Une fois qu’un budget détaillé a été élaboré, la prochaine étape est d’obtenir les fonds voulus auprès de la source gouvernementale ou non gouvernementale pertinente. La réussite de ce processus dépend de l’élaboration d’un dossier convaincant précisant clairement les avantages et le budget complet.

Le dossier doit clairement présenter les coûts et les avantages de la nouvelle technologie. S’il y a accroissement des coûts, les avantages immatériels, tels que l’accroissement de la précision, de la facilité d’utilisation et de l’efficacité, doivent être soulignés. D’autres circonstances peuvent être plus faciles à justifier, par exemple lorsqu’une technologie moins chère remplace un processus manuel coûteux. Cependant, il est important de s’assurer que tous les coûts sont correctement pris en compte au budget.

La justification d’une nouvelle proposition peut être facilitée si l’OGE peut invoquer des solutions semblables utilisées avec succès par d’autres régimes. De tels précédents permettent à la fois de clarifier les coûts et de prouver la faisabilité de la proposition.

Il peut être possible, dans certaines situations, d’utiliser des mécanismes innovateurs de financement tels que les coentreprises ou les arrangements de cessions-baux. Ce n’est toutefois envisageable qu’en l’absence de perception, justifiée ou non, que l’OGE manque à l’éthique.

Une fois le financement approuvé, les fonds devront être disponibles en temps utile pour le développement, les essais et la mise en œuvre de la nouvelle technologie. Il est fréquent, et souvent désastreux, que le financement soit fourni tard dans le cycle électoral de sorte qu’il n’y ait pas suffisamment de temps pour toutes les étapes préliminaires. Le temps requis pour mettre en œuvre la nouvelle technologie doit être soigneusement estimé.

Il est utile d’apprendre combien de temps il a fallu à d’autres OGE pour mettre en œuvre un système semblable ailleurs. En général, il faut disposer d’amplement de temps, étant entendu que la mise en œuvre d’une nouvelle technologie est souvent plus longue que prévu.

Dans certains pays les OGE peuvent avoir la possibilité d’obtenir du financement en dehors des canaux normaux du gouvernement, par exemple auprès d’autres gouvernements ou d’ONG. Dans certains cas, l’acquisition d’une nouvelle technologie est seulement possible avec une aide extérieure. Cependant, il faut veiller à éviter de compromettre le processus électoral.

La certitude d’obtenir en temps utile le financement voulu pour la nouvelle technologie est cruciale. Avant de s’engager à adopter la nouvelle technologie, le financement doit être assuré pour la durée de vie du projet, sans quoi il y a un risque sérieux que la technologie ne soit pas mise en œuvre avec succès. De même, le financement doit être disponible assez tôt dans le cycle électoral pour s’assurer que la technologie peut être choisie, fournie et testée avant un scrutin.

Si un financement externe ne peut pas fournir ces garanties, l’OGE s’expose à un risque important en y recourant. Si l’OGE décide que le risque vaut la peine d’être pris, un processus manuel de dépannage devra être prévu pour parer à tout échec de la technologie qui pourrait compromettre le processus électoral.

Dans certains cas, le financement extérieur peut exiger qu’un fournisseur particulier soit utilisé. De telles conditions ne doivent pas compromettre l’intégrité de l’OGE en tant qu’acheteur des biens et services ou comme autorité électorale. En outre, ces conditions ne doivent pas limiter la capacité de l’OGE d’entretenir, de conserver et d’améliorer toute technologie adoptée.

S’il y a financement par des devises étrangères, il faut prendre en compte le fait que les taux de change fluctuent et peuvent influer sur la valeur du financement. Des fonds suffisants doivent être disponibles indépendamment des fluctuations des taux de change.