Après avoir déterminé qu’une technologie particulière est abordable, la prochaine étape pour un OGE est d’élaborer un budget détaillé. Le budget doit tenir compte des coûts immédiats et futurs de la technologie choisie.

Le budget d’un projet de technologie comporte quatre composantes : la liste des biens et des services à acheter; le coût de chaque élément; l’échéance des paiements; et toutes économies prévues grâce à la nouvelle technologie. Excepté dans le cas d’articles qui ne doivent être employés qu’à une seule occasion avant de s’en débarrasser, la plupart des articles de technologie exigent un financement continu pour l’entretien. Les fonds doivent du reste être garantis pour la durée de vie de la technologie.

Postes budgétaires

Selon le type et la portée de la technologie en cause, les éléments suivants peuvent apparaître au budget :

·        matériel (acheté ou loué) – par exemple, ordinateurs, moniteurs, imprimantes, balayeurs optiques, photocopieurs, télécopieurs, matériel de télécommunication, dispositifs de vote électroniques, écrans tactiles;

·        logiciel (sous licence, acheté ou loué) – par exemple, bureautique, bases de données, finances, personnel, logiciels spécialisés, Internet, communications;

·        mises à jour de matériel;

·        mises à jour de logiciels;

·        communications – par exemple, réseaux, liens satellites, câblage, radio, télécommunications;

·        périphériques – par exemple, claviers, modems, haut-parleurs, amplificateurs, lecteurs de disques, graveurs de disques, dispositifs de copie de sauvegarde, aides ergonomiques, unités d’alimentation électrique de secours;

·        consommables – par exemple, toner et encre d’imprimantes, papier, disques;

·        soutien – par exemple, techniciens;

·        entretien – par exemple, techniciens;

·        salaires – par exemple, paiement du personnel qui sera consacré en partie ou complètement à l’exploitation de la nouvelle technologie;

·        consultants – par exemple, consultants en gestion de projet, conseillers techniques ou auditeurs indépendants;

·        transport – depuis le lieu d’achat jusqu’au lieu de stockage et au lieu d’utilisation;

·        approvisionnement en électricité – pour la technologie, l’éclairage et la climatisation; génératrices pour situations d’urgence ou pour pallier une alimentation incertaine;

·        stockage – pendant l’utilisation et entre les périodes d’utilisation;

·        formation – du personnel à temps plein et à temps partiel qui utilisera la nouvelle technologie;

·        information publique – par exemple, campagne d’éducation publique sur l’utilisation d’un nouveau système de vote électronique;

·        documentation – par exemple, caractéristiques du système, manuels techniques d’entretien, manuels d’utilisateur, manuels de formation;

·        impression – par exemple, documents conçus pour être employés avec la technologie, tels que bulletins de vote ou formulaires lisibles par machine;

·        systèmes de dépannage – par exemple, systèmes manuels pour pallier une défaillance de la technologie, systèmes pour sauvegarder et stocker les données;

·        coûts d’élimination – coûts liés à l’élimination ou à la vente de la technologie désuète;

·        coûts de dépréciation et amortissement – par exemple, s’il est prévu que le matériel informatique servira trois ans, son coût peut être amorti sur la même période, soit à raison de 33 % par an.

Estimation des coûts

Une fois que tous les postes de dépense ont été définis, les coûts pour chacun d’eux doivent être estimés pour la durée de vie prévue de l’équipement ou du projet.

Chronologie du projet

Dans la plupart des cas, les coûts de la nouvelle technologie ne doivent pas tous être payés immédiatement. Après l’achat initial et les coûts d’installation, il y a habituellement des coûts continus d’entretien et de développement au cours de la vie du projet. Le budget à long terme peut être calculé en prévoyant les paiements selon les grandes étapes du projet.

Lorsque le projet comporte une étape d’essais ou d’évaluation, il est souhaitable d’effectuer des paiements progressifs en fonction de la réalisation d’étapes importantes définies d’avance. S’il est prévu d’interrompre un projet en cas d’échec au stade des essais, l’échéancier des paiements doit être structuré de manière à réduire au minimum le coût à l’OGE.

Le paiement final aux fournisseurs devrait être retardé jusqu’après la mise en œuvre réussie du projet. Ceci assure l’engagement des fournisseurs envers le succès du projet. Des pénalités peuvent également être prévues dans le contrat de livraison, au cas où des étapes importantes ne sont pas menées à bien dans les délais prévus.

Le plan du projet devrait s’étendre jusqu’au terme de la vie utile prévue de la technologie, et même au‑delà. Il est ainsi possible d’y inclure tous les coûts possibles, y compris les coûts futurs du remplacement ou de la mise à jour de la technologie.

Ce plan peut servir à préciser les étapes dans la chronologie du projet où il serait approprié d’effectuer des paiements pour la mise en œuvre et l’entretien du système.

Économies possibles

Le budget pour une nouvelle technologie devrait tenir compte de toute économie qui peut être réalisée grâce au projet, par exemple en discontinuant un processus manuel qui est remplacé par une solution technologique. Dans certains cas, le coût du nouveau système peut être inférieur à celui de l’ancien système, menant à une économie nette. C’est là le genre de nouveau système pour lequel il est le plus facile d’obtenir des fonds.

À court terme, un nouveau système engendre souvent de plus grands coûts que l’ancien. C’est particulièrement vrai quand l’ancien et le nouveau système sont exploités en parallèle avant la conversion entière au nouveau système. En outre, il y a souvent d’importants coûts d’installation pour un nouveau système. Il est particulièrement important de calculer le coût estimatif du projet pour sa vie entière, de même que l’économie projetée, quand l’économie nette sera réalisée à long terme.