci permet de tenir compte de toutes les tâches et de tous les coûts, et indique quelles tâches et quels coûts doivent être prévus quand la technologie devra être remplacée ou améliorée.

 

Voici un exemple de chronologie pour une technologie à utiliser à un événement électoral précis :

 

·       cerner le besoin de la nouvelle technologie;

·       déterminer que la technologie proposée est abordable;

·       établir que la technologie proposée est réalisable et adaptée aux besoins locaux;

·       préparer une analyse de rentabilisation, y compris une analyse des coûts et des avantages et l’examen des options possibles;

·       établir un budget détaillé;

·       obtenir l’approbation de tous les intervenants internes et externes pertinents;

·       obtenir le financement nécessaire pour toute la durée du projet;

·       obtenir toute modification nécessaire à la législation;

·       dresser un plan détaillé de gestion de projet;

·       déterminer les spécifications détaillées de la technologie désirée;

·       publier un appel d’offres;

·       évaluer les offres et sélectionner l’offre choisie;

·       *négocier et signer un contrat final;

·       prendre livraison du prototype du système;

·       examiner et évaluer le prototype du système;

·       obtenir des intervenants concernés l’approbation du prototype;

·       recevoir la version de production du système;

·       *installer et examiner la version de production du système;

·       faire vérifier par des auditeurs indépendants l’intégrité des codes sources et les déposer auprès d’un tiers, s’il y a lieu;

·       donner aux utilisateurs la formation nécessaire à l’exploitation du nouveau système;

·       mener une campagne d’éducation publique, s’il y a lieu;

·       déployer le système dans son contexte d’exploitation;

·       s’assurer que des systèmes de secours sont en place, s’il y a lieu;

·       exploiter le système pendant l’événement électoral;

·       s’assurer que les équipes techniques et d’entretien sont disponibles pour assurer la conduite réussie de l’événement;

·       sauvegarder les données au besoin;

·       conclure l’événement électoral;

·       dresser avec les utilisateurs un bilan de l’expérience et évaluer l’exploitation du système;

·       préparer au besoin une proposition pour renforcer le système pour le prochain événement électoral (et répéter les étapes ci-dessus nécessaires pour obtenir l’approbation et le financement de tels perfectionnements);

·       entretenir le système s’il y a lieu;

·       mettre en application tous les perfectionnements approuvés;

·       répéter les étapes ci-dessus pour l’exploitation et l’évaluation du système à l’événement électoral suivant.

 

Les principales étapes de l’élaboration et de la réalisation du projet de mise en œuvre de la nouvelle technologie sont les suivantes :

 

·       évaluation des besoins;

·         processus d’établissement des spécifications et de développement;

·         processus d’essai et de mise en œuvre.

Évaluation des besoins, analyse de rentabilisation et établissement des spécifications

La première étape dans une stratégie d’élaboration et de mise en œuvre d’un projet est l’évaluation des besoins. Une évaluation des besoins commence souvent par une analyse du processus existant pour cerner toutes les imperfections et tous les domaines qui pourraient être améliorés. Que faites-vous actuellement? Que voulez-vous améliorer? Qu’attendent de vous les autres intervenants? Comment vos dirigeants et votre personnel considèrent-ils la mise en œuvre de la nouvelle technologie? La nouvelle technologie peut-elle combler vos besoins et vos espérances?

 

Ceci est suivi d’une évaluation de la technologie disponible et, si possible, d’une évaluation des solutions semblables mises en œuvre ailleurs par d’autres OGE et d’autres genres d’organismes.

 

À ce stade, il est possible de mener simultanément plusieurs volets différents de l’enquête :

 

·         les conseillers techniques peuvent déterminer si une solution technologique proposée convient au but prévu;

 

·         les conseillers financiers peuvent estimer le coût de la solution technologique proposée et déterminer si elle est abordable;

 

·         les chefs de projet peuvent déterminer s’il y a au sein de l’OGE un appui en faveur de la technologie proposée;

 

·         la haute direction peut consulter les intervenants externes sur les changements proposés, si nécessaire;

 

·         des solutions de rechange peuvent être explorées pour déterminer s’il y a des options plus efficaces ou moins coûteuses;

 

·         à la fin de l’étape de l’évaluation des besoins, l’OGE devrait avoir une bonne compréhension du besoin de changement et une indication ferme d’une option préférée pour combler ce besoin. Cette information peut être utilisée pour préparer une analyse de rentabilisation, qui est la prochaine étape dans la stratégie d’élaboration et d’exécution de projet.

 

Analyse de rentabilisation

 

Une analyse de rentabilisation est utilisée pour convaincre les dirigeants internes et les intervenants externes de l’utilité de la nouvelle technologie proposée. Elle doit être logique et probante, montrant clairement tous les coûts et avantages de la proposition, mais sans contenir un excès de détails qui nuirait à sa clarté. Dans la mesure du possible, la proposition peut comprendre une évaluation de tous les coûts sur la vie utile prévue de la solution proposée et non seulement les coûts de l’exercice financier en cours.

 

La majeure partie du travail requis pour préparer une analyse de rentabilisation devrait être entreprise pendant l’étape d’évaluation. Les analyses de rentabilisation et les évaluations des besoins doivent être convaincantes, mais elles sont destinées à des publics différents. Néanmoins, si une évaluation des besoins réussit à convaincre les auteurs de l’opportunité de leur proposition, elle peut jeter de bonnes bases pour une analyse de rentabilisation qui servira à convaincre d’autres intervenants.

 

Une analyse de rentabilisation typique peut contenir les éléments suivants :

 

·         un énoncé clair des besoins;

·         une description claire de l’option proposée;

·         une description claire de tout enjeu pertinent de la proposition;

·         un examen des autres options et une discussion des raisons qui ont milité en faveur de l’option proposée;

·         une description des coûts et avantages non monétaires de l’option proposée;

·         une évaluation des coûts monétaires et des économies associés à la proposition, y compris l’ensemble du coût de la proposition pendant le projet et les années futures;

·         une indication des mesures nécessaires à l’approbation de la proposition, comme l’approbation par le Cabinet ou l’adoption de mesures législatives par le Parlement;

·         un rapport sur les consultations tenues ou à tenir auprès des intervenants et une indication de l’appui ou de l’opposition exprimés jusque-là par les intervenants;

·         une chronologie du projet;

·         une recommandation de faire suite à la proposition.

 

Spécifications

 

Une fois qu’une analyse de rentabilisation a été approuvée par les autorités compétentes et que des fonds ont été obtenus, la prochaine étape est de choisir le ou les fournisseurs des biens et services nécessaires. Selon la taille, le coût et la complexité du projet, ceci peut exiger la publication d’un appel d’offres. Quant aux petits projets, il peut s’agir simplement de demander des prix à divers fournisseurs.

 

Une composante clé d’un appel d’offres ou d’une demande de prix est l’ensemble des spécifications définitives de la technologie exigée. Les spécifications sont généralement prévues pour des fins techniques plutôt que pour informer les dirigeants non techniques. En conséquence, elles sont souvent techniques et détaillées. Les bonnes spécifications définiront clairement et sans ambiguïté exactement quels produits ou services sont recherchés.

 

Le contenu des spécifications variera considérablement en fonction des produits ou services requis. En règle générale, les spécifications peuvent contenir les éléments suivants :

 

·         un énoncé clair des produits ou services requis, en donnant tous les détails nécessaires;

·         un énoncé clair de l’utilisation prévue des produits ou services;

·         un énoncé clair de tout autre enjeu pertinent;

·         s’il y a lieu, une indication du coût prévu des produits ou services requis, y compris l’ensemble du coût de la proposition pendant le projet et les années futures;

·         le cas échéant, une indication des étapes restant à entreprendre avant l’exécution du projet, comme l’approbation par une institution du gouvernement ou l’adoption de mesures législatives par le Parlement;

·         une chronologie du projet;

·         une indication du caractère obligatoire ou facultatif des diverses spécifications;

·         un énoncé sur la nécessité que les biens ou services respectent des normes reconnues ou soient soumis à des contrôles de qualité;

·         une liste de tous les essais qui doivent être réalisés avant la mise en œuvre;

·         une description des niveaux de sécurité applicables au projet, s’il y a lieu;

·         une description de toute documentation qui peut être exigée, telle que manuels techniques, manuels d’utilisateurs ou rapports des fournisseurs;

·         le cas échéant, une indication de la nécessité de fournir de la formation;

·         une indication de la façon dont les propositions soumises par des fournisseurs seront évaluées;

·         une demande de précisions sur la façon dont des variations des spécifications pourraient affecter le coût du projet (par exemple, si du travail supplémentaire est entrepris, quels seraient les coûts supplémentaires?).

 

Cette liste n’est nullement exhaustive, et d’autres considérations peuvent être applicables à un cas particulier.

 

L’information la plus importante à inclure dans toutes les spécifications est le détail du produit ou du service désiré. Dans la mesure du possible, il est recommandé de prévoir toutes les variations probables aux spécifications du projet et de les inclure d’emblée dans l’appel d’offres. Les dépassements de coût se produisent souvent quand les spécifications changent après que les spécifications initiales ont été élaborées et que les fournisseurs ont été choisis. La considération attentive de l’étape des spécifications peut éviter à un projet de dépasser le budget, et maximisera les chances de réussite du projet

Développement

Le développement est la deuxième étape principale en vue de l’acquisition d’une nouvelle technologie pour des fins électorales. Il suit l’évaluation des besoins et le processus d’approbation qui mène au choix d’un fournisseur, et il précède les étapes des essais et de la mise en œuvre.

 

La complexité du processus de développement dépend de la complexité de la technologie étant mise en œuvre. Si la technologie est un produit commercial standardisé, l’étape du développement aura déjà en grande partie été menée à bien. Cependant, de nombreuses applications électorales de la technologie exigent davantage que des produits standardisés. Dans certains cas, des produits standardisés peuvent être adaptés ou modifiés pour accomplir des tâches autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus. Dans d’autres cas, de nouveaux produits peuvent devoir être conçus pour satisfaire à un besoin propre aux élections.

 

Le processus de développement implique généralement un travail conjoint de l’OGE et des fournisseurs pour s’assurer que les produits ou services en cause sont adaptés aux buts prévus. Le processus peut être court, pour des produits standardisés, ou long, lorsqu’un produit doit être conçu expressément pour les besoins de l’OGE.

 

Prérequis du développement

 

Les étapes suivantes devraient être accomplies dès le début du processus de développement :

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->le besoin de nouvelle technologie a été identifié;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->on a déterminé que la technologie proposée est abordable;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->on a établi que la technologie proposée est réalisable et qu’elle convient aux besoins;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->une analyse de rentabilisation a été acceptée par les autorités compétentes et l’approbation a été obtenue de tous les intervenants internes et externes pertinents;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->le financement a été assuré pour toute la durée du projet;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->toute modification législative nécessaire a été obtenue;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->un plan détaillé de gestion du projet a été préparé;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->les spécifications détaillées de la technologie désirée ont été élaborées;

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->les fournisseurs de la technologie désirée ont été choisis, suivant un processus de sélection approprié, et des contrats ont été conclus.

 

Si les spécifications du projet ont été établies de façon minutieuse et complète, elles peuvent guider le développement et servir de critères pour juger de l’accomplissement du projet. Si les spécifications sont superficielles ou incomplètes, l’étape du développement sera plus difficile.

 

Méthodologie du développement

 

Le plan de gestion de projet présentera les étapes nécessaires pour développer la nouvelle technologie. Ces étapes devraient comprendre les éléments suivants :

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la constitution d’une équipe de gestion ayant la responsabilité globale du projet;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la constitution d’une équipe technique (qui peut comprendre des membres du personnel ou des consultants internes ou externes) chargée de la gestion technique du projet;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->l’établissement d’un calendrier de développement;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la conclusion d’un accord avec les fournisseurs sur un échéancier de paiement basé sur l’accomplissement des étapes importantes;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la mise en place de mécanismes de liaison efficaces avec les fournisseurs, par exemple en prévoyant des réunions périodiques;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la consultation des utilisateurs pour déterminer leurs besoins et pour les tenir au courant de l’évolution du projet, ce qui peut se faire en constituant un groupe témoin d’utilisateurs;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la communication avec les fournisseurs pour s’assurer que les spécifications sont claires et bien comprises;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la communication aux fournisseurs de précisions sur les spécifications et, au besoin, de modifications, selon l’évolution du projet;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->l’affectation de personnel de l’OGE aux fournisseurs pour travailler étroitement avec eux au développement, s’il y a lieu;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la communication aux fournisseurs de commentaires sur les prototypes, les maquettes ou les produits préliminaires;

 

<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->la prise de dispositions avec les fournisseurs pour la livraison des produits ou services à soumettre à des essais, de sorte qu’il y ait suffisamment de temps pour les essais, l’évaluation et la mise en œuvre avant que les produits ne soient utilisés en production.

 

À la fin de ce processus, les fournisseurs auront fourni un produit prêt pour des essais. Il peut être final ou presque, ou il peut s’agir d’un prototype, tout dépendant de la complexité et de l’originalité du produit. Dans l’un ou l’autre cas, l’OGE doit tester le produit pour s’assurer qu’il convient aux fins prévues.

Essais

Les essais sont la troisième étape principale dans un projet de technologie. Ils suivent le processus de développement et précèdent l’étape de la mise en œuvre.

 

Comme dans le cas du processus de développement, la complexité des essais dépendra de la complexité de la technologie mise en œuvre. Si la technologie est un produit standardisé, elle aura déjà subi d’amples essais. Les produits standardisés peuvent ne pas être parfaits, mais leurs limitations sont habituellement bien connues.

 

Cependant, de nombreuses applications électorales de la technologie exigent davantage que des produits standardisés. Dans certains cas, des produits standardisés peuvent être adaptés ou modifiés pour accomplir des tâches autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus. Dans d’autres cas, de nouveaux produits peuvent devoir être conçus pour satisfaire à un besoin propre aux élections. De tels produits exigeront que l’OGE réalise des essais rigoureux pour s’assurer qu’ils sont adaptés à leur but prévu.

 

Le processus d’essai implique généralement un travail conjoint de l’OGE et des fournisseurs des produits ou des services. La longueur du processus peut varier considérablement selon la rigueur des essais.

 

Pour la plupart des technologies, une stratégie d’essai structurée et documentée devrait être préparée à l’avance. La stratégie doit être conçue pour vérifier que le produit exécute correctement toutes les fonctions exigées selon les spécifications.

 

En particulier, lorsque la technologie doit être utilisée en grande quantité ou dans des situations de forte pression impliquant des échéances serrées ou de grandes quantités de données ou d’utilisateurs, il est sage de soumettre la technologie à des essais de charge pour s’assurer que la technologie tiendra dans les conditions réelles d’utilisation. Étant donné les fortes pressions en jeu dans les élections, cet aspect des essais de la technologie est crucial à la réussite du processus électoral.

 

La stratégie d’essai, qui fait partie du plan global de gestion de projet, établit les étapes nécessaires :

 

·       assigner la responsabilité des essais à un comité technique;

 

·       prendre livraison du prototype ou de la version de production du système, selon le cas;

 

·       assembler le système dans un environnement de test;

 

·       appliquer les essais structurés au système, en prenant note par écrit des aspects où le système répond ou ne répond pas aux spécifications;

 

·       établir un panel d’utilisateurs pour tester le système dans une simulation;

 

·       faire participer des intervenants externes aux essais, s’il y a lieu;

 

·       demander aux fournisseurs de corriger tous les problèmes repérés et soumettre le système à de nouveaux essais;

 

·       effectuer les essais de forte charge (après que l’essai initial à faible charge a indiqué que le produit est adapté au but), simulant aussi étroitement que possible la charge maximum prévue dans des conditions réelles;

 

·       faire vérifier par des auditeurs indépendants l’intégrité des codes sources et les déposer auprès d’un tiers, s’il y a lieu;

 

·       fournir un rapport sur les résultats des essais au comité technique et au comité de gestion;

 

·       passer à la mise en œuvre du système une fois qu’il a satisfait à tous les essais et que la direction a donné son accord.

 

Jusqu’à cette étape, les essais ont visé seulement des prototypes ou des quantités limitées du produit exigé; la version de production du système devra être testée de nouveau après installation, en particulier lorsque le produit est utilisé en réseau ou dans des lieux éloignés.

 

Une fois que la version de production a été fournie et que les essais ont été réussis, l’étape de la mise en œuvre peut commencer.

Mise en œuvre

Le processus de mise en œuvre est la dernière grande étape d’un projet de technologie, après les essais. Malgré tout le travail nécessaire pour arriver à ce stade, cette étape peut être la plus difficile, puisqu’elle vise l’utilisation réelle de la technologie en mode exploitation.

 

Tout comme dans les processus de développement et d’essai, la complexité du processus de mise en œuvre dépendra de la complexité de la technologie mise en œuvre. Si la technologie est un produit standardisé, elle peut être relativement facile à déployer et utiliser. En outre, la technologie peut être familière aux utilisateurs, si elle ne s’écarte pas radicalement d’une technologie déjà utilisée.

 

Cependant, lorsque la technologie mise en œuvre est nouvelle, non testée ou sensiblement différente des pratiques précédentes, le processus de mise en œuvre exigera des soins particuliers.

 

La stratégie de mise en œuvre, qui devrait s’insérer dans le plan global de la gestion du projet, prévoira les étapes nécessaires pour tester la nouvelle technologie. Une stratégie de mise en œuvre d’un nouveau système de technologie à utiliser à un événement électoral pourrait comprendre les étapes suivantes :

 

·         assigner la responsabilité de la mise en œuvre à un comité technique approprié et à un comité de gestion approprié;

 

·         prendre livraison de la version d’exploitation du système;

 

·         assembler et déployer le système au besoin;

 

·         effectuer les essais finaux de tous les éléments de la version d’exploitation du système;

 

·         au besoin, apporter des ajustements au système, les tester et les faire approuver;

 

·         préparer la documentation de système, telle que manuels techniques, manuels d’utilisateur et outils de formation;

 

·         recruter ou désigner le personnel qui exploitera le système, s’il y a lieu;

 

·         former les utilisateurs pour exploiter le nouveau système;

 

·         démontrer le fonctionnement du nouveau système aux intervenants, s’il y a lieu;

 

·         mener une campagne d’éducation publique, s’il y a lieu;

 

·         saisir les données dans le système tel que nécessaire (il peut s’agir de données établies, telles que les détails des lieux de vote, ou de nouvelles données, telles que des résultats d’élection);

 

·         vérifier les données au besoin (par exemple, en saisissant deux fois toutes les données et en comparant les deux versions, en chargeant un deuxième agent de vérifier les données saisies ou en soumettant les données à des contrôles de cohérence informatisés);

 

·         faire des copies de sécurité des programmes et des données avant un événement électoral;

 

·         contrôler toute mise à jour en assurant une gestion rigoureuse des versions de sorte que seule la version correcte des données ou des logiciels soit utilisée;

 

·         assurer l’entretien du système en suivant un plan consigné par écrit au besoin;

 

·         veiller à ce que les systèmes de secours pertinents soient en place y compris, au besoin, des systèmes manuels;

 

·         assurer au besoin la disponibilité d’un approvisionnement électrique de secours;

 

·         exploiter le système pendant l’événement électoral;

 

·         assurer la disponibilité des équipes techniques et d’entretien nécessaires pour la bonne marche de l’événement électoral;

 

·         sauvegarder les données pendant et après l’événement électoral;

 

·         conclure l’événement électoral;

 

·         dresser un bilan avec les utilisateurs du système et évaluer son fonctionnement;

 

·         préparer une proposition pour améliorer le système ou le réutiliser lors de l’événement électoral, s’il y a lieu;

 

·         entretenir le système s’il y a lieu;

 

·         mettre en œuvre tous les perfectionnements approuvés.

Chronologie du développement et de la mise en œuvre

Dans la plupart des cas, une nouvelle technologie ne peut pas être mise en œuvre rapidement sans risque d’échec. C’est particulièrement vrai dans le domaine électoral où la technologie nécessaire à une élection doit fonctionner efficacement dès la première fois.

 

Le temps nécessaire au développement et à la mise en œuvre d’une nouvelle technologie dépendra de la complexité de la technologie en cause. S’il s’agit d’un produit standardisé, la mise en œuvre peut se faire rapidement.

 

Cependant, de nombreuses applications électorales de la technologie exigent davantage que des produits standardisés. Dans certains cas, des produits standards peuvent être adaptés ou modifiés pour accomplir des tâches autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus. Dans d’autres cas, de nouveaux produits peuvent devoir être conçus pour satisfaire à un besoin propre aux élections.

 

Dans ces cas, le temps nécessaire pour compléter un projet ne doit pas être sous-estimé.

 

Les listes de contrôle fournissent une bonne indication du nombre de tâches qui doivent être accomplies pour la mise en œuvre de la technologie électorale et de leur complexité.

 

Les tâches requises pour mettre en œuvre un projet technologique complexe tel que l’enregistrement informatisé des électeurs ou un système de vote électronique peuvent exiger des mois ou même une année ou plus. Dans de nombreux cas, plus il y a de temps disponible, plus grande sera la probabilité de réussite.

 

Il n’est pas facile de prévoir le temps nécessaire pour mettre en œuvre un projet de technologie en gestion électorale. Il varie en fonction de la complexité du projet et des ressources disponibles. Cependant, quelques exemples des projets réels peuvent fournir des indications.

 

La mise en œuvre d’un type particulier de technologie électorale est censée faire partie d’une stratégie globale de technologie de l’information d’un OGE, et les OGE doivent s’assurer que le temps et les ressources voulus sont disponibles pour le projet.

 

Le cycle électoral de chaque OGE aura un impact sur le temps disponible pour accomplir des projets. Un OGE ayant un cycle électoral court (deux ans entre élections principales, par exemple), doit déterminer s’il est possible de mettre en œuvre la nouvelle technologie pendant cette courte fenêtre d’opportunité, ou s’il vaut mieux la prévoir pour l’élection suivante dans le cycle.

 

Les OGE qui ont un cycle électoral plus long, par exemple quatre ou cinq ans entre élections principales, disposent d’autant plus de temps.

 

Ce peut toutefois être une erreur d’accorder trop de temps pour accomplir un projet de technologie. La technologie évolue si rapidement dans les années 2000 que certains aspects de la technologie sont désuets après quelques années. C’est là une raison de retarder autant que possible l’achat et l’installation de matériel et de logiciel. Ceci ne signifie cependant pas que les étapes de planification et de développement doivent attendre jusqu’au dernier moment. Un plan de projet peut débuter et les premières étapes du projet peuvent être accomplies en prévision d’une technologie plus pointue qui deviendra disponible vers la fin du cycle du projet.

 

Il y a essentiellement quatre étapes à la méthode recommandée de développement et de mise en œuvre d’un projet :

 

·         évaluation des besoins, analyse de rentabilisation et établissement des spécifications du projet;

 

·         processus de développement;

 

·         processus d’essais;

 

·         processus de mise en œuvre.

 

Un délai suffisant doit être prévu à chaque étape pour s’assurer que la technologie est mise en œuvre efficacement.

 

La première étape, qui comprend l’évaluation des besoins, l’analyse de rentabilité et l’établissement des spécifications du projet, peut prendre plus de temps que prévu. Des intervenants externes peuvent devoir être consultés pendant cette étape, et d’autres événements doivent souvent se produire, tels que l’approbation du gouvernement et l’adoption de mesures législatives. En conséquence, l’OGE a souvent peu de pouvoir pour accélérer le processus.

 

En particulier, les demandes de financement peuvent devoir respecter le cycle normal du budget gouvernemental, ce qui signifie qu’il peut y avoir une seule possibilité dans un exercice budgétaire d’obtenir des fonds. Si cette échéance est ratée, l’OGE peut devoir attendre jusqu’à l’année suivante.

 

Une façon d’accélérer cette étape du projet est d’entreprendre plusieurs aspects du processus en même temps. Par exemple, une fois que le besoin de nouvelle technologie a été établi et que l’approbation (de principe) a été obtenue, les autres éléments du projet tels que l’analyse de rentabilisation, l’approbation financière, la consultation des intervenants, l’établissement des spécifications et les modifications à la législation ou la réglementation peuvent s’accomplir en parallèle. Cependant, un OGE doit veiller à ne pas excéder sa capacité d’action : par exemple, une analyse de rentabilisation bâclée peut mener au refus du financement du projet.

 

En ce qui concerne le développement du projet, le délai à prévoir pour la deuxième étape dépendra de la complexité du projet. Les fournisseurs potentiels devraient pouvoir fournir une indication du temps nécessaire pour des projets particuliers. Encore une fois, des produits standardisés permettront d’avancer plus rapidement que des produits qui doivent être conçus, programmés ou fabriqués sur mesure.

 

L’OGE peut devoir affecter du personnel aux fournisseurs pour les aider et leur permettre de respecter les échéances de développement, en particulier lorsque les produits sont conçus en fonction des besoins particuliers de l’OGE.

 

La troisième étape, pour les essais peut également prendre plus de temps que prévu. Le temps nécessaire dépendra de la complexité et de la nouveauté du projet. Les essais d’un produit spécialement conçu exigeront généralement des semaines ou des mois. Et il faudra encore davantage de temps pour le développement ultérieur et si les essais indiquent que le produit exige des modifications.

 

Il est très important de résister à la tentation d’accélérer l’étape des essais. Des essais rigoureux permettent de repérer des points faibles qui pourraient autrement s’avérer désastreux.

 

En communiquant avec d’autres OGE ou des organismes d’autres domaines, on peut repérer des projets similaires à celui à l’étude, ce qui peut aider à déterminer le temps nécessaire pour les diverses étapes de la mise en œuvre du projet.

 

À la phase de la mise en œuvre, la technologie est déployée et préparée à l’utilisation. La liste des tâches à accomplir à ce stade est longue et diversifiée. Comme une mise en œuvre efficace est cruciale à la réussite du projet, un délai suffisant devrait être accordé à ce processus.

 

Il devrait être possible à la phase de la mise en œuvre de mener simultanément plusieurs activités. Par exemple, le déploiement du système peut avoir lieu en même temps que la formation des utilisateurs, la saisie préliminaire de données peut avoir lieu pendant la planification de moyens de dépannage, et ainsi de suite. Cependant, certaines activités doivent se dérouler avant d’autres. Par exemple, la préparation de la documentation de formation et le recrutement de personnel doivent se produire avant que la formation des utilisateurs ne puisse commencer.

 

En résumé, le développement et la mise en œuvre de la nouvelle technologie prennent généralement plus de temps que prévu, et tous les efforts devraient être déployés pour consacrer le maximum de temps possible à tout projet de nouvelle technologie.

 

Conversion de données

L’adoption d’une nouvelle technologie pour des fins électorales peut entraîner des changements mineurs ou des changements radicaux. Dans l’un ou l’autre cas, il peut être nécessaire de convertir des données du format de l’ancien système à celui du nouveau. Cette conversion peut exiger beaucoup de temps et de ressources, et doit être soigneusement étudiée lors de l’évaluation et du choix de nouvelles technologies.

 

Dans la transition d’un logiciel de bureautique à un autre, la conversion des données peut ne guère poser de problèmes, dans la mesure où les logiciels sont souvent dotés de convertisseurs automatiques.

 

Cependant, lorsque les données sont stockées dans des systèmes obsolescents, en particulier ceux qui ne sont plus soutenus par les entreprises qui les ont créés, la conversion de données peut être un problème sérieux. Dans ces cas, il peut être difficile, sinon impossible de convertir les données dans un format qui peut être utilisé par le nouveau logiciel.

 

Il y a un certain nombre de stratégies qui peuvent réduire au minimum les problèmes de la conversion de données :

 

·         sauvegarder régulièrement les données dans un format standard non protégé, tel qu’ASCII (format standardisé pour l’échange de l’information);

 

·         mettre à jour les logiciels régulièrement pour s’assurer non seulement qu’ils sont conformes aux normes courantes, mais que les données peuvent être automatiquement converties en formats plus nouveaux;

 

·         utiliser des formats de données standardisés entre applications;

 

·         conserver une documentation sur la collecte de données, les pratiques de stockage et l’archivage;

 

·         marquer clairement les données archivées, de sorte qu’elles puissent être identifiées à l’avenir;

 

·         veiller à ce que les données soient conservées au moyen d’un support de stockage courant, de sorte qu’elles puissent être lues par la suite. À mesure que des dispositifs de stockage de données nouveaux et plus efficaces sont conçus, les anciens dispositifs cessent souvent d’être soutenus par la technologie courante. C’est le cas de divers types de bandes magnétiques qui étaient jadis largement répandues pour stocker les données. En conséquence, plusieurs institutions ne peuvent plus accéder à des données importantes;

 

·         veiller à ce que les systèmes d’exploitation des ordinateurs soient capables de partager les données avec les nouveaux systèmes d’exploitation, puisque les données stockées en utilisant un système d’exploitation obsolescent peuvent être irrécupérables;

 

·         assurer les moyens de convertir les données stockées dans un système qui va être remplacé par un nouveau. Il faut tenir compte non seulement du support de stockage, mais également du matériel et du logiciel qui permettent la manipulation des données;

 

·         conserver des copies papier des données cruciales de sorte qu’en dernier ressort, il soit possible de les convertir en les saisissant de nouveau ou par lecture optique de la copie papier.

 

Des problèmes de conversion se posent souvent quand il s’agit de mettre à jour des systèmes en utilisant les produits de différentes entreprises. De nombreux logiciels comprennent des programmes qui convertissent en leur propre format des données stockées par un autre programme, mais ceci ne concerne habituellement que les logiciels les plus répandus.

 

Quand on envisage un nouveau logiciel, il est important de vérifier si les données existantes devront être converties dans un nouveau format et comment elles pourront l’être. Même lorsque les moyens de conversion existent, certaines fonctions peuvent ne pas être assurées par le nouveau logiciel. En conséquence, certaines données peuvent se perdre, et la conversion des données peut exiger énormément de travail.

Intégration et compatibilité des systèmes

Un grand nombre de différents systèmes de technologie peuvent être utilisés pour des fins électorales. Ces systèmes ont souvent la capacité de partager des données et des logiciels. La capacité de la technologie peut être amplifiée si ces systèmes sont intégrés et compatibles entre eux.

 

La meilleure manière d’y parvenir est d’inclure ces deux éléments dans la stratégie globale de technologie de l’information de l’organisation. Cette stratégie peut être utilisée pour s’assurer que du matériel et des logiciels compatibles sont achetés pour tous les divers systèmes utilisés au sein de l’organisation.

 

Intégration des systèmes

 

La plupart des systèmes informatiques électoraux dépendent des données. Une grande partie de l’information tenue par les OGE est utilisée pour plus d’un but. Par exemple, des listes de noms sont utilisées pour l’enregistrement des électeurs, la confection des bulletins de vote, la gestion des lieux de vote, l’affectation du personnel, la présentation des candidats, les résultats d’élection et ainsi de suite.

 

En intégrant les divers systèmes utilisés par les OGE, il est possible de réduire au minimum la saisie de données et de maximiser l’exactitude de données en prévoyant que des genres particuliers de données sont saisies, stockées et conservées dans un seul endroit. Ainsi, un fichier de données contenant des listes de noms peut être tenu et entretenu par le personnel responsable de la délimitation des circonscriptions et être partagé par toutes les autres applications qui ont besoin d’utiliser ce fichier de données. Le même principe peut être appliqué à n’importe quel fichier de données dans un système intégré.

 

Il y a de nombreux avantages à éviter le dédoublement des données. On peut réduire sensiblement les coûts de personnel en supprimant le travail requis pour saisir les données plusieurs fois. On réduit également le risque que des données contradictoires ou périmées soient tenues par l’OGE.

 

Autre avantage de l’intégration de systèmes, pour l’utilisateur, les différences entre les divers systèmes peuvent être plus petites que dans le cas de systèmes autonomes, et dans certains cas, elles peuvent être imperceptibles. Des systèmes peuvent être intégrés au point où, en ce qui concerne l’utilisateur, il y a seulement un système. Ceci peut réduire des coûts de formation et accroître la productivité.

 

L’intégration des systèmes et le partage des données par divers systèmes créent quelques risques. L’intégration doit être soigneusement planifiée et documentée, de sorte que les changements dans un système n’aient pas des conséquences fortuites dans d’autres.

 

La quantité de travail requis pour changer un système intégré tend à être plus grande que pour des systèmes autonomes. Des systèmes intégrés risquent également des défaillances généralisées si un problème se produit dans une partie de la structure, ce qui ne se produit pas dans des systèmes autonomes. Cependant, les avantages des systèmes intégrés sont souvent supérieurs aux inconvénients.

 

Compatibilité des systèmes

 

La compatibilité entre systèmes est liée à la question de l’intégration. Afin de partager des données entre systèmes et pour que les utilisateurs aient un accès continu aux systèmes avec des interfaces communes, les divers systèmes doivent être compatibles. Dans ce contexte, la compatibilité signifie le partage de matériel, de systèmes d’exploitation et de logiciels compatibles.

 

Une manière d’assurer la compatibilité est d’utiliser du matériel doté des mêmes systèmes d’exploitation et de fonctionnalités, ce qui est souvent réalisé en achetant tout le matériel d’un même fournisseur, et en même temps d’utiliser la suite de logiciels intégrés d’un seul fournisseur. Alors que cette façon de faire peut enfermer un OGE dans une relation à long terme avec des fournisseurs particuliers, réduisant de ce fait la possibilité de réaliser des économies grâce à la concurrence, elle maximise la compatibilité des divers composants des systèmes.

 

Un autre avantage à utiliser des systèmes compatibles dans tout l’OGE (ou éventuellement dans un ensemble plus vaste d’organismes gouvernementaux) est la possibilité de réduire sensiblement les coûts d’entretien et de mise à niveau. Lorsque les systèmes sont communs, le personnel technique devra apprendre à connaître un plus petit ensemble de matériel et de logiciel que si une plus grande variété de systèmes est en service. Des économies d’échelle peuvent également se matérialiser lorsque le même matériel et le même logiciel sont achetés en vrac.

 

Les coûts de formation sont également réduits si les divers systèmes sont compatibles. En particulier, si tout le logiciel en service est du même fournisseur, les commandes et processus communs s’appliqueront généralement partout, ce qui facilitera la formation des utilisateurs.

 

Les logiciels compatibles sont utiles même lorsque les systèmes ne sont pas intégrés. L’utilisation de logiciels compatibles fait en sorte que divers genres de fichiers – tels que les documents de traitement de texte, feuilles de calcul, fichiers de données et courrier électronique – peuvent être partagés entre les employés de divers endroits, sans problèmes de conversion de données ou de lecture des fichiers.

 

Un problème à garder à l’esprit est la compatibilité entre différentes versions d’un même logiciel. Un logiciel est régulièrement mis à jour, dans la plupart des cas tous les deux à trois ans en moyenne. Entre les mises à jour principales, des mises à jour mineures peuvent être prévues, principalement pour corriger des problèmes ou des bogues. Il est important de contrôler ce processus de contrôle des versions, pour s’assurer que tous les utilisateurs sont équipés de la même version du logiciel. Si les utilisateurs ont des versions différentes, des problèmes de compatibilité peuvent surgir.

 

Des gains en efficience peuvent également être obtenus en choisissant des systèmes qui sont compatibles avec ceux d’agences externes. Certains gouvernements ont adopté des normes de technologie pour l’ensemble de leur administration, ce qui permet d’étendre à un éventail d’organismes les avantages et les économies d’échelle des systèmes communs.